Peter Foley hat LetsGetChecked 2015 gegründet, um das Gesundheitswesen für alle zugänglicher zu machen. Medizinische Selbsttests für zu Hause sollten seiner Auffassung nach dazu in der Lage sein, die Anzahl der Krankenhausbesuche und medizinischen Eingriffe zu verringern und darüber hinaus sogar bestimmte Krankheiten aufdecken, die sonst unbemerkt bleiben würden.
Zu Beginn beschäftigte das virtuelle Gesundheitsunternehmen nur ein paar Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in einem Haus in Dún Laoghaire, einem Vorort von Dublin, arbeiteten. Heute verfügt das Unternehmen – von der Herstellung und dem Vertrieb bis zu den Labortests und Ergebnissen – über den kompletten Produktlebenszyklus, hat nach Großbritannien sowie in die USA expandiert und hat erfolgreich Fördermittel in Höhe von 114 Millionen USD eingeworben. Seit 2020 verkauft LetsGetChecked auch Corona-Tests – bis jetzt wurden über eine Millionen Tests verschickt – und der Umsatz des Unternehmens ist um 800 % gestiegen.
Javier de Vega Ruiz, der Chief Software Engineer von LetsGetChecked, hat den beachtlichen Unternehmenserfolg persönlich miterlebt. Als er 2016 eingestellt wurde, arbeiteten in der Entwicklungsabteilung nur zwei Personen. Heute beschäftigt die Abteilung 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihr Aufgabenbereich ist enorm gewachsen. De Vega Ruiz wurde schnell klar, dass die Kommunikation per E-Mail nicht mit dem rasanten Unternehmenswachstum Schritt halten konnte und er entschied sich dafür, als Kollaborationsplattform Slack einzuführen.
Am Anfang hat er das Tool verwendet, um Besprechungen mit dem vielbeschäftigten Kernteam der Führungskräfte zu beschleunigen und die dortige Zusammenarbeit zu verbessern. Doch als das Entwickler-Team immer weiter wuchs, wurde Slack auch für dessen Arbeitsabläufe unabdingbar. Er fügte weitere Slack-Apps wie GitHub hinzu und heute wird die Plattform in der Entwicklungsabteilung für den kompletten Softwareentwicklungszyklus verwendet.
De Vega Ruiz brauchte eine skalierbare, sichere Kommunikationslösung, die im ganzen Unternehmen implementiert werden kann. Ein Großteil der Geschäftstätigkeiten von LetsGetChecked finden in den USA statt, d. h. die Datenschutzpraktiken des Unternehmens müssen den Anforderungen von HIPAA (Healthcare Insurance Portability and Accountability Act) entsprechen und allgemein den Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten der Patientinnen und Patienten gewährleisten. Da Slack mühelos so konfiguriert werden kann, dass das Tool die HIPAA-konforme Zusammenarbeit mit Nachrichten und Dateien unterstützt, fiel die Wahl nicht schwer.
Heute nutzen alle Abteilungen – Vertrieb, Entwicklung, Marketing, Kundenservice, Pflege – Slack und die Kollaborationsplattform hat sich zum digitalem Büro des Unternehmens entwickelt. Slack dient als Kommandozentrale für das Incident Management, damit die Service-Zuverlässigkeit sich immer auf das Wesentliche konzentriert. Die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter führen produktive, funktionsübergreifende Unterhaltungen und erzielen mehr Geschäftsabschlüsse, während die Entwicklerinnen und Entwickler schneller hochwertigen Code bereitstellen.
Im Folgenden werfen wir einen Blick darauf, wie Slack mit dem schnell wachsenden Unternehmen Schritt hält und wie das Tool die Arbeitsweise von LetsGetChecked grundlegend verändert hat.
Mit funktionsübergreifender Zusammenarbeit werden schneller Geschäftsabschlüsse erzielt
Seit 2020 verwendet LetsGetChecked Slack im ganzen Unternehmen, wodurch sich die Mitarbeiterkommunikation grundlegend verändert hat.
