在 Slack 中与外部合作伙伴协作

关于此使用场景

当对话分散在电子邮件消息列、会议记录、共享云盘和各自孤立的应用中时，外部协作往往会陷入混乱。决策被淹没，外部合作伙伴可能依赖过时的信息开展工作。

Slack 将外部协作融入同一个集中式的工作操作系统中，与内部工作无缝衔接。你可以使用共享频道、工作流程自动化、集成和 AI 驱动型工具，与客户、供应商、代理机构及其他利益相关者进行安全沟通，使工作跨团队保持清晰可见和井然有序。

以下是在 Slack 中进行外部协作的实用方法，以及建立高效跨公司工作流程的最佳实践。

如何在 Slack 中与外部合作伙伴进行协作

当所有人都能在同一个共享空间中沟通时，与外部合作伙伴的协作将变得更加便捷。通过使用频道、共享工作区和受控的访问权限设置，团队可以在不牺牲安全性的情况下直接让外部合作伙伴融入对话中。

Slack 的共享频道、工作流程自动化、集成和 AI 驱动型工具等功能，帮助团队保持步调一致，并提升业务效率。以下是 Slack 支持外部协作的功能详细介绍：

使用 Slack Connect 告别繁杂的外部电子邮件往来

Slack Connect 让组织能够直接在 Slack 中与外部合作伙伴安全协作。无需依赖冗长的电子邮件往来和各自孤立的工具，团队可以在同一个地方实时沟通、共享文件、协调审批和跟踪决策。使用 Slack Connect 的团队报告，创意审核与审批的周转速度提升了 2 倍，同时与承包商合作的团队每周会议减少了 50%。

通过将外部利益相关方纳入同一工作区，Slack Connect 有助于减少沟通壁垒、加快响应速度，并通过提升可见性推动项目持续推进。

使用 Slackbot 管理行政任务和提醒

Slackbot 是直接内置于 Slack 中的个人 AI 工作助手，通过自动提醒、快速解答以及融入日常工作流程的轻量级指引，帮助团队有序管理外部协作。团队可以使用 Slackbot 发送截止日期提醒、提示利益相关者提供更新、解答常见流程问题，或引导成员找到正确的资源，而无需增加额外的行政工作量。

由于这些提醒直接发生在对话和频道中，团队可以减少遗漏审批和重复跟进的情况，同时保持跨组织的工作持续向前推进。

分别为内部和外部对话建立专属频道

频道帮助团队按项目、客户、营销活动或合作伙伴关系来管理外部协作。为特定工作流程建立专属频道，让一切保持井然有序，确保相关人员能够访问相应的对话、文件、审批和更新。

团队还可以建立内部频道，在对外共享更新之前，先在时间线、职责和反馈方面保持步调一致。井然有序的频道结构便于以后搜索信息，让淹没的文档和以往的讨论一目了然，同时减少重复工作。

开放的共享频道，打造跨公司统一工作区

Slack 共享频道可建立一个集中工作区，内部团队和外部合作伙伴皆可在此协作处理活跃项目。借助共享频道，无需再在电子邮件往来和各自孤立的审核流程之间来回切换。反而团队可以轻松地在同一对话中共享更新、审阅文件、解决问题并推进审批工作。

基于共享频道的历史记录进行协作，还有助于减少因缺少上下文或反馈零散而造成的延迟。对话和行动项实时保持关联，提升跨组织的可见度。

自动化工作流程，减少手动跟进

工作流程自动化帮助团队减少手动跟进，确保外部协作在各组织间持续稳定地推进。团队可以自动化处理审批请求、入职工作流程、状态检查、提醒和信息收集表单等重复性任务，避免项目因等待更新或回复而停滞不前。

工作流程构建器还可与外部工具和系统关联，有助于团队在减少行政工作和沟通延迟的同时，实现跨组织流程的标准化。

集成你的技术，让外部利益相关者保持步调一致

集成将 Slack 与你的团队已在工作中所使用的其他工具关联，包括项目管理平台、客户关系管理 (CRM) 系统、工单系统、文件共享工具、日历和其他业务应用。借助 Slack 的集成，团队无需退出 Slack 即可接收项目管理工具的项目更新、从 Google 云端硬盘共享文件、建立 Salesforce 记录或处理支持工单。

集中管理这类信息有助于减少上下文切换，让实时追踪工作变得更轻松，同时让外部利益相关者无需频繁发送手动更新即可随时掌握最新进展。

发布抱团和剪辑，无需正式日历邀请即可同步

抱团和剪辑为团队提供了轻量级方式，无需安排正式会议即可与外部合作伙伴快速沟通。

团队可以加入抱团，实时解决问题、共同审阅反馈，或在异步沟通开始拖慢进度时更快做出决策。根据 Slack 的研究，使用抱团的团队的工作效率提升了 37%。

剪辑支持异步协作，让团队能够录制简短的视频或音频更新，以便合作伙伴可以按照自己的时间安排进行查阅。这有助于减少会议过载问题，同时为团队提供更快捷、更符合上下文的方式来解释变更或详细演示项目更新。

