Se acabó la fatiga mental: cinco consejos para retener información en Slack

Cuando un empleado abandona la oficina, se lleva consigo algo de valor incalculable: información. En muchos trabajos tradicionales, esta información institucional puede quedar atrapada en buzones de correo, mensajes privados y diferentes herramientas. Esto hace que las nuevas incorporaciones y el resto de equipos tengan que apañárselas para encontrar esa información, lo que ralentiza el progreso.

Slack es mucho más que el motor de tu trabajo. Es una plataforma con IA que reúne tus conversaciones, aplicaciones, equipos y agentes en un solo lugar y, además, convierte esa información en un recurso consultable y compartible, para que los equipos puedan seguir trabajando sin problemas aunque alguien abandone la empresa.

Sigue leyendo para saber por qué se suele perder información y conocer cinco formas no solo de retenerla, sino de utilizarla de manera práctica, todo en Slack:

¿Por qué se pierde información?

Muchas formas modernas de trabajar no están pensadas para conservar la información de la empresa. Incluso los mejores equipos se enfrentan a retos muy habituales, como estos:

• Decisiones clave que se pierden entre mensajes privados y conversaciones.
• El conocimiento especializado está aislado en distintas herramientas y aplicaciones que no están conectadas entre sí.
• Información contextual que se pierde en mensajes directos y conversaciones.
• Demasiadas herramientas y muy poca visibilidad.
• No tener una estrategia escalable para recopilar y reutilizar información.

El coste es muy alto. Las grandes empresas pierden decenas de millones al año por culpa de esta información perdida, incluso más cuando los empleados más importantes se van y no hay forma de traspasar sus conocimientos. De media, los trabajadores pierden el 33 % de su tiempo buscando información, lo que retrasa la toma de decisiones y genera ineficiencias, de acuerdo con el Workforce Lab de Slack.

Pero no tiene por qué ser siempre así.

Cinco formas de retener información en Slack

Slack es el lugar donde recopilar, compartir y conservar información para que los equipos puedan seguir trabajando incluso cuando un empleado abandone la empresa.

Es más sencillo evitar la pérdida de información antes de que el empleado se vaya. Estas sencillas prácticas recomendadas en Slack pueden conseguirlo:

1. Trabaja “en voz alta” usando los canales y no los mensajes directos

Mientras que la información acaba desapareciendo en los mensajes privados, los canales sirven como un registro compartido para los equipos. Es como “trabajar en voz alta”.

Ya sea para lanzar una función, solucionar el problema de un cliente o preparar una reunión ejecutiva, trabajar en los canales permite a todo el mundo ver la misma información. Las búsquedas con IA analizan los mensajes, archivos y conversaciones para obtener información relevante (incluso de proyectos o conversaciones anteriores) y las recomendaciones inteligentes sugieren los próximos pasos, recursos o expertos necesarios de acuerdo con el contexto en particular. De esta manera, si un empleado decide irse, su información se queda con nosotros.

2. Reúne a todos tus socios y colaboradores en Slack

En ocasiones, tu equipo está formado por trabajadores externos, socios, proveedores y otras personas que contribuyen a tu trabajo. Si no usan Slack, es posible que se pierda información crítica entre hilos de correos electrónicos o mensajes individuales.

Con Slack Connect, puedes invitar a tus colaboradores externos a compartir canales para que todo el mundo tenga la misma información sobre los proyectos. Se acabó el tener que cambiar de herramientas o buscar novedades manualmente: todos trabajaréis en un mismo lugar. Todas las personas incluidas en estos canales podrán acceder a la misma información, conversaciones y decisiones. Además, amplía las capacidades de la IA y Agentforce a estos proveedores externos, para que puedan encontrar la información relevante y colaborar sin problemas con tus equipos internos.

3. Recopila información en el flujo de trabajo

El creador de flujos de trabajo es más que una herramienta de automatización de bajo código, también recopila información importante a medida que tu equipo va trabajando. Ahora que Slack cuenta con tecnología de IA, puedes escribir lo que necesitas y se creará un flujo de trabajo para ti, lo que ahorra tiempo para que mejores tu productividad.

El creador de flujos de trabajo es como una herramienta de recordatorios para tu equipo. Puedes crear flujos de trabajo que soliciten automáticamente un resumen del proyecto después de cerrar un acuerdo, que recopilen opiniones y comentarios después de lanzar una campaña, que preparen listas de comprobación para empleados que dejan la empresa, etc.

Y lo mejor de todo: el creador de flujos de trabajo recopila información dentro de tu flujo de trabajo, en lugar de solicitar pasos de documentación independientes, lo que aumenta las posibilidades de retener la información importante.

