Colabora con socios externos en Slack.

Sobre este caso de uso

La colaboración externa puede volverse complicada cuando las conversaciones están dispersas entre hilos de correo electrónico, notas de reuniones, unidades compartidas y aplicaciones desconectadas entre sí. Las decisiones quedan enterradas y los socios externos pueden acabar trabajando con información desactualizada.

Slack integra la colaboración externa en el mismo sistema operativo de trabajo centralizado donde ya se desarrolla el trabajo interno. Puedes comunicarte de forma segura con clientes, proveedores, agencias y otras partes interesadas mediante canales compartidos, automatización de flujos de trabajo, integraciones y herramientas con IA que mantienen el trabajo visible y organizado entre equipos.

A continuación encontrarás formas prácticas de colaborar externamente en Slack, además de las mejores prácticas generales para crear flujos de trabajo eficientes entre empresas.

Cómo colaborar con socios externos en Slack

Trabajar con socios externos es mucho más fácil cuando todo el mundo puede comunicarse en un espacio compartido. Gracias al uso de canales, espacios de trabajo compartidos y ajustes de acceso controlado, los equipos pueden incorporar a los socios externos directamente a la conversación sin poner en riesgo la seguridad.

Funciones de Slack como los canales compartidos, la automatización de flujos de trabajo, las integraciones y las herramientas con IA ayudan a los equipos a mantenerse coordinados y mejorar la productividad empresarial. Aquí tienes una descripción más detallada de las funciones de Slack que facilitan la colaboración externa:

Usa Slack Connect para eliminar los interminables hilos de correo electrónico externos

Slack Connect permite a las organizaciones colaborar de forma segura con socios externos directamente en Slack. En lugar de depender de largos hilos de correo electrónico y herramientas desconectadas, los equipos pueden comunicarse en tiempo real, compartir archivos, coordinar aprobaciones y hacer un seguimiento de las decisiones en un único lugar. Los equipos que usan Slack Connect han informado de una tramitación de revisiones y aprobaciones creativas 2 veces más rápida, además de una reducción del 50 % en las reuniones semanales para los equipos que trabajan con colaboradores externos.

Al incorporar a las partes interesadas externas en el mismo espacio de trabajo, Slack Connect ayuda a reducir los silos de comunicación, acelerar los tiempos de respuesta y mantener los proyectos en marcha con mayor visibilidad.

Usa Slackbot para gestionar tareas administrativas y recordatorios

Slackbot es una IA personal para el trabajo integrada directamente en Slack que ayuda a los equipos a mantener la colaboración externa organizada mediante recordatorios automatizados, respuestas rápidas y orientación sencilla integrada en los flujos de trabajo diarios. Los equipos pueden usar Slackbot para enviar recordatorios de plazos, solicitar actualizaciones a las partes interesadas, responder preguntas habituales sobre procesos o dirigir a las personas a los recursos adecuados sin añadir trabajo administrativo adicional.

Como estos recordatorios se producen directamente en las conversaciones y los canales, los equipos pueden reducir las aprobaciones perdidas y los seguimientos repetitivos, manteniendo el trabajo en movimiento entre organizaciones.

Añade canales dedicados para conversaciones internas y externas por separado

Los canales ayudan a los equipos a organizar la colaboración externa por proyecto, cliente, campaña o relación con socios. Crear canales dedicados para flujos de trabajo específicos mantiene todo organizado, de modo que las personas adecuadas tengan acceso a las conversaciones, archivos, aprobaciones y actualizaciones correctas.

Los equipos también pueden crear canales internos para alinearse en plazos, responsabilidades y comentarios antes de compartir actualizaciones externamente. Las estructuras de canales organizadas permiten buscar información más adelante, lo que facilita localizar documentos olvidados y conversaciones pasadas, a la vez que se reduce el trabajo duplicado.

Abre canales compartidos para un espacio de trabajo unificado entre empresas

Los canales compartidos de Slack crean un espacio de trabajo central donde los equipos internos y los socios externos pueden colaborar juntos en proyectos activos. Con los canales compartidos, se acabó tener que gestionar interminables cadenas de correo electrónico y procesos de revisión desconectados. En su lugar, los equipos pueden compartir actualizaciones, revisar archivos, resolver dudas y hacer avanzar las aprobaciones dentro de la misma conversación.

Trabajar a partir del historial de un canal compartido también reduce los retrasos causados por la falta de contexto o los comentarios dispersos. Las conversaciones y las tareas a realizar permanecen conectadas en tiempo real, lo que mejora la visibilidad entre organizaciones.

Automatiza los flujos de trabajo para eliminar los seguimientos manuales

La automatización de flujos de trabajo ayuda a los equipos a reducir los seguimientos manuales y mantener la colaboración externa en marcha de forma constante entre organizaciones. Los equipos pueden automatizar tareas recurrentes como solicitudes de aprobación, flujos de trabajo de incorporación, revisiones de estado, recordatorios y formularios de solicitud para que los proyectos no se paralicen a la espera de actualizaciones o respuestas.

