關於此範本
你是否曾經為團隊會議擬定好明確的議程，最後卻時間不夠用，讓所有人都感到困惑，還必須再安排另一次會議才能完成討論？其實有更好的方法。
Slack 的會議議程範本幫助你提高會議效率，讓你看得到明確且實際的會議成果，透過在一處容易存取的位置記錄團隊的進度、後續步驟、潛在障礙、筆記、需求等內容來節省時間；這才是會議議程該有的樣子。
什麼是會議議程範本？
會議議程範本是 Slack 上的一種可重複使用的文件，任何團隊都可用它來撰寫主題和筆記、新增行動項目、連結和其他元素，以規劃和進行富有成效的會議。會議議程範本讓團隊能夠：
- 在一份文件上協作並溝通所有工作
- 追蹤成果和進度
- 張貼每位與會者在會議中的負責事項
- 進行更新並即時查看所有變更
- 標準化會議格式
- 識別行動項目並在過程中分配這些項目
我們的會議議程範本有哪些優點？
使用我們的會議議程範本簡化團隊會議
會議議程範本是一個簡單、有效的解決方案，旨在為任何類型的團隊會議提高做筆記的效率。Slack 的會議議程範本非常適合希望提高生產力並改善會議溝通的團隊，它可以幫助提供結構化的格式來擷取及整理會議詳細資料，以確保每一次討論都簡潔明瞭，每一個決策都可記錄下來。如此一來，你的會議將更有效、更為可行且易於存取，方便團隊成員日後參考。
協作式會議議程準備
會議議程範本讓團隊成員能夠同時協同編輯共用的畫板，並且只需在一個存取位置即可掌握議程主題和關鍵連結。這樣的設計有助於以更有條理的方式準備會議，確保所有參與者在會議開始前都保持同調。透過議程和相關資源集中化，團隊可以節省時間、減少混亂並提升整體會議體驗。無論是規劃每週團隊會議、董事會議還是專案啟動會議，此範本都有助於涵蓋所需的一切，讓會議有效進行。
使用會議議程範本提高工作一致性
會議議程範本的主要功能之一是幫助團隊在會議期間協調工作和行動項目。此功能讓責任指派和期限設定變得簡單，確保每位團隊成員都清楚會議對他們的要求。無論是追蹤後續行動、複查專案里程碑，還是規劃一對一的會議議程，這種明確的工作劃分都能帶來更好的問責制和後續執行力，提升生產力並確保會議結果有效實施，即使有人無法參加會議也不是問題。
使用會議議程範本優化會議結果
使用會議議程範本，團隊不僅能更有效地規劃及進行會議，還能追蹤會議後的結果和行動項目。這種連續的準備、執行和跟進循環，將會議從單純的討論轉變為高效率的生產力和決策會議。無論是正式會議、每日快速會議還是全員大會，會議議程範本是讓每次會議發揮價值的必備工具。其設計旨在確保不會遺漏任何內容，無論是追蹤會議紀錄還是確保所有人都能遵循最佳實務。
議程格式：讓所有人保持同調的六個要素
精心規劃的會議議程格式通常具有某些要素來吸引與會者並釐清主題，例如目標、問題區段、下一步行動等。包含這些要素有助於你的團隊在每次會議前即瞭解預期內容，以便他們能準備並就計劃表或主題提出問題。然後你可以根據需要調整議程以回應回饋意見，避免實際開會時花時間處理這些瓶頸。
無論是正式會議、專案啟動會議、全員大會還是每日例行會議，以下六個要素將有助於讓每個人掌握資訊和參與：
- 明確的目標：以清單的形式確定會議的預期結果，讓目標清晰易讀。
- 提醒：排定訊息和會議提醒，幫助參與者記住履行他們的職責。
- 時間分配：分配一定的時間給團隊成員進行主題報告。像 Zoom 或 Asana 等整合功能可確保他們能夠規劃定時報告，同時保持主要議程順暢進行。
- 建議與問題：指定一個建議與問題的區段，可以提高會議參與度。
- 參考資料或圖片：在議程中附加簡報、檔案或圖片，為團隊提供圍繞會議主題的提醒或背景資訊。
- 後續步驟：直接從範本內為參與者指派行動項目並附上截止日期。
議程格式：每日例行會議、領導會議、專案啟動會議，哪種會議範本適合你的團隊？
