Qu’est qu’un espace collaboratif ?

L’espace collaboratif est un lieu où les collaborateurs peuvent échanger avec fluidité et travailler ensemble, quel que soit leur rôle dans l’entreprise. Il s’agit donc d’un espace privilégié où les équipes peuvent améliorer leur cohésion et augmenter leur productivité. Pour cette raison, l’espace de travail collaboratif en ligne est un atout majeur incontournable pour votre entreprise.

Comment créer un espace de travail collaboratif ?

Avant tout, il est important de bien préparer en amont votre projet de création d’un espace de travail collaboratif. Pour cette raison, l’ensemble des étapes suivantes doit être suivi :

• Définition des besoins et des fonctionnalités nécessaires ;
• Identification des ressources matérielles, humaines et financières ;
• Mise en place de la solution de travail collaboratif ;
• Test avec les collaborateurs pour évaluer la solution.

Notez qu’un espace de travail collaboratif peut être physique. Il peut alors prendre la forme d’un espace de coworking interne à l’entreprise, où le nombre de participants est limité. Mais, il peut s’agir également d’une plateforme de travail collaboratif en ligne. Tout dépend des besoins et des ressources matérielles et financières à disposition.

Dans tous les cas, il est essentiel de mobiliser les collaborateurs autour de cette initiative. Ces derniers doivent être intégrés aux décisions tout au long du projet. De cette manière, ils seront bien plus enclins à adopter ces nouveaux usages. Ainsi, l’impact sur leur motivation et sur leur productivité sera plus que positif.

Quel est l’intérêt d’un espace de travail collaboratif ?

La création d’un tel espace est idéale pour amener les collaborateurs à mieux travailler ensemble. Cela permet de faire converger les individualités vers un objectif commun de plusieurs manières.

Accroître la productivité

Lorsque vous déployez un espace de travail commun, les collaborateurs travaillent plus efficacement. En effet, le groupe crée une émulation importante, ce qui améliore la motivation. Les équipes peuvent ainsi atteindre des objectifs plus ambitieux. Les individus partagent leurs compétences et échangent des idées de manière active. L’innovation et la créativité jaillissent naturellement d’un tel espace de partage.

Renforcer la cohésion

Il est en outre évident que faire travailler ensemble les collaborateurs permet de rompre l’isolement. Ces derniers sont alors plus heureux au travail, car ils ressentent l’appartenance à l’entreprise. Cela peut d’ailleurs participer à intégrer les valeurs d’entreprise de manière plus profonde. La communication interne est plus fluide, plus agréable et les différents membres de l’équipe resserrent leurs liens.

Faciliter le management

Enfin, il est bien plus aisé de manager efficacement une équipe si un espace collaboratif a été mis en place. En effet, les échanges deviennent plus fluides et transparents en supprimant les barrières hiérarchiques ou les limites physiques. L’information circule plus naturellement et les équipes augmentent significativement leur productivité. De plus, la facilité de communication permet aux collaborateurs de se sentir plus écoutés et plus respectés, ce qui a pour effet de renforcer leur engagement.

Quels sont les avantages d’un espace collaboratif en ligne ?

Si l’espace de travail peut être en ligne ou hors ligne, la version numérique présente de sérieux atouts pour votre entreprise.

Réaliser des économies substantielles

Si vous souhaitez concevoir un espace de travail sur site, il est nécessaire de posséder les locaux adaptés. De plus, ces derniers doivent être équipés pour pouvoir recevoir les collaborateurs dans les meilleures conditions. En outre, vous devrez possiblement créer plusieurs espaces distincts, car un espace de travail physique ne doit jamais concentrer trop de collaborateurs au même endroit. Dans le cas contraire, l’impact sur la productivité sera limité, voire négatif.

En optant pour une plateforme de travail en ligne, vous permettez à chaque collaborateur, même en télétravail, d’accéder à l’espace et de travailler efficacement avec les autres membres de l’équipe.

Accélérer la communication

En ligne, tous les échanges se réalisent en quelques secondes. L’envoi de fichiers à des dizaines de destinataires, la mise en place d’une collaboration sur un document ou des réunions sont autant de processus fluides et rapides dès qu’ils sont déplacés sur internet.

La rapidité de cette communication va favoriser les échanges d’idées et la créativité de votre équipe. De plus, elle s’avère aussi être un puissant levier pour renforcer la cohésion d’équipe, car tout collaborateur est joignable à tout instant.

Travailler plus efficacement

L’espace de travail en ligne est aussi un moyen très pertinent d’accroître la productivité. L’automatisation des flux de travaux notamment est idéale pour libérer vos collaborateurs des tâches répétitives. De plus, la fluidité de circulation de l’information permet aux collaborateurs de travailler plus efficacement et plus rapidement. De cette manière, le recours à une plateforme en ligne, centralisant toutes les actions et informations nécessaires, est généralement une solution parfaite pour améliorer la performance.

Quels sont les outils pour créer un espace collaboratif en ligne ?

Pour permettre à votre équipe de travailler efficacement en ligne, un certain nombre de services doivent être utilisés. En effet, un espace performant doit comprendre :

• Un service de messagerie ;
• Un calendrier commun ;
• Des fonctionnalités de suivi des tâches ;
• Un outil de partage de fichiers ;
• Un outil d’automatisation.

Vous pouvez donc sélectionner, pour chaque fonctionnalité, un outil digital dédié. Toutefois, il est aussi possible de recourir à une plateforme collaborative en ligne. Ce type d’outil tout-en-un centralise tous les outils nécessaires en un seul et même lieu. Cela vous permet de gagner du temps et d’économiser sur les solutions logicielles.

Une plateforme en ligne comme Slack, véritable espace collaboratif numérique, vous permet ainsi d’échanger des messages en respectant votre confidentialité. De plus, il est possible de partager des fichiers volumineux et de mettre en place une automatisation des workflows. L’utilisation de ce Hub est par conséquent l’atout indispensable pour renforcer la cohésion de votre équipe et accroître sa productivité.