防止知识流失：用 Slack 留住知识的五个技巧

当员工离职时，他们往往也带走了一笔无价的资产：知识。在许多传统工作环境中，组织知识常常散落在收件箱、私信和各种工具中，难以整合。结果就是，新员工和现有团队为了找回曾经存在的信息而疲于奔命，进而拖慢工作进度。

Slack 不仅仅是开展日常工作的交流平台，还是一个基于 AI 的平台，可以将对话、应用、人员和代理集中在一处，并将知识转化为可搜索、可共享的资源，即使有人离职，团队也能顺利推进工作。

继续阅读，了解为什么知识常常悄然流失，以及五个技巧——它们不仅能帮助你在 Slack 中保留知识，还能让你更快地将知识转化为实际行动：

为什么知识总是悄然流失？

当下的大多数工作方式都未考虑企业的知识留存需求。即便是表现卓越的团队也会遇到以下常见问题：

• 关键决策藏在私人消息和实时对话中，难以追溯
• 专业知识分散在互不关联的工具和应用中
• 重要的背景信息淹没在私信和线下沟通中
• 工具太多，信息可见性却太低
• 缺乏可扩展的知识获取和复用机制

这种代价极其沉重。大型企业每年因知识流失而损失数千万美元，而当关键员工离职、知识无法顺利交接时，损失更为惨重。Slack 旗下的 Workforce Lab 的数据显示，平均而言，员工 33% 的时间都用在信息检索上，导致决策延迟和效率低下。

但事情并不一定非得如此。

在 Slack 中保留知识的五种方法

Slack 能够实现知识的获取、共享，更重要的是保存，这样一来，即便有人离职，团队仍可顺利推进工作。

预防知识流失，最好从员工还在岗时就开始。下文介绍了 Slack 中的一些最佳做法，它们看似简单，却能产生显著的效果：

1. 采用“公开协作”方式，默认使用频道而不是私信

私信中的信息容易消失，而频道能为团队创建共享记录。这就是所谓的“公开协作”。

无论是发布新功能、解决客户问题，还是筹备董事会会议，在频道中开展工作让每个人都能获得相同的信息。AI 驱动的搜索功能会扫描消息、文件和对话，即时呈现相关信息，哪怕来自过去的项目或讨论。同时，智能推荐功能会根据上下文提供后续步骤、资源或专家方面的建议。这样一来，即使员工离职，他们的知识仍然能够保留下来。

2. 邀请所有合作伙伴加入 Slack

你的外部协作团队通常包括承包商、合作伙伴、供应商以及其他为工作提供支持的人员。如果他们不使用 Slack，关键的背景信息往往散落在邮件往来或临时消息中，难以追踪。

借助 Slack Connect，你可以邀请外部协作者加入共享频道，让所有人能够掌握一致的项目背景信息。无需切换工具或四处寻找零散的动态信息，大家可在同一平台上高效协作。所有参与者都能获取相同的信息、对话记录和决策内容。这也让 AI 和 Agentforce 的功能扩展到外部团队，帮助他们快速获取相关知识，与内部团队无缝协作。

3. 在工作流程中实时记录知识

工作流程构建器不仅仅是一个低代码的自动化工具，还能在团队开展工作的过程中自动记录重要信息。现在，利用 Slack 的 AI 功能，你只需输入所需内容，该工具就会为你构建一个工作流程，帮你节省时间、提高工作效率。

你可以把工作流程构建器想象为团队的“记忆助手”。你可以建立各种工作流程，在成交后自动收集项目总结，在营销活动上线后收集反馈，或在员工离职时触发交接清单等。

最重要的是，工作流程构建器能够在工作流程中直接记录知识，而不需要额外腾出时间专门撰写文档，从而大大提升了关键信息得以保留的可能性。

4. 借助 Slack 中的 AI 功能即时记录知识

当 Slack 中一次精彩的头脑风暴结束、大家做出了决策，却有人问“能不能发个更新？”你可能就得开始翻聊天记录、整理回顾“到底谁说了什么、决定了什么”。

即将发布*的 AI 写作助手将直接内置于画板中。AI 可以从任何 Slack 对话中即时总结要点、提取待办事项，并生成初稿，从此再不用手动翻找聊天消息列了。你可以调整语气（随意或是正式）、重新组织内容或突出后续步骤。即使是在抱团中召开规划会议，AI 也会为你做好笔记，记录决策内容并生成完整的转录，从而确保所有人都保持专注并步调一致。

效果如何呢？团队知识不再湮没在聊天记录或会议中。无论是从头脑风暴中生成项目简报，还是从频道讨论中提炼流程文档，每一次重要对话都变得可搜索、可复用、可付诸行动。

5. 把搜索栏当作你专属的企业 AI 引擎

在当今的数字化办公环境中，信息无处不在，但想要准确找到所需内容，却非常不容易。企业级搜索打破系统壁垒，打造统一的搜索体验，改变了组织管理和保留知识的方式。

当员工能快速检索 Google 云端硬盘、Microsoft Teams 和 Confluence 等平台的信息时，他们花在寻找答案上的时间就会减少，从而能有更多时间用于应用这些见解。这不仅能提高工作效率，而且从根本上改变了组织内部知识保留的方式。

即使员工转岗或离职，他们的工作成果仍然可以被找到。企业级搜索让现有团队成员能够随时查阅历史对话、决策及背景信息，从而保留这些集体智慧。对新员工而言，这意味着能够直接获取组织的“记忆”，而无需反复询问相同的问题。

通过将外部信息库与内部沟通系统相连接，企业级搜索构建了一个全面的知识生态系统，同时遵循现有的安全权限和合规要求。在实施“搜索优先”工作方式的组织中，知识流动更快，沟通中的重复问题也更少。

企业级搜索的真正价值远不止于提供便利，它将分散的信息转化为有条理、易于访问的知识库，这个知识库会随着组织的发展而不断扩充，确保关键见解永不丢失且随时都能获取。

将日常工作转化为集体知识库

当团队成员离职时，他们的知识不应随之流失。通过在 Slack 频道中开展工作，你可以建立一份可永久保存且可检索的团队工作历史记录。

Slack 中的 AI 功能让这些历史记录更具价值。从极速答疑到轻松整理信息，我们正为你的团队打造一个更智能、更高效的工作环境。

所有付费 Slack 套餐现在都包含部分 AI 功能。如果团队希望进一步提升工作效率，可以升级套餐，尽享更强大的 AI 功能，帮助你自动开展工作、加快决策、全面提升工作效率。

• 专业套餐是你体验 Slack 内置 AI 的起点，提供频道、消息列和抱团的基础摘要功能，让你轻而易举地快速跟进对话。
• 正在使用专业套餐但期待更多功能？企业增强套餐提供更多 AI 工具，包括要点回顾、翻译、工作流程生成以及 AI 驱动的搜索。这些功能可帮助团队减少重复劳动，专注于核心工作。
• 要将 AI 推广到整个企业？Enterprise+ 套餐提供 Slack 完整的 AI 解决方案，包含企业级搜索、升级的任务管理，以及企业级的安全管控体系。该套餐专为追求高效运作的组织打造，在确保规模化安全运营的同时，如今已将 AI 深度融入团队工作的每一个环节。

无论你是刚刚开始探索，还是准备深入应用，Slack 都有合适的套餐，随团队一起成长。

*文中提到的“即将发布”的功能为前瞻性描述，可能会在全年内陆续发布。所有功能、发布日期和具体形式均可能有所变更。