Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

Pour garantir la réussite d’un nouveau projet, nous vous recommandons d’utiliser un calendrier de projet pour décrire les tâches, les étapes et les ressources de celui-ci. Nous vous expliquons comment mettre en œuvre cet outil puissant afin de garder le cap tout au long du projet et respecter les délais fixés par le client.

Qu’est-ce que le calendrier en gestion de projet ?

Un calendrier de gestion de projet est un outil permettant à un chef de projet de décrire les tâches, les étapes ainsi que les délais nécessaires pour atteindre les objectifs d’un projet. De cette manière, l’équipe projet est en mesure d’accéder à une représentation visuelle des différents éléments constitutifs d’un projet et de les suivre efficacement.

Le calendrier de projet est donc une véritable feuille de route pour les entreprises. Grâce à lui, les collaborateurs, les décideurs et les parties prenantes ont la capacité de rester impliqués tout au long du projet.

Ce faisant, il permet d’optimiser les différents aspects du projet tout en assurant une bonne coordination des acteurs impliqués. De plus, les ressources allouées au projet, qu’il s’agisse de ressources humaines, de ressources financières ou de ressources techniques, sont utilisées de la manière la plus pertinente possible. En effet, tout obstacle ou goulet d’étranglement est identifié en amont. Par conséquent, ces difficultés peuvent être supprimées avant qu’elles n’impactent négativement le projet.

Sur un calendrier de projet, nous pouvons retrouver les différents éléments suivants :

• Tâches à réaliser : Les actions à effectuer pour mener à bien le projet. Généralement, les tâches sont subdivisées en sous-tâches ;
• Dates de début et de fin : Chaque tâche se voit attribuer une date de début et de fin afin de fixer des échéances ;
• Dépendances: Certaines tâches doivent être finalisées avant que d’autres ne soient réalisées. D’autres tâches peuvent quant à elles être effectuées en parallèle ;
• Jalons du projet : Les points du projet représentant des étapes de gestion du projet ou la finalisation de certains livrables ;
• Ressources: Elles représentent toutes les ressources du projet telles que les collaborateurs, l’équipement technique, le budget ou les matériaux.

Quels sont les types de calendriers en gestion de projet ?

Le calendrier de gestion de projet n’est pas un concept monolithique. Au contraire, il existe plusieurs types de calendriers. En fonction de la portée du projet ou de ses spécificités, un type de calendrier de projet peut être privilégié.

Calendrier sous forme de liste

Il s’agit du type de calendrier le plus simple. Ce dernier liste les tâches à réaliser de manière linéaire, selon un ordre de priorité. Pour chaque tâche, le chef de projet fixe une date de début ainsi qu’une date de fin. Il peut être utilisé dans le cadre de la planification de projets simples, aux enjeux peu importants pour faciliter la gestion des tâches.

Diagramme de Gantt

Ce calendrier représente les tâches sous forme de barres horizontales. Elles sont intégrées au sein d’une représentation visuelle où les différentes tâches sont inscrites le long d’une ligne temporelle. Très utilisé, ce type de calendrier permet d’observer l’avancement du projet afin d’identifier tout retard éventuel.

Diagramme de réseau

Le diagramme de réseau, aussi appelé diagramme de PERT, représente les tâches et les relations entre ces tâches. Son utilité principale est de repérer aisément le chemin critique, en d’autres termes la séquence la plus longue permettant de boucler le projet. En outre, le diagramme est idéal pour visualiser les dépendances entre les différentes tâches du projet. Cette information est essentielle pour s’assurer de respecter le temps imparti.

Calendrier CPM

Enfin, nous avons les calendriers CPM ( Critical Path Method ). Ce calendrier repose lui aussi sur la notion de chemin critique. Il est même conçu spécifiquement pour le calculer. Des algorithmes sont mis en œuvre pour calculer la durée la plus courte possible pour finaliser le projet. Cette approche est utilisée par le chef de projet pour optimiser le travail collaboratif et respecter encore une fois les contraintes de délais.

Comment mettre en place un calendrier pour la gestion de projet ?

Pour créer et mettre en place un calendrier, vous devez être rigoureux et suivre huit étapes clés. Cette structure vous permet de ne rien oublier et maximise vos chances d’atteindre vos objectifs. Bien entendu, il s’agit d’un modèle qui peut être modifié en fonction de vos besoins ou de vos problématiques propres.

