Qu’il s’agisse de se débattre avec des processus inefficaces en silos et un manque d’implication des collaborateurs, ou de donner un coup de jeune aux processus métier, l’optimisation des procédures présente de nombreux avantages pour toutes les équipes. Une étude du cabinet IDC révèle que la plupart des entreprises ont observé une augmentation de la productivité au travail de 25 à 30 % en transformant leurs méthodes de travail.
Voici une présentation de quelques-uns des principaux outils de gestion des flux de travail, avec des informations sur la manière dont ils peuvent vous aider à gagner en flexibilité à grande échelle.
Qu’est-ce que la gestion des méthodes de travail et en quoi est-elle importante ?
Chaque entreprise fonctionne selon une structure organisationnelle plus ou moins bien définie, et chaque équipe au sein de cette structure est chargée de mettre en œuvre certains processus au quotidien. La gestion des méthodes de travail permet de rationaliser cette approche en clarifiant les rôles, en optimisant la productivité (souvent par le biais d’éléments automatisés) et de réduire les risques d’erreur.
Il existe différentes approches, s’appuyant sur un certain nombre de théories des entreprises, mais la solution la mieux adaptée à votre structure dépendra de votre secteur, de votre budget et des problématiques spécifiques à traiter. Si certaines des solutions qui suivent facilitent la gestion de vos flux de travail, d’autres vous permettent de les optimiser en fonction de vos besoins. Il est donc recommandé de bien avoir vos flux de travail en tête avant de choisir un outil de gestion.
Trello
Qu’est-ce que c’est : un ensemble de panneaux d’affichage avec des fiches et notes adhésives, mais au format numérique
Tarif : Gratuit (Basic), 9,99 $ par utilisateur et par mois (Business), 20,83 $ par utilisateur et par mois (Enterprise)
Utilisé par : Google, Kickstarter, National Geographic
Adapté pour : Les entreprises de petite taille avec un budget réduit, les débutants en matière de solutions de gestion des flux de travail
Ce n’est pas pour vous si : Vous avez besoin d’une solution plus complexe sur le plan technique ou spécifique à votre secteur
Trello est l’outil parfait pour les entreprises de petite taille, qui rencontrent peu de difficultés avec la gestion de leurs flux de travail. Son design épuré est également idéal pour une utilisation personnelle.
Trello se compose de tableaux s’appuyant sur la méthode kanban. Les tâches sont présentées sous forme de cartes, rattachées en colonnes à des projets, peuvent être personnalisées à l’aide de pièces jointes, de liens ou de fils de discussion, et peuvent être attribuées à des membres. C’est une présentation simple et lisible qui convient à toutes les entreprises, du moment que vous n’avez pas besoin d’un éventail de fonctionnalités ultra-spécifiques.
- Ajoutez des commandes barre oblique et des actions directement dans les messages Slack
- Ajoutez, supprimez ou validez des rappels dans Slack
- Accédez à votre contenu dans des canaux Slack publics ou privés
Smartsheet
Qu’est-ce que c’est : Microsoft Excel avec davantage de fonctionnalités
Tarif : 14 $ par utilisateur et par mois (Individuel), 25 $ par utilisateur et par mois (Affaire), variable (Entreprise)
Utilisé par : PayPal, Whirlpool, Habitat for Humanity
Adapté pour : Secteurs qui utilisent régulièrement des feuilles de calcul, grandes entreprises
Ce n’est pas pour vous si : Votre équipe a besoin d’une solution plus modulaire ou plus ouverte à la créativité
Fondée en 2005, Smartsheet a su rester une solution simple et claire. Elle est plutôt bien présentée et propose quelques fonctionnalités modulaires pour mettre en place des flux de travail et organiser les projets.
Contrairement à Trello, elle est pensée pour les entreprises. Elle propose des fonctionnalités pour le suivi des indicateurs, et des intégrations logicielles avec Google ou Salesforce, entre autres.
- Gérez vos activités Smartsheet directement dans Slack
- Donnez à vos équipes les moyens d’automatiser les processus répétitifs
- Définissez des alertes Smartsheet et afin qu’elles soient envoyées vers des canaux et messages directs Slack
Asana
Qu’est-ce que c’est : Une solution évolutive et attrayante qui nécessite une certaine prise en main
Tarif : Gratuit (Basic), 9,99 $ par utilisateur et par mois (Premium), 19,99 $ par utilisateur et par mois (Business), variable (Enterprise)
Utilisé par : NASA, Google, Deloitte
Adapté pour : Les entreprises qui souhaitent s’engager sur une plateforme unique pour une approche transversale et créative de la gestion de projets, pour les entreprises dont les collaborateurs intègrent facilement de nouvelles solutions technologiques
Ce n’est pas pour vous si : Votre gestion des processus est peu problématique et vous souhaitez passer du temps à apprendre à utiliser l’outil
Asana, l’une des solutions de gestion des flux de travail les plus robustes de la liste, est très polyvalente. L’espace de gestion des projets inclut des modèles pour tous les secteurs, comme l’informatique, l’ingénierie, les ressources humaines ou le design.
