Leitfaden zu Slack für Hochschulen

Von der Planung und Lehrinhalten bis hin zur Verwaltung der Serviceleistungen für Studierende – eine Präsenzhochschule, einen Universitätscampus oder gar eine Fernhochschule zu betreiben, ist viel Arbeit.

Wir finden es besonders inspirierend, dass insgesamt ca. 1,2 Millionen Benutzerinnen und Benutzer von über 3.000 Hochschuleinrichtungen Slack verwenden, um ihre Vorlesungen und Hochschulangelegenheiten online abzuwickeln.

Mit diesem Leitfaden möchten wir zeigen, wie man alle Hochschulbereiche in die sichere, Channel-basierte Kommunikationsplattform von Slack einbinden kann. Zudem zeigen wir, wie sich Slack in Tools integrieren lässt, mit denen Studierende und Dozierende bereits vertraut sind – angefangen bei Videokonferenzsystemen und Filesharing-Tools bis hin zu Lernmanagementsystemen und vielem mehr. Mit diesen Tipps lässt sich im Handumdrehen eine produktive Lernumgebung für das Fernstudium einrichten.

Grundlagen

Bevor die Teamarbeit in Slack beginnen kann, bedarf es ein paar Minuten Vorbereitung.

1. Die Erstellung verschiedener Slack-Workspaces hilft dabei, administrative Bereiche von der Lernumgebung für die Studierenden zu trennen.
2. Zudem ist es sinnvoll, für jeden Kurs einen eigenen Workspace zu erstellen, der mehrere Channels für Kursarbeit, Diskussionsforen, Gruppenprojekte und Sprechstunden enthält.
3. Ein weiterer Workspace, in dem die Studierenden Kontakte knüpfen, am Campusleben teilnehmen können, und darüber hinaus Unterstützung vom Studierendenwerk erhalten, macht die Campus-Erfahrung komplett. Dieser Workspace könnte etwa für jede Studierendengruppe, jede studentische Initiative und Aktivität einen eigenen Channel bereithalten und auch Channels für Serviceleistungen wie zum Beispiel #finanzielle-unterstützung beinhalten.
4. Für Fakultätsangehörige und Verwaltungspersonal wird ein separater Workspace erstellt, der verschiedene Channels für Besprechungen und die Verwaltung akademischer und institutioneller Abläufe, wie z. B. #stellenausschreibungen oder #studierendenangelegenheiten, enthält.
5. Es sollte darauf geachtet werden, dass deutlich erkennbare Profilfotos hochgeladen und Profildaten vollständig eingegeben werden. Das lässt Slack freundlicher und persönlicher wirken, was idealerweise zu einem konstruktiven und höflichen Miteinander führt. Profile können außerdem dazu verwendet werden, wichtige Angelegenheiten wie Lehr- oder Sprechzeiten, Sprachkenntnisse und anderes zu kommunizieren.

1. Das Lernerlebnis digitalisieren

Mit Slack und Zoom können virtuelle Vorlesungen und Sprechstunden abgehalten werden.

Das Einrichten eines virtuellen Seminarraums ist genauso einfach wie das Starten eines Slack-Channels oder einer Zoom-Videokonferenz. Die Administratorinnen und Administratoren des betreffenden Slack-Workspaces sollten dazu die Zoom für Slack-App installiert haben.

• Dann sollten ein Channel mit Vorlesungs- oder Projekttitel erstellt und die zugehörigen Studierenden und Dozierenden eingeladen werden.
• Mit der Eingabe des Slash-Befehls /zoom in das Nachrichtenfeld eines Channels oder einer Direktnachricht und dem Klick auf „Senden“ kann ein Zoom-Videoanruf gestartet werden.
• Im Channel erscheint eine schlanke Benutzeroberfläche mit einem Button namens „Beitreten“, auf den jedes Channel-Mitglied zugreifen kann.

Die Studierenden können Channels nutzen, um während der Vorlesung klärende Fragen und Kommentare zu posten. Kommilitoninnen und Kommilitonen können mit Emojis auf Zusatzfragen reagieren oder so ihre Unterstützung für Kommentare zum Ausdruck bringen. Channels ermöglichen es Dozierenden nicht nur, das Verständnis der Studierenden für das Kursmaterial besser einzuschätzen, sie bieten auch zurückhaltenderen Studierenden mehr Raum, sich zu beteiligen.

• Mithilfe von Threads können während des Seminars in kleineren Gruppen Diskussionsrunden zu bestimmten Themen organisiert werden.
• Nach der Vorlesung kann der Slack-Channel dazu verwendet werden, mit den Studierenden über Aufgaben und Hausarbeiten zu sprechen.

