Collaborez avec des partenaires externes dans Slack

À propos de ce cas d’usage

La collaboration externe peut se détériorer lorsque les échanges sont éparpillés entre des fils d’e-mails, des notes de réunion, des espaces de stockage partagés et des applications déconnectées les unes des autres. Les décisions se perdent et les partenaires externes peuvent se retrouver à travailler à partir d’informations obsolètes.

Slack intègre la collaboration externe au sein du même système d’exploitation du travail centralisé où s’effectue déjà le travail en interne. Vous pouvez communiquer de manière sécurisée avec vos clients, fournisseurs, agences et autres parties prenantes via des canaux partagés, l’automatisation des flux de travail, des intégrations et des outils alimentés par l’IA qui maintiennent le travail visible et organisé entre les équipes.

Voici des méthodes concrètes pour collaborer avec des partenaires externes dans Slack, ainsi que les meilleures pratiques générales pour créer des flux de travail inter-entreprises efficaces.

Comment collaborer avec des partenaires externes dans Slack

Travailler avec des partenaires externes devient bien plus simple lorsque tout le monde peut communiquer dans un espace partagé. Grâce aux canaux, aux espaces de travail partagés et aux paramètres d’accès contrôlés, les équipes peuvent intégrer directement leurs partenaires externes dans les échanges sans compromettre la sécurité.

Les fonctionnalités de Slack telles que les canaux partagés, l’automatisation des flux de travail, les intégrations et les outils basés sur l’IA aident les équipes à rester alignées et à améliorer la productivité de l’entreprise. Voici un aperçu détaillé des fonctionnalités de Slack qui favorisent la collaboration externe :

Utiliser Slack Connect pour supprimer les conversations externes interminables par e-mails

Slack Connect permet aux entreprises de collaborer en toute sécurité avec des partenaires externes directement dans Slack. Plutôt que de s’appuyer sur de longues conversations e-mails et des outils déconnectés les uns des autres, les équipes peuvent communiquer en temps réel, partager des fichiers, coordonner les validations et suivre les décisions en un seul endroit. Les équipes qui utilisent Slack Connect ont signalé des délais de révision et de validation créatives deux fois plus rapides, ainsi qu’une réduction de 50 % des réunions hebdomadaires pour les équipes travaillant avec des prestataires.

En regroupant les parties prenantes externes dans le même espace de travail, Slack Connect contribue à limiter les silos de communication, à réduire les temps de réponse et à faire avancer les projets grâce à une meilleure visibilité.

Utiliser Slackbot pour gérer les tâches administratives et les rappels

Slackbot est une IA personnelle intégrée directement dans Slack qui aide les équipes à maintenir une collaboration externe organisée grâce à des rappels automatisés, des réponses rapides et des conseils pratiques intégrés aux flux de travail quotidiens. Les équipes peuvent utiliser Slackbot pour envoyer des rappels d’échéance, solliciter des mises à jour auprès des parties prenantes, répondre aux questions courantes sur les processus ou orienter les personnes vers les bonnes ressources, sans alourdir les tâches administratives.

Ces rappels étant intégrés directement dans les conversations et les canaux, ils évitent que les équipes passent à côté de certaines validations par exemple, suppriment les relances répétitives tout en maintenant la dynamique de travail inter-entreprises.

Créer des canaux dédiés pour séparer les échanges internes et externes

Les canaux aident les équipes à organiser la collaboration externe par projet, client, campagne ou relation partenaire. La création de canaux dédiés à des flux de travail spécifiques permet de maintenir une bonne organisation générale, afin que les bonnes personnes aient accès aux bonnes conversations, fichiers, validations et mises à jour.

Les équipes peuvent également créer des canaux internes pour s’aligner sur les calendriers, les responsabilités et les retours avant de partager les mises à jour en externe. Des structures de canaux bien organisées permettent de retrouver facilement des informations ultérieurement, de faire remonter des documents enfouis et des discussions passées, tout en réduisant les doublons.

Ouvrir des canaux partagés pour un espace de travail unifié entre entreprises

Les canaux partagés Slack créent un espace de travail central où les équipes internes et les partenaires externes peuvent collaborer ensemble sur des projets en cours. Avec les canaux partagés, fini de jongler entre les conversations e-mails et les processus de révision déconnectés. Les équipes peuvent facilement partager des mises à jour, réviser des fichiers, résoudre des problèmes et faire avancer les validations au sein d’une même conversation.

Travailler à partir d’un historique de canal partagé réduit également les retards liés au manque de contexte ou à la collecte de feedback éparpillé. Les conversations et les actions à mener restent connectées en temps réel, ce qui améliore la visibilité au sein des entreprises.

Automatiser les flux de travail pour éliminer les relances manuelles

L’automatisation des flux de travail aide les équipes à réduire les relances manuelles et à maintenir une collaboration externe fluide entre les entreprises. Les équipes peuvent automatiser les tâches récurrentes telles que les demandes de validation, les flux de travail d’intégration, les points de suivi, les rappels et les formulaires de saisie, afin que les projets ne s’enlisent pas dans l’attente de mises à jour ou de réponses.