Néanmoins, son point fort est à double tranchant. Avec autant de fonctionnalités personnalisables, il est difficile à bien prendre en main si vous n’êtes pas familiarisé avec ce genre de solutions technologiques. Avant de déployer Asana auprès de vos collaborateurs, il est recommandé d’organiser des formations et de mettre en place de bonnes pratiques d’utilisation.
- Transformez un message Slack en tâche Asana ou ajoutez-le à une tâche existante
- Recevez des notifications dans Slack sur les activités dans Asana
- Liez un projet Asana spécifique à un canal Slack
Monday
Qu’est-ce que c’est : Un classeur avec un code couleur
Tarif : 39 $ par mois (Basic), 49 $ par mois (Standard), 79 $ par mois (Pro), variable (Enterprise). Les tarifs de chaque forfait varient en fonction du nombre d’utilisateurs.
Utilisé par : Lonely Planet, WeWork, Samsung
Adapté pour : Les équipes qui ont besoin d’une intégration rapide et souhaitent passer peu de temps sur la plateforme, les équipes qui apprécient une interface tactile et visuelle, les entreprises avec un budget conséquent
Ce n’est pas pour vous si : Vous avez besoin d’outils de gestion spécifiques à un secteur d’activité, vous avez un budget limité, ou votre équipe se compose d’utilisateurs qui se connectent à des fréquences différentes
Si vos équipes sont frustrées par la rigidité des feuilles de calcul et préfèrent les solutions visuelles en glisser-déposer, Monday est peut-être la solution pour vous. Anciennement appelée Dapulse, cette plateforme rend la gestion de flux de travail modulaire et attrayante.
Avec Monday, il est néanmoins difficile de conserver une approche rationalisée. Comme Asana, cette solution est extrêmement personnalisable, mais Monday vous permet d’adopter une approche simple, du moment que vos collègues n’abusent pas des fonctionnalités comme les commentaires. Monday propose également une tarification plus segmentée, aussi bien adaptée aux grandes entreprises avec un budget conséquent, qu’aux plus petites qui souhaitent se développer.
- Créez des tâches depuis Slack vers monday.com avec une simple commande
- Liez un tableau monday.com à un canal Slack pour recevoir une notification chaque fois que le tableau est modifié
Airtable
Qu’est-ce que c’est : Les cartes de Trello, les feuilles de calcul de Smartsheet, l’esthétique de Monday et les fonctionnalités de commentaires de Google Docs
Tarif : Gratuit, 10 $ par utilisateur et par mois (Plus), 20 $ par utilisateur et par mois (Pro), variable (Enterprise)
Utilisé par : BuzzFeed, JetBlue, Shopify
Adapté pour : Les entreprises à la recherche de simplicité et d’évolutivité, les utilisateurs de Smartsheet qui recherchent une solution au design plus attrayant
Ce n’est pas pour vous si : Vos équipes ont besoin de fonctionnalités de mise en page ou de visualisation plus évoluées que des simples feuilles de calcul
Airtable se présente comme la fusion entre les feuilles de calcul et les bases de données. Cette plateforme combine les fonctionnalités des autres outils de la liste, avec en plus des fonctionnalités de gestion de bases de données.
Il ne s’agit pas vraiment d’un outil de gestion mais plutôt de facilitation des flux de travail. Il est adapté aux équipes qui ont besoin de gérer et présenter d’importants volumes d’informations, mais n’est pas recommandé pour les équipes gérant des projets transverses. Pour ce type d’approche, vous aurez besoin d’un outil supplémentaire. Airtable propose de nombreuses ressources et vidéos pour vous aider à parfaire votre apprentissage.
- Utilisez Airtable pour partager des questionnaires et gérer les réponses, organiser des informations et des idées, ou encore gérer des contacts et clients
- Tirez parti des nombreux modèles pour vous lancer
- Profitez d’une intégration avec Slack pour publier automatiquement un message dès que vos bases de données sont modifiées
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