지식 유출 방지: Slack에서 지식을 보유하기 위한 5가지 비법

직원이 회사를 그만둘 때 갖고 나가는 귀중한 재산이 있습니다. 바로 ‘지식’이죠. 기존의 많은 직장에서는 이러한 조직 내 지식이 받은 편지함, 비공개 DM, 다양한 도구에 갇혀 있었을 수 있습니다. 이로 인해 신입 직원과 기존 팀원은 이미 있던 정보를 찾기 위해 고군분투하게 되고, 업무 진행 속도는 느려지게 되죠.

Slack은 업무가 이루어지는 세상, 그 이상의 의미를 가집니다. 대화, 앱, 사용자, 에이전트를 한 곳에 모으고, 그 지식을 검색 및 공유 가능한 리소스로 전환하여 누군가가 퇴사하더라도 팀이 계속 업무를 진행하도록 지원하는 AI 기반 플랫폼입니다.

지식이 종종 누락되는 경우가 생기는 이유, 그리고 Slack에서 지식을 유지할 뿐만 아니라 지식을 통해 더 빠르게 업무 조치를 취하도록 도와주는 5가지 방법을 계속 살펴보세요.

지식은 왜 누락되는 것일까요?

오늘날 대부분의 업무 방식은 회사 지식을 보존하도록 설계되어 있지는 않습니다. 성과가 우수한 팀이더라도 다음과 같이 흔한 문제에 직면합니다.

• 비공개 메시지 및 실시간 대화에서 주요 의사 결정에 대한 내용이 손실됨
• 전문 지식이 각기 단절된 도구와 앱에 갇혀 있음
• DM 및 오프라인 대화 사이에서 중요한 정보가 사라지게 됨
• 도구가 지나치게 많고, 가시성이 매우 떨어짐
• 지식을 기록하고 재사용하는 확장 가능한 접근 방식을 갖추고 있지 않음

그 대가는 상당합니다. 대기업은 지식 손실로 인해 연간 수천만 달러의 손실을 입고 있으며, 주요 역할을 맡던 직원이 퇴사하는데 그 사람이 알고 있는 지식을 인수인계할 좋은 방법이 없을 경우 더 큰 손실이 따르게 되죠. Slack의 Workforce Lab에 따르면 근로자는 평균적으로 업무 시간의 33%를 정보 검색에 할애하며, 이는 의사 결정 지연과 비효율로 이어진다고 합니다.

하지만 이러한 상황은 바꿀 수 있습니다.

Slack에서 지식을 보유하는 5가지 방법

Slack은 지식을 기록 및 공유하고, 결정적으로는 기록을 보존하는 곳입니다. 그렇기 때문에 누군가가 퇴직하더라도 팀은 계속해서 앞으로 나아갈 수 있습니다.

누군가 퇴직하기 전에 지식 손실을 방지하는 것은 더 쉽습니다. Slack에서는 다음과 같은 간단한 모범 사례를 통해 큰 차이를 만들 수 있습니다.

1. 기본적으로 DM이 아닌 채널을 통해 ‘광범위하게 공유’되도록 업무를 진행하기

비공개 메시지에서는 정보가 사라지지만, 채널에서는 팀을 위한 공유 기록이 만들어집니다. 이를 ‘광범위하게 공유하며 업무를 진행하기’라고 할 수 있습니다.

기능 출시, 고객 문제 해결, 이사회 회의 준비 등 어떤 업무든 하나의 채널 내에서 진행한다면 모든 사람이 동일한 지식을 확인할 수 있습니다. AI 기반 검색은 메시지, 파일, 대화를 스캔하여 과거의 프로젝트나 토론에 포함된 내용이더라도 관련 정보를 즉시 찾아내고, 지능형 추천 항목은 정보에 따라 다음 단계, 리소스 또는 전문가를 제안합니다. 이런 방법으로 직원이 퇴사하더라도 그 지식은 그대로 유지되는 거죠.

