Modello di elenco di cose da fare

Come usare questo modello su Slack

Questo modello di elenco di cose da fare di Slack fornisce un framework semplice, dove le tue attività da svolgere sono organizzare in un unico posto. Puoi collaborare con altri, assegnare attività e scadenze e monitorare progressi. Ecco come configurare e gestire un elenco di cose da fare collaborativo su Slack:

1. Crea un canale dedicato per le cose da fare. Ciò ti permetterà di riunire tutte le discussioni sulle tue attività in un'ubicazione centrale. Questo aiuta te e il tuo team a rimanere organizzati.
2. Compila il modello. Una volta completato l'elenco, fissalo in cima al canale di Slack. Così, ogni volta che tu e i tuoi colleghi visiterete il canale, l’elenco sarà proprio lì di fronte a voi.
3. Aggiungi tag ai membri del team per assegnare le attività. Assicurati di impostare scadenze e tempistiche. Puoi anche creare attività secondarie, ovvero attività più piccole all'interno di un elemento. Le attività secondarie posso essere assegnate a proprietari diversi e avere le proprie scadenze, rendendo più facile separare attività più grandi in parti gestibili.
4. Usa strumenti preimpostati per rendere fruibile l'elenco. Puoi usare checklist, reazioni e integrazioni di workflow per monitorare i progressi in tempo reale. Connetti le applicazioni di terze parti che usi per lavoro (inclusi gli strumenti di Google, Microsoft Office e quasi altre 2.600) così da poter vedere cosa succede senza uscire da Slack.
5. Automatizza promemoria e follow up. Puoi usare Slackbot o app integrate. Per aggiungere un promemoria, passa il puntatore sull'elemento dell'elenco, fai clic sull'icona dei tre puntini, poi seleziona "Ricordamelo più tardi". Scegli un intervallo di tempo dal menu o seleziona "Personalizza" per crearne uno nuovo.

Che cos'è un modello di elenco di cose da fare?

Un modello di elenco di cose da fare è un documento riutilizzabile e personalizzabile che agisce come framework già pronto per organizzare le attività. Individui, team di progetto e manager di qualunque ambiente lavorativo possono usare un modello di elenco di cose da fare per tenere organizzate le attività e rimanere nei tempi. Il modello di elenco di cose da fare di Slack ti permette di creare rapidamente un elenco di attività ed etichettarle in base al loro stato e scadenza. Puoi anche aggiungere un collegamento ai messaggi Slack che menzionano l'attività. Il modello rende semplice dare priorità alle attività, evidenziare quelle da completare e monitorare i progressi direttamente dal sistema operativo per il lavoro di Slack.

Vantaggi di usare un modello di elenco di cose da fare

Il vantaggio migliore di un modello è il non dover iniziare da capo ogni volta che devi impostare un elenco. I modelli di Slack ti aiutano a risparmiare tempo e fatica offrendoti un punto di partenza. Ecco come usare un modello di elenco di cose da fare può aiutare il tuo team a ridurre le distrazioni e migliorare workflow e responsabilità.

• Risparmiare tempo. Rimuovi l'attrito nella configurazione con una struttura già pronta per l'organizzazione delle attività. Invece di scrivere una e-mail, puoi invitare facilmente collaboratori e taggare i membri del team dallo stesso schermo.
• Incoraggiare la costanza. Quando tu e i tuoi colleghi sapete dove trovare le assegnazioni alle attività e gli aggiornamenti, quella costanza porta a una migliore definizione delle priorità e a una maggiore efficienza.
• Migliorare la visibilità. Un elenco di cose da fare collaborativo aiuta a tenere tutti sulla stessa pagina. I membri del team ricevono avvisi istantanei quando vengono taggati nell'elenco di cose da fare e possono monitorare i progressi, aggiungere commenti utili o condividere aggiornamenti senza uscire da Slack.
• Supportare la responsabilità per portare a termine le cose. Il modello ti permette di assegnare la proprietà delle attività, ordinare le priorità e comunicare chiaramente le scadenze e le responsabilità.

Cinque tipi di modelli di elenco di cose da fare

Non esiste un modello di elenco di cose da fare che funziona per tutti. Il formato migliore dipende da bisogni, obiettivi, tempistiche e da come il team lavora insieme. Ecco cinque tipi di modelli di elenco di cose da fare e come usarli su Slack può aiutarti a tenere tutto sotto controllo.

1. Elenchi di cose da fare giornalieri

Un elenco giornaliero ti aiuta a rimanere concentrato e produttivo. Usa il modello di Slack per creare un semplice elenco di elementi a riga singola con caselle di controllo, oppure aggiungi date di scadenza e aggiornamenti sullo stato. Puoi tenerlo privato o assegnare elementi ai membri del team.

