Qu’est ce que le management de projet ?

Qu’est-ce que le management de projet ?

Le management de projet est incontournable si vous désirez pleinement satisfaire vos clients. Pour créer et livrer des produits ou services qualitatifs et innovants, il est indispensable de déployer des stratégies adaptées. C’est là qu’intervient le management de projet : il va donner corps au projet et atteindre l’ensemble des objectifs fixés. Toutefois, il est évident que, pour réussir, il faut suivre les bonnes pratiques, choisir les bons outils et réussir à fédérer les énergies autour d’un but commun.

Quels sont les fondamentaux du management de projet ?

Le management de projet désigne l’ensemble des techniques, outils et méthodes mis en œuvre pour planifier et exécuter des actions dans le but d’atteindre un objectif. Ce dernier vise le plus souvent à concevoir un produit ou un service. Temporaire, borné par un début, un milieu et une fin, le projet doit être préparé et réalisé avec soin pour que la demande fixée par le client soit pleinement satisfaite.

Différentes parties prenantes sont directement concernées par cette initiative, à savoir : le client, le chef de projet, les collaborateurs et les partenaires. L’harmonie entre tous ces acteurs va influer fortement sur la réussite des actions réalisées.

Certains points sont indissociables d’un management de projet performant :

• Le travail d’équipe ;
• Une excellente communication ;
• Une bonne gestion des tâches ;
• L’utilisation d’outils dédiés ;
• Une compréhension du besoin client.

En outre, tous ces points s’intègrent dans une suite d’étapes qui doivent être suivies avec rigueur si vous souhaitez atteindre les objectifs fixés tout en respectant scrupuleusement les conditions initiales.

Quelle est la différence entre management et gestion de projet ?

Le terme gestion est tout simplement la traduction en français du terme anglais management. Pour cette raison, management et gestion de projet recouvrent des réalités relativement similaires. Dans les deux cas, l’objectif est d’utiliser des outils et des méthodes pour atteindre des objectifs précis.

La différence entre les deux se situe au niveau de la portée. En effet, si la gestion de projet intègre des éléments de planification des opérations, de gestion du budget ou de gestion des risques, le management de projet va bien plus loin.

Ce management comprend deux éléments distincts :

• La gestion de projet : Utiliser des méthodes et des outils spécifiques pour agir sur des éléments très concrets (planning, ressources financières, etc.) ;
• La direction de projet : Celle-ci est l’adaptation des moyens humains aux objectifs fixés. Il s’agit donc de prendre en compte des éléments relationnels tels que la cohésion ou la coordination des équipes.

Ainsi, le management de projet intègre l’élément humain. La distinction est donc fondamentale, car les compétences techniques de l’encadrement ne suffisent plus au sein du management de projet. Au contraire, il est nécessaire d’ajouter des compétences très spécifiques telles que la gestion, la psychologie du travail ou la sociologie des organisations.

Le management collaboratif est aussi un bon exemple de la manière dont le management de projet intègre l’intelligence collective pour accroître à la fois l’engagement des collaborateurs et l’efficacité des équipes.

Quoi qu’il en soit, les expressions management de projet et gestion de projet ne s’opposent pas. Il est évident que pour atteindre les objectifs de l’entreprise, il est indispensable de prendre en compte à la fois les conditions techniques et matérielles de la réussite ainsi que les éléments humains.

Quels sont les 3 piliers de la gestion de projet ?

La gestion de projet est un processus délicat. En effet, le chef de projet doit sans cesse prendre en compte des contraintes incontournables pour atteindre ses objectifs. Ainsi, les trois piliers, qui sont aussi trois problématiques clés, doivent être solidement évalués pour espérer clore le projet dans les meilleures conditions.

Le facteur temps

La première chose à prendre en compte est le temps. Matérialisée par les délais à respecter, la question du temps est présente tout au long du projet. Différents facteurs influent sur les délais, dont les contraintes commerciales, les contraintes réglementaires ou bien encore les contraintes contractuelles.

