Acerca de esta plantilla
Cómo usar esta plantilla en Slack
La plantilla de lista de tareas pendientes de Slack brinda un marco sencillo donde todas tus tareas pendientes pueden organizarse en un solo lugar. Puedes colaborar con otras personas, asignar tareas y fechas de entrega, y realizar un seguimiento del progreso. Aquí se explica cómo configurar y administrar una lista colaborativa de tareas pendientes en Slack:
- Crea un canal dedicado a tareas pendientes. Esto te permite reunir todas las discusiones sobre tareas en una ubicación central. Esto ayuda tanto a ti como a tu equipo a mantenerse organizados.
- Completa la plantilla. Una vez que tengas tu lista, fíjala en la parte superior del canal de Slack. De esa manera, cada vez que tú y tus compañeros de equipo visiten el canal, la lista se destacará.
- Etiqueta a los miembros del equipo para asignar tareas. Asegúrate de establecer fechas de entrega y líneas de tiempo. También puedes crear subtareas, que son tareas más pequeñas enumeradas debajo de un elemento. Las subtareas pueden asignarse a diferentes propietarios y tener sus propias fechas de entrega, lo que facilita dividir tareas grandes en partes manejables.
- Usa herramientas integradas para que la lista admita acciones. Puedes usar listas de verificación, reacciones e integraciones de flujo de trabajo para supervisar tu progreso en tiempo real. Conecta las aplicaciones de terceros que usas para el trabajo, incluidas las herramientas de Google, Microsoft Office y casi 2600 más, para que puedas ver lo que sucede sin salir de Slack.
- Automatiza recordatorios y seguimientos. Puedes usar Slackbot o aplicaciones integradas. Para agregar un recordatorio, sitúa el cursor sobre el elemento de la lista, haz clic en el ícono de tres puntos y selecciona «Recordarme acerca de esto». Luego puedes elegir una hora del menú o seleccionar «Hora personalizada» para establecer la tuya propia.
¿Qué es una plantilla de lista de tareas pendientes?
Una plantilla de lista de tareas pendientes es un documento reutilizable y personalizable que actúa como un marco listo para organizar tareas. Las personas, los equipos de proyectos y los administradores en cualquier entorno de trabajo pueden usar una plantilla de lista de tareas pendientes para mantener las tareas organizadas y cumplir con el programa. La plantilla de tareas pendientes de Slack te permite crear, rápidamente, una lista de tareas y etiquetarlas según su estado y fecha de entrega. También puedes agregar un enlace a los mensajes de Slack que mencionen la tarea. La plantilla facilita priorizar tareas, resaltar elementos de acción y supervisar el progreso directamente desde el sistema operativo de trabajo de Slack.
Beneficios de usar una plantilla de lista de tareas pendientes
La principal ventaja de una plantilla es no tener que iniciar desde cero cada vez que necesitas configurar una lista. Las plantillas de Slack te ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo al brindar un punto de partida. Aquí se explica cómo el uso de una plantilla de lista de tareas pendientes puede ayudar a tu equipo a reducir las distracciones y mejorar el flujo de trabajo y la rendición de cuentas.
- Ahorra tiempo. Elimina la fricción de configuración con una estructura lista para la organización de tareas. En lugar de escribir un correo electrónico, puedes invitar, fácilmente, a colaboradores y etiquetar a miembros del equipo desde la misma pantalla.
- Fomenta la coherencia. Cuando tú y los miembros de tu equipo saben dónde encontrar asignaciones de tareas y actualizaciones, esa coherencia conduce a una mejor priorización y una mayor eficiencia.
- Mejora la visibilidad. Una lista colaborativa de tareas pendientes ayuda a mantener a todos en sintonía. Los miembros del equipo reciben alertas instantáneas cuando se los etiqueta en la lista de tareas pendientes y pueden realizar un seguimiento del progreso, agregar comentarios útiles o compartir actualizaciones sin salir de Slack.
- Respalda la rendición de cuentas y el seguimiento. La plantilla te permite asignar la titularidad de las tareas, ordenar las prioridades y comunicar, claramente, los plazos y las responsabilidades.
Cinco tipos de plantillas de listas de tareas pendientes
No hay una plantilla única para la lista de tareas pendientes. El mejor formato depende de tus necesidades, objetivos, línea de tiempo y cómo trabaja tu equipo en conjunto. Aquí hay cinco tipos de plantillas de listas de tareas pendientes, además de cómo usarlas en Slack puede ayudarte a mantener el rumbo.
1. Listas diarias de tareas pendientes
Una lista diaria ayuda a mantener la concentración y la productividad. Usa la plantilla de tareas pendientes de Slack para crear una lista sencilla de elementos de una línea con casillas de verificación o agrega fechas de entrega y actualizaciones de estado. Puedes mantener privada la lista diaria de tareas pendientes o asignar elementos a tus compañeros de equipo.