Le Générateur de flux de travail se connecte également aux outils et systèmes externes, aidant les équipes à standardiser les processus entre le entreprises tout en réduisant les tâches administratives et les délais de communication.

Intégrer votre pile technologique pour maintenir l’alignement des parties prenantes externes

Les intégrations connectent Slack aux autres outils déjà utilisés par votre équipe, des plateformes de gestion de projet aux systèmes CRM et de ticketing, en passant par les outils de partage de fichiers, les calendriers et autres applications métier. Grâce aux intégrations de Slack, les équipes peuvent recevoir des mises à jour de projet depuis des outils de gestion de projet, partager des fichiers depuis Google Drive, créer des enregistrements Salesforce ou gérer des tickets d’assistance sans quitter Slack.

La centralisation de ces informations réduit les changements de contexte, facilite le suivi du travail en temps réel et tient les parties prenantes externes informées sans avoir à envoyer de fréquentes mises à jour manuelles.

Lancer des Appels d’équipe et des clips pour coordonner les collaborateurs sans invitations formelles

Les Appels d’équipe et les clips offrent aux équipes des moyens simples de communiquer rapidement avec des partenaires externes sans avoir à planifier de réunions formelles.

Les équipes peuvent rejoindre un Appel d’équipe pour résoudre des questions en temps réel, passer en revue ensemble le feedback ou prendre des décisions plus rapidement lorsque la communication asynchrone commence à ralentir le travail. Selon les recherches de Slack, les équipes qui utilisent les Appels d’équipe font état d’une augmentation de la productivité de 37 %.

Les clips favorisent la collaboration asynchrone en permettant aux équipes d’enregistrer de courtes mises à jour vidéo ou audio que les partenaires peuvent consulter selon leur propre planning. Cela contribue à réduire la surcharge de réunions tout en offrant aux équipes un moyen plus rapide et plus contextuel d’expliquer les modifications ou de présenter les avancées d’un projet.

Les avantages de la collaboration externe avec Slack

Slack offre aux entreprises une couche de collaboration partagée permettant aux équipes internes et aux partenaires externes de coordonner leur travail plus rapidement, de maintenir une bonne visibilité sur l’ensemble des projets et de garder la communication organisée, sans compromettre la sécurité ni la supervision administrative.

Voici quelques-uns des principaux avantages de la collaboration externe dans Slack :

• Communication et prise de décision plus rapides. Les canaux partagés, les Appels d’équipe et la messagerie en temps réel aident les équipes à résoudre les problèmes et à faire avancer les approbations plus rapidement, sans avoir à passer par d’interminables conversations e-mails ou attendre des réunions.
• Moins de surcharge d’e-mails et de communication fragmentée. Le fait de centraliser les conversations, les fichiers, les mises à jour et les retours dans Slack réduit la nécessité de gérer des boîtes de réception dispersées et des outils de collaboration déconnectés.
• Sécurité de niveau entreprise. Avec Slack Connect, vous décidez non seulement quels partenaires externes peuvent rejoindre vos espaces, mais aussi ce qu’ils peuvent voir et partager. Toutes les interactions sur Slack respectent des normes de confidentialité strictes et des certifications de conformité.
• Meilleure visibilité sur les projets et les parties prenantes. Les conversations partagées et les flux de travail consultables aident les équipes internes et les partenaires externes à rester alignés sur les délais, les livrables, les approbations et les prochaines étapes.
• Partage de fichiers plus sécurisé. Les équipes peuvent partager en toute sécurité des documents, des retours et des ressources de projet directement dans Slack, tout en maintenant la supervision de l’entreprise et les contrôles administratifs.
• Plus grande responsabilisation et temps de réponse réduits. La collaboration par canaux facilite le suivi des responsabilités, la mise en évidence des points bloquants et le suivi de l’avancement, sans avoir à recourir à des mises à jour manuelles ou à des réunions de suivi.
• Historique des communications et de la documentation consultable. Les conversations, les fichiers partagés et les décisions restent consultables dans le temps, ce qui aide les équipes à retrouver rapidement le contexte important et à éviter les doublons.
• Relations plus solides avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Une communication plus rapide, une meilleure transparence et une collaboration plus organisée contribuent à fluidifier les partenariats externes. Des recherches menées par Slack ont également montré que les équipes qui utilisent Slack font état de 39 % de réunions en moins et d’une productivité accrue de 47 %.

Qu’est-ce que la collaboration externe ?

La collaboration externe est le processus qui consiste à travailler avec des personnes extérieures à votre entreprise sur des objectifs métier communs, des projets et des opérations quotidiennes. Cela peut inclure des clients, des fournisseurs, des agences, des prestataires, des sous-traitants, des consultants et des partenaires stratégiques qui coordonnent régulièrement leurs actions avec les équipes internes.