„Die Kommunikation läuft jetzt viel besser“, bestätigt Graham Carrick, VP of E-Commerce bei LetsGetChecked. „Für alles gibt es einen bestimmten Ort – von Direktnachrichten und Team-Channels bis hin zu Channels für technische Hinweise und das Incident Management.“
Slack-Channels – ein zentraler Ort, zum Teilen von Nachrichten, Tools und Dateien – eignen sich bestens für die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Projekt-Teams. Das Marketing-Team teilt seine wöchentlichen Reports, Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter posten Links zu Geschäftsgelegenheiten in Salesforce und alle gratulieren, wenn ein großer Deal erfolgreich abgeschlossen wird.
„Slack hat die Lücken zwischen den Abteilungen geschlossen. Da alle wichtigen Personen miteinbezogen werden, können wir die Kundenwünsche jetzt besser verstehen. Dadurch konnten wir Team-Selling für uns erst richtig erschließen,” sagt Carrick.
Vor der Einführung von Slack gab es sogar im Vertriebsteam Kommunikationsbarrieren, was das Teilen von Informationen stark erschwerte. Jetzt hat jedes Projekt-Team seinen eigenen Slack-Channel und es gibt einen Geschäftsteam-Channel, der für alle zugänglich ist.
„Wir verwenden die Channels, um Informationen zu teilen – es geht schnell, ist informell und alle profitieren davon,“ sagt Carrick.
Wenn ein großer Vertrag in der Pipeline ist, erstellt das jeweilige Vertriebsteam einen neuen Channel und lädt alle relevanten Personen aus verschiedenen Abteilungen in den Channel ein. Komplexe Geschäftsabschlüsse erfordern eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – abgesehen vom Vertriebsteam sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Abteilungen wie etwa Entwicklung, Technik, Produktdesign, Logistik und Recht gefragt.
Der Channel kann als zentraler Ort genutzt werden, um Notizen und Aufgaben zu teilen und Status-Updates zu posten. Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können dort Genehmigungen und Ratschläge von anderen Abteilungen erhalten und so Geschäftsabschlüsse beschleunigen.
„Bei einem der letzten Aufträge waren am Anfang nur drei Personen im Channel. Als wir eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhielten, ist die Zahl der Channel-Mitglieder auf 20 gestiegen. Dank Slack können wir immer am Ball bleiben. Wenn ich ein Update in einem Slack-Channel poste, wird darauf schneller reagiert als bei der Kommunikation per E-Mail,“ erklärt Carrick.
Die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter des Unternehmens verwenden Slack inzwischen tatsächlich für die meisten Arbeitsaufgaben. Carrick ist ein großer Fan der Jira Cloud-Integration, denn sie postet Projekt-Updates direkt in Slack und er kann sofort auf sie antworten.
„Ich habe die E-Mail-Benachrichtigungen von Jira ausgeschaltet, weil ich unaufhörlich E-Mails erhalten habe. Das wurde mir einfach zu viel. Jetzt reicht es vollkommen aus, wenn ich zweimal täglich den Slack-Channel checke, was wesentlich einfacher und übersichtlicher ist,“ sagt Carrick.
LetsGetChecked verwendet Slack auch, um neue Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter einzuarbeiten. Bei Neueinstellungen werden die jeweiligen Personen direkt zu den relevanten Channels hinzugefügt, damit sie Dokumente und vorherige Nachrichten durchgehen können, um sich ein Bild davon zu machen, wie Geschäftsabschlüsse gehandhabt werden.
