Vorlage für To-do-Listen

So verwendest du diese Vorlage in Slack

Slacks Vorlage für To-do-Listen bietet einen einfachen Rahmen, mit dem alle deine Aufgaben an einem Ort organisiert werden können. Du kannst mit anderen zusammenarbeiten, Aufgaben und Fälligkeitstermine zuweisen und den Fortschritt verfolgen. So richtest du eine gemeinsame To-do-Liste in Slack ein und verwaltest sie:

1. Erstelle einen eigenen To-do-Channel. So versammelst du alle aufgabenbezogenen Diskussionen an einem zentralen Ort. Das hilft dir und deinem Team, organisiert zu bleiben.
2. Fülle die Vorlage aus. Sobald du deine Liste hast, hefte sie oben im Slack-Channel an. So ist die Liste jedes Mal prominent sichtbar, wenn du und deine Teammitglieder den Channel besuchen.
3. Erwähne Teammitglieder, um Aufgaben zuzuweisen. Achte darauf, Fälligkeitstermine und Zeitpläne festzulegen. Du kannst auch Unteraufgaben erstellen, das sind kleinere Aufgaben, die unter einem Punkt aufgelistet werden. Unteraufgaben können verschiedenen Verantwortlichen zugewiesen werden und haben ihre eigenen Fälligkeitstermine, sodass sich große Aufgaben leicht in überschaubare Teile aufteilen lassen.
4. Nutze integrierte Tools, um die Liste umsetzbar zu machen. Du kannst Checklisten, Reaktionen und Workflow-Integrationen verwenden, um deinen Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Vernetze Apps von Drittanbietern, die du für die Arbeit nutzt – darunter Google Tools, Microsoft Office und fast 2.600 weitere –, damit du sehen kannst, was passiert, ohne Slack verlassen zu müssen.
5. Automatisiere Erinnerungen und Nachfassaktionen. Du kannst den Slackbot oder integrierte Apps verwenden. Um eine Erinnerung hinzuzufügen, bewege den Mauszeiger über den Listenpunkt, klicke auf das Drei-Punkte-Symbol und wähle „Erinnere mich daran”. Du kannst dann eine Zeit aus dem Menü auswählen oder „Benutzerdefinierte Zeit” wählen, um deine eigene festzulegen.

Was ist eine Vorlage für To-do-Listen?

Eine Vorlage für To-do-Listen ist ein wiederverwendbares, anpassbares Dokument, das als vorgefertigtes Rahmenwerk zur Organisierung von Aufgaben dient. Einzelpersonen, Projektteams und Manager:innen in jeder Arbeitsumgebung können eine Vorlage für To-do-Listen verwenden, um Aufgaben organisiert zu halten und im Zeitplan zu bleiben. Slacks To-do-Vorlage ermöglicht es dir, schnell eine Aufgabenliste zu erstellen und Aufgaben basierend auf ihrem Status und Fälligkeitsdatum zu kennzeichnen. Du kannst auch einen Link zu Slack-Nachrichten hinzufügen, in denen die Aufgabe erwähnt wird. Die Vorlage macht es einfach, Aufgaben zu priorisieren, wichtige Handlungsschritte hervorzuheben und den Fortschritt direkt vom Slack-Arbeitsbetriebssystem zu überwachen.

Vorteile der Verwendung einer Vorlage für To-do-Listen

Der größte Vorteil einer Vorlage besteht darin, nicht jedes Mal von null anfangen zu müssen, wenn du eine Liste einrichten musst. Slack-Vorlagen helfen dir, Zeit und Aufwand zu sparen, da sie einen Ausgangspunkt bieten. So kann dir die Verwendung einer Vorlage für To-do-Listen helfen, Ablenkungen zu reduzieren und Workflows sowie Verantwortlichkeit zu verbessern:

