Wenn wir einen Fahrservice rufen, ein City-Bike mieten oder uns Lebensmittel liefern lassen, ist es kaum zu glauben, dass solche Dienstleistungen immer noch recht neu sind. Wir haben uns binnen weniger Jahre an die Auswahlmöglichkeiten gewöhnt, weil sich so früh so viele Unternehmen auf diesen noch jungen Markt begeben haben und unglaublich schnell gewachsen sind. Zu ihnen gehört auch Bolt, eines der am schnellsten wachsenden Mobilitätsunternehmen der Welt.
Alles hat ganz bescheiden seinen Anfang im estnischen Tallinn genommen, aber inzwischen ist Bolt in 45 Ländern auf der ganzen Welt präsent, beschäftigt mehr als 3.000 Menschen und der Wert des Unternehmens wird auf 8 Milliarden US-Dollar geschätzt. Das Ziel von Bolt ist es, die logistischen Probleme der Welt auf erschwingliche und nachhaltige Weise anzugehen und eine Alternative zu privater Personenbeförderung anzubieten. Die Organisation wächst kontinuierlich weiter und sieht sich nach neuen Möglichkeiten um, den ökologischen Fußabdruck im Transportwesen zu verringern.
Mathis Bogens, Leiter für interne Kommunikation bei Bolt, erläutert das Wesen des Unternehmens: „Bolt ist in mehr als 45 Ländern mit Rollern und E-Bikes aktiv und hat mehr als 100 Millionen Kund:innen. Wir bieten Taxi- und Lieferdienste an, Bolt Food und ein Produkt für Lebensmittel namens Bolt Market. Darüber hinaus haben wir Carsharing, und das Unternehmen ist einer der Hauptakteure auf dem europäischen Markt für Autovermietungen.“
Bei einem Unternehmen dieser Größe sind Automatisierung und Zusammenarbeit die Triebkräfte für kontinuierlichen Erfolg. Mit so vielen Mitarbeitenden in diversen Ländern brauchte Bolt ein verlässliches Tool zur umfassenden und zuverlässigen Unterstützung der Optimierung seiner globalen Rekrutierungsabläufe, der Verringerung technischer Problembehebungszeiten, für lokales und globales Brainstorming und für die Kommunikation insgesamt. Das Unternehmen entschied sich dafür, Abläufe mit Slack zu automatisieren, um für eine globale und zugleich einheitliche Unternehmenskultur zu sorgen, dabei flexibel zu bleiben und möglichst keine Silos entstehen zu lassen.
Wissen teilen in einer globalen Arbeitsumgebung
Der Weg zu einer flexiblen globalen Arbeitsumgebung beginnt bei der Rekrutierung. „Wir haben in Slack einen kompletten Onboarding-Prozess entwickelt“, sagt Bogens. „Damit sind wir in der Lage, neue Mitarbeitende sofort in unsere Kultur zu integrieren, und zwar mit der Lessonly-App.“
Rekrutierung und Onboarding sind allerdings nur der Anfang. Das Vermeiden von Silos und das Teilen von Wissen sowie weiteres Forschen sind maßgeblicher Bestandteil der Kultur von Bolt. Dazu gibt es dort kleine Projekt-Teams, die ihre Ziele mit großer Autonomie erreichen dürfen. Aufgrund des erheblichen Wachstums des Unternehmens kann es allerdings vorkommen, dass die Verbindung mancher Projekt-Teams zueinander etwas leidet. Das ist laut Bogens der Grund, weshalb Bolt mehrere Lösungen etabliert hat, aus denen zwei besonders herausragen:
1. Transparenz und Inklusivität
Damit alle Stimmen gehört und Barrieren eingerissen werden, hat Bolt fünf globale Slack-Channels für alle Mitarbeitenden. Dazu gehören ein Channel für Informationen, die alle angehen, ein Channel für Themen rund um die Mitarbeitenden (HR, Services für Mitarbeitende), ein interner Social-Media-Channel mit Fokus auf das Leben bei Bolt, ein IT-Support-Channel und ein allgemeiner Support-Channel für technische Probleme, bei denen sich alle gegenseitig helfen und zusammenarbeiten können.
