Acerca de esta plantilla
Cómo usar esta plantilla en Slack
La plantilla de lista de tareas pendientes de Slack proporciona un marco sencillo donde todas tus tareas pendientes se pueden organizar en un mismo lugar. Puedes colaborar con otras personas, asignar tareas y fechas de vencimiento, así como hacer un seguimiento del progreso. Te mostramos cómo configurar y gestionar una lista de tareas pendientes colaborativa en Slack:
- Crea un canal específico para las tareas pendientes: esto te permite reunir todas las conversaciones sobre las tareas en un lugar centralizado. Te ayuda tanto a ti como a tu equipo a estar organizados.
- Rellena la plantilla: una vez que tengas tu lista, fíjala en la parte superior del canal de Slack. Así, cada vez que tú y tus compañeros de equipo visitéis el canal, la lista estará en primera línea.
- Menciona a miembros del equipo para asignar tareas: asegúrate de establecer fechas de vencimiento y plazos. También puedes crear subtareas, que son tareas más pequeñas enumeradas bajo un elemento. Las subtareas se pueden asignar a diferentes responsables y tener sus propias fechas de vencimiento, lo que facilita dividir las tareas grandes en partes manejables.
- Usa herramientas integradas para que la lista sea interactiva: puedes utilizar listas de verificación, reacciones e integraciones de flujo de trabajo para supervisar tu progreso en tiempo real. Conecta las aplicaciones de terceros que utilizas para trabajar, incluidas las herramientas de Google, Microsoft Office y casi 2600 más, así podrás ver lo que sucede sin salir de Slack.
- Automatiza los recordatorios y seguimientos: puedes usar Slackbot o aplicaciones integradas. Para añadir un recordatorio, pasa el cursor sobre el elemento de la lista, haz clic en el icono con tres puntos y selecciona “Recordarme esto”. Después, puedes seleccionar una hora en el menú o elige la opción “Personalizar hora” para configurar la tuya propia.
¿Qué es una plantilla de lista de tareas pendientes?
Una plantilla de lista de tareas pendientes es un documento reutilizable y personalizable que funciona como un marco preparado para organizar tareas. Los individuos, los equipos de proyecto y los gestores de cualquier entorno de trabajo pueden usarla para mantener las tareas organizadas y cumplir con el programa. La plantilla de lista de tareas pendientes de Slack te permite crear rápidamente una lista de tareas y etiquetarlas según su estado y fecha de vencimiento. También puedes añadir un enlace a los mensajes de Slack que mencionen la tarea. La plantilla facilita priorizar tareas, resaltar las pendientes y supervisar el progreso directamente desde el sistema operativo de trabajo de Slack.
Ventajas de usar una plantilla de lista de tareas pendientes
La principal ventaja de una plantilla es no tener que empezar desde cero cada vez que necesites configurar una lista. Las plantillas de Slack te ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo al ofrecerte un punto de partida. Te mostramos cómo utilizar una plantilla de lista de tareas pendientes puede ayudar a tu equipo a reducir las distracciones y mejorar el flujo de trabajo y las responsabilidades.
- Ahorra tiempo: elimina las complicaciones de la configuración con una estructura preparada para organizar tareas. En vez de escribir un correo electrónico, puedes invitar fácilmente a colaboradores y mencionar a los miembros del equipo desde la misma pantalla.
- Fomenta la coherencia: cuando tú y los miembros de tu equipo sabéis dónde encontrar las asignaciones de tareas y las actualizaciones, esa coherencia os permitirá una mejor priorización y mayor eficacia.
- Mejora la visibilidad: una lista de tareas pendientes colaborativa ayuda a que todo el mundo esté en sintonía. Los miembros del equipo reciben alertas instantáneas cuando se les menciona en la lista y pueden hacer un seguimiento del proceso, añadir comentarios útiles o compartir actualizaciones sin salir de Slack.
- Respalda la responsabilidad y el seguimiento: la plantilla te permite asignar responsables a las tareas, ordenar las prioridades y comunicar los plazos y las responsabilidades con claridad.
Cinco tipos de plantillas de lista de tareas pendientes
No hay una plantilla de lista de tareas pendientes única. El mejor formato depende de tus necesidades, objetivos, cronograma y de cómo trabaja tu equipo. Te mostramos cinco tipos de plantillas de lista de tareas pendientes y cómo usarlas en Slack puede ayudarte a estar al día.
1. Listas de tareas pendientes diarias
Una lista diaria te ayuda a mantener la concentración y productividad. Usa la plantilla de tareas pendientes de Slack para crear una lista sencilla con elementos de una línea y casillas de verificación o añade fechas de vencimiento y actualizaciones de estado. Puedes mantener la lista de tareas pendientes diaria privada o asignar tareas a tus compañeros de equipo.
