Sobre o modelo
Como usar esse modelo no Slack
O modelo de lista de tarefas do Slack oferece uma estrutura simples em que todas as tarefas pendentes podem ser organizadas em um só lugar. É possível colaborar com outros, atribuir tarefas e datas de vencimento e acompanhar o progresso. Veja como configurar e gerenciar uma lista de tarefas colaborativa no Slack:
- Crie um canal dedicado para tarefas. Assim, você reúne todas as discussões sobre tarefas em um local central. Isso ajuda você e sua equipe a manter a organização.
- Preencha o modelo. Depois de criar a lista, fixe-a no topo do canal do Slack. Dessa forma, toda vez que você e seus colegas de equipe visitarem o canal, a lista estará em destaque e visível.
- Marque os membros da equipe a fim de atribuir tarefas. Defina datas de vencimento e prazos. Você também pode criar subtarefas, que são tarefas menores listadas sob um item. As subtarefas podem ser atribuídas a diferentes responsáveis e ter suas próprias datas de vencimento, facilitando a divisão de tarefas grandes em partes gerenciáveis.
- Use ferramentas integradas para tornar a lista acionável. Você pode usar listas de verificação, reações e integrações de fluxo de trabalho para monitorar o progresso em tempo real. Conecte apps de terceiros que você usa em seu trabalho, incluindo ferramentas do Google, Microsoft Office e quase 2.600 outros, para ver o que está acontecendo sem sair do Slack.
- Automatize lembretes e acompanhamentos. É possível usar o Slackbot ou apps integrados. Para adicionar um lembrete, passe o mouse sobre o item da lista, clique no ícone de três pontos e selecione “Lembrar-me disso”. Escolha um intervalo de tempo no menu ou selecione “Personalizado” para definir seu próprio horário.
O que é um modelo de lista de tarefas?
O modelo de lista de tarefas é um documento reutilizável e personalizável que atua como uma estrutura pronta para organizar tarefas. Pessoas, equipes de projeto e gerentes em qualquer ambiente de trabalho podem usar o modelo de lista de tarefas para organizar as tarefas e cumprir os prazos. O modelo de lista de tarefas do Slack possibilita a rápida criação de uma lista de tarefas e a inclusão de rótulos com base no status e na data de vencimento. Também é possível adicionar um link para mensagens do Slack que mencionam a tarefa. O modelo facilita a priorização de tarefas, o destaque de itens de ação e o monitoramento do progresso direto do sistema operacional de trabalho do Slack.
Benefícios de usar o modelo de lista de tarefas
A principal vantagem do modelo é não ter que começar do zero toda vez que você precisar configurar uma lista. Os modelos do Slack ajudam a economizar tempo e esforço, funcionando como um ponto de partida. Veja como usar um modelo de lista de tarefas pode ajudar a equipe a reduzir distrações, melhorar o fluxo de trabalho e a responsabilidade.
- Economize tempo. Remova o atrito da configuração com uma estrutura pronta para a organização de tarefas. Em vez de escrever um e-mail, você pode facilmente convidar colaboradores e marcar membros da equipe na mesma tela.
- Incentive a consistência. Quando você e os membros da equipe sabem onde encontrar atribuições de tarefas e atualizações, essa consistência leva a uma melhor priorização e a uma maior eficiência.
- Melhore a visibilidade. Uma lista de tarefas colaborativa ajuda a manter todos alinhados. Os membros da equipe recebem alertas instantâneos quando são marcados na lista de tarefas e podem acompanhar o progresso, adicionar comentários úteis ou compartilhar atualizações sem sair do Slack.
- Apoie a responsabilidade e a execução. O modelo permite que você atribua a responsabilidade da tarefa, ordene prioridades e comunique claramente prazos e responsabilidades.
Cinco tipos de modelos de lista de tarefas
Não existe um modelo de lista de tarefas que sirva igualmente para todos. O melhor formato depende das suas necessidades, objetivos, cronograma e de como a equipe trabalha em conjunto. Confira cinco tipos de modelos de lista de tarefas e descubra como usá-los no Slack pode ajudar você a manter a organização.
1. Listas de tarefas diárias
A lista diária ajuda você a manter o foco e a produtividade. Use o modelo de tarefas do Slack para criar uma lista simples de itens de uma linha com caixas de seleção ou adicione datas de vencimento e atualizações de status. A lista de tarefas diárias pode ser privada ou ter a opção de atribuir itens a colegas de equipe.
