Transfert de fichier : Comment choisir le meilleur outil ?

La communication interne et le partage de fichiers sont des éléments incontournables du travail collaboratif. Pour cette raison, il est important de trouver un outil de transfert de fichier performant. Vous pourrez alors gagner en fluidité et en sécurité lors des échanges entre les collaborateurs ou les différents pôles de votre entreprise. Cependant, la solution de transfert doit absolument répondre à vos besoins et posséder les spécificités indispensables pour accompagner la performance de vos équipes.

Qu’est-ce qu’un outil de transfert de fichier ?

Un outil de transfert de fichier est une solution numérique qui permet d’envoyer facilement des fichiers de toutes tailles à un destinataire, quel que soit son emplacement. Que vous souhaitiez partager des documents de travail, des images, des vidéos, ou encore des fichiers volumineux, cet outil vous offre une méthode simple et rapide pour envoyer et recevoir des fichiers. Contrairement aux e-mails, qui imposent souvent une limite de taille aux pièces jointes, un outil de transfert de fichiers vous permet d’envoyer des fichiers sans contrainte de poids, jusqu’à plusieurs Go de fichiers en une seule opération.

L’utilisation de ces outils est devenue indispensable pour les entreprises qui manipulent régulièrement de gros fichiers. Ils offrent des services de transfert de fichiers rapides et sécurisés, garantissant la confidentialité de vos données. De plus, ces outils permettent de générer un lien de téléchargement pour le destinataire, simplifiant le processus d’envoi et de réception.

Comment fonctionne un outil de transfert de fichier ?

Le fonctionnement d’un outil de transfert de fichier est généralement intuitif. Voici comment il opère : vous déposez vos fichiers ou dossiers sur la plateforme, puis le service génère un lien de téléchargement. Ce lien peut ensuite être partagé avec votre destinataire, lui permettant de télécharger les fichiers directement. Certains outils proposent également une fonctionnalité de protection par mot de passe pour renforcer la sécurité des transferts.

Les étapes pour utiliser un outil de transfert de fichier sont les suivantes :

 

• Déposez vos fichiers : Glissez-déposez vos fichiers volumineux ou dossiers sur la page dédiée du service de transfert.
• Générez un lien : Un lien de téléchargement est créé automatiquement. Vous pouvez l’envoyer au destinataire via e-mail, messagerie, ou tout autre moyen.
• Envoyez et téléchargez : Le destinataire peut ensuite télécharger les fichiers en quelques clics, de manière simple et sécurisée.

 

De plus, ces outils incluent des fonctionnalités avancées telles que l’envoi de fichiers avec une limite de taille spécifiée, le suivi des transferts, et la possibilité de recevoir des fichiers en retour. Certains services permettent d’envoyer des fichiers gratuitement, tandis que d’autres offrent des options payantes pour des transferts de fichiers encore plus volumineux ou avec des garanties supplémentaires de sécurité.

 

Quelles sont les fonctionnalités que doit avoir un outil de transfert de fichier ?

Un outil de transfert de fichier performant doit disposer de plusieurs fonctionnalités essentielles pour répondre aux besoins des utilisateurs :

Transfert de gros fichiers

La capacité à transférer des fichiers volumineux, dépassant les limites traditionnelles des e-mails, est primordiale. Recherchez un service qui offre une limite de taille généreuse, allant souvent jusqu’à plusieurs Go de fichiers.

Sécurité des transferts

La protection de vos données personnelles est essentielle. Un bon outil inclut des mesures de sécurité, telles que le chiffrement des transferts de fichiers et la protection par mot de passe. Cela garantit que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux fichiers envoyés.

Lien de téléchargement

L’outil doit permettre de générer un lien de téléchargement, facilitant le partage de fichiers. Ce lien peut être protégé par un mot de passe et expirer après un certain nombre de jours pour renforcer la confidentialité.

Rapidité et fiabilité

Le transfert de fichiers doit être rapide et sécurisé. L’outil doit permettre d’envoyer un fichier sans interruption, même si le fichier est volumineux, et garantir une bonne vitesse de téléchargement pour les destinataires.

Options de personnalisation

Certains services offrent des options supplémentaires, comme la personnalisation du lien de téléchargement ou l’ajout d’un message pour le destinataire. D’autres permettent d’envoyer des fichiers à plusieurs destinataires simultanément.

Suivi et gestion des transferts

La possibilité de suivre l’état des transferts de fichiers et de savoir si vos fichiers ont été téléchargés par le destinataire. Cela est particulièrement utile dans un contexte professionnel pour garantir que les documents importants ont bien été reçus.

Envoi et réception de fichiers

Non seulement l’outil doit permettre d’envoyer des fichiers, mais il doit également offrir la possibilité aux autres de vous envoyer des fichiers facilement. Cela simplifie le partage et la collaboration, surtout lorsque vous travaillez en équipe.

Quel outil de transfert de fichier utiliser ?

La boîte mail est encore très utilisée en entreprise. Pourtant, elle peut être la cible de pirates informatiques. Les conséquences peuvent alors être très graves. En effet, les malfaiteurs peuvent en profiter pour pirater vos comptes de réseaux sociaux ou usurper l’identité de collaborateurs ou de dirigeants de l’entreprise. Pour cette raison, les échanges de documents par mail ne sont pas forcément les plus adaptés. D’autant que si vos collaborateurs doivent transférer des fichiers volumineux, les boîtes mail peuvent rapidement être trop limitées.