2. 협업하는 모든 사람을 Slack에 참여시키기

확장된 팀에는 계약자, 파트너, 벤더 및 업무에 기여하는 다양한 사람들이 포함된 경우가 많습니다. 이들이 Slack에 참여하고 있지 않다면 중요한 배경 정보가 이메일 스레드에 파묻히거나 일회성 메시지 내에서 사라지는 경우가 많습니다.

Slack Connect를 사용하면 외부 공동 작업자를 공유 채널에 초대할 수 있으며, 모두가 프로젝트에 대해 동일한 정보를 파악할 수 있습니다. 도구를 전환하거나 흩어진 업데이트 내용을 추적할 필요 없이 모두가 한 곳에서 협업하는 것입니다. 관계자 모두가 동일한 정보, 대화 및 의사 결정을 확인할 수 있죠. 또한 AI와 Agentforce의 기능을 외부 인력에게까지 확장한다면 이들은 관련 지식을 빠르게 확인하고 내부 팀에 원활하게 기여할 수 있습니다.

3. 업무 흐름 속에서 지식을 기록하기

워크플로 빌더는 단순한 로코드 자동화 도구가 아닙니다. 팀이 업무를 진행할 때 중요한 정보를 자동으로 기록하는 도구이죠. 이제 Slack의 AI를 사용하면 필요한 내용을 입력만 해도 워크플로가 자동으로 구축되어 시간을 절약할 수 있으므로 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다.

워크플로 빌더는 팀이 기억하기 쉽게 만들어 주는 도우미라고 생각하세요. 거래 성사 후 자동으로 프로젝트 정리 노트를 요청하고, 캠페인 시작 후에는 피드백을 수집하고, 종료 체크리스트를 트리거하는 등의 워크플로를 구축할 수 있습니다.

무엇보다도 워크플로 빌더는 별도의 문서화 단계를 거치지 않고 업무 흐름 내에서 지식을 기록하므로 중요한 정보를 그대로 보존할 가능성이 높습니다.

4. Slack의 AI로 지식을 즉시 문서화하기

Slack에서 브레인스토밍 세션을 잘 끝내고 의사 결정을 내린 후에 누군가 업데이트를 요청하면 어떻게 할 건가요? 실제로 어떤 일이 진행되었는지 알아내려고 서둘러 메시지를 확인해 보겠죠.

캔버스에 AI 글쓰기 지원이 직접 탑재될 예정입니다(곧 출시 예정*). AI는 모든 Slack 대화에서 즉시 요점을 요약하고, 작업 항목을 뽑아내고, 초안을 생성할 수 있으므로 더 이상 채팅 스레드를 직접 뒤질 필요가 없습니다. 편한 어조에서 공식적인 어조로 조정하거나, 콘텐츠를 재구성하거나, 다음 단계를 강조할 수 있습니다. 허들에서 기획 세션을 진행하는 경우 AI가 대신 노트를 작성하고, 의사 결정을 기록하고, 전체 내용에 대한 스크립트를 작성해 주며, 이를 통해 모든 사용자는 집중력을 유지하며 같은 내용을 숙지할 수 있습니다.

그 결과는 어떨까요? 팀의 지식은 더 이상 채팅 기록이나 회의 가운데 사라지지 않습니다. 브레인스토밍 세션에서 프로젝트 브리프를 작성하거나 채널 내 논의에서 프로세스 문서를 작성하는 등 모든 의미 있는 대화를 검색하고 활용할 수 있게 됩니다.

5. 검색창을 회사 자체의 AI 엔진처럼 사용하기

오늘날의 디지털 업무 환경에서 정보는 어디에나 존재하지만, 정보를 찾는 것은 놀랍도록 어려울 수 있습니다. 엔터프라이즈 검색은 이전에 단절되어 있던 시스템 전반에서 통합된 검색 환경을 구축하여 조직이 지식을 관리하고 유지하는 방식을 혁신합니다.

직원이 Google Drive, Microsoft Teams, Confluence와 같은 플랫폼에서 정보를 빠르게 찾을 수 있을 때, 답을 찾는 데 소요되는 시간은 줄이고, 인사이트를 적용하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 이를 통해 생산성을 높이고 조직 내에서 사내 지식이 유지되는 방식을 근본적으로 변화시킬 수 있습니다.

