Modèle de liste de tâches

Comment utiliser ce modèle dans Slack

Le modèle de liste de tâches de Slack fournit un cadre simple où toutes vos tâches peuvent être organisées au même endroit. Vous pouvez collaborer avec d'autres personnes, assigner des tâches, fixer des échéances, et suivre les progrès. Voici comment configurer et gérer une liste de tâches collaborative dans Slack :

1. Créez un canal dédié aux tâches. Cela vous permet de rassembler toutes les discussions sur les tâches dans un espace centralisé et vous aide, ainsi que votre équipe, à rester organisés.
2. Remplissez le modèle. Une fois que vous avez votre liste, épinglez-la en haut du canal Slack. Ainsi, chaque fois que vous et vos coéquipiers visitez le canal, la liste sera bien visible.
3. Mentionnez les membres de l’équipe pour assigner les tâches. Assurez-vous de définir des dates d’échéance et des délais. Vous pouvez également créer des sous-tâches, qui sont des tâches plus petites listées sous un élément. Les sous-tâches peuvent être assignées à différents propriétaires et avoir leurs propres dates d’échéance, ce qui facilite la division des grandes tâches en parties gérables.
4. Utilisez les outils intégrés pour rendre la liste exploitable. Vous pouvez utiliser les checklists, les réactions et les intégrations de flux de travail pour surveiller vos progrès en temps réel. Connectez les applications tierces que vous utilisez pour le travail – y compris les outils Google, Microsoft Office et près de 2 600 autres – afin de voir ce qui se passe sans quitter Slack.
5. Automatisez les rappels et les suivis. Vous pouvez utiliser Slackbot ou les applications intégrées. Pour ajouter un rappel, survolez l’élément de la liste, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez « Me le rappeler ». Vous pouvez ensuite choisir une heure dans le menu ou sélectionner « Heure personnalisée  » pour définir la vôtre.

Qu'est-ce qu'un modèle de liste de tâches ?

Un modèle de liste de tâches est un document réutilisable et personnalisable qui sert de structure prête à l'emploi pour organiser les tâches. Les collaborateurs, les équipes projet et les managers peuvent utiliser un modèle de liste de tâches dans n'importe quel environnement de travail. Il leur permet de garder leurs tâches organisées et de respecter les délais. Le modèle de liste de tâches de Slack vous permet de créer rapidement une liste de tâches et d’étiqueter les tâches selon leur statut et leur date d’échéance. Vous pouvez également ajouter un lien vers les messages Slack qui mentionnent la tâche. Le modèle facilite la priorisation des tâches, la mise en évidence des éléments d'action et le suivi des progrès directement depuis le système d'exploitation Slack.

Avantages de l'utilisation d'un modèle de liste de tâches

Le principal avantage d'un modèle est de ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois que vous devez configurer une liste. Les modèles Slack vous aident à économiser du temps et des efforts en fournissant un point de départ. Voici comment l'utilisation d'un modèle de liste de tâches peut aider votre équipe à réduire les sources de distractions, à améliorer le flux de travail et à renforcer le sens des responsabilités de chacun.

• Gagnez du temps. Éliminez les difficultés de configuration avec une structure prête à l'emploi pour l'organisation des tâches. Au lieu d’écrire un e-mail, vous pouvez facilement inviter des collaborateurs et mentionner les membres de l’équipe depuis le même écran.
• Favorisez la cohérence. Quand vous et les membres de votre équipe savez où trouver les attributions des tâches et les mises à jour, cette cohérence conduit à une meilleure priorisation des tâches et renforce l’efficacité.
• Améliorez la visibilité. Une liste de tâches collaborative permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Les membres de l’équipe reçoivent des alertes instantanées lorsqu'ils sont mentionnés dans la liste de tâches et peuvent suivre les progrès, ajouter des commentaires utiles ou partager des mises à jour sans quitter Slack.
• Responsabilisez les collaborateurs et accompagnez-les. Le modèle vous permet d'attribuer les tâches, d'établir les priorités et de communiquer clairement sur les délais et les responsabilités.

Cinq types de modèles de listes des tâches

Il n'existe pas de modèle de liste de tâches universel. Le meilleur format dépend de vos besoins, objectifs, calendriers et de la façon dont votre équipe travaille ensemble. Voici cinq modèles de listes des tâches, ainsi que la manière dont leur utilisation dans Slack peut vous aider à rester sur la bonne voie.

1. Listes des tâches quotidiennes

Une liste quotidienne vous aide à maintenir votre concentration et votre productivité. Utilisez le modèle de liste de tâches Slack pour créer une liste simple d’éléments d'une ligne avec des cases à cocher ou ajoutez des dates d’échéance et des mises à jour de statut. Vous pouvez garder la liste quotidienne des tâches privée ou assigner des éléments aux membres de l’équipe.

