Personio utilise Slack pour simplifier, dynamiser et égayer son processus d’intégration

« Comme nombre de mes collègues d’autres services, je m’intéresse de près à l’automatisation des processus et à la façon de les rendre plus amusants. »

Naomi ReinbergerSpécialiste en développement du personnel, Personio

Start-up fondée en 2015 à Munich et spécialisée dans les logiciels de gestion RH, Personio compte actuellement 1 800 collaborateurs. Naomi Reinberger, spécialiste en développement du personnel, est responsable de l’intégration au sein de l’entreprise. À ce titre, elle est notamment chargée d’intégrer les nouveaux collaborateurs et de les soutenir dans leur développement professionnel.

Fonctionnalités préférées : des processus rapides, clairs et intuitifs

Bien évidemment, les communications sont un aspect essentiel du travail de cette experte en ressources humaines, même si elles ne sont pas sa préoccupation principale. « Comme nombre de mes collègues d’autres services, je m’intéresse de près à l’automatisation des processus et à la façon de les rendre plus amusants », explique Naomi Reinberger. Chez Personio, toutes les communications internes ont lieu dans Slack. L’une de ses fonctionnalités préférées est le générateur Block Kit. « Il permet de créer des messages structurés visuellement attrayants », précise Naomi. Elle apprécie tout particulièrement la flexibilité du formatage, et la facilité avec laquelle elle peut ajouter des images, des listes à puces et des titres.

Pour automatiser les processus, Personio se sert également des flux de travail. Par exemple, lorsque les utilisateurs emploient un langage non inclusif, un bot Slack réagit automatiquement en proposant immédiatement une autre formulation. Grâce aux intégrations, l’utilisation de Slack est fluide et intuitive : par exemple, Google Agenda et l’application Personio sont intégrés directement dans Slack. Ainsi, le statut des utilisateurs est mis à jour automatiquement, ce qui permet de savoir s’ils sont en congé ou en arrêt maladie.

« Le premier jour, dès qu’ils ouvrent leur ordinateur portable, les nouveaux collaborateurs ont accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer à utiliser un canevas Slack. »

Naomi ReinbergerSpécialiste en développement du personnel, Personio

Intégration efficace et personnalisée grâce aux canevas

Chez Personio, le personnel est réparti sur huit sites différents. Cela explique le fait que l’intégration soit un processus hybride, dans lequel Slack joue un rôle essentiel. « Le premier jour, dès qu’ils ouvrent leur ordinateur portable, les nouveaux collaborateurs ont accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer à utiliser un canevas Slack », explique Naomi Reinberger. Des contacts RH aux canaux centraux en passant par les informations informatiques clés, tout est centralisé. « Nous avons utilisé les canevas pour créer une plateforme réservée à l’intégration, dans laquelle sont regroupés tous les liens et informations importantes. Ceux-ci peuvent être utilisés directement, dès le premier jour. Les collaborateurs déjà en poste ne sont donc plus bombardés de questions », poursuit-elle. Ainsi, non seulement les nouveaux salariés peuvent se mettre au travail plus rapidement, mais leur intégration est plus efficace pour le service RH. Auparavant, de nombreux messages et documents différents étaient requis, alors qu’aujourd’hui tout est regroupé en un seul processus.

Dans sa présentation vidéo « Slack to Innovate » (Innover avec Slack), Naomi Reinberger dévoile d’autres trucs et astuces pour profiter au maximum de Slack. Elle explique également comment Personio présente cet outil à ses équipes et comment Slack facilite le déroulement du programme de mentorat de l’entreprise. [# /]