使用 Slack 进行外部协作的优势

Slack 为组织提供了一个共享协作层，内部团队和外部合作伙伴皆可在此更快速地协调工作，保持跨项目的可见度，并在不牺牲安全性或管理监督的情况下保持沟通井然有序。

在 Slack 中进行外部协作的最大优势包括：

• 更快速的沟通与决策。共享频道、抱团和实时消息传递帮助团队更快速地解决问题、推进审批工作，无需等待冗长的电子邮件往来或定期召开会议。
• 减少电子邮件过载和碎片化沟通。将对话、文件、更新和反馈集中在 Slack 中，减少了管理零散收件箱和各自孤立的协作工具的需求。
• 企业级安全保障。借助 Slack Connect，你不仅可以决定哪些外部合作伙伴可以加入，还可以控制他们能查看和共享的内容。Slack 上的每一次互动均遵循严格的隐私标准和合规认证。
• 提升跨项目和利益相关者的可见度。共享对话和可搜索的工作流程帮助内部团队和外部合作伙伴在时间线、交付成果、审批和后续步骤上保持步调一致。
• 更安全的文件共享。团队可以直接在 Slack 中安全共享文档、反馈和项目资产，同时保持组织层面的监督和管理控制。
• 更强大的问责制与更快的回复速度。基于频道的协作让追踪所有权、发现障碍、跟进进展更加便捷，无需依赖手动状态更新和跟进会议。
• 可搜索的沟通与文档历史记录。对话、共享文件和决策记录长期保持可搜索状态，帮助团队快速找到重要的上下文，减少重复工作。
• 更稳固的客户、供应商和合作伙伴关系。更快速的沟通、更清晰的透明度和更井然有序的协作有助于外部合作关系更顺畅地推进。Slack 的研究还发现，使用 Slack 的团队会议减少了 39%，工作效率提升了 47%。

什么是外部协作？

外部协作是指与组织外部的人员围绕共同的业务目标、项目及日常运营开展合作的过程。合作对象可包括客户、供应商、代理机构、承包商、供货商、顾问以及定期与内部团队协作的战略合作伙伴。

外部协作通常涉及项目规划、文件共享、客户沟通、审批、入职、反馈周期以及跨多个组织的协同执行。随着组织越来越多地分布于远程团队、外部供应商和全球合作伙伴之间，企业日益依赖安全、集中式协作系统来高效协调工作。

高效外部协作的最佳实践

高效的外部协作需要清晰的沟通、井然有序的文档管理、明确的职责分工，以及跨组织协调工作的安全系统。以下最佳实践有助于团队更快地向前推进项目，并与外部合作伙伴建立更紧密的合作关系：

• 为每个合作伙伴或项目建立专属沟通频道。为特定客户、供应商、营销活动或工作流程建立专属 Slack 频道，使对话、文件和审批保持井然有序、清晰易查。
• 提前明确所有权、权限和回复预期。制定清晰的准则，以明确谁拥有决策权、谁可以访问信息、预期回复时间，以及审批流程如何推进。
• 减少对冗长电子邮件往来的依赖。Slack Connect 中的共享频道帮助团队将沟通集中在同一个地方，而不是将讨论分散在各个收件箱、会议和各自孤立的工具之间。
• 标准化工作流程和审批流程。一致的流程可以减少延迟和混乱，在多个组织共同参与的情况下更是如此。工作流程自动化还能帮助团队自动处理提醒、审批、入职步骤和状态更新等重复性任务。
• 保持沟通和决策历史记录处于可搜索状态。集中式的对话和文档便于在保持上下文不丢失的情况下，重新查阅反馈、呈现过往决策，并让新的利益相关者快速上手。
• 在维护安全的访问控制的同时保证透明度。团队应让相关利益相关者能够访问项目信息，同时保持管理层面的监督和安全协作规范。
• 尽可能使用异步沟通。剪辑、消息列和自动更新等工具，帮助团队跨越时间表和时区进行协作，而无需建立不必要的会议。

如何提升外部协作的安全性与治理

外部协作需要组织在速度与灵活性、监督与控制之间取得平衡。Slack Connect 和 Slack 管理员控件在支持安全协作的同时，帮助组织在外部工作流程中保持可见性、合规性和行政监督。

安全与治理的关键最佳实践包括：

• 基于角色的权限。根据团队角色和职责，控制对频道、工作流程、文件和对话的访问权限，确保敏感信息仅限适合的利益相关者查看。
• 访客访问权限管理。使用访客账号，将外部访问权限限制为仅限合作伙伴完成其工作所需的频道、文档和资源。
• 共享频道治理。Slack Connect 让组织能够监督共享频道在跨团队与外部组织之间的建立、管理、审批和维护方式。
• 数据留存与合规性。管理员控件帮助组织在沟通和文件共享工作流程中管理留存政策、合规要求及长期文档规范。
• 审批与管理可见度。团队可以标准化审批工作流程，同时管理员可保持协作活动、外部访问权限和组织沟通模式的可见度。

借助 Slack 实现更高效的协作

高效的外部协作依赖于可见度、安全性、明确的问责制、井然有序的工作流程，以及能够减少摩擦的沟通系统。解决方案并非简单地增加更多沟通工具，而是将你现有的所有工具集中在一处，让对话、审批、文件、工作流程和决策都汇聚于同一个地方。

借助 Slack，你可以安全地与外部合作伙伴无缝协调，最大程度减少跨组织协作中的反复沟通。探索 Slack 的协作功能、集成，以及 Slack 模板库，建立更安全、更有序、更具扩展性的外部协作工作流程。