2. Keine E-Mails
Das Unternehmen hat beschlossen, dass nur ein Tool für die tagtägliche Kommunikation verwendet werden soll. „Wir nutzen intern keine E-Mails“, sagt Bogens. „Zwar schreiben wir gelegentlich welche an externe Partner:innen, aber wir ermutigen sie, mit uns Slack Connect zu nutzen. Und Google Kalender ist in Slack integriert, also brauchen unsere Mitarbeitenden nicht so oft in ihre E-Mails zu gucken.“ Kurz gesagt glaubt das Unternehmen, dass der Grad an Engagement, den Slack bietet, mit E-Mails nicht möglich ist. Slack bietet eine transparentere und schnellere Zusammenarbeit mit weniger Channels.
„Wenn wir die besten Leute halten, einbeziehen und rekrutieren wollen, müssen wir Raum dafür schaffen, dass alle so arbeiten können, dass es zu ihrem Alltag und Lebensrhythmus passt“, sagt Janis Sadinovs, Leiter für People Business Verticals bei Bolt. „Slack ist viel weniger statisch als alle anderen Plattformen. Slack ermöglicht Flexibilität.“
„Slack ist viel weniger statisch als alle anderen Plattformen. Slack ermöglicht Flexibilität.“
Schneller arbeiten durch Automatisierung
Bolt nutzt zwei Arten der Automatisierung in Slack. Zur ersten gehören kleine Integrationen oder Anwendungen, die regelmäßig ohne großes Nachdenken verwendet werden, etwa, wenn eine Person Slack in den Google Kalender integriert oder das Slack-Erinnerungstool nutzt. Die Integration täglich verwendeter Tools wie dieser bedeutet, dass Mitarbeitende sich manuelle Mühen ersparen und nicht zwischen verschiedenen Lösungen hin- und herwechseln müssen.
Die Organisation stützt sich aber auch auf eine weitere, etwas komplexere Form der Automatisierung durch Slack, die intern entwickelt wird. Benutzerdefinierte Automatisierungen werden für höchst spezielle Bedürfnisse von Mitarbeitenden für Mitarbeitende erstellt. Bogens hat ein Beispiel parat:
„Unser Entwicklungsteam nutzt eine App, die es selbst erstellt hat: Test Stability Reporter. Sie führen täglich enorm viele Tests durch, und jeden Morgen liefert die App einen gebündelten Bericht darüber, welche Tests erfolgreich waren und welche fehlgeschlagen sind. Wenn das Projekt-Team morgens zu arbeiten anfängt, braucht es nicht mehr jeden Test einzeln anzusehen.“ Diese benutzerdefinierte App gewinnt die Zeit zurück , die ansonsten mit der Prüfung der Testergebnisse zugebracht werden würde.
Laut Alexandr Bregin, einer Führungskraft aus dem technischen Support bei Bolt, werden jeden Tag mindestens 200 Automatisierungs-Apps bei Bolt verwendet. Automatisierte Integrationen helfen bei allem: von persönlichen Workflows über die Zusammenarbeit bis hin zu Kunden- und technischem Support. Übrigens ist Workflow-Builder eines der Haupttools, die das technische Support-Team nutzt. Er wird durch Emojis ergänzt, sodass der Arbeitsalltag gleichzeitig noch effizienter und ein wenig menschlicher wird.
Slack bietet noch eine dritte Methode, die Arbeit durch Automatisierung zu beschleunigen: Mitarbeitende von Bolt erstellen mithilfe des Workflow-Builder codefreie Workflows, mit denen sie die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben zu automatisieren. Automatisierte Workflows können dazu beitragen, Integrationen wertvoller zu machen, zum Beispiel beim Jira-Setup von Bolt. Für Fehlerberichte wird beispielsweise automatisch ein Ticket erstellt und an einen Slack-Channel gesendet, in dem Personen, die keinen Zugriff auf Jira haben, sehen, dass ihre Anfrage an das relevante Projekt-Team weitergeleitet wurde. Sie bleiben somit informiert und involviert.
Aus Silos ausbrechen: das gesamte Projekt-Team vernetzen und einbeziehen
Bolt stützt sich auf Slack, um nicht nur unter den eigenen Mitarbeitenden ein Gefühl der Verbundenheit herzustellen, sondern auch mit externen Kontakten. Wie schon erwähnt, vermeidet das Unternehmen die Nutzung von E-Mails so sehr, dass es auch Partner:innen empfiehlt, Slack Connect für die externe Kommunikation zu nutzen.
