防止知識流失：在 Slack 中保留知識的五個提示

當員工離職時，他們往往帶走了無價的資產：知識。在許多傳統職場中，這些組織知識常常困在電子郵件信箱、私訊或各種工具中四散難尋。結果導致新進人員和在職團隊為了找回過往資訊而手忙腳亂，進而拖慢整體進度。

Slack 不只是工作的地方，而是一個 AI 平台，能夠將對話、應用程式、人員與代理整合在同一處，並將這些知識轉化為可搜尋、可分享的資源。即使有人離開，團隊也能持續前進。

繼續閱讀，瞭解為什麼知識常常悄悄流失，以及掌握五個方法，不僅能幫助你在 Slack 中保留知識，只要善加運用，還能讓你加速行動：

為什麼知識會悄悄流失？

多數現代的工作方式並未針對保留企業知識而設計。即使是高效的團隊，也會遇到以下這些常見挑戰：

• 關鍵決策遺失在私人訊息和即時對話中
• 專業知識分散在各種不互通的工具與應用程式中
• 關鍵內容藏在私訊與離線對話中
• 工具過多，缺乏能見度
• 缺乏可擴充的方法來擷取並重複利用知識

知識流失的代價相當巨大。大型企業每年因知識流失損失數千萬美元，當關鍵員工離職且無有效交接機制時，損失更為嚴重。根據 Slack 的 Workforce Lab 調查，員工平均花費 33% 的時間在搜尋資訊上，導致決策延誤與效率低落。

但這並非無法避免。

在 Slack 中保留知識的五個方法

Slack 是擷取及分享知識的地方。最重要的是，要讓知識得以保存，團隊即使有人離開，仍能持續推動工作。

在員工離職前，防止知識流失更為輕鬆。以下 Slack 上的簡單最佳實務，能帶來顯著成效：

1. 預設在頻道「公開工作」，而非私訊

私訊中的資訊容易消失，而頻道則為團隊建立了共同的記錄，這就是所謂的「公開工作」。

無論是推出新功能、解決客戶問題，或是準備董事會議，在頻道中工作能與所有人分享相同知識。AI 搜尋功能會掃描訊息、檔案和對話，立即呈現相關資訊，甚至包括過去的專案或討論內容。同時，智慧推薦會根據內容建議後續步驟、資源或專家。如此一來，當員工離職，他們的知識依然得以保存。

2. 邀請所有合作夥伴加入 Slack

你的擴充團隊通常包括承包商、合作夥伴、廠商以及其他為工作貢獻的人員。如果他們不在 Slack 裡，關鍵背景資訊往往會淹沒在電子郵件對話串或散落在零散的訊息裡。

透過 Slack Connect，你可以邀請外部共同作業者加入共用頻道，讓所有人都能掌握相同的專案內容。不需要切換工具或追蹤分散的更新內容，大家都能在同一個平台上協作。所有參與者都能取得相同的資訊、對話和決策。此外，Slack Connect 還將 AI 與 Agentforce 的功能延伸至外部團隊，協助他們快速取得相關知識，並無縫地為你的內部團隊做出貢獻。

3. 在工作流程中即時擷取知識

工作流程建立工具不僅是低程式碼自動化工具，還能在團隊工作時自動擷取重要資訊。現在有了 Slack 中的 AI，只要簡單輸入需求，就會幫你建立工作流程；節省時間，讓你能完成更多工作。

把工作流程建立工具想像成團隊的記憶助理。你可以建立自動化流程，例如在交易完成後自動要求製作專案結案報告、收集活動發布後的意見反應、觸發離職檢查清單等等。

最棒的是，工作流程建立工具能在你的工作流程中即時捕捉知識，無需額外的文件步驟，讓重要資訊更容易被保存下來。

4. 利用 Slack 中的 AI 即時記錄知識

當 Slack 中精彩的腦力激盪結束、已做出決策，卻有人突然要求更新時，你是不是經常得翻找訊息，努力拼湊事情的來龍去脈？

即將推出，*AI 寫作助理將直接整合進畫板。無論是在任何 Slack 對話中，AI 都能即時摘要重點、擷取動作項目，並產出初稿，省去手動翻閱對話串的麻煩。你還可以調整語氣（從輕鬆到正式）、重組內容，或標示後續步驟。如果你的規劃會議是在微型會議進行，AI 甚至會替你做會議紀錄，擷取決策並完整文字轉出，讓所有人保持專注且步調一致。

結果就是團隊的知識不再消失在聊天紀錄或會議中。無論你是從腦力激盪中建立專案簡報，或是從頻道討論中撰寫流程文件，每一段重要的對話都能被搜尋並加以利用。

5. 將搜尋列視為你專屬的企業 AI 引擎

在當今的數位職場中，資訊無處不在，卻往往難以尋找。企業搜尋透過整合過去彼此分離的系統，打造統一的搜尋體驗，徹底改變組織管理與保留知識的方式。

當員工能夠快速在 Google 雲端硬碟、Microsoft Teams、Confluence 等多個平台中找到資訊，便能減少尋找答案的時間，將更多精力投入於運用見解。這不僅提升了生產力，也從根本上改變了組織中組織知識的保存方式。

即使員工調職或離開公司，依然可搜尋到他們的貢獻。企業搜尋透過讓歷史對話、決策與背景資訊可供現有團隊成員存取，保存了集體智慧。對新進員工而言，他們能立即接觸到組織記憶，不必反覆詢問相同問題。

企業搜尋透過將外部儲存庫與內部溝通串連起來，打造了一個全面的知識生態系統，同時尊重現有的安全權限與合規要求。實施「搜尋優先」文化的組織，能更快速地促進知識流動，並減少溝通上的重複與冗餘。

企業搜尋的真正價值不僅是提升便利性，更在於將零散的資訊轉化為有組織、可存取的知識庫，隨著組織一同成長。這確保了關鍵見解不會遺失，隨時可供利用。

將日常工作轉化為集體知識庫

當成員離開團隊時，他們的知識不該隨之流失。透過在 Slack 頻道中協作，你可以建立一份持久且可搜尋的團隊工作歷史。

Slack 中的 AI 讓這份歷史變得更具價值。從迅速回應問題到輕鬆整理資訊，我們正在為你的團隊打造一個更聰明、更有生產力的工作環境。

部分 AI 功能現在已納入到每一個付費的 Slack 方案中；對於想要做更多事情的團隊來說，每個方案都提供 AI 進階功能，這些功能可協助將工作自動化、讓決策更快速，並擴大整個組織的生產力。

• Pro 方案讓你首先體驗 Slack 的內建 AI 功能，它能製作頻道、對話串與微型會議的基本摘要，讓你輕鬆掌握對話重點。
• 使用 Pro 後還想體驗更多功能？Business+ 提供廣泛的 AI 工具，包括要點回顧、翻譯、工作流程生成以及 AI 支援的搜尋功能。這些功能可以減少團隊的人工作業，讓成員都能專注在重要的事務上。
• 需要在公司內擴大使用 AI 嗎？Enterprise+ 給你完整的 Slack AI 體驗。它涵蓋了企業搜尋、高階工作管理以及企業級安全性與控管。對於希望能加速成長、大規模安全操作，並把 AI 內嵌在目前每一層團隊工作中的組織而言，這個方案正是為此而生。

無論你是剛開始使用還是準備更深入的運用，我們都有合適的 Slack 方案陪你的團隊一起成長。

*功能若描述為「即將推出」者屬於預測資訊並且可能全年發布。這些功能的所有日期、特色與實用性可能改變。