4. Documenta la información al instante gracias a la IA en Slack

¿No te ha pasado que, después de una reunión maravillosa en Slack, en la que se han tomado decisiones importantes, alguien pregunta qué tal ha ido y tienes que rebuscar entre los mensajes para hacer un resumen más o menos completo?

Próximamente, la asistencia de escritura de IA* se integrará directamente en los canvas. Desde cualquier conversación de Slack, la IA puede resumir los puntos clave, obtener las acciones acordadas y generar un primer borrador al instante (se acabó tener que rebuscar manualmente entre hilos de conversaciones). Puedes ajustar el tono entre formal e informal, reestructurar el contenido o resaltar los próximos pasos. Si tu reunión tiene lugar en una junta, la IA tomará notas por ti, memorizando las decisiones tomadas y creando una transcripción completa para que todo el mundo pueda remar en la misma dirección.

¿El resultado? La información de tu equipo ya no se pierde en el historial del chat ni en reuniones interminables. Todas las conversaciones importantes se pueden consultar y utilizar, incluso si estás creando resúmenes de proyectos a partir de reuniones de lluvia de ideas o creando documentos de procesos a partir de las conversaciones de un canal.

5. Usa la barra de búsqueda como tu propia IA empresarial

En el mundo del trabajo digital actual, la información está por todas partes. Sin embargo, encontrarla puede resultar muy complicado. La búsqueda empresarial ha revolucionado la forma en la que las organizaciones gestionan y retienen información creando una experiencia de búsqueda unificada entre sistemas que, antes, estaban desconectados.

Cuando los empleados pueden encontrar información rápidamente en plataformas como Google Drive, Microsoft Teams y Confluence, dedican menos tiempo encontrando respuestas y más tiempo dando utilidad a la información. Esto aumenta la productividad y cambia la manera de conservar la información institucional dentro de las organizaciones.

Incluso cuando un empleado cambia de puesto o deja la empresa, su información y aportaciones seguirán aquí. La búsqueda empresarial la conserva permitiendo que los miembros del equipo actuales puedan acceder a conversaciones, decisiones e información históricas. Para los nuevos empleados, esto significa poder acceder al instante a una memoria institucional sin tener que hacer preguntas una y otra vez.

Mediante la conexión de repositorios externos con las comunicaciones internas, la búsqueda empresarial crea un ecosistema de información completo que respeta los permisos de seguridad y requisitos de cumplimiento actuales. Las organizaciones que establezcan una estrategia basada en las búsquedas verán que el flujo de información es mucho más rápido y que la redundancia en las comunicaciones se reduce drásticamente.

El auténtico valor de la búsqueda empresarial va mucho más allá de su sentido práctico: transforma información dispersa en una base de conocimientos organizada y accesible que crece a medida que lo hace tu organización, garantizando que los datos clave no se pierdan y siempre estén disponibles.

Convierte el trabajo diario en una base de conocimientos colectiva

Cuando una persona abandona tu equipo, su información no debería irse con ella. Trabajando en canales de Slack, crearás un historial del trabajo de tu equipo, que permanecerá ahí para que lo consultes cuando lo necesites.

La IA en Slack aumenta las posibilidades de ese historial. Con respuestas rápidas y contenido bien organizado, tu equipo gana en eficiencia y claridad en cada paso.

Hay algunas funciones de IA incluidas en todos los planes de pago de Slack, pero para los equipos que quieran ir más allá, cada plan permite acceder a funciones más avanzadas que ayudan a automatizar tareas, tomar decisiones más rápidas y aumentar la productividad en toda la organización.

• El plan Pro incluye tus primeras funciones de IA integrada en Slack, como los resúmenes básicos de canales, hilos y juntas, para que no te resulte difícil ponerte al día en las conversaciones.
• ¿Ya usas el plan Pro y quieres dar el siguiente paso? El plan Business+ te da acceso a un conjunto más amplio de herramientas con IA, como síntesis, traducciones, generación de flujos de trabajo y búsqueda generada por IA. Estas funciones ayudan a tu equipo a reducir las tareas manuales y mantener la concentración.
• ¿Quieres llevar la IA a todos los niveles de tu empresa? Enterprise+ te ofrece la experiencia de IA completa de Slack. Incluye búsqueda empresarial, gestión de tareas optimizada y controles avanzados de seguridad y gobernanza. Está pensado para organizaciones que quieran ir más rápido, trabajar con seguridad a gran escala e integrar la IA en cada nivel de su actividad desde ya.

Tanto si acabas de empezar como si quieres ir un paso más allá, hay un plan de Slack pensado para tu equipo y que crece contigo.

* Las funciones marcadas como “próximamente” están previstas para lanzarse a lo largo del año. Las fechas, características y funcionalidades pueden cambiar.