• Spare Zeit. Beseitige Einrichtungshürden mit einer vorgefertigten Struktur zur Aufgabenorganisation. Anstatt eine E-Mail zu schreiben, kannst du ganz einfach Mitwirkende einladen und Teammitglieder vom selben Bildschirm aus verlinken.
• Fördere Konsistenz. Wenn du und deine Teammitglieder wissen, wo sie Aufgabenzuweisungen und Updates finden, führt diese Konsistenz zu besserer Priorisierung und erhöhter Effizienz.
• Verbessere die Sichtbarkeit. Eine gemeinsame To-do-Liste hilft dabei, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Teammitglieder erhalten sofortige Benachrichtigungen, wenn sie in der To-do-Liste verlinkt werden, und können den Fortschritt verfolgen, hilfreiche Kommentare hinzufügen oder Updates teilen, ohne Slack zu verlassen.
• Unterstütze Verantwortlichkeit und Nachverfolgung. Die Vorlage ermöglicht es dir, Aufgabenverantwortung zuzuweisen, Prioritäten zu ordnen und Fristen sowie Verantwortlichkeiten klar zu kommunizieren.

Fünf Arten von Vorlagen für To-do-Listen

Es gibt keine universelle Vorlage für To-do-Listen. Das beste Format hängt von deinen Bedürfnissen, Zielen, dem Zeitplan und der Art ab, wie dein Team zusammenarbeitet. Hier sind fünf Arten von Vorlagen für To-do-Listen, zusammen mit der Beschreibung, wie dir ihre Verwendung in Slack dabei helfen kann, auf Kurs zu bleiben.

1. Tägliche To-do-Listen

Eine tägliche Liste hilft dir dabei, fokussiert und produktiv zu bleiben. Verwende die Slack To-do-Vorlage, um eine einfache Liste mit einzeiligen Einträgen mit Kontrollkästchen zu erstellen oder füge Fälligkeitsdaten und Statusaktualisierungen hinzu. Du kannst die tägliche To-do-Liste privat halten oder Aufgaben an Teammitglieder zuweisen.

2. Wochenplaner

Wöchentliche To-do-Listen sind hilfreich für die Planung und Zusammenarbeit. Pinne die Nachricht in deinem Planungs-Channel an oder teile die Vorlage mit deinem Team, um wöchentliche Prioritäten hervorzuheben. Du kannst Wochentagsüberschriften am oberen Rand der Vorlage hinzufügen, um die Liste übersichtlicher zu gestalten.

3. Projektspezifische Listen

To-do-Listen für Teams helfen dir dabei, Projektmeilensteine und Ergebnisse mit projektspezifischen Listen zu verfolgen. Diese Aufgabenübersichten können Projektphasen und Aufgaben unter mehreren Überschriftenebenen enthalten. Um Projekt-To-dos organisiert zu halten, pinne deine To-do-Liste in einem speziellen Projekt-Slack-Channel an und ermutige Teammitglieder dazu, Statusaktualisierungen im Thread darunter zu posten. Du kannst auch eine Projektmanagement-Vorlage oder eine Projektnachverfolgungs-Vorlage verwenden, um ein projektspezifischeres Planungsdokument zu erstellen. Passe die Vorlage an deine Projektbedürfnisse an – zum Beispiel wird eine To-do-Liste für eine Marketingkampagne anders aussehen als eine für ein Bauprojekt.

4. Prioritätsbasierte Listen

Eine prioritätsbasierte Vorlage für To-do-Listen ermöglicht es dir, Aufgaben nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu sortieren. Verwende bunte Emojis, um Aufgaben mit hoher (rot), mittlerer (gelb) und niedriger (grün) Priorität zu kennzeichnen. Visuelle Priorisierung hilft dir und deinen Teammitgliedern dabei, schnell zu erkennen, welche Aufgabe als nächstes zu erledigen ist.

5. Geteilte Teamlisten

Halte alle auf dem gleichen Stand, indem du eine geteilte Team-To-do-Liste führst. Poste die Aufgabenliste in einem geteilten Slack-Channel, wo Aufgaben mit Verantwortlichen versehen werden können (zum Beispiel: „@Thomas – Bericht bis Montag erstellen”). Teammitglieder können Aufgaben als abgeschlossen markieren oder Kommentare hinzufügen, um Fragen zu stellen.