2. Planificadores semanales
Las listas semanales de tareas pendientes son útiles para la planificación y la colaboración. Fija el mensaje en tu canal de «planificación» o comparte la plantilla con tu equipo para resaltar las prioridades semanales. Puedes agregar encabezados de días laborables en la parte superior de la plantilla para que la lista sea más fácil de entender.
3. Listas específicas de proyectos
Las listas de tareas pendientes para equipos te ayudan a realizar un seguimiento de los hitos y materiales de entrega del proyecto con listas específicas del proyecto. Estos esquemas de tareas pueden incluir fases del proyecto y tareas bajo múltiples niveles de encabezado. Para mantener organizadas las tareas pendientes del proyecto, fija tu lista de tareas pendientes en un canal de Slack dedicado al proyecto y anima a los miembros del equipo a publicar actualizaciones de estado en el hilo a continuación. También puedes usar una plantilla de administración de proyecto o una plantilla de seguimiento de proyecto para crear un documento de planificación más específico del proyecto. Adapta la plantilla para que se ajuste a las necesidades de tu proyecto. Por ejemplo, una lista de tareas pendientes para una campaña de marketing tendrá un aspecto diferente a una para un proyecto de construcción.
4. Listas basadas en prioridades
Una plantilla de lista de tareas pendientes basada en prioridades te permite ordenar las tareas por importancia o urgencia. Usa emojis de colores para indicar tareas de prioridad alta (rojo), media (amarillo) y baja (verde). La priorización visual los ayuda a ti y a tus compañeros de equipo a identificar rápidamente qué tarea hacer a continuación.
5. Listas compartidas por equipos
Mantén a todos sincronizados con una lista de tareas pendientes actualizada compartida por el equipo. Publica la lista de tareas en un canal compartido de Slack donde las tareas puedan etiquetarse con propietarios (por ejemplo, «@Tamara: Crear informe antes del lunes»). Los compañeros de equipo pueden marcar tareas como completadas o agregar comentarios para hacer preguntas.
Qué incluir en una plantilla de lista de tareas pendientes
Una lista exitosa de tareas pendientes debe ser sencilla. Entre los elementos clave para cualquier tipo de lista de tareas pendientes, se incluyen nombres de tareas claros y descriptivos, etiquetas de prioridad y plazos o líneas de tiempo visibles. Asigna un propietario para cada tarea para aclarar la rendición de cuentas. Anota el estado de cada tarea y mantenlo actualizado a medida que avanzas hacia su finalización. Incluye un espacio para información adicional, enlaces o recursos junto a cada elemento de la lista para brindar contexto y minimizar las comunicaciones entre los miembros del equipo.
Incluir estos detalles (y organizarlos claramente dentro de la plantilla) ayuda a convertir tu lista de verificación en un plan práctico y fácil de usar.
Prácticas recomendadas para lograr listas de tareas pendientes eficientes
Es fácil crear una lista de tareas pendientes, pero es difícil mantenerla actualizada y útil a lo largo del tiempo. Deberás revisar la lista con frecuencia para organizarla, responder preguntas de los colaboradores y asegurarte de que los miembros del equipo mantengan sus tareas asignadas actualizadas.
- Incluye tareas siempre prácticas y específicas. Esto te ayudará a mantener la participación del equipo. Aclara qué debe hacerse y cuándo: por ejemplo, en lugar de «contactar a finanzas», especifica la tarea como «enviar un correo electrónico a Susana de finanzas antes del martes».
- Evita sobrecargar la lista. Concéntrate en lo que puedes lograr de manera realista dentro del plazo establecido. Crea un canvas para enumerar los elementos de menor prioridad que no quieres olvidar pero que puedes posponer por ahora.
- Revisa y actualiza tu lista de tareas pendientes con frecuencia. Configura un recordatorio en el calendario para ayudarte a recordar. Al registrarte, tómate unos minutos para marcar las tareas como completadas, agregar otras nuevas y eliminar elementos obsoletos. Unos pocos minutos de esfuerzo para mantener la lista actualizada contribuirán, en gran medida, a que tu equipo participe en el documento dinámico.
- Agrupa tareas similares o por estilo. Esto ayuda a que todos permanezcan concentrados en la tarea. Es más fácil gestionar todas las tareas relacionadas con el correo electrónico a la vez en lugar de cambiar de contexto a medida que avanzas en la lista.
- Haz que la titularidad y los plazos sean visibles para todos. Ser transparente acerca de las responsabilidades genera, naturalmente, una rendición de cuentas dentro de tu equipo y ayuda a evitar el incumplimiento de plazos.
El poder de una gran lista de tareas pendientes
Una lista de tareas pendientes coherente y actualizada periódicamente te ayudará a conservar la concentración y la productividad. Las listas colaborativas favorecen una comunicación clara entre los miembros del equipo y, al mismo tiempo, responsabilizan a cada uno de ellos de sus tareas asignadas. La plantilla de lista de tareas pendientes de Slack te ayuda a transformar listas estáticas en flujos de trabajo colaborativos. La estructura adecuada mantiene a tu equipo informado y participativo, ya sea que estés planeando un proyecto de un día o un proyecto complejo.