2. Plannings hebdomadaires

Les listes des tâches hebdomadaires sont utiles pour la planification et la collaboration. Épinglez le message dans votre canal « planning » ou partagez le modèle avec votre équipe pour mettre en évidence les priorités hebdomadaires. Vous pouvez ajouter des en-têtes des différents jours de la semaine en haut du modèle pour rendre la liste plus facile à assimiler.

3. Listes spécifiques aux projets

Les listes spécifiques aux projets vous aident à suivre les jalons et les livrables d’un projet. Elles peuvent inclure des phases du projet et des tâches sous plusieurs niveaux de titre. Pour maintenir l'organisation des tâches du projet, épinglez votre liste de tâches sur un canal Slack dédié au projet et encouragez les membres de l’équipe à publier des mises à jour de statut dans le fil de discussion ci-dessous. Vous pouvez également utiliser un modèle de gestion de projet ou un modèle de suivi de projet pour créer un document de planification plus spécifique au projet. Adaptez le modèle pour qu'il corresponde aux besoins de votre projet – par exemple, une liste de tâches pour une campagne marketing sera différente de celle d'un projet de construction.

4. Listes hiérarchiques des priorités

Un modèle de liste de tâches qui hiérarchise les priorités vous permet de trier les tâches par importance ou urgence. Utilisez des emojis colorés pour indiquer les tâches à la priorité haute (rouge), moyenne (jaune) ou basse (verte). La hiérarchisation visuelle vous aide, vous et vos coéquipiers, à identifier rapidement quelles tâches effectuer et dans quel ordre.

5. Listes d’équipe partagées

Maintenez l'alignement de tous en conservant une liste de tâches d’équipe partagée. Publiez la liste de tâches dans un canal Slack partagé où les tâches peuvent mentionner leurs responsables (par exemple, « @Amélie — Créer le rapport avant lundi »). Les coéquipiers peuvent marquer les tâches comme terminées ou ajouter des commentaires pour poser des questions.

Qu’inclure dans un modèle de liste de tâches

Une liste de tâches efficace doit être simple et claire. Tout type de liste de tâches doit inclure des éléments essentiels : des noms de tâches clairs et descriptifs, des étiquettes de priorité et des échéances ou délais visibles. Désignez un responsable pour chaque tâche afin de clarifier les responsabilités. Notez le statut de chaque tâche et maintenez-le à jour au fur et à mesure que vous progressez dans sa réalisation. Incluez un espace pour des informations supplémentaires, des liens ou des ressources à côté de chaque élément de la liste afin de fournir le contexte utile et minimiser les demandes de précision supplémentaires des membres de l’équipe.

Inclure ces détails – et les organiser clairement dans le modèle – aide à transformer votre liste en un planning pratique et facile à utiliser.

Bonnes pratiques pour des listes de tâches efficaces

Il est facile de créer une liste de tâches, mais il est plus difficile de la maintenir à jour et utile dans le temps. Vous devrez reprendre la liste souvent pour l’amender, répondre aux questions des collaborateurs et vous assurer que les membres de l’équipe maintiennent leurs tâches à jour.

• Maintenez des tâches concrètes et spécifiques. Cela vous aide à conserver l'engagement de l’équipe. Clarifiez ce qui doit être fait et quand – par exemple, au lieu de « contacter le service financier », préciser la tâche comme « envoyer un e-mail à Véronique du service financier avant mardi ».
• Évitez de surcharger la liste. Concentrez-vous sur ce que vous pouvez réellement accomplir dans les délais. Créez un canevas pour lister les éléments moins prioritaires, que vous ne devez pas oublier mais que vous pouvez reporter pour l'instant.
• Révisez et mettez à jour votre liste de tâches fréquemment. Programmez un rappel de calendrier pour vous aider à vous en souvenir. Lorsque vous faites le point, prenez quelques minutes pour cocher les tâches terminées, en ajouter de nouvelles et supprimer les éléments obsolètes. Quelques moments d'effort pour maintenir la liste à jour contribueront grandement à maintenir votre équipe impliquée dans ce document dynamique.
• Regroupez les tâches similaires ou organisez-les par thème. Cela aide tout le monde à rester concentré sur la tâche. Il est plus facile de traiter toutes les tâches liées aux e-mails en une seule fois plutôt que de changer de logiciel au fur et à mesure de la liste.
• Rendez les responsabilités et les échéances visibles pour tous. Être transparent sur les rôles renforce naturellement la responsabilité au sein de votre équipe et aide à faire respecter les échéances.

Le pouvoir d'une excellente liste de tâches

Une liste de tâches cohérente et régulièrement mise à jour vous aide à rester concentré et productif. Les listes collaboratives favorisent une communication claire entre les membres de l’équipe tout en responsabilisant chacun sur les tâches qui lui sont assignées. Le modèle de liste de tâches Slack vous aide à transformer des listes statiques en flux de travail collaboratifs. La bonne structure maintient votre équipe informée et engagée, que vous planifiiez une seule journée ou un projet complexe.