Un management des équipes va permettre d’évaluer si les ressources humaines sont suffisantes pour réaliser l’ensemble des tâches. Si les ressources disponibles ne répondent pas aux besoins du projet en termes de quantité ou de qualité, il peut être opportun de recruter des profils experts ou de proposer une session de formation.

Chaque collaborateur doit trouver sa place au sein de l’initiative et le manager de projet doit se demander quel collaborateur doit réaliser quelle tâche, quand et comment. De cette manière, il est possible de mettre en place des méthodes de suivi de projet et d’analyse pour assurer une gestion de tâches pertinente.

Les spécifications techniques

Au-delà des simples dates à respecter, il est nécessaire de se poser la question de la portée du projet. Quelles sont les délimitations techniques du projet ? Quels sont les outils de gestion de projet et les technologies à utiliser pour le réaliser ? Toutes ces questions doivent obtenir une réponse complète et opérationnelle.

L’information transmise par le client permet alors d’évaluer si la qualité des produits ou services réalisés lors du projet répond bien aux spécifications attendues.

Notons aussi que l’utilisation temporaire d’outils de gestion d’entreprise ou logiciels spécialisés peut participer à répondre aux spécifications du cahier des charges.

Les ressources disponibles

Ces ressources sont principalement les ressources financières. Pour que le projet soit rentable et assurer un retour sur investissement optimal, le coût doit être évalué en amont et surveillé à chaque étape du projet.

Bien entendu, ce pilier va de pair avec le facteur temps. En effet, tout dépassement de délai peut entraîner des surcoûts importants.

Les trois piliers sont liés et interdépendants. Pour cette raison, une communication interne fluide entre tous les acteurs concernés est nécessaire pour garantir la performance.

Quelles sont les méthodes d’une gestion de projet ?

Les méthodes de gestion de projet sont diverses et répondent à différents besoins, selon la nature du projet et les ressources disponibles. Pour un projet structuré, où chaque étape doit être validée avant de passer à la suivante, la méthode Waterfall est idéale. Cette approche linéaire vous permet d’avoir un contrôle strict sur chaque phase, de la conception à la clôture du projet, en passant par l’exécution. Cependant, son inconvénient réside dans son manque de flexibilité si des changements surviennent en cours de route.

D’un autre côté, les méthodes agiles, comme Scrum ou Kanban, offrent davantage de souplesse. Ces approches sont particulièrement adaptées aux environnements où les besoins des clients peuvent changer rapidement. Par exemple, la méthode Scrum repose sur des sprints courts, qui permettent à l’équipe de livrer des produits fonctionnels à la fin de chaque cycle, tout en intégrant les retours d’expérience des utilisateurs finaux. Cela améliore la qualité des livrables et favorise une collaboration étroite entre les différentes parties prenantes.

La méthode Kanban, quant à elle, est idéale pour les équipes qui souhaitent visualiser l’avancement du travail en cours grâce à un tableau de bord simple et efficace. Chaque tâche est représentée par une carte, que l’on déplace au fur et à mesure de sa réalisation. Ce système visuel permet une meilleure organisation et une gestion optimale du flux de travail, sans surcharger l’équipe.

Enfin, il existe des approches plus spécifiques, comme PERT (Program Evaluation Review Technique) et Lean management, qui mettent l’accent sur l’optimisation des ressources et la réduction des délais. La méthode Lean, par exemple, est souvent utilisée dans les projets industriels ou logistiques pour éliminer les étapes inutiles et maximiser l’efficacité globale du projet.

Quelles sont les phases de la gestion de projet ?

Une gestion de projet optimale repose sur la mise en place de différentes phases. Au nombre de cinq, elles permettent de cadrer l’ensemble des processus. Ainsi, vous ne risquez pas de perdre du temps ou de gaspiller des ressources financières.

La préparation

En premier lieu, il est nécessaire de bien préparer le projet en amont. Cela permet d’identifier les parties prenantes et définir les grandes lignes du projet. En établissant une liste d’objectifs clairs, votre équipe va être en mesure de définir quelles sont les stratégies les plus pertinentes à mettre en œuvre pour atteindre l’objectif fixé.

