Travail collaboratif : comment en faire sa culture d'entreprise

En d’autres termes, cultiver le bien-être au travail n’est pas suffisant. Vous devez également prêter attention aux méthodes que vous mettez en œuvre pour que vos collaborateurs restent heureux. Souvent, les équipes performantes sont moins sensibles aux avantages proposés (même s’ils restent attrayants) qu’à un environnement de travail qui leur offre les meilleurs outils pour travailler, avec des relations enrichissantes, une culture de travail collaboratif en entreprise et des responsables qui font preuve de transparence et qui accordent de l’importance au travail d’équipe. 

Investir dans des technologies qui fédèrent les équipes

Grâce à la technologie, les salariés peuvent collaborer plus facilement. « Les applications sociales permettent aux individus de travailler non seulement plus rapidement et de manière plus économique, mais aussi avec des méthodes totalement nouvelles », explique Heidi Gardner, auteur de Smart Collaboration: How Professionals and Their Firms Succeed by Breaking Down Silos (« Collaboration intelligente : comment les professionnels et leurs entreprises réussissent en supprimant les silos »), dans la Harvard Business Review.

Heidi Gardner fait également l’éloge de la technologie pour sa capacité à favoriser la collaboration inter-entreprises, grâce aux outils numériques (applications de messagerie, plateformes d’expérience des salariés, plateformes d’enquêtes) qui permettent d’améliorer la productivité, de rationaliser les processus et d’ouvrir de nouveaux canaux de communication. Concernant ce dernier point, une enquête de Harvard révèle que l’absence de canaux de communication est le plus grand frein à la collaboration pour 67 % des salariés interrogés.

Il est intéressant de noter que les bureaux traditionnels ne sont pas les seuls à pouvoir bénéficier de ces nouvelles technologies. Les responsables de tous les secteurs, de l’alimentaire au tourisme, peuvent tirer parti des outils de communication numériques pour créer une culture de travail collaboratif dans l’entreprise, que ce soit en offrant aux équipes et à leurs membres la possibilité d’entrer en contact de manière instantanée ou en ouvrant à tous les salariés, nouveaux ou anciens, l’accès à des informations exploitables à tout moment.

Faire de la collaboration une priorité

Mais les nouvelles technologies ne suffisent pas pour créer un environnement de travail collaboratif en entreprise où les équipes peuvent s’épanouir. Sur le plan stratégique, les outils de collaboration peuvent améliorer la communication entre les membres d’une équipe et la transparence en entreprise. Mais aucune application ni plateforme ne peut rétablir une culture de travail déséquilibrée.

Avant de se tourner vers la technologie pour trouver des solutions, il est important d’évaluer si les dirigeants de l’entreprise attachent de l’importance au travail d’équipe. Si les responsables ne communiquent pas avec leurs équipes ou s’ils n’écoutent pas leurs idées, il est peu probable que la collaboration entre collègues soit efficace. Dans ce cas, l’introduction d’un nouvel outil n’aura que peu d’impact.  

Selon Jim Clifton, PDG de Gallup, une mauvaise direction peut être la principale cause de démission des salariés. « Les salariés ne détestent pas forcément l’entreprise pour laquelle ils travaillent autant qu’ils détestent leur patron », écrit-il. « Les salariés, en particulier les meilleurs, rejoignent une entreprise, mais quittent leur responsable. »

Il suffit parfois d’un geste simple pour encourager les collaborateurs à apporter leur contribution, comme leur demander leur avis. Si vous souhaitez que tous collaborent, commencez par montrer l’exemple.

 

Aider les membres de l’équipe à tisser des liens

Développer une culture de travail collaboratif en entreprise, c’est avant tout créer un environnement de travail qui permet aux salariés de communiquer ouvertement et honnêtement, et de tisser des liens forts les uns avec les autres. « Lorsque les collaborateurs sentent qu’ils sont profondément liés aux autres membres de leur équipe, ils prennent plus facilement des initiatives positives qui profitent à l’entreprise », écrit Annamarie Mann, ancienne responsable de l’analyse du travail chez Gallup.

Les études soutiennent cette hypothèse : 75 % des personnes qui affirment avoir un bon ami au travail disent aussi qu’elles sont prêtes à relever de nouveaux défis et à prendre des initiatives. Comparativement, seuls 58 % des salariés qui n’ont pas de liens étroits avec leurs collègues affirment être prêts à faire ces efforts.

De manière générale, une équipe devient performante lorsque ses membres se sentent suffisamment en confiance pour exprimer leurs opinions et partager leurs idées. Considérer que toutes les idées sont bonnes à prendre est donc un bon point de départ. Par ailleurs, grâce à des réunions régulières hors site et des possibilités d’apprentissage et d’expérimentation, les salariés ont le sentiment que leurs avis sont pris en compte.

Écouter les membres à distance

Même si votre équipe préfère communiquer par messages, ne sous-estimez pas la valeur des réunions physiques et des interactions individuelles. Elles sont essentielles pour les salariés, en particulier pour ceux qui travaillent à distance. « En se déplaçant sur le lieu de travail des autres membres de leur équipe, les salariés obtiennent plus facilement les informations qui leur manquent [dans les échanges écrits] », affirme Pamela Hinds, professeur à l’université de Stanford. « Et ces avantages perdurent sur le long terme, puisque les salariés repartent avec ces connaissances ».

Ces interactions ne peuvent pas forcément avoir lieu compte tenu des circonstances actuelles, mais il est important de prendre le temps de travailler régulièrement en direct avec les collaborateurs internes à l’entreprise. Pour cela, vous pouvez choisir de faire le point chaque semaine. Il existe par ailleurs de nombreuses façons simples de communiquer au quotidien avec des collaborateurs en télétravail, notamment :

• Utiliser des outils collaboratifs pour faciliter les conversations en direct
• Planifier des visioconférences pour faire le point et partager les retours de façon informelle
• Fêter les réussites avec l’équipe, par le biais de cadeaux ou d’emojis

Lorsqu’ils reçoivent les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement les uns avec les autres (à distance ou non), les salariés deviennent plus performants.

Partager régulièrement les commentaires constructifs

Le travail d’un responsable implique notamment d’encourager les salariés qui font du bon travail et de célébrer leurs réussites, mais cela ne doit pas nécessairement se faire de manière officielle. « On pense souvent que ces félicitations doivent être formelles. Pourtant, dans une relation professionnelle qui fonctionne, dans laquelle tout le monde apprend, se développe et se soutient mutuellement, les retours se font naturellement et en quelques minutes, dans le flux de travail », explique Sheila Heen, professeur à la faculté de droit de Harvard et cofondatrice de Triad Consulting Group.

Envoyez un court e-mail à vos collaborateurs, utilisez des applications intelligentes pour faire part de vos encouragements, ou mieux encore, partagez vos commentaires sur le moment. Selon Sheila Heen, de courtes interactions de ce type (quelques minutes seulement de temps à autre) favorisent une communication et une collaboration en continu entre les membres de l’équipe, en plus de leur offrir davantage d’opportunités d’apprentissage et d’amélioration au niveau collectif.

Il est évident que répartir les salariés dans des équipes ne suffit pas pour créer un environnement de travail collaboratif dans l’entreprise. La collaboration, facilitée à la fois par la technologie et par les réunions en face à face, fonctionne de manière optimale lorsque de nombreuses personnes se réunissent pour travailler ensemble… Dirigeants inclus.