2. Pianificazioni settimanali

Gli elenchi di cose da fare settimanali sono utili per la pianificazione e la collaborazione. Fissa il messaggio nel canale di pianificazione o condividi il modello con il tuo team per evidenziare le priorità della settimana. Puoi aggiungere intestazioni per i giorni feriali in cima al modello per rendere l'elenco più comprensibile.

3. Elenco specifico per progetto

Gli elenchi di cose da fare per team ti aiutano a monitorare le tappe fondamentali e i risultati previsti di un progetto con elenchi specifici. Questi schemi delle attività possono includere le fasi del progetto e le attività sotto diversi livelli di intestazione. Per mantenere organizzate le attività di un progetto, fissa il tuo elenco di cose da fare sul canale Slack dedicato di un progetto e incoraggia i membri del team a postare aggiornamenti nella conversazione sottostante. Puoi anche usare un modello di gestione dei progetti o un modello di tracker dei progetti per creare un documento di pianificazione più specifico per il progetto. Adatta il modello alle necessità del progetto. Ad esempio, un elenco di cose da fare per una campagna di marketing sarà diverso da uno per un progetto di costruzione.

4. Elenchi in base alla priorità

Un modello di elenco di cose da fare basato sulla priorità ti permette di ordinare le attività per importanza o urgenza. Usa emoji colorate per indicare attività a priorità alta (rosso), media (giallo) e bassa (verde). La definizione visiva delle priorità ti aiuta a identificare rapidamente quale attività svolgere in seguito.

5. Elenchi condivisi del team

Mantieni tutti allineati con un elenco di cose da fare condiviso dal team. Posta l'elenco di attività in un canale Slack condiviso, dove alle attività possono essere aggiunti tag di proprietari (ad esempio, "@Taylor: crea un report entro lunedì"). I membri del team possono segnare le attività come completate o aggiungere commenti per fare domande.

Cosa includere in un modello di elenco di cose da fare

Un elenco di successo deve essere semplice. Gli elementi chiave per ogni tipo di elenco di cose da fare includono nomi delle attività chiari e descrittivi, etichette di priorità e scadenze o tempistiche ben visibili. Assegna un proprietario a ogni attività per rendere chiare le responsabilità. Segnala lo stato di ogni attività e tienilo aggiornato mentre procedi col suo completamento. Includi uno spazio per informazioni, collegamenti o risorse aggiuntivi a fianco di ogni elemento della lista, in modo da fornire contesto e ridurre al minimo le chiarificazioni tra colleghi. 

Includere questi dettagli, sistemandoli chiaramente nel modello, ti aiuterà a trasformare la tua checklist in un piano pratico e facile da usare.

Procedure consigliate per degli elenchi di cose da fare che funzionano

Creare un elenco di cose da fare è semplice, ma mantenerlo utile e attuale no. Dovrai revisionare spesso l'elenco per prendertene cura, rispondere alle domande dei collaboratori e assicurarti che i membri del team tengano aggiornate le attività a loro assegnate.

• Mantieni le attività concrete e specifiche. Questo ti aiuterà a mantenere il team coinvolto. Metti in chiaro cosa bisogna fare ed entro quando; ad esempio, invece di "contatta l'ufficio finanziario", specifica l'attività come "scrivi una e-mail a Sue dell'ufficio finanziario entro martedì".
• Evita di sovraccaricare l'elenco. Concentrati su quello che riuscirai a fare realisticamente entro i tempi stabiliti. Crea un canvas per elencare gli elementi a bassa priorità, che non vuoi dimenticarti, ma che per ora possono essere rimandati.
• Rivedi e aggiorna il tuo elenco di cose da fare frequentemente. Imposta un promemoria nel calendario per aiutarti a ricordare. Quando entri, prenditi qualche minuto per segnare le attività completate, aggiungerne di nuove e rimuovere quelle obsolete. Un po' di impegno per mantenere l'elenco aggiornato aiuterà a mantenere il coinvolgimento de team con il documento in corso.
• Raggruppa attività simili o dividile per tema. Questo aiuta tutti a restare concentrati. È più facile occuparsi di tutte le attività legate alle e-mail insieme, piuttosto che cambiare ogni volta.
• Rendi la proprietà e le scadenze visibili a tutti. Essere trasparente in tema di responsabilità, la crea naturalmente all'interno del team e aiuta a prevenire scadenze mancate.

Il potere di un ottimo elenco di cose da fare

Un elenco di cose da fare coerente e aggiornato con regolarità ti aiuta a rimanere concentrato e produttivo. Gli elenchi collaborativi favoriscono una comunicazione chiara tra i membri del team, rendendoli responsabili delle attività a loro assegnate. Il modello di elenco di cose da fare di Slack ti aiuta a trasformare elenchi statici in workflow collaborativi. La giusta struttura mantiene il tuo team informato e coinvolto, che tu stia pianificando una singola giornata o un progetto complesso.