Lors des réunions préparatoires, certains points doivent nécessairement être débattus et discutés en détail :

• L’objectif et les bénéfices attendus ;
• La portée du projet ;
• Les technologies utilisées ;
• Les risques ;
• L’ensemble des délivrables du projet.

Étudier tous ces points est incontournable pour savoir si le projet est faisable. De plus, la phase de préparation pose des bases solides pour les phases suivantes.

La planification

La seconde phase est celle de la planification. Elle permet de définir de manière plus précise le contenu du projet et ses contraintes. C’est notamment lors de cette étape que vous pouvez délimiter le projet. Les délais à respecter, les contraintes financières et les ressources humaines sont alors soigneusement évalués.

Pour créer un plan de projet efficace, différentes techniques peuvent être mises à profit. Nous pouvons notamment citer les objectifs SMART. Selon cette approche, chaque objectif de la feuille de route doit être :

• Spécifique ;
• Mesurable ;
• Atteignable ;
• Réaliste ;
• Temporellement défini.

La planification va ainsi intégrer les ressources humaines et financières pour réaliser les tâches nécessaires pour atteindre ces objectifs.

La mise en œuvre

Une fois que les bases sont posées, vous pouvez passer à la réalisation du plan. L’ensemble des tâches est distribué aux collaborateurs concernés. Un logiciel de gestion de projet en ligne est alors une solution idéale pour suivre l’avancée de chaque sous-étape.

Des outils digitaux sont en outre intéressants si vous optez pour une gestion de projet agile. Ce type de stratégie repose sur la collaboration et la communication entre les équipes et le client. À chaque retour et chaque itération, le produit ou service s’améliore jusqu’à atteindre le résultat exigé.

Dans tous les cas, la communication lors de cette phase est une condition sine qua non de la réussite du projet. Communication entre les collaborateurs, entre les équipes, mais aussi entre l’entreprise et le client.

Le suivi de la performance

En cours de projet, il est nécessaire de déployer des solutions de suivi de performance. Des logiciels adaptés permettent ainsi de suivre des KPIs ou indicateurs de performance pertinents.

L’usage de tels outils est très intéressant pour vérifier en permanence les éléments suivants :

• Le ROI, ou retour sur investissement ;
• L’indice de performance des coûts ;
• Le coût réel ;
• La valeur planifiée et la valeur acquise ;
• La performance des collaborateurs.

Ce suivi précis est incontournable pour s’assurer que les délais et les coûts sont respectés. Il s’agit de points essentiels pour garantir la rentabilité et l’efficacité des projets.

La clôture du projet

La dernière étape est celle de la clôture. Le service ou produit est remis au client et un bilan est réalisé. Ce dernier est très important pour identifier les faiblesses du projet et les points à améliorer. Chacun peut alors donner son ressenti et émettre des idées pour accroître l’efficacité des équipes.

Vous pouvez aussi envoyer des questionnaires de satisfaction à vos clients. Il s’agit de précieuses sources d’informations permettant d’optimiser sans cesse vos processus.

 

Quelle méthode adopter pour sa gestion de projet ?

Choisir la bonne méthode de gestion de projet dépend de nombreux facteurs, tels que la taille du projet, les ressources disponibles, le niveau de flexibilité souhaité, et les compétences des équipes. Si vous gérez un projet de grande envergure, où chaque phase doit être validée en amont et où les livrables sont bien définis dès le départ, la méthode Waterfall peut convenir. Elle permet une gestion rigoureuse, avec des délais clairement établis et un plan de projet précis. Cependant, vous devrez être vigilant sur la gestion des risques en cas de modification en cours de projet, car cela peut engendrer des retards coûteux.