1. Définir les objectifs : Avec les parties prenantes, identifiez les attentes et objectifs du projet. Cela vous permettra de définir ensuite les étapes pour atteindre ces objectifs ;
2. Identifier les tâches : Listez toutes les tâches nécessaires pour réaliser le projet, puis divisez les tâches en sous-tâches pour faciliter le management d’équipe et le travail des collaborateurs ;
3. Identifier les dépendances : Prenez le temps d’identifier les possibles dépendances entre les tâches pour estimer si elles doivent être réalisées en parallèle ou de manière séquentielle ;
4. Estimer la durée des tâches : Échangez avec l’équipe projet pour déterminer la durée approximative de chaque tâche et attribuez ensuite, pour chacune d’elles, une date de début et de fin ;
5. Créer un calendrier : Avec l’ensemble des informations recueillies, sélectionnez un type de calendrier, puis élaborez une première version de ce calendrier de projet.
6. Faire valider le calendrier : Partagez votre calendrier avec les collaborateurs et les parties prenantes pour prendre en compte leurs retours ;
7. Ajuster le calendrier : Grâce aux commentaires des différents acteurs, affinez le projet jusqu’à obtenir une version validée par toutes les parties prenantes ;
8. Optimiser le calendrier : Tout au long du cycle de vie du projet, suivez son avancement et mettez à jour le calendrier si nécessaire. Il doit à tout moment prendre en compte les changements de priorités, mais aussi les retards éventuels.

Quels sont les avantages de la mise en place d’un calendrier de projet en gestion de projet ?

Si vous décidez de créer et de mettre en place un tel calendrier, vous pourrez en tirer de précieux avantages pour la gestion de projet.

Optimisation de la gestion

Pour commencer, un calendrier est idéal pour s’assurer que toutes les tâches, activités et étapes nécessaires à la réalisation des objectifs sont identifiées. Vous pouvez ainsi éviter les retards et tout dépassement de budget.

En divisant les tâches en sous-tâches, en évitant les surcharges de travail et en identifiant les dépendances, vous facilitez la vie de l’équipe de projet. Les collaborateurs sont alors plus impliqués et plus productifs.

L’optimisation de la gestion s’illustre aussi par une utilisation raisonnée des ressources du projet, qu’il s’agisse de personnel, d’équipement ou du budget.

Transparence des informations

En proposant aux collaborateurs et aux différentes parties prenantes une représentation visuelle du projet, vous garantissez une transparence de l’information. Cela crée un climat de confiance, car chacun sait quelles sont les attentes liées au projet et quels sont les moyens mis en œuvre pour les atteindre.

Identification des obstacles

Un calendrier de projet est pertinent pour identifier en amont les difficultés les plus courantes telles que les goulets d’étranglement, les retards ou les problèmes de ressources. Vous pouvez donc être plus efficace en étant proactif.

En effet, dès qu’une difficulté est observée, vous avez la possibilité de proposer des solutions concrètes pour les résoudre. Plus réactif et plus flexible, vous démontrez alors aux acteurs du projet que vous maîtrisez parfaitement la situation.

Amélioration de la communication

La communication interne est un élément indispensable pour réaliser des projets. Or, la mise en place d’un calendrier est parfaite pour permettre à chacun de savoir où en est le projet et poser des questions le cas échéant. Tous les collaborateurs savent ainsi à tout moment ce qu’ils doivent faire et pourquoi ils doivent le faire.

De plus, le calendrier peut devenir un élément central du projet autour duquel l’équipe va se réunir. Il s’agit en quelque sorte d’une feuille de route commune, permettant de visualiser aisément les objectifs partagés, mais aussi les réussites du groupe.

Suivi des performances

Enfin, le calendrier de projet est aussi utile pour assurer un suivi des projets et leurs performances. En comparant la situation avec les objectifs initiaux, le chef de projet est en mesure de suivre l’efficacité au travail. Par ailleurs, l’outil est aussi un moyen d’identifier des axes de progrès pour faire mieux lors du prochain projet.

Ainsi, un tel calendrier s’intègre parfaitement dans une approche axée sur la performance et l’amélioration continue des processus.

Fédérez les énergies et atteignez vos objectifs

Outil indispensable des chefs de projet, le calendrier de projet permet de mettre en place un référentiel commun et une représentation visuelle du projet. Tous les acteurs du projet peuvent ainsi consulter cet outil et fédérer leur énergie autour d’objectifs communs.

Une communication facilitée, des délais respectés et une meilleure coordination des ressources sont quelques-uns des avantages précieux offerts par un tel calendrier. Il permet aussi de rationaliser les processus et de les affiner au fur et à mesure pour, in fine , augmenter la productivité au travail.