2. Planejadores semanais
As listas de tarefas semanais são úteis para planejamento e colaboração. Fixe a mensagem no canal de “planejamento” ou compartilhe o modelo com a equipe para destacar as prioridades semanais. Você pode adicionar cabeçalhos de dias da semana no topo do modelo para tornar a lista mais fácil de ser assimilada.
3. Listas específicas de projeto
Listas de tarefas para equipes ajudam você a controlar marcos e entregas do projeto com listas específicas. Esses esboços de tarefas podem incluir fases e tarefas do projeto sob vários níveis de cabeçalho. A fim de organizar as tarefas pendentes do projeto, fixe a lista de tarefas em um canal dedicado do Slack para o projeto e incentive os membros da equipe a postar atualizações de status na conversa abaixo. Você também pode usar um modelo de gerenciamento de projeto ou um modelo de rastreamento de projeto para criar um documento de planejamento mais específico. Adapte o modelo às necessidades do projeto; por exemplo, uma lista de tarefas para uma campanha de marketing será diferente de uma para um projeto de construção.
4. Listas baseadas em prioridade
A lista baseada em prioridades permite que você classifique as tarefas por importância ou urgência. Use emojis coloridos para indicar tarefas de prioridade alta (vermelho), média (amarelo) e baixa (verde). A priorização visual ajuda você e colegas de equipe a identificar rapidamente qual tarefa fazer em seguida.
5. Listas de equipe compartilhadas
Coloque todos a par do que está acontecendo com uma lista de tarefas compartilhadas da equipe. Poste a lista de tarefas em um canal compartilhado do Slack onde as tarefas podem ser marcadas com os responsáveis (por exemplo, “@Tamara — Criar relatório até segunda-feira”). Colegas de equipe podem marcar tarefas como concluídas ou adicionar comentários para fazer perguntas.
O que incluir em um modelo de lista de tarefas
Uma boa lista de tarefas deve ser direta. Os principais elementos de qualquer tipo de lista de tarefas incluem: nomes de tarefas claros e descritivos, etiquetas de prioridade e prazos ou cronogramas visíveis. Atribua uma pessoa a cada tarefa para esclarecer a responsabilidade. Anote o status de cada tarefa e atualize-o à medida que avança para a conclusão. Inclua um espaço para informações extras, links ou recursos ao lado de cada item da lista para mostrar o contexto e minimizar as idas e vindas de esclarecimentos com os membros da equipe.
Incluir essas informações e organizá-las claramente dentro do modelo ajuda a transformar a lista de verificação em um plano prático e fácil de usar.
Práticas recomendadas para listas de tarefas que funcionam
É fácil criar uma lista de tarefas, mas não é tão fácil assim mantê-la atualizada e útil ao longo do tempo. Você precisará revisitar a lista frequentemente para organizá-la, responder a perguntas de colaboradores e garantir que os membros da equipe atualizem as tarefas atribuídas.
- Crie tarefas acionáveis e específicas. Assim, você mantém o engajamento da equipe. Esclareça o que precisa ser feito e quando. Por exemplo, em vez de “entrar em contato com o financeiro”, especifique a tarefa como “Enviar e-mail para Sue no financeiro até terça-feira”.
- Evite sobrecarregar a lista. Concentre-se no que você pode realizar realisticamente dentro do prazo. Crie um canvas para listar os itens de prioridade mais baixa que você não quer esquecer, mas que pode adiar por enquanto.
- Revise e atualize a lista de tarefas com frequência. Defina um lembrete no calendário para ajudar você a se lembrar. Quando você verificar, reserve alguns minutos para marcar as tarefas concluídas, adicionar novas e remover itens desatualizados. Alguns momentos de esforço para atualizar a lista contribuirão muito para engajar a equipe no documento ativo.
- Agrupe tarefas semelhantes ou organize-as por tema. Assim, todos permanecem na tarefa. É mais fácil lidar com todas as tarefas relacionadas ao e-mail de uma só vez, em vez de mudar de contexto à medida que você avança na lista.
- Torne a responsabilidade e os prazos visíveis para todos. Demonstrações de transparência constroem naturalmente a responsabilidade dentro da equipe e ajudam a evitar o não cumprimento de prazos.
O poder de uma ótima lista de tarefas
Uma lista de tarefas consistente e atualizada com regularidade ajuda você a manter o foco e a produtividade. Listas colaborativas apoiam a comunicação clara entre os membros da equipe, ao mesmo tempo que responsabilizam cada um pelas tarefas atribuídas. O modelo de lista de tarefas do Slack ajuda você a transformar listas estáticas em fluxos de trabalho colaborativos. A estrutura certa informa e engaja a equipe, quer você esteja planejando um único dia ou um projeto complexo.
