このテンプレートについて
To-Do リストテンプレートの使い方
Slack の To-Do リストテンプレートは、すべてのタスクが 1 か所で整理できるシンプルなフレームワークです。タスクの担当者や期日を設定したり、進捗を追跡したりできるほか、リスト上でほかのメンバーと連携することも可能です。Slack で To-Do リストを設定および管理する方法は次のとおりです。
- 専用の To-Do チャンネルを作成する。すべてのタスクに関する議論を 1 か所に集約し、チームの仕事を整理できます。
- テンプレートに情報を記載する。リストが完成したら、Slack チャンネルの上部にピン留めしましょう。チャンネルにアクセスするたびに、リストが目立つ場所に表示されます。
- チームメンバーをタグ付けして、タスクを割り当てる。期日とスケジュールを必ず設定してください。各タスクの下にはサブタスクも作成できます。サブタスクは異なる担当者に割り当られるほか、それぞれ期日を設定できるため、大きなタスクを管理しやすい単位に分割できて便利です。
- 内蔵されたツールを使用して、リストをすぐに実行できる状態にする。チェックリスト、絵文字リアクション、ワークフローのインテグレーションをあわせて活用し、進捗をリアルタイムで管理しましょう。普段業務で使う Google ツール、Microsoft Office、その他約 2,600 のサードパーティアプリを連携させれば、Slack を離れることなく状況を確認できます。
- リマインダーやフォローアップを自動化する。Slackbot や連携済みのアプリも使えます。リマインダーを追加するには、リストの項目にカーソルを合わせ、3 つのドットアイコンをクリックして、「リマインダーを設定」を選択します。その後、メニューから時間を選択するか、「カスタム時間」を選択して独自に設定できます。
To-Do リストテンプレートとは？
To-Doリストテンプレートは、タスクを整理するためにすぐに使えるフレームワークで、繰り返し利用できるだけでなくカスタマイズも可能なドキュメントです。メンバーであれ、プロジェクトチームであれ、マネージャーであれ、To-Do リストテンプレートを使えば、あらゆる業務のタスクを整理し、スケジュールどおりに進めることができます。タスクリストを素早く作成できるほか、ステータスと期限に基づいてタスクにラベルをつけ、タスクに関する Slack メッセージへのリンクを追加することも可能です。このテンプレートにより、タスクの優先順位づけ、アクション項目の強調、進捗管理を Work OS（仕事の基本システム）である Slack 上で直接簡単に行えます。
To-Do リストテンプレートを使うメリット
テンプレートの最大の利点は、リストを設定するたびに一から始める必要がないことです。Slack のテンプレートにはすでに枠組みがあるため、リスト作成の時間と労力を節約できます。To-Do リストテンプレートを使うことで、チームの集中力が高まり、業務フローが改善され、確実なタスク遂行が期待できます。
- 時間を節約。タスク整理のために最適化されたフレームワークにより、設定の手間を削減できます。メールを作成せずとも、同じ画面から関係者を簡単に招待し、チームメンバーをタグ付けできます。
- 情報を集約。タスクの割り当てや更新が行われる場所を全員が把握できていれば、優先順位がつけやすくなり、効率も上がります。
- 可視性を向上。コラボレーション機能つきの To-Do リストは、全員の認識を統一するのに役立ちます。チームメンバーは To-Do リストでタグ付けされた際に即座にアラートを受け取り、Slack から離れることなく進捗の追跡、関連コメントの追加、最新情報共有が可能です。
- 責任範囲の明確化と遂行可能性の向上。このテンプレート上でタスクへの担当者の割り当てや優先順位の設定ができ、期限と責任範囲も明確になります。
5 つのタイプの To-Do リストテンプレート
万能な To-Do リストテンプレートは存在しません。最適な形式は、あなたのニーズ、目標、タイムライン、そしてチームの連携方法によって決まります。ここでは 5 つのタイプの To-Do リストテンプレートと、それらを Slack で使って順調にタスクを消化する方法を紹介します。
1. 毎日の To-Do リスト
日々のリストがあることで、集中力を保ち生産性を向上できます。Slack の To-Do リストテンプレートを使えば、チェックボックス付きの 1 行アイテムのシンプルなリスト、期限や進捗状況を管理できるを作成できます。非公開で使えるだけでなく、チームメンバーにアイテムを割り当てることも可能です。
2. 1 週間の予定表
