關於此範本
如何在 Slack 中使用此範本
Slack 的待辦清單範本提供簡單架構，讓你集中一處整理所有待辦事項。你可以與他人協作、指派工作與到期日並追蹤進度。下列說明如何在 Slack 設定和管理協作待辦清單：
- 建立專屬待辦頻道。可以將所有工作討論內容匯集在此，有助於你和團隊將工作保持井然有序。
- 填寫範本。建立清單後，將清單釘選至 Slack 頻道頂端。這樣你和團隊成員每次進入頻道，都會在最上面正中間看到這份清單。
- 標記團隊成員以指派工作。請務必設定到期日與時間表。你也可以建立子工作，列出項目下的細分工作。子工作可指派給不同的負責人並設定個別到期日，輕鬆將繁重事務拆分為方便管理的細項工作。
- 善用內建工具，將清單變為行動依據。你可以使用檢查清單、回應和工作流程整合，即時監視進度。連結你日常工作會用到的第三方應用程式，包括 Google 工具、Microsoft Office 及近 2,600 種其他工具，無需離開 Slack 就能掌握最新動態。
- 自動傳送提醒和追蹤後續事項。你可以使用 Slackbot 或已整合的應用程式。如要新增提醒，請將游標暫留在清單項目上，按一下三個點圖示，並選取「提醒我此事」。接著從功能表中選擇時間，或選取「自訂時間」以設定想要的時間。
什麼是待辦清單範本？
待辦清單範本是可重複使用的可自訂文件，能作為現成架構，協助你整理工作。任何工作環境中的個人、專案團隊和管理員都能使用待辦清單範本來保持工作井然有序，如期進行。Slack 的待辦範本可讓你迅速建立工作清單，並根據工作狀態和到期日標記工作。你還可以新增提及工作的 Slack 訊息連結。透過此範本，你就能直接在 Slack 工作作業系統中輕鬆排定工作優先順序、醒目顯示行動項目，並監控工作進度。
使用待辦清單範本的好處
使用範本的最大優點，是不必每次都從頭開始設定清單。Slack 範本提供出發點，助你節省時間與精力。下列說明使用待辦清單範本如何協助團隊減少干擾、改進工作流程和確立責任歸屬。
- 省時。運用現成結構整理工作，免去繁瑣的設定程序。無需撰寫電子郵件，即可在同一畫面中輕鬆邀請共同作業者，並標記團隊成員。
- 促進一致性。你和團隊成員都清楚去哪裡查看指派的工作以及最新的動態，這樣的一致性有助於順利排定工作優先順序，提高工作效率。
- 提高資訊透明度。協作待辦清單可以讓所有人保持同調。在待辦清單中標記團隊成員後，他們就能取得即時快訊，無需離開 Slack 即可追蹤工作進度、新增建設性留言或分享最新動態。
- 確立責任歸屬並確保確實執行。你可以透過範本指派工作負責人、排定工作優先順序，並明確傳達截止期限和職責。
5 種待辦清單範本類型
沒有一種待辦清單範本適用於所有情況。所謂的最佳格式，取決於你的需求、目標、時間表和團隊協作模式。下列說明 5 種待辦清單範本，以及如何在 Slack 使用這些範本來維持進度。
1.每日待辦清單
每日清單有助你保持專注和生產力。使用此 Slack 待辦範本可以建立簡單的清單，當中每一行包含一個項目和一個核取方塊，也可以另外加入到期日和狀態更新。你可以將每日待辦清單設為私人清單，或將項目指派給團隊成員。
2.每週規劃工具
每週待辦清單適用於規劃和協作。將此訊息釘選在「規劃」頻道中，或與團隊共用範本，即可醒目顯示每週優先事項。你可以在範本頂端加入工作日標題，讓清單內容更清楚好懂。
3.專案專屬清單
適用於團隊的待辦清單，專為專案而設計，有助於追蹤專案重要階段和交付項目。這些工作大綱可能會透過多層標題結構，清楚呈現專案各個階段及對應工作。為有效管理專案待辦事項，請將待辦清單釘選在專屬的 Slack 專案頻道中，並鼓勵團隊成員在清單下的對話串中張貼專案狀態更新。你還可以使用專案管理範本或專案追蹤工具範本，建立更符合專案需求的規劃文件。請根據專案需求自訂範本，例如行銷宣傳活動的待辦清單形式，會與建築專案的待辦清單截然不同。
4.優先順序型清單
依優先順序整理的待辦清單範本，可讓你依重要性或緊急程度排序工作。其中使用不同顏色的表情符號，分別表示高 (紅色)、中 (黃色)、低 (綠色) 優先順序的工作。以視覺元素區分優先順序，有助於你和團隊成員迅速找出下一步要完成的工作。
5.團隊共用清單
透過維護團隊共用的待辦清單，讓所有人維持一致步調。在共用的 Slack 頻道中張貼工作清單，並為清單中的工作標記負責人 (例如「@Taylor - 週一前製作報告」)。團隊成員可以將工作標示為已完成，或新增留言以提出問題。
待辦清單範本包含的內容
一份有效的待辦清單應簡潔明瞭。無論是哪種類型的待辦清單，都應包含清晰的描述性工作名稱、優先順序標籤，以及明確的截止期限或時間表等要素。為每項工作指派負責人，確立責任歸屬。註明每項工作的狀態，並在完成工作的過程中隨時更新。在每個清單項目旁邊預留空間，用於填入額外資訊、連結或資源，藉此提供背景資料，盡可能減少與團隊成員來回溝通和確認。
在範本中加入這些詳細資料並清晰呈現，檢查清單就會變成一份方便好用的方針。
建立有效待辦清單的最佳做法
建立待辦清單很簡單，難的是持續更新，使清單持續發揮效用。這需要經常返回清單整理內容、回答共同作業者的問題，並確保團隊成員持續更新獲指派的工作。
- 確保工作內容具體且方便採取行動。這有助維持團隊參與度。請闡明工作內容和完成時間，例如與其寫「聯絡財務部門」，不如這樣詳述：「週二前傳送電子郵件給財務部門的 Sue。」
- 避免在清單中加入過多內容。專注於在時間表內可實際完成的工作。建立畫板並列出低優先順序的項目，也就是那些不想忘記但可以稍後再處理的事項。
- 經常檢查並更新待辦清單。設定行事曆提醒，就不怕忘掉。查看清單時，花個幾分鐘劃掉已完成的工作、加入新工作並移除過時項目。付出片刻精力更新清單，就能大幅提升團隊對這份動態文件的參與度。
- 將相似工作分成一組或依主題大量處理。這麼做有利於所有人專注在工作上。與其在清單中不停切換情境，不如一次處理所有與電子郵件相關的工作，更落得輕鬆。
- 確立工作責任歸屬和截止期限。公布責任歸屬，能讓團隊具備責任意識，避免錯過截止期限。
好的待辦清單具有強大效用
一份一致且定期更新的待辦清單有助於人員保持專注和高效率。協作清單不僅能促進團隊成員間的溝通無礙，還能確保每個人都確實負責自己獲指派的工作。透過 Slack 的待辦清單範本，可以將靜態的清單轉化成協作的工作流程。無論是規劃單日工作還是複雜專案，你都可以利用精心設計的範本結構，讓團隊隨時掌握最新資訊並積極參與。