„Slack hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, viel schneller auf dem Laufenden zu sein. So können sie von Anfang an produktiv sein. Das Tool vernetzt sie außerdem ganz einfach mit anderen Teammitgliedern, besonders wenn sich nicht alle am selben Standort befinden.“
Das Incident Management mit Slack optimieren
LetsGetChecked nutzt eine Reihe von Support- und Monitoring-Apps. Sämtliche Vorfallhinweise, die diese Apps erstellen, werden direkt an die Offenen Slack-Channels geschickt. So können alle, die gerade Zeit haben, auf den Vorfall reagieren. Gleichzeitig erhalten alle, die darüber informiert werden sollten, wie beispielsweise wichtige Projektbeteiligte, einen frühzeitigen Einblick in den Vorfall bekommen.
Bevor Slack im Unternehmen implementiert wurde, blieb dem Entwickler-Team nichts anderes übrig, als ständig eine Reihe von unterschiedlichen Tools zu überprüfen, um über das Incident Management auf dem Laufenden zu bleiben. Das war sehr zeitaufwendig und ineffizient. Jetzt werden sämtliche Hinweise direkt an die Channels gesendet und alles läuft reibungslos. Ein aktueller Produktionsvorfall verdeutlicht das.
„Einer unserer Services fiel aus und wir erhielten von Grafana in einem Slack-Channel eine entsprechende Benachrichtigung,” erzählt de Vega Ruiz. “Wir konnten direkt im Bereitstellungs-Channel überprüfen, ob der Service vor Kurzem implementiert wurde – das war nicht der Fall, aber ein anderer Service wurde veröffentlicht, der möglicherweise dadurch beeinträchtigt wurde.”
Das Entwickler-Team erstellte einen neuen Channel, in dem die Bearbeitung des Vorfalls koordiniert wurde. Während ihrer Arbeit erhielten die Teammitglieder immer wieder neue Benachrichtigungen, die ihnen halfen, die Ursache festzustellen und den Vorfall schnell zu beheben.
Die Entwickler-Teams verwenden eine große Anzahl an Slack-Integrationen, darunter Splunk, PagerDuty, Cloudwatch AWS, Grafana und Zabbix. Die unternehmenseigene Plattform von LetsGetChecked besteht aus vielen autonomen Service-Anwendungen mit unterschiedlichen Release-Zyklen. Die Anwendungen sind mit der Slack-App Jenkins CI verknüpft, die alle Bereitstellungs-Benachrichtigungen an den Channel #pub-deployments (#offene-deployments) schickt.
„Das Einrichten der Bereitstellungs-Benachrichtigungen war eines der ersten Dinge, die ich in Slack gemacht habe. Anfänglich haben wir noch eng zusammengearbeitet, doch später waren einige Personen aus dem Kernteam viel unterwegs,“ legt de Vega Ruiz dar. „Die Benachrichtigungen waren sehr hilfreich, um von diesen Teammitgliedern sofortiges Feedback zu erhalten, und haben außerdem einige der ersten Automatisierungen im Unternehmen initiiert.“
„Wir verwenden eine große Anzahl an unterschiedlicher Software, um unsere Systeme im Blick zu behalten. Das erfordert oft mehrfaches An- und Abmelden. Slack-Benachrichtigungen lenken unser Augenmerk auf das Wesentliche und helfen uns, unsere Service-Zuverlässigkeit zu verbessern.“
Die Softwareentwicklung von Anfang bis Ende verwalten
LetsGetChecked hat alle in der Softwareentwicklung häufig verwendeten Apps direkt in Slack integriert, um besseren Code zu erstellen und schneller bereitzustellen. Das Unternehmen verwendet:
- Jira Cloud zur Erstellung von Backlogs, zur Priorisierung von Elementen und für die Zuweisung an die entsprechenden Entwicklerinnen und Entwickler
- GitHub als Tool für die Quellcodeverwaltung
- Jenkins zum Aufbau eigener Pipelines
- Gitflow für das Branching und Zusammenführen von Arbeit
„Die Integration unserer Tools in Slack ermöglicht es uns, allen relevanten Personen die richtigen Informationen zukommen zu lassen,“ sagt de Vega Ruiz. Updates von den Orten, an denen sich der Code befindet, neue Backlog-Elemente und Hinweise von unseren zahlreichen Kontrollsystemen fließen alle in einen Channel und helfen unseren Entwicklerinnen und Entwicklern, Aufgaben erfolgreich abzuschließen und Vorfälle schneller zu beheben.