„Slack Connect schafft einen Workspace für zwei Unternehmen, die an unterschiedlichen Standorten und mit unterschiedlichen Ideologien tätig sind, aber eine gemeinsame Basis finden, wenn sie zusammen auf dasselbe Ziel hinarbeiten“, erläutert Bogens. Dadurch wird nicht nur die Zusammenarbeit vertieft, da Bolt diese Channels als Teil des gemeinsamen Workflows nutzt, sondern auch ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit geschaffen, das alle einbezieht. In die täglichen Updates mischen sich kleine Scherze, Emojis und Fotos, sodass die Beziehungen sich weiter entwickeln.
Zur allgemeinen Vernetzung und Interaktion untereinander stützt sich Bolt auf Slack-Channels, wodurch Projekt-Teams effektiv und unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Arbeitsgruppe zusammenarbeiten können. Slack Huddles, eine tolle Methode für spontane Meetings zur Abstimmung über dringende Themen, hilft, sich mit den richtigen Kolleg:innen zusammenzutun und Probleme zu lösen. Projekt-Teams können außerdem Video- und Sprachnachrichten in Slack nutzen, kurze Bild- oder Ton-Clips, mit denen Teammitglieder Einblicke erhalten und sich auf den neuesten Stand bringen können.
Mit Slack werden Menschen in die Lage versetzt, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind. „Wir sitzen nicht die ganze Zeit an unseren Schreibtischen“, sagt Sadinovs. „Wir können unterwegs sein, ohne dass die tagtägliche Arbeit, die notwendig ist, unterbrochen wird, z. B. Meetings, Mitteilungen oder einfach mal eine kurze Nachfrage zum Stand der Dinge.“
Bei einer weltweit verteilten Belegschaft sind aber auch Arbeitszeiten ein wichtiges Puzzleteil für ein stärker auf den Menschen ausgerichtetes Bild. Manchmal befinden sich Teammitglieder nicht im selben Land, manchmal nicht einmal in derselben Zeitzone. Andere schaffen einfach mehr, wenn sie flexiblere Arbeitszeiten haben. „Wir nutzen Slack, um eine flexible Arbeitskultur zu fördern. In Slack ist es egal, wann du deine Nachrichten liest“, sagt Bogens.
Es gibt keine Lesebestätigungen, sodass niemand das Gefühl hat, unter Druck zu stehen und Nachrichten sofort zu lesen oder unmittelbar auf sie antworten zu müssen, nur um zu beweisen, dass alle zur selben Zeit arbeiten.
„Wir nutzen intern keine E-Mails. Zwar schreiben wir gelegentlich welche an externe Partner:innen, aber wir ermutigen auch sie, mit uns Slack Connect zu nutzen. Und Google Kalender ist in Slack integriert, also brauchen unsere Mitarbeitenden nicht so oft in ihre E-Mails zu gucken.“
Slack als Bestandteil der Kultur
So viele Mitarbeitende in diversen Ländern, Zeitzonen und Projekt-Teams zu vernetzen bedeutet, ein einziges Tool zu nutzen, und das möglichst sinnvoll. „Slack ist das einzige Tool, das wir nutzen, um uns mit allen zu vernetzen und zu interagieren“, räumt Bogens ein. „Wenn du nicht online und in Slack bist, dann bist du nicht bei der Arbeit.“
Bolt-Mitarbeitende generieren mehr als 145.000 Nachrichten pro Tag. Sie erstellen Automatisierungen, teilen Ideen und arbeiten im großen Stil zusammen. Wenn es nötig ist, tun sie dies auch an anderen Orten als ihrem Schreibtisch, und sie passen die Arbeit an ihren Lebenswandel an. Am wichtigsten aber ist, dass sie zu einem sozialen Miteinander ermutigt werden, und dazu nutzen sie Slack.
Die Menschen erstellen ihre eigenen Gruppen, teilen ihren Alltag und vernetzen sich. „Es gibt ein paar Channels, in denen wir einfach irgendwelche lustigen Sachen posten“, sagt Bregin. „Es gibt sogar Bolt-spezifische Themen mit Insider-Witzen. Das finden viele richtig gut. Wir haben, glaube ich, insgesamt 18.000 benutzerdefinierte Emojis. Gut 250 oder 300 davon sind von mir. Die vielen Emojis finde ich unheimlich gut, weil sie alles so viel menschlicher machen.“