 

Virtuelle Sprechstunden einrichten

Dank der Einrichtung eines #sprechstunden-Channels können Sprechstunden außerhalb von Büros abgehalten werden. Mit dem oben beschriebenen Zoom-Trick kann in diesem Rahmen auch eine Einzel-Videokonferenz mit einer oder einem Studierenden durchgeführt werden. Darüber hinaus steht der Workflow-Builder von Slack zur Verfügung – ein visuelles Tool, mit dem alle Slack-Benutzerinnen und -Benutzer Routineprozesse automatisieren können, z. B. zum Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars, um die Fragen der Studierenden zu bündeln und die Abgabe von Hausarbeiten zu verwalten.

So funktioniert es:

1. Mithilfe dieser Workflow-Vorlage können in weniger als 10 Minuten eine Feedback-Anfrage oder ein Frage-und-Antwort-Workflow initiiert werden.
2. Dazu muss die Vorlage nur heruntergeladen und importiert werden.
3. Dann muss nur noch ein Channel und ein Emoji ausgewählt werden.

Bonus-Tipp: Eine Integration wie Polly aus dem App-Verzeichnis von Slack hilft dabei, während oder nach den Unterrichtseinheiten innerhalb einzelner Channels Abstimmungen und Umfragen live durchzuführen.

2. Einen vernetzten Campus betreiben

Channels für die Studierendenverwaltung, studentische Initiativen und Aktivitäten einrichten

Zur Einbindung der Studierenden in die neue Lernumgebung können viele grundlegende und beliebte Aspekte des Campuslebens nachgebildet werden.

Hier sind einige Anregungen, mit denen Slack zu einem Mittelpunkt studentischer Aktivitäten wird:

• Channels für studentische Aktivitäten und Initiativen wie die Studierendenzeitung, das Leben in Studentenverbindungen oder die Studierendenverwaltung helfen, die Studierenden in das Campusleben zu integrieren.
• Mit der Integration von Outlook und G Suite können alle Benutzerinnen und Benutzer ihren Slack-Status automatisch mit ihren Kalendern synchronisieren, problemlos Dateien übertragen und vieles mehr.
• Es ist außerdem sinnvoll, Routineprozesse, wie z. B. tägliche Stand-up-Meetings, im Channel zu automatisieren, indem du deinen eigenen benutzerdefinierten Workflow erstellst (Das ist ganz einfach, ein guter Einstieg ist diese Vorlage.).

3. Administrative und akademische Abläufe verwalten

Studentische Angelegenheiten und Serviceleistungen verwalten

Auch Lehrkräfte und die Verwaltung können über Slack ihre regulären Arbeitsabläufe aufrechterhalten. Die Einrichtung eines exklusiven Workspaces für Lehrkräfte gewährleistet einen höheren Grad an Privatsphäre hinsichtlich vertraulicher und sensibler Daten. Innerhalb des Dozierenden-Workspace können wiederum Channels auf Fachbereichsebene (z. B. #fachbereich-sport) und für Funktionen wie Universitätsstiftungen, Alumni-Beziehungen, Studienberatung und Berufsberatung eingerichtet werden.

Hier sind einige weitere Tipps, wie man die Campus-Community über relevante Ereignisse auf dem Laufenden halten kann:

• Ein Channel namens #nur-ankündigungen hilft, wichtige Informationen campusweit zu verbreiten, z. B. Termine, an denen einzelne Sekretariate oder der gesamte Campus geschlossen sind.

• Mit Apps wie Salesforce, Workday und ServiceNow kann die gesamte Campus-Verwaltung noch weiter optimiert werden.

Bonus-Tipp: Mache aus Slack einen sicheren Ort, an dem du Ideen austauschen, Fragen stellen und zusammenarbeiten kannst, indem du Informationen zu den gewünschten Umgangsformen und Community-Richtlinien an deine Channels pinnst. Ein guter Ausgangspunkt ist diese Vorlage, die auch angepasst werden kann.

4. Mit externen Organisationen zusammenarbeiten

Channels mit Forschenden, Partnern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern teilen

Mit Geteilten Channels – Channels, über die Projekt-Teams aus verschiedenen Organisationen zusammenarbeiten – kann das Netzwerk in Slack erweitert werden. Sie bieten eine gute Möglichkeit, den interdisziplinären Dialog zu Veranstaltungen und Aktivitäten wie Forschungskonsortien, Öffentlichkeitsarbeit und Sponsoring zu moderieren.

Eine einfache Kombination aus Slack-Channels, Apps und Integrationen sowie benutzerdefinierten Workflows bietet maximale Flexibilität und ermöglicht es Lehrkräften und Verwaltungspersonal, eine Umgebung für das Fernstudium zu schaffen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse ihrer jeweiligen Einrichtung zugeschnitten ist – und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung einer Sicherheitsstufe von Unternehmensrang.

Die Registrierung für eines unserer kommenden Webinare und die Buchung eines persönlichen Beratungsgesprächs vermitteln weitere Informationen zur Einrichtung einer Fernstudiumsumgebung mit Slack.