Modèle d’entretien individuel

Il est communément admis que la plupart des membres du personnel redoutent les entretiens individuels, côté responsables comme collaborateurs. Cependant, des entretiens individuels efficaces peuvent transformer les méthodes de travail de votre équipe. Pour améliorer vos capacités de coaching, rien de tel que d’utiliser un modèle d’entretien individuel avec un(e) responsable qui décrit les principales étapes d’un entretien efficace et concret.

Souvent, les modèles de plan de coaching individuel des effectifs ne parviennent pas à mobiliser les membres de l’équipe en raison d’un manque de structure claire, d’objectifs, de visibilité et de suivi cohérent (quand il n’est pas inexistant). La meilleure façon d’exploiter un modèle de coaching individuel consiste à simplifier la communication au sein d’un espace de travail centralisé.

Qu’est-ce qu’un modèle d’entretien individuel ?

Un modèle d’entretien individuel est un espace central où les responsables et leurs collaborateurs peuvent conserver un enregistrement des conversations individuelles et des communications sur les objectifs communs. Dans l’idéal, le modèle est hébergé dans un canevas dynamique, pas seulement un document. Au-delà d’un ordre du jour de réunion, ce modèle se veut une ressource qui participe à l’organisation et l’alignement des membres de l’équipe autour d’objectifs collectifs en partageant, suivant et collaborant dans un espace unique.

Ces modèles d’entretien renforcent les relations collaborateur-responsable et favorisent la réussite globale de l’organisation à plusieurs niveaux :

• Amélioration de la communication et de l’engagement de l’équipe
• Responsabilisation et suivi de la progression
• Optimisation de la préparation et du suivi des réunions
• Alignement des objectifs de l’équipe sur les objectifs organisationnels
• Amélioration continue et commentaires
• Fidélisation et satisfaction des collaborateurs

Sans modèle d’entretien individuel, les équipes perdent souvent en organisation, ne parviennent plus à coordonner leurs efforts et créent même des redondances dans la communication qui font perdre du temps et des ressources. Par exemple, sans espace qui centralise les ressources d’entretien individuel, le travail documenté dans le logiciel de gestion de projets d’une équipe sera déconnecté des objectifs de développement professionnel individuel documentés dans une plateforme RH distincte.

Dans ce cas, votre collaborateur risque de ressentir de la frustration, car il ne visualise pas clairement la progression de ses objectifs individuels en dépit de sa performance. De votre côté, en tant que responsable, vous pourriez également ressentir de la frustration du fait que son travail ne paraît pas aligné sur ses objectifs.

Vous pouvez éviter cette frustration en organisant des entretiens individuels dans un espace de travail centralisé, où vous pourrez optimiser la visibilité et établir clairement le lien entre les objectifs organisationnels et les performances avec les objectifs de développement professionnel.

Sujets intégrables à votre modèle d’entretien individuel

Certains éléments clés méritent d’être inclus dans votre modèle d’entretien individuel pour maintenir l’engagement de votre équipe et la coordination de ses efforts. De manière générale, ces éléments se répartissent en trois catégories :

• Ressources de développement : partagez les objectifs, priorités et notes.
• Objectifs et résultats clés (OKR) : concentrez-vous sur le plus important et mesurez votre progression.
• Rappels de préparation de réunion : aidez vos collaborateurs à préparer chaque réunion à l’aide d’une liste de sujets de discussion clés.

Chacune de ces catégories de modèles d’entretien individuel doit être adaptée aux besoins uniques de votre équipe et aux vôtres. Voici certains éléments clés que vous devriez envisager d’inclure :

• Ordres du jour et notes de réunion, y compris les éléments d’action en attente
• Plans de développement professionnel
• Objectifs de carrière individuels
• Progression trimestrielle par rapport aux objectifs et résultats clés
• Rappels de réunion, envoyés avec une liste d’éléments d’action avant chaque réunion grâce à une automatisation de flux de travail
• Rapports sur l’état d’avancement
• FAQ
• Messages individuels et historique des fichiers consultables

L’ensemble de ces éléments créent un lien entre les responsables et leurs collaborateurs, facilitant les discussions, promouvant la visibilité et renforçant la confiance, de sorte que les équipes peuvent travailler plus efficacement. Quels que soient les éléments que vous choisissez d’inclure dans votre modèle, il est essentiel de les rassembler dans un canevas d’équipe où les informations peuvent facilement être retrouvées et mises à jour en temps réel.

Le pouvoir transformateur d’un modèle d’entretien individuel réside dans l’équilibre entre flexibilité et structure. Un format trop rigide ne s’adaptera pas aux besoins uniques de chaque membre de l’équipe, tandis qu’un format moins structuré ne permet pas d’assurer un mécanisme de soutien prévisible. 

Cependant, lorsque vous équilibrez parfaitement votre modèle, il fait passer les entretiens individuels d’engagements anxiogènes en sessions de collaboration stratégique appréciées par les responsables et les collaborateurs. 