2. Planificadores semanales
Las listas de tareas pendientes semanales son útiles para planificar y colaborar. Fija el mensaje en tu canal de “planificación” o comparte la plantilla con tu equipo para resaltar las prioridades de la semana. Puedes añadir encabezados con los día de semana en la parte superior de la plantilla para que la lista sea más fácil de asimilar.
3. Listas específicas por proyecto
Las listas de tareas pendientes para equipos te ayudan a supervisar los objetivos y el producto final del proyecto con listas específicas para el proyecto. Estas descripciones de tareas pueden incluir las fases del proyecto y tareas bajo varios niveles de encabezado. Para mantener organizadas las tareas del proyecto, fija tu lista de tareas pendientes en un canal de Slack específico del proyecto y anima a los miembros del equipo a publicar actualizaciones del estado en el hilo de la conversación que aparece abajo. También puedes usar una plantilla de gestión de proyectos o una plantilla de seguimiento del proyecto para crear un documento de planificación más específico. Adapta la plantilla a las necesidades de tu proyecto, por ejemplo, una lista de tareas pendientes para una campaña de marketing será diferente de la de un proyecto de construcción.
4. Listas basadas en prioridades
Una plantilla de lista de tareas pendientes basada en prioridades te permite ordenar las tareas por importancia o urgencia. Usa emojis de colores para indicar tareas de alta (rojo), media (amarillo) y baja (verde) prioridad. La priorización visual te ayuda a ti y a tus compañeros de equipo a identificar rápidamente qué tarea hay que hacer a continuación.
5. Listas compartidas del equipo
Haz que todo el mundo esté coordinado al mantener una lista de tareas pendientes compartida. Publica la lista de tareas en un canal de Slack compartido donde se puedan mencionar las tareas y los responsables (por ejemplo, “@Taylor: crear informe para el lunes”). Tus compañeros de equipo pueden marcar las tareas como completadas o añadir comentarios para hacer preguntas.
Qué incluir en una plantilla de lista de tareas pendientes
Una lista de tareas pendientes bien hecha debe ser directa. Los elementos clave para cualquier tipo de lista de tareas pendientes incluyen nombres de tareas claros y descriptivos, etiquetas de prioridad y plazos o fechas límite visibles. Asigna un responsable a cada tarea para dejar claras las responsabilidades. Indica el estado de cada tarea y actualízalo a medida que avances hasta su finalización. Incluye un espacio para información adicional, enlaces o recursos junto a cada elemento de la lista para ofrecer contexto y minimizar las aclaraciones continuas con los miembros del equipo.
Incluir estos detalles, y organizarlos con claridad dentro de la plantilla, ayuda a convertir tu lista de verificación en un plan práctico y fácil de usar.
Prácticas recomendadas para listas de tareas pendientes que funcionan
Es fácil crear una lista de tareas pendientes, pero mantenerla actualizada y útil con el tiempo es más complicado. Tendrás que revisar la lista a menudo para organizarla, responder preguntas de los colaboradores y asegurarte de que los miembros del equipo mantienen sus tareas asignadas al día.
- Mantén las tareas interactivas y específicas: esto te ayuda a mantener al equipo implicado. Aclara qué hay que hacer y cuándo. Por ejemplo, en vez de “contactar con finanzas”, especifica la tarea como “enviar un correo electrónico a Sue de finanzas antes del martes”.
- Evita sobrecargar la lista: céntrate en lo que puedes cumplir de manera realista dentro del cronograma. Crea un canvas para enumerar las tareas de menor prioridad que no quieres olvidar, pero puedes aplazar por ahora.
- Revisa y actualiza tu lista de tareas pendientes con frecuencia: establece un recordatorio en el calendario para no olvidarte. Cuando la revises, dedica unos minutos a marcar las tareas completadas, añadir nuevas y eliminar las obsoletas. Un pequeño esfuerzo constante para mantener la lista actualizada ayudará mucho a mantener a tu equipo comprometido con este documento vivo.
- Agrupa las tareas similares o por tema: esto ayuda a que todo el mundo esté centrado. Es más fácil administrar todas las tareas relacionadas con correos electrónicos de una sola vez que cambiar de contexto a medida que avanzas por la lista.
- Haz que las responsabilidades y los plazos sean visibles para todo el mundo: ser transparente sobre las responsabilidades fomenta de forma natural la rendición de cuentas en tu equipo y ayuda a evitar el incumplimiento de plazos.
El poder de una gran lista de tareas pendientes
Una lista de tareas pendientes coherente y actualizada con frecuencia te ayuda a mantener la concentración y la productividad. Las listas colaborativas respaldan una comunicación clara entre los miembros del equipo a la vez que hacen que cada uno sea responsable de sus tareas asignadas. La plantilla de lista de tareas pendientes de Slack te permite transformar las listas estáticas en flujos de trabajo colaborativos. La estructura adecuada mantiene a tu equipo informado y comprometido, tanto si estás planificando un solo día como un proyecto complejo.