Das gehört in eine Vorlage für To-do-Listen

Eine erfolgreiche To-do-Liste sollte unkompliziert sein. Wichtige Elemente für jede Art von To-do-Liste umfassen klare, aussagekräftige Aufgabennamen, Prioritätskennzeichnungen und sichtbare Fristen oder Zeitpläne. Weise jeder Aufgabe eine:n Verantwortliche:n zu, um die Zuständigkeit zu klären. Notiere den Status jeder Aufgabe und halte ihn auf dem aktuellen Stand, während du dich der Fertigstellung widmest. Füge neben jedem Listeneintrag einen Bereich für zusätzliche Informationen, Links oder Ressourcen hinzu, um Kontext zu bieten und Rückfragen von Teammitgliedern zu minimieren.

Diese Details einzubeziehen – und sie übersichtlich in der Vorlage anzuordnen – hilft dabei, deine Checkliste in einen praktischen, einfach zu verwendenden Plan zu verwandeln.

Bewährte Methoden für funktionsfähige To-do-Listen

Es ist einfach, eine To-do-Liste zu erstellen, aber schwieriger, sie über die Zeit aktuell und nützlich zu halten. Du musst die Liste oft überprüfen, um sie zu pflegen, Fragen von Mitwirkenden zu beantworten und sicherzustellen, dass Teammitglieder ihre zugewiesenen Aufgaben auf dem aktuellen Stand halten.

• Halte Aufgaben umsetzbar und spezifisch. Das hilft dir dabei, das Team-Engagement aufrechtzuerhalten. Kläre, was getan werden muss und wann – zum Beispiel, statt „Finanzabteilung kontaktieren” spezifiziere die Aufgabe als „Anna in der Finanzabteilung bis Dienstag eine E-Mail schreiben”.
• Vermeide es, die Liste zu überladen. Konzentriere dich auf das, was du realistisch innerhalb des Zeitrahmens schaffen kannst. Erstelle ein Canvas, um Punkte mit niedrigerer Priorität aufzulisten, die du nicht vergessen möchtest, aber vorerst aufschieben kannst.
• Überprüfe und aktualisiere deine To-do-Liste häufig. Stelle eine Kalendererinnerung ein, um dich daran zu erinnern. Wenn du nachschaust, nimm dir ein paar Minuten Zeit, um erledigte Aufgaben abzuhaken, neue hinzuzufügen und veraltete Punkte zu entfernen. Ein paar Momente Aufwand, um die Liste aktuell zu halten, wird viel dazu beitragen, dass dein Team das dynamische Dokument regelmäßig konsultiert.
• Gruppiere ähnliche Aufgaben oder fasse sie thematisch zusammen. Das hilft allen dabei, bei der Sache zu bleiben. Es ist einfacher, alle E-Mail-bezogenen Aufgaben auf einmal zu erledigen, anstatt den Kontext zu wechseln, während alle die Liste abarbeiten.
• Mache Zuständigkeiten und Fristen für alle sichtbar. Verantwortlichkeiten transparent zu machen, schafft natürliche Verbindlichkeit in deinem Team und hilft dabei, verpasste Fristen zu vermeiden.

Der Vorteil einer guten To-do-Liste

Eine einheitliche, regelmäßig aktualisierte To-do-Liste hilft dir dabei, fokussiert und produktiv zu bleiben. Gemeinsame Listen unterstützen die klare Kommunikation zwischen Teammitgliedern und sorgen dafür, dass jede:r für die zugewiesenen Aufgaben verantwortlich ist. Die Slack-Vorlage für To-do-Listen hilft dir dabei, statische Listen in kollaborative Workflows zu verwandeln. Die richtige Struktur hält dein Team informiert und engagiert, egal, ob du einen einzelnen Tag oder ein komplexes Projekt planst.