Pour un projet qui nécessite une forte réactivité, l’approche agile est souvent la plus adaptée. Avec Scrum, vous pouvez organiser des réunions régulières, appelées sprints, afin d’ajuster les objectifs en fonction des retours clients. C’est une approche particulièrement efficace dans les secteurs du développement logiciel ou du marketing, où les besoins peuvent changer rapidement. Le Scrum Master, dans cette méthode, joue un rôle clé pour s’assurer que l’équipe reste alignée sur les objectifs du projet et que chaque itération apporte une amélioration du produit.

L’approche hybride, qui combine des éléments de Waterfall et d’agile, est également envisageable. Vous pouvez, par exemple, définir un cahier des charges clair au début du projet (comme dans Waterfall), tout en laissant une certaine flexibilité dans la phase d’exécution, avec des sprints courts pour ajuster les livrables (comme dans Scrum). Ce type d’approche peut être pertinent pour des projets de moyenne à grande envergure, où un équilibre entre rigueur et adaptation est nécessaire.

 

Les acteurs responsables de la gestion de projet en entreprise

Dans une entreprise, la gestion de projet implique plusieurs acteurs qui ont chacun des responsabilités bien définies.

• Le chef de projet est en charge de l’exécution globale du projet. Il s’assure que les objectifs du projet sont respectés, que les ressources sont bien allouées, et que le plan de projet est suivi. Il organise des réunions régulières pour suivre l’avancement du projet et ajuster le plan si nécessaire.
• Le Scrum Master, dans les projets agiles, est un facilitateur qui aide l’équipe à rester alignée avec les principes de la méthode agile et s’assure que les obstacles qui pourraient ralentir le projet sont levés. Il s’agit d’un rôle clé dans l’organisation des équipes agiles, en garantissant que les réunions sont productives et que chaque étape du projet avance dans la bonne direction.
• Les parties prenantes, qui incluent les clients et les sponsors, jouent également un rôle crucial. Elles définissent les objectifs du projet et veillent à ce que le produit final réponde à leurs attentes. Le Product Owner, par exemple, est responsable de traduire les besoins des clients en livrables concrets, en veillant à ce que les priorités soient bien définies dans le cahier des charges.
• Enfin, l’équipe projet regroupe les experts qui travaillent à la réalisation des tâches. Ils utilisent des outils de collaboration et de gestion, tels que des tableaux de bord ou des diagrammes de Gantt, pour suivre l’avancement et s’assurer que les délais sont respectés. Ensemble, tous ces acteurs contribuent à la réussite du projet en veillant à une coordination efficace tout au long du cycle de vie du projet.

Comment peut-on se former à la gestion de projet ?

Se former à la gestion de projet est un passage quasi obligatoire pour quiconque souhaite devenir un chef de projet compétent. De nombreuses entreprises exigent des certifications reconnues, comme le PMP (Project Management Professional), qui est l’une des plus recherchées dans le domaine. Cette certification couvre les fondamentaux de la gestion de projets, des techniques de planification à la gestion des risques, en passant par l’optimisation des ressources et la maîtrise des délais.

Les certifications PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) sont également très populaires, notamment en Europe. Elles mettent l’accent sur la gestion des risques et des coûts, et sont conçues pour des projets complexes où plusieurs parties prenantes sont impliquées. Ces formations vous aident à maîtriser les concepts clés de la gestion de projet et vous permettent de mieux organiser et planifier vos actions.

Pour ceux qui souhaitent explorer des approches agiles, les certifications Scrum Master ou Agile Project Management sont de bonnes options. Ces formations vous apprennent à travailler en sprints courts, à tenir des réunions efficaces, et à ajuster rapidement le projet selon les retours des clients.

Enfin, il existe de nombreux outils en ligne pour vous former à la gestion de projets. Des plateformes comme Coursera, Udemy ou LinkedIn Learning proposent des cours accessibles sur des sujets tels que le cycle de vie des projets, la mise en œuvre d’un tableau de bord, ou encore l’utilisation d’outils comme Trello, Jira, ou Slack. Ces outils sont de véritables atouts pour structurer et centraliser les informations, permettant une gestion fluide des tâches et une collaboration efficace entre les équipes.