根據要舉辦的會議類型，某些範本可能比其他範本更符合你的目標。例如，銷售團隊可能希望使用含有使用案例示範和發展藍圖區段的範本來傳達產品更新。行銷團隊可以使用有預留空間的範本，讓專案利害關係人加入他們的聯絡資訊，包括活動將出現在哪些頻道、行銷素材連結、嵌入式行銷資料等等。我們來瞭解幾種會議類型以及會議理想範本可能包含的內容。
會議議程範本
團隊領導者可以將這個簡單的會議議程範本用於任何類型的會議，從一對一會談到全部門集會都可以。會議議程範本應該包含要討論的主題、行動項目和筆記，但經理人員也可以加入一些要素盡可能讓會議具有成效。例如，每日例行會議可包含：
- 挑戰或阻礙
- 自上次例行會議以來達成的成果
- 下次例行會議前預計達成的目標
專案管理範本
在推出新倡議時，你需要提供必要資訊讓會議與會者瞭解專案的用途、目標、利害關係人，以及達成成果所需的任何資訊。專案管理範本可能包含專案目標、目標受眾及如何找出目標受眾、團隊將使用的頻道和平台等區段。
- 主要利害關係人
- 專案時程、截止日期和里程碑
- 風險和挑戰
- 資源，如行銷素材、產品規格等
團隊簽到範本
透過專案啟動範本推出專案後，你可能希望實行每週會議以記錄進度、解決瓶頸、貼上重要連結等。每週同步 (例如透過 Slack 的團隊簽到範本) 讓團隊成員對達成團隊和個人目標負責，同時讓經理人員瞭解是否以及何時需要提供協助。以下是每週同步議程可以包含的內容：
- 專案進度概覽
- 可供深思進展順利之事項的空間
- 進展不順利事項的標題
- 詢問員工在哪方面投入最多精力的標題
- 說明後續步驟的地方
產品簡介範本
產品經理可以使用產品簡介範本向領導階層說明新功能或工具。產品簡介讓每位成員對產品的用途、功能、開發時程、團隊如何衡量成功以及可供參考的資源達成共識。以下是範本範例可以包含的內容：
- 主要利害關係人
- 產品描述
- 問題陳述
- 主要功能
- 里程碑
- 成功條件
- 風險和挑戰
- 資源
- 啟動會議的筆記
議程格式：第三方整合補充你的會議議程範本
不同於靜態的紙本議程，動態範本讓你能與第三方工具整合，執行能讓你和團隊節省時間並提升工作效率的動作。整合的主要功能之一是使用者可以不必退出範本即可完成動作。
透過整合你已在使用且喜愛的工具，可防止與議程相關的溝通錯誤、節省時間、避免混淆，並讓員工能更快完成工作。以下是實際層面上整合為團隊帶來的好處：
為團隊會議議程增加背景資訊
對於銷售團隊來說，在會議之前，如果能在同一個地方聆聽強有力的銷售推銷錄音並提出問題，那該有多方便？透過 Slack 的 Loom 整合，銷售商機就能做到這一點。
排定提醒和設定會議
我們都說過要排定提醒或安排會議，然後就忘記了。日曆應用程式，例如 Google 日曆，讓你直接在範本上立即安排提醒和會議。這不僅可以防止未排定的提醒，而且在記憶猶新時安排下次會議，可以避免隨著一週內每個人行事曆的排滿而發生的時間衝突。
指派工作並查看已更新的專案進度
與專案管理應用程式 (如 Asana) 整合很有幫助，因為你可以直接從範本知道團隊成員的準備進度。不必擔心稍後忘記更新進度或需要在專案看板和範本上都指派工作，從一個檢視畫面即可查看及完成動作。
在會議期間或會議後獲得意見回饋
表單和問卷調查工具 (如 Polly) 可以讓靈活的團隊在即時回應表單上簽到，使快速會議更快更有效率的進行。當經理人員想在會議期間提出問題時，他們可以加入一個簡單的問卷調查，並在每週會議議程範本中立即檢視結果。
Slack 的會議議程範本：透過有成效的會議取得實質的成果
無需在 Google 搜尋「如何撰寫會議議程」。Slack 的各種會議議程範例和格式可以輕鬆幫助團隊達成共識。你可以在 Slack 生態系統內新增議程項目、做筆記、標記團隊成員、增加專案工作清單、記錄要點，並使用數千種整合高效率地協作。為了盡可能發揮團隊協作的精神，可考慮將 Slack 的每週同步議程加到團隊的工作作業中。