직원이 업무를 바꾸거나 퇴사한 후에도 해당 직원이 기여했던 내용은 계속해서 검색할 수 있습니다. 엔터프라이즈 검색을 통해 현재 팀원은 과거의 대화, 결정 내용, 배경 정보를 확인하여 이러한 집단 지식을 보존할 수 있습니다. 신입 직원이라면 같은 질문을 거듭하지 않고도 조직 내 기록을 즉시 확인할 수 있다는 뜻입니다.

엔터프라이즈 검색은 외부 저장소를 내부 커뮤니케이션과 연결하여 기존의 보안 권한 및 규정 준수 요건을 준수하는 종합적인 지식 생태계를 만듭니다. ‘검색 우선’ 문화를 구현하는 조직에서는 지식 흐름이 빨라지고 중복된 커뮤니케이션은 줄어들죠.

엔터프라이즈 검색의 진정한 가치는 단순한 편의성을 넘어, 흩어져 있는 정보를 조직과 함께 성장하는 체계적이고 액세스할 수 있는 기술 자료로 혁신하여 중요한 인사이트를 놓치지 않고 언제든 활용할 수 있도록 만드는 것입니다.

일상 업무를 종합적인 지식 자료로 전환하기

누군가 팀을 떠난다고, 지식도 함께 떠나선 안 됩니다. Slack 채널에서 업무를 진행하면 팀의 업무에 대해 앞으로도 계속 검색할 수 있는 내역을 만들 수 있습니다.

Slack의 AI는 업무 기록을 더욱 강력하게 만들어 줍니다. 번개처럼 빠른 답변부터 별도의 수고 없이 정리된 정보까지, Slack은 당신의 팀을 위해 더 스마트하고 생산적인 환경을 만들어 가고 있습니다.

일부 AI 기능은 유료 Slack 플랜 모두에 포함되어 있지만, 훨씬 더 많은 기능을 원하는 팀을 위해 플랜별로 고급 AI 기능이 제공됩니다. 이러한 고급 AI 기능은 업무를 자동화하고, 더 빠르게 의사 결정을 내리며, 조직 전체에서 생산성을 높이는 데 도움을 줍니다.

• Pro 플랜은 Slack에 내장된 AI를 처음으로 경험할 수 있는 시작점입니다. 채널, 스레드, 허들의 기본 요약 기능을 사용해 대화를 쉽게 따라잡을 수 있습니다.
• Pro 플랜을 이용하고 있는데, 더 많은 기능이 필요하신가요? Business+ 플랜에서는 한 눈에 정리, 번역, 워크플로 생성, AI로 구동되는 검색 등 더 폭넓은 AI 도구를 제공합니다. 따라서 팀은 이러한 기능을 통해 수동 업무를 줄이고 업무에 대한 집중력을 유지할 수 있습니다.
• 회사 전체에 AI 사용을 확대해야 하나요? Enterprise+ 플랜은 Slack의 AI 기능을 모두 활용할 수 있는 환경을 제공합니다. 여기에는 엔터프라이즈 검색, 고도화된 작업 관리, 엔터프라이즈급 보안 및 거버넌스 제어 기능이 포함되어 있습니다. 이 플랜은 업무를 더 빠르게 진행하고, 규모가 커져도 운영상의 보안을 유지하며, AI를 현재의 팀 업무 방식 전반에 통합하고자 하는 조직을 위해 마련되었습니다.

이제 막 시작하려는 경우든, 더 많은 기능을 활용할 준비가 되었든, Slack은 귀사의 팀에 가장 적합하고 함께 성장할 수 있는 플랜을 제공합니다.

*‘곧 출시 예정’으로 표시된 기능은 향후 제공될 예정이며 연중 출시될 수 있습니다. 이러한 기능의 출시 일정, 특징 및 작동 방식은 변경될 수 있습니다.