1 週間の To-Do リストがあれば、計画立案やチームの連携が進みます。「計画」チャンネルでメッセージをピン留めするほか、テンプレートをチームと共有してその週の優先事項をハイライトしてもよいでしょう。テンプレートの上部に曜日ヘッダーを追加すると、リストがより見やすくなります。
3. プロジェクトのタスク表
チームで使う To-Do リストは、プロジェクトのマイルストーンや成果物を追跡するのに役立ちます。タスク概要では、各見出しレベルの下にプロジェクトのフェーズやタスクを含めることができます。プロジェクトの To-Do リストを最新状態に保つには、プロジェクト専用の Slack チャンネルに To-Do リストをピン留めし、スレッドに進捗状況を投稿するようメンバーに促しましょう。プロジェクト管理テンプレートやプロジェクト追跡テンプレートを使用して、よりプロジェクトに合う計画ドキュメントを作成することもできるほか、プロジェクトのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることも可能です。例えば、マーケティングキャンペーンの To-Do リストは建設プロジェクトのものとはきっと異なるでしょう。
4. 優先度ベースのリスト
優先度ベースの To-Do リストテンプレートでは、重要度や緊急度でタスクを並び替えることができます。カラフルな絵文字を使って、高（赤）、中（黄）、低（緑）の優先度タスクを示しましょう。視覚的な優先順位づけにより、チームが次に行うべきタスクを素早く特定できます。
5. チームリスト
チーム共有の To-Do リストがあれば、全員の方向性を揃えることができます。タスクリストをチームで共有する Slack チャンネルに投稿し、タスクに所有者をタグ付けしましょう（例：「@浅田晶 — 月曜日までにレポートを作成」）。メンバーはタスクを完了としてマークしたり、質問するためのコメントを追加したりできます。
To-Do リストテンプレートに含めるべき内容
効果的な To-Do リストはわかりやすいものでなければなりません。どのタイプのタスクリストにも必要な要素として、内容を確に示すタスク名、優先度ラベル、明確な締切や期限があります。各タスクに担当者を割り当てて責任の所在を明確にしましょう。各タスクのステータスを記録し、常に最新の状態に保ちます。各リスト項目の横に追加情報、リンク、リソース用の場所を用意すれば、背景情報もその場で共有でき、メンバーのやり取りの手間を最小限に抑えられます。
これらの詳細をテンプレート内にわかりやすく配置することで、チェックリストが実用的で使いやすい計画に変わります。
効果的な To-Do リストのベストプラクティス
To-Do リストの作成は簡単ですが、常に最新で役立つ状態を保つのはより困難です。リストを整理し、関係者からの質問に答え、各自が割り当てられたタスクを最新の状態に保つためには、リストをこまめに見直す必要があります。
- タスクをすぐに実行できるよう具体的な内容にする。チームがリストを活用できるよう、何をいつまでに行う必要があるかを明確にしてください。例えば「経理に連絡する」ではなく、「火曜日までに経理の安居さんにメールを送る」と具体的にタスクを指定します。
- タスクを詰め込みすぎない。期限内に現実的に達成できることに焦点を当てます。後回しにできる優先度の低い項目を忘れないよう、canvas にリストアップするとよいでしょう。
- To-Do リストをこまめに見直し、更新する。忘れないようカレンダーリマインダーを設定してください。確認の時間を確保し完了したタスクにチェックマークをつけ、新しいタスクを追加し、古い項目を削除します。リストを更新する少しの手間が、長期的な活用につながります。
- 類似のタスクをグループ化するか、テーマ別にまとめて処理する。これにより全員がタスクに集中しやすくなります。例えばメール関連のタスクがある場合、リストを進むなかでコンテキストを何度も切り替えて処理するよりも、一度に対応する方が簡単です。
- 担当者と締切が全員に見えるようにする。責任の所在を明らかにすることで、チーム内にタスク遂行に対する責任感が自然と育まれ、締切の見落としを防ぐのに役立ちます。
優れた To-Do リストの力
情報が集約され、常に最新状態に保たれた To-Do リストがあれば、チームの集中力と生産性を保てます。コラボレーション機能つきリストにより、チームメンバー間のコミュニケーションが見える化され、各自が割り当てられたタスクに対して責任を持って遂行できるようになるでしょう。Slack の To-Do リストテンプレートを使うと、ただ羅列されたリストがコラボレーション型の業務フローに変身します。1 日の計画でも複雑なプロジェクトでも、適切なフレームワークがあることでチームが情報を共有し、タスクをどんどん進めることができるのです。