El creador de flujos de trabajo también se conecta con herramientas y sistemas externos, lo que ayuda a los equipos a estandarizar los procesos entre organizaciones y a reducir el trabajo administrativo y los retrasos en la comunicación.

Integra tu conjunto tecnológico para mantener a los interlocutores externos al tanto de todo

Las integraciones conectan Slack con las demás herramientas que tu equipo ya utiliza en el trabajo, desde plataformas de gestión de proyectos, sistemas CRM y sistemas de tickets hasta herramientas de intercambio de archivos, calendarios y otras aplicaciones empresariales. Con las integraciones de Slack, los equipos pueden recibir novedades de proyectos desde herramientas de gestión de proyectos, compartir archivos desde Google Drive, crear registros de Salesforce o gestionar tickets de soporte sin salir de Slack.

Centralizar esta información ayuda a reducir los cambios de interfaz, facilita el seguimiento del trabajo en tiempo real y mantiene a los interlocutores externos al día sin necesidad de enviar actualizaciones manuales con frecuencia.

Inicia juntas y clips para sincronizarte sin necesidad de convocar reuniones formales

Las juntas y los clips ofrecen a los equipos formas ágiles de comunicarse rápidamente con socios externos sin tener que programar reuniones formales.

Los equipos pueden unirse a una junta para resolver dudas en tiempo real, revisar los comentarios juntos o tomar decisiones más rápidas cuando la comunicación asíncrona empieza a ralentizar el avance. Según una investigación de Slack, los equipos que usan juntas registran un aumento de productividad del 37 %.

Los clips favorecen la colaboración asíncrona al permitir a los equipos grabar breves actualizaciones en vídeo o audio que los socios pueden consultar cuando mejor les venga. Esto ayuda a reducir la sobrecarga de reuniones, al tiempo que ofrece a los equipos una forma más rápida y contextual de explicar cambios o repasar las novedades de un proyecto.

Ventajas de colaborar externamente con Slack

Slack ofrece a las organizaciones una capa de colaboración compartida en la que los equipos internos y los socios externos pueden coordinar el trabajo con mayor rapidez, mantener la visibilidad de los proyectos y tener la comunicación organizada sin sacrificar la seguridad ni la supervisión administrativa.

Algunas de las principales ventajas de colaborar externamente en Slack son:

• Comunicación y toma de decisiones más ágiles. Los canales compartidos, las juntas y la mensajería en tiempo real ayudan a los equipos a resolver dudas y agilizar las aprobaciones sin tener que esperar largas cadenas de correo electrónico ni reuniones programadas.
• Menos sobrecarga de correo electrónico y comunicación fragmentada. Centralizar las conversaciones, los archivos, las actualizaciones y los comentarios en Slack reduce la necesidad de gestionar bandejas de entrada dispersas y herramientas de colaboración desconectadas.
• Seguridad de nivel empresarial. Con Slack Connect, tú decides no solo qué socios externos pueden unirse, sino también qué pueden ver y compartir. Cada interacción en Slack cumple con rigurosos estándares de privacidad y certificaciones de cumplimiento normativo.
• Mayor visibilidad entre proyectos y partes interesadas. Las conversaciones compartidas y los flujos de trabajo con búsqueda integrada ayudan a los equipos internos y a los socios externos a mantenerse alineados en cuanto a plazos, entregables, aprobaciones y próximos pasos.
• Uso compartido de archivos más seguro. Los equipos pueden compartir de forma segura documentos, comentarios y recursos del proyecto directamente en Slack, manteniendo la supervisión organizativa y los controles administrativos.
• Mayor responsabilidad y tiempos de respuesta más rápidos. La colaboración basada en canales facilita el control de responsabilidades, la detección de impedimentos y el seguimiento del progreso sin depender de actualizaciones de estado manuales ni reuniones de sincronización.
• Historial de comunicación y documentación con búsqueda integrada. Las conversaciones, los archivos compartidos y las decisiones se pueden consultar en todo momento, lo que ayuda a los equipos a encontrar rápidamente el contexto relevante y a reducir el trabajo duplicado.
• Relaciones más sólidas con clientes, proveedores y socios. Una comunicación más rápida, mayor transparencia y una colaboración más organizada pueden contribuir a que las relaciones externas funcionen con mayor fluidez. Los datos de Slack también muestran que los equipos que usan Slack organizan un 39 % menos de reuniones y registran una productividad un 47 % mayor.

¿Qué es la colaboración externa?

La colaboración externa es el proceso de trabajar con personas ajenas a tu organización en objetivos empresariales compartidos, proyectos y operaciones del día a día. Esto puede incluir clientes, proveedores, agencias, contratistas, suministradores, consultores y socios estratégicos que coordinan regularmente con los equipos internos.