Bestimmte Code-Bereiche, wie beispielsweise Datenbank-Code für bestimmte Projekte, verfügen über einen Inhaber bzw. eine Inhaberin. Wenn ein Bereich verändert wird, wird eine Überprüfung des Codes und des Datenbankadministrators bzw. der Datenbankadministratorin in Slack ausgelöst.
„Der Zyklus einer Aufgabenerstellung in Jira und der Erstellung eines Branches für diese Aufgabe, die Änderungen durchzuführen, eine Pull-Anfrage zu verschicken, durch die Pull-Anfage eine weitere Integration in einer Build-Umgebung zu aktivieren und die Überprüfung der Zusammenführung – all das wird über Slack erledigt,“ sagt de Vega Ruiz.
Slack hat nicht nur die tägliche Arbeit beschleunigt, sondern auch die Art und Weise, wie das Entwickler-Team untereinander und mit dem restlichen Unternehmen vernetzt ist. Jedes Entwickler-Team hat einen eigenen Geschlossenen Channel – einen sicheren Ort, an dem die Teammitglieder offen miteinander reden, zusammenarbeiten und um Hilfe bitten können.
„Für Aufgaben, an denen mehrere Projekt-Teams beteiligt sind, verfügen wir über funktionsübergreifende Channels,“ erklärt de Vega Ruiz. „In manchen Fällen werden die Channels für einzelne Projekte erstellt und archiviert, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist. In anderen Fällen verwenden wir die Channels für einen bestimmten funktionsübergreifenden Zweck, um beispielsweise TechOps, DevOps sowie Entwicklerinnen und Entwickler zusammenzubringen. So können wir überprüfen, inwiefern ihre Systeme belastet sind, um die vorhandenen Kapazitäten angemessen zu verteilen.“
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Abteilungen können im Offenen Entwicklungs-Channel mit dem Entwickler-Team in Kontakt treten und Fragen stellen. Die Antworten sind auch für alle anderen im Unternehmen zugänglich, sodass gleich mehrere Personen von den Informationen profitieren.
„Unser Unternehmen ist in den letzten 12 Monaten stark gewachsen und viele Kolleginnen und Kollegen kennen sich nicht persönlich. Slack hat uns dabei geholfen, uns trotz unterschiedlicher Standorte und Zeitzonen richtig gut kennenzulernen,“ sagt de Vega Ruiz.
„Mit Slack können wir an einem zentralen Ort agile Aufgaben verfolgen, Pull-Requests senden sowie den Status erstellen und gleichzeitig gewährleisten, dass immer alle auf dem Laufenden sind. Kurz gesagt sparen wir mit Slack täglich mehrere Arbeitsstunden.“
Eine kollaborative und integrative Vertriebskultur steigert den Umsatz
LetsGetChecked ist ganz klar auf Wachstumskurs. In der überzeichneten Series-C-Finanzierungsrunde vom letzten Jahr konnte das Unternehmen 71 Millionen USD einwerben. Das Unternehmen verzeichnet zudem ein YoY-Wachstum von über 800 %. „Je mehr das Unternehmen wächst und auf Innovation setzt, umso wertvoller wird Slack für LetsGetChecked werden,“ sagt Carrick. „Wir sind ein bewegliches Unternehmen und ca. 60 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befinden sich in Irland, während 40 % in den USA arbeiten. Deshalb ist es für uns entscheidend, einen zentralen Ort zu haben, an dem wir zusammenarbeiten und unsere Aufgaben erledigen können,“ sagt er. „Dieser Ort ist Slack.“
