transfert de fichier ordinateur
Collaboration

Transfert de fichier : Comment choisir le meilleur outil ?

Boîte mail, outil dédié ou plateforme collaborative, la meilleure solution de transfert de fichier est celle qui répond à vos besoins spécifiques.

Par l’équipe Slack5 décembre 2022

La communication interne et le partage de fichiers sont des éléments incontournables du travail collaboratif. Pour cette raison, il est important de trouver un outil de transfert de fichier performant. Vous pourrez alors gagner en fluidité et en sécurité lors des échanges entre les collaborateurs ou les différents pôles de votre entreprise. Cependant, la solution de transfert doit absolument répondre à vos besoins et posséder les spécificités indispensables pour accompagner la performance de vos équipes.

Quel outil de transfert de fichier utiliser ?

La boîte mail est encore très utilisée en entreprise. Pourtant, elle peut être la cible de pirates informatiques. Les conséquences peuvent alors être très graves. En effet, les malfaiteurs peuvent en profiter pour pirater vos comptes de réseaux sociaux ou usurper l’identité de collaborateurs ou de dirigeants de l’entreprise. Pour cette raison, les échanges de documents par mail ne sont pas forcément les plus adaptés. D’autant que si vos collaborateurs doivent transférer des fichiers volumineux, les boîtes mail peuvent rapidement être trop limitées.

D’autres solutions existent heureusement et se révèlent plus performantes pour un usage professionnel. C’est notamment le cas des outils spécifiquement et uniquement dédiés à l’envoi de fichiers. Souvent proposés sous forme de logiciels SaaS, ils permettent d’échanger des documents en utilisant le Cloud.

Vous pouvez aussi choisir d’utiliser des plateformes collaboratives en ligne. Ce type de solution tout-en-un propose un service de messagerie, des fonctionnalités de transfert de documents sécurisés et parfois de gestion de projet.

Quelle que soit votre préférence, l’important est de privilégier une solution sécurisée et permettant l’envoi rapide et simple de vos documents.

Comment choisir son outil de transfert de fichier ?

Le meilleur outil de transfert de fichier pour votre entreprise est celui qui répond le mieux à vos problématiques. Ainsi, la première chose à faire est de déterminer vos besoins métiers avec une grande précision.

Par exemple, des limites de taille existent dans le cadre de l’envoi de fichiers volumineux. Exprimée en Go, celle-ci varie fortement en fonction des outils. Les outils gratuits offrent souvent une limite de taille aux alentours de 2 Go. Au contraire, les solutions payantes peuvent atteindre des limites bien supérieures ou même supprimer cette limite de taille.

Hormis la question de l’expédition de gros fichiers, votre entreprise doit prendre en considération de nombreux autres éléments :

  • L’espace de stockage disponible ;
  • La rapidité de transfert de fichier ;
  • Le nombre de pièces jointes acceptées ;
  • La technologie de compression utilisée ;
  • L’existence d’un chiffrement des envois ;
  • La sécurisation des données ;
  • Les formats de fichiers transférables.

Une fois que vous aurez soigneusement établi votre liste de critères, comparez différentes solutions pour évaluer leur adéquation avec les besoins de votre entreprise.

Comment transférer ses fichiers en toute sécurité ?

La sécurité doit être l’une de vos préoccupations lorsque vous envoyez des fichiers. En effet, des données personnelles des employés ou des données stratégiques pourraient être piratées. Pour cette raison, il est indispensable que votre service de transfert soit lui-même sécurisé.

Ainsi, la présence de certains certificats ou attestations de sécurité pour démontrer le savoir-faire et le degré de sécurisation d’un outil est importante. De même, certaines fonctionnalités sont de nos jours incontournables. Citons notamment la gestion des identités, l’existence de clés de chiffrement ainsi qu’un stockage des données respectant le RGPD (Règlement général sur la protection des données).

La sécurité passe aussi par un comportement responsable de la part des collaborateurs. Comme le rappelle l’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information), les courriels et les pièces jointes jouent un rôle central dans les tentatives d’intrusion. Par conséquent, il est conseillé de privilégier des outils collaboratifs sécurisés pour réaliser un transfert de fichier. Ensuite, il est essentiel de toujours vérifier l’identité des destinataires lorsque vous souhaitez partager des fichiers.

L’idéal est bien entendu un outil centralisant vos échanges et intégrant un haut degré de sécurisation. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur votre travail et moins vous préoccuper de la sécurité informatique de votre entreprise.

Comment faire un transfert de fichier Slack ?

Slack est une solution de travail collaboratif. Au-delà des services de messagerie proposés, l’outil permet aussi d’échanger des documents en toute sécurité. À tout instant, la plateforme centralise l’ensemble des discussions avec vos collaborateurs. Les fichiers peuvent être volumineux ou provenir d’une application tierce telle que Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Dans Slack, les discussions sont organisées sous forme de canaux. Ces espaces regroupent les utilisateurs par projet ou par équipe. Pour partager un fichier, il suffit de se rendre dans le bon canal.

Un simple glisser-déposer sur ordinateur ou un clic sur l’icône « + » dans la zone de message suffit pour envoyer des fichiers à vos collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité de partager des fichiers en dehors de la plateforme en créant un lien externe.

Ainsi, la plateforme Slack permet d’assurer un transfert de fichier simple, rapide et sécurisé en quelques clics.

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