La colaboración externa suele implicar planificación de proyectos, intercambio de archivos, comunicación con clientes, aprobaciones, incorporación, ciclos de comentarios y ejecución colaborativa entre múltiples organizaciones. A medida que las organizaciones se distribuyen cada vez más entre equipos remotos, proveedores externos y socios globales, las empresas dependen cada vez más de sistemas de colaboración seguros y centralizados para coordinar el trabajo de forma eficiente.

Prácticas recomendadas para conseguir una colaboración externa eficaz

Una colaboración externa sólida requiere una comunicación clara, documentación organizada, responsabilidades bien definidas y sistemas seguros para coordinar el trabajo entre organizaciones. Las siguientes prácticas recomendadas pueden ayudar a los equipos a avanzar más rápido en los proyectos y a construir relaciones de trabajo más sólidas con socios externos:

• Establece canales de comunicación claros para cada socio o proyecto. Crea canales de Slack dedicados para clientes, proveedores, campañas o flujos de trabajo específicos, de modo que las conversaciones, los archivos y las aprobaciones estén organizados y sean fáciles de seguir.
• Define la responsabilidad, los permisos y las expectativas de respuesta desde el principio. Establece directrices claras sobre quién toma las decisiones, quién tiene acceso a la información, los tiempos de respuesta esperados y cómo deben avanzar las aprobaciones.
• Reduce la dependencia de los largos hilos de correo electrónico. Los canales compartidos en Slack Connect ayudan a los equipos a centralizar la comunicación en un único lugar, en lugar de dividir los debates entre bandejas de entrada, reuniones y herramientas desconectadas.
• Estandariza los flujos de trabajo y los procesos de aprobación. Unos procesos consistentes reducen los retrasos y la confusión, especialmente cuando hay varias organizaciones implicadas. La automatización de flujos de trabajo también puede ayudar a los equipos a automatizar tareas repetitivas como recordatorios, aprobaciones, pasos de incorporación y actualizaciones de estado.
• Mantén la comunicación y el historial de decisiones con función de búsqueda. Las conversaciones y la documentación centralizadas facilitan revisar los comentarios, recuperar decisiones pasadas e incorporar a nuevas partes interesadas sin perder el contexto.
• Da prioridad a la transparencia manteniendo controles de acceso seguros. Los equipos deben hacer que la información del proyecto sea accesible para las partes interesadas adecuadas, manteniendo al mismo tiempo la supervisión administrativa y las prácticas de colaboración segura.
• Usa la comunicación asíncrona siempre que sea posible. Herramientas como los clips, los hilos de conversaciones y las actualizaciones automatizadas ayudan a los equipos a colaborar independientemente de los horarios y las zonas horarias, sin crear reuniones innecesarias.

Cómo mejorar la seguridad y la gobernanza en la colaboración externa

La colaboración externa requiere que las organizaciones equilibren la velocidad y la flexibilidad con la supervisión y el control. Slack Connect y los controles de administrador de Slack permiten una colaboración segura al tiempo que ayudan a las organizaciones a mantener la visibilidad, el cumplimiento normativo y la supervisión administrativa en los flujos de trabajo externos.

Las principales prácticas recomendadas de seguridad y gobernanza incluyen:

• Permisos basados en roles. Controla el acceso a canales, flujos de trabajo, archivos y conversaciones según los roles y responsabilidades del equipo, de modo que la información confidencial quede limitada a los interlocutores adecuados.
• Gestión del acceso de invitados. Utiliza las cuentas de invitado, que restringen el acceso externo únicamente a los canales, documentos y recursos que los socios necesitan para realizar su trabajo.
• Gobernanza de canales compartidos. Slack Connect ofrece a las organizaciones supervisión sobre cómo se crean, gestionan, aprueban y mantienen los canales compartidos entre equipos y organizaciones externas.
• Retención de datos y cumplimiento normativo. Los controles administrativos ayudan a las organizaciones a gestionar las políticas de retención, los requisitos de cumplimiento y las prácticas de documentación a largo plazo en los flujos de trabajo de comunicación e intercambio de archivos.
• Aprobaciones y visibilidad administrativa. Los equipos pueden estandarizar los flujos de trabajo de aprobación, mientras que los administradores mantienen la visibilidad sobre la actividad de colaboración, el acceso externo y los patrones de comunicación de la organización.

Colabora de forma más eficaz con Slack

Una colaboración externa eficaz depende de la visibilidad, la seguridad, una responsabilidad clara, flujos de trabajo organizados y sistemas de comunicación que reduzcan la fricción. La solución no es simplemente disponer de más herramientas de comunicación, sino reunir todas las herramientas existentes para que las conversaciones, las aprobaciones, los archivos, los flujos de trabajo y las decisiones convivan en un único lugar.

Con Slack, puedes coordinarte con socios externos de forma segura y fluida, minimizando los vaivenes propios de la colaboración entre organizaciones. Explora las funciones de colaboración e integraciones de Slack, así como la galería de plantillas de Slack, para crear flujos de trabajo de colaboración externa más seguros, organizados y adaptables.