Avantages d’un modèle d’entretien individuel

Nous avons évoqué quelques-uns des avantages d’un solide modèle d’entretien individuel. Voyons d’un peu plus près comment il peut transformer votre organisation.

Transformer le coaching du personnel à l’aide d’entretiens individuels simplifiés

Le modèle d’entretien individuel est conçu pour simplifier le processus de coaching au sein de votre organisation. Ce modèle offre une approche aussi simple qu’efficace qui favorise la croissance et le développement parmi votre équipe. La standardisation du processus d’entretien individuel garantit que chaque collaborateur, indépendamment de son rôle ou son niveau, reçoit des conseils cohérents et ciblés qui favorisent son développement personnel et professionnel, tout en s’alignant sur les objectifs de votre entreprise et en améliorant la gestion et la planification globales de l’équipe.

Favoriser un coaching efficace et obtenir des résultats concrets à l’aide de conversations ouvertes

Au cœur de ce modèle d’entretien individuel se trouve la création d’un espace permettant des conversations ouvertes et honnêtes. Vos collaborateurs et vous disposerez d’un canal privé qui favorise un dialogue constructif et facilite la résolution des problèmes, la célébration des réussites et la discussion autour des aspirations professionnelles. Une communication ouverte est essentielle à un coaching efficace. Ce modèle offre un environnement au sein duquel des discussions constructives peuvent optimiser la qualité des idées exploitables, des relations et des performances.

Ressources partagées pour une réussite commune

Le modèle inclut une fonctionnalité de partage de ressources, qui permet d’échanger les objectifs, les priorités et les notes en toute fluidité. Ce référentiel centralisé garantit que les deux parties sont sur la même longueur d’onde et peuvent suivre la progression au fil du temps. Du fait que toutes les informations utiles sont regroupées au même endroit, la préparation de chaque entretien individuel devient plus ciblée et productive, permettant de concentrer les discussions sur ce qui importe le plus, comme les prochaines étapes et les éléments d’action.

Suivis structurés et responsabilisation

Le modèle de coaching individuel améliore la fonctionnalité des entretiens individuels en intégrant un cadre OKR qui participe à mesurer et gérer la réussite. Chaque session peut ainsi se concentrer sur les objectifs et les résultats, grâce à une responsabilisation claire et des rappels programmés pour aider chaque collaborateur à se préparer efficacement. Cette approche structurée optimise le temps consacré à chaque entretien individuel, tout en générant une dynamique et des résultats mesurables d’une session à l’autre. Votre équipe et vos collaborateurs sont ainsi assurés de rester alignés et sur la bonne voie.

Intégrations tierces pour compléter votre modèle d’entretien individuel

Multipliez l’impact de ce modèle en l’intégrant facilement avec les applications que votre équipe utilise déjà. 

Gérer votre calendrier

Utilisez les intégrations de calendrier de Slack comme Google Agenda et Calendly pour facilement planifier une réunion, automatiser les rappels de réunion et rejoindre une réunion directement dans Slack grâce aux intégrations Google Meet et Zoom. 

Ajouter et suivre les tâches

Le suivi des tâches liées à vos entretiens individuels n’a jamais été aussi simple, grâce aux intégrations d’outils de gestion de projets qui vous permettent d’ajouter, de suivre et de générer des rapports sur les tâches directement dans Slack. Par exemple, vous pouvez ajouter une carte de tâche à un tableau de bord de projet dans Asana ou mettre à jour le statut d’une tâche dans Jira Cloud à l’aide d’une simple commande clavier dans Slack.

Lien vers la documentation clé

Fini le temps où vous deviez chercher dans des wikis cloisonnés la documentation dont vous avez besoin. Vous pouvez désormais lier l’ensemble des documents les plus importants pour pouvoir vous y référer rapidement directement dans votre canevas d’entretien individuel. Les intégrations Slack avec des outils comme Notion, Loom et Google Drive facilitent l’intégration de vidéos pédagogiques, la mise à jour des notes et la consultation rapide de la documentation, le tout depuis votre centre de commande Slack.

Optimiser la collaboration 

Vous avez besoin d’un support visuel pour illustrer votre propos, mais vous en avez assez de changer constamment d’environnement ? Aucun problème. Utilisez les intégrations Slack pour échanger des idées via Miro ou partager des commentaires de en temps réel sur la conception dans Figma, le tout depuis la même fenêtre.

Suivre les performances

Un clic suffit pour obtenir un rapport en temps réel : suivez les ventes trimestrielles avec Salesforce, mesurez l’efficacité des campagnes marketing avec HubSpot ou évaluez rapidement la progression du personnel avec Lattice. 

Modèle d’entretien individuel Slack pour les mentors : une solution qui change la donne

Bien plus qu’un guide, le modèle d’entretien individuel de Slack est une solution complète qui transforme le processus de développement professionnel au sein de votre organisation. Ce modèle aide les équipes à obtenir une visibilité cohérente sur les objectifs, à collaborer efficacement et à fluidifier la communication à des fins de responsabilisation et de productivité.