D’autres solutions existent heureusement et se révèlent plus performantes pour un usage professionnel. C’est notamment le cas des outils spécifiquement et uniquement dédiés à l’envoi de fichiers. Souvent proposés sous forme de logiciels SaaS, ils permettent d’échanger des documents en utilisant le Cloud.

Vous pouvez aussi choisir d’utiliser des plateformes collaboratives en ligne. Ce type de solution tout-en-un propose un service de messagerie, des fonctionnalités de transfert de documents sécurisés et parfois de gestion de projet.

Quelle que soit votre préférence, l’important est de privilégier une solution sécurisée et permettant l’envoi rapide et simple de vos documents.

Comment choisir son outil de transfert de fichier ?

Le meilleur outil de transfert de fichier pour votre entreprise est celui qui répond le mieux à vos problématiques. Ainsi, la première chose à faire est de déterminer vos besoins métiers avec une grande précision.

Par exemple, des limites de taille existent dans le cadre de l’envoi de fichiers volumineux. Exprimée en Go, celle-ci varie fortement en fonction des outils. Les outils gratuits offrent souvent une limite de taille aux alentours de 2 Go. Au contraire, les solutions payantes peuvent atteindre des limites bien supérieures ou même supprimer cette limite de taille.

Hormis la question de l’expédition de gros fichiers, votre entreprise doit prendre en considération de nombreux autres éléments :

• L’espace de stockage disponible ;
• La rapidité de transfert de fichier ;
• Le nombre de pièces jointes acceptées ;
• La technologie de compression utilisée ;
• L’existence d’un chiffrement des envois ;
• La sécurisation des données ;
• Les formats de fichiers transférables.

Une fois que vous aurez soigneusement établi votre liste de critères, comparez différentes solutions pour évaluer leur adéquation avec les besoins de votre entreprise.

Quels types de fichier peut transférer un outil de transfert de fichier ?

Les outils de transfert de fichiers sont conçus pour gérer une grande variété de types de fichiers.

Documents

Les formats courants comme PDF, DOCX, XLSX peuvent être transférés facilement, ce qui est idéal pour partager des rapports, des contrats, ou d’autres documents professionnels.

Images et vidéos

Les fichiers multimédias, tels que les images (JPEG, PNG) et les vidéos (MP4, MOV), souvent volumineux, peuvent être envoyés rapidement grâce à ces outils. C’est particulièrement utile pour les équipes marketing et créatives qui travaillent avec des fichiers haute résolution.

Fichiers compressés

Les fichiers ZIP et RAR permettent de compresser plusieurs fichiers ou dossiers en un seul, facilitant ainsi le transfert. Cela est utile lorsque vous devez partager une grande quantité de données en une seule fois.

Données brutes

Des fichiers de données tels que CSV, XML, ou JSON, souvent utilisés dans le cadre de l’analyse de données ou de la programmation, peuvent être partagés via ces outils.

Logiciels et applications

Les fichiers exécutables, les logiciels, ou les applications (EXE, DMG) peuvent également être transférés. Les équipes de développement utilisent fréquemment ces outils pour partager des builds, des mises à jour, ou des scripts.

Les outils de transfert de fichiers sont ainsi adaptés à un large éventail de besoins, que ce soit pour l’envoi de fichiers volumineux ou pour le partage de fichiers sensibles. Certains services proposent même des fonctionnalités spécifiques, comme la détection de virus avant le téléchargement ou l’intégration de conditions d’utilisation pour un usage plus contrôlé.

Comment transférer ses fichiers en toute sécurité ?

La sécurité doit être l’une de vos préoccupations lorsque vous envoyez des fichiers. En effet, des données personnelles des employés ou des données stratégiques pourraient être piratées. Pour cette raison, il est indispensable que votre service de transfert soit lui-même sécurisé.

Ainsi, la présence de certains certificats ou attestations de sécurité pour démontrer le savoir-faire et le degré de sécurisation d’un outil est importante. De même, certaines fonctionnalités sont de nos jours incontournables. Citons notamment la gestion des identités, l’existence de clés de chiffrement ainsi qu’un stockage des données respectant le RGPD (Règlement général sur la protection des données).

La sécurité passe aussi par un comportement responsable de la part des collaborateurs. Comme le rappelle l’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information), les courriels et les pièces jointes jouent un rôle central dans les tentatives d’intrusion. Par conséquent, il est conseillé de privilégier des outils collaboratifs sécurisés pour réaliser un transfert de fichier. Ensuite, il est essentiel de toujours vérifier l’identité des destinataires lorsque vous souhaitez partager des fichiers.

L’idéal est bien entendu un outil centralisant vos échanges et intégrant un haut degré de sécurisation. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur votre travail et moins vous préoccuper de la sécurité informatique de votre entreprise.

Comment faire un transfert de fichier Slack ?

Slack est une solution de travail collaboratif. Au-delà des services de messagerie proposés, l’outil permet aussi d’échanger des documents en toute sécurité. À tout instant, la plateforme centralise l’ensemble des discussions avec vos collaborateurs. Les fichiers peuvent être volumineux ou provenir d’une application tierce telle que Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Dans Slack, les discussions sont organisées sous forme de canaux. Ces espaces regroupent les utilisateurs par projet ou par équipe. Pour partager un fichier, il suffit de se rendre dans le bon canal.

Un simple glisser-déposer sur ordinateur ou un clic sur l’icône « + » dans la zone de message suffit pour envoyer des fichiers à vos collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité de partager des fichiers en dehors de la plateforme en créant un lien externe.

Ainsi, la plateforme Slack permet d’assurer un transfert de fichier simple, rapide et sécurisé en quelques clics.