La collaboration externe implique souvent la planification de projets, le partage de fichiers, la communication avec les clients, les validations, l’intégration, les cycles de retours, et l’exécution collaborative entre plusieurs entreprises. À mesure que les entreprises se répartissent entre équipes à distance, fournisseurs externes et partenaires mondiaux, elles s’appuient de plus en plus sur des systèmes de collaboration sécurisés et centralisés pour coordonner efficacement leur travail.

Bonnes pratiques pour une collaboration externe efficace

Une collaboration externe réussie repose sur une communication claire, une documentation organisée, des responsabilités bien définies et des systèmes sécurisés pour coordonner le travail entre les entreprises. Les bonnes pratiques suivantes peuvent aider les équipes à faire avancer les projets plus rapidement et à construire des relations de travail solides avec leurs partenaires externes :

• Mettez en place des canaux de communication dédiés pour chaque partenaire ou projet. Créez des canaux Slack dédiés aux clients, fournisseurs, campagnes ou flux de travail spécifiques, afin que les conversations, fichiers et validations restent organisés et faciles à suivre.
• Définissez clairement les responsabilités, les autorisations et les délais de réponse dès le départ. Établissez des règles claires sur la prise de décision, l’accès aux informations, les délais de réponse attendus et la façon dont les validations doivent progresser dans le processus.
• Limitez les longues conversations e-mails. Les canaux partagés dans Slack Connect aident les équipes à centraliser les échanges au même endroit, plutôt que de les disperser entre les e-mails, les réunions et des outils déconnectés.
• Standardisez les flux de travail et les processus de validation. Des processus cohérents réduisent les délais et la confusion, en particulier lorsque plusieurs entreprises sont impliquées. L’automatisation des flux de travail peut également aider les équipes à automatiser les tâches répétitives comme les rappels, les validations, les étapes d’intégration et les mises à jour de statut.
• Rendez l’historique des communications et des décisions consultable. Des conversations et une documentation centralisées facilitent la consultation des retours, la recherche de décisions passées et l’intégration de nouvelles parties prenantes sans perte de contexte.
• Favorisez la transparence tout en maintenant des contrôles d’accès sécurisés. Les équipes doivent rendre les informations projet accessibles aux bonnes parties prenantes, tout en conservant une supervision administrative et des pratiques de collaboration sécurisée.
• Privilégiez la communication asynchrone autant que possible. Des outils comme les clips, les fils de discussion et les mises à jour automatisées aident les équipes à collaborer en tenant compte des emplois du temps et des fuseaux horaires, sans multiplier les réunions inutiles.

Comment améliorer la sécurité et la gouvernance dans la collaboration externe

La collaboration externe exige des entreprises qu’elles trouvent un équilibre entre rapidité et flexibilité d’un côté, et supervision et contrôle de l’autre. Slack Connect et les contrôles d’administration Slack permettent une collaboration sécurisée tout en aidant les entreprises à maintenir la visibilité, la conformité et la supervision administrative sur l’ensemble des flux de travail externes.

Les bonnes pratiques essentielles en matière de sécurité et de gouvernance sont les suivantes :

• Autorisations basées sur les rôles. Contrôlez l’accès aux canaux, aux flux de travail, aux fichiers et aux conversations en fonction des rôles et des responsabilités des membres de l’équipe, afin que les informations sensibles ne soient accessibles qu’aux parties prenantes concernées.
• Gestion des accès invités. Utilisez les comptes invités, qui limitent l’accès externe aux seuls canaux, documents et ressources dont les partenaires ont besoin pour accomplir leur travail.
• Gouvernance des canaux partagés. Slack Connect offre aux entreprises une supervision sur la façon dont les canaux partagés sont créés, gérés, approuvés et maintenus au sein des équipes et avec les entreprises extérieures.
• Conservation des données et conformité. Les contrôles d’administration aident les entreprises à gérer les règles de conservation, les exigences de conformité et les pratiques de documentation à long terme dans les flux de travail de communication et de partage de fichiers.
• Validations et visibilité administrative. Les équipes peuvent standardiser les flux de travail de validation, tandis que les administrateurs conservent une visibilité sur l’activité de collaboration, les accès externes et les modes de communication au sein de l’entreprise.

Collaborez plus efficacement avec Slack

La réussite d’une collaboration externe repose sur la visibilité, la sécurité, une responsabilité claire, des flux de travail organisés et des systèmes de communication qui réduisent les points de frictions. La solution ne consiste pas simplement à ajouter davantage d’outils de communication, il s’agit de rassembler tous vos outils existants afin que conversations, validations, fichiers, flux de travail et décisions coexistent au même endroit.

Avec Slack, vous pouvez coordonner vos échanges avec des partenaires externes en toute sécurité et de façon fluide, en limitant les allers-retours inhérents à la collaboration inter-entreprises. Explorez les fonctionnalités de collaboration de Slack, ses intégrations et la galerie de modèles Slack pour créer des flux de travail de collaboration externe plus sécurisés, mieux organisés et facilement extensibles.