La méthode Kanban : Qu’est-ce que c’est et quel est son objectif ?

Si vous avez du mal à hiérarchiser les tâches ou respecter les délais, la méthode Kanban peut vous aider à optimiser votre flux de travail. En utilisant des étiquettes pour visualiser chaque tâche et son évolution au sein du flux de travail, cette méthode donne la possibilité de fédérer les énergies autour d’objectifs communs. Cet outil flexible et efficace vous permet de déployer une culture d’amélioration continue et d’accroître fortement l’agilité de votre équipe.

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

Le système Kanban est une méthode de gestion de projet et de suivi de la production. Elle a été développée à grande échelle dans les années 1950, au sein de l’industrie automobile japonaise. Ainsi, c’est Toyota qui fut la première entreprise à mettre à profit cette méthode. Elle servait alors à planifier la fabrication à flux tendus. Cette méthode a d’ailleurs permis l’éclosion du Lean Manufacturing, connu aujourd’hui sous le terme de Lean Management.

Toutefois, l’origine de la méthode Kanban est en fait à rechercher dans les supermarchés américains. C’est en effet lors d’un voyage aux États-Unis que Kiichiro Toyoda découvre une nouvelle approche :

• Les clients se servent eux-mêmes dans les rayons du supermarché ;
• Dès qu’une référence est absente, un bon de remplacement est généré de manière automatique.

C’est ici que nous retrouvons le terme Kanban. Le constructeur japonais a en effet décidé de matérialiser les besoins en matière de fabrication et de manutention au sein de ses usines par des cartes. Or, le terme japonais Kanban signifie «  étiquette  » ou «  enseigne » en français.

Cette méthode de travail, célèbre pour son efficacité, a permis à Toyota d’accéder à un équilibre entre la demande des clients et la production des usines.

Pour utiliser de manière optimale la méthode Kanban, il est nécessaire de connaître ses principes fondamentaux. En effet, cette approche possède des piliers exprimés par trois affirmations :

• Commencez par ce que vous faites actuellement : Ne cherchez pas à changer radicalement les processus existants, efforcez-vous de les améliorer de manière progressive ;
• Acceptez les changements évolutifs : Au lieu d’envisager de brusques changements, optez pour une approche douce. Flexibilité du travail et constance permettent des changements sur la durée ;
• Encouragez le leadership à tous les niveaux : Tous les membres de l’équipe ou de l’entreprise peuvent participer au processus. Intégrez la direction, les collaborateurs et les clients à votre réflexion.

Pourquoi utiliser la méthode Kanban ?

Pour saisir l’importance de la méthode Kanban, il est essentiel de distinguer la production à flux poussé et la production à flux tiré.

Lorsque la production est à flux poussé, l’entreprise est en mesure de produire de manière ininterrompue des biens de consommation. Les stocks sont donc toujours pleins et il est possible d’envoyer un article dans les plus brefs délais. Cependant, ce modèle présente de sérieux désavantages. En mettant en production sans prendre en considération la demande de la clientèle, il est possible de gaspiller des ressources en produisant plus que nécessaire.

Au contraire, la production à flux tirés exige de démarrer la production lorsqu’un besoin se manifeste. Bien entendu, l’ensemble de la chaîne de production doit être optimisé. L’information doit circuler rapidement et les flux doivent être parfaitement maîtrisés.

Or, cette recherche d’efficacité dans l’industrie peut être appliquée à tous les secteurs. Si au lieu de produire des véhicules, vous produisez un logiciel, l’usage de la méthode Kanban vous permet d’optimiser les ressources humaines et financières. En gérant efficacement la charge de travail, en améliorant l’efficacité professionnelle et en éliminant tout gaspillage, l’entreprise peut rapidement améliorer sa rentabilité et ses performances.

Quels sont les différents types de Kanban ?

Différents types de Kanban existent pour répondre à différentes problématiques. Nous pouvons citer trois principaux genres de Kanban qui interviennent dans des secteurs variés et qui sont utilisés à différentes étapes de la production d’un produit.

Le Kanban de production

Ce premier exemple de Kanban se retrouve dans des environnements de production et de fabrication industrielle. Son rôle est alors de gérer et fluidifier les flux de matériaux et de pièces tout au long du processus de fabrication du produit. Dans ce cas, les cartes Kanban vont, comme chez Toyota, représenter la nécessité de produire certains éléments manquants. Pour que le résultat soit satisfaisant, il est recommandé que les postes de travail concernés se situent à proximité l’un de l’autre.

Le Kanban de mouvement

Le second type est le Kanban de mouvement ou Kanban de transport. Dans ce cas, la méthode va permettre de signaler de manière efficace un besoin de déplacement des stocks. Ainsi, un poste situé en aval dans la chaîne de production ou dans la manutention de produits va indiquer à un second poste, situé en amont, la quantité d’éléments à lui livrer.

L’e-Kanban

Enfin, nous avons l’e-Kanban. Cette version digitale de la méthode Kanban est en fait celle qui est aujourd’hui la plus connue. Il s’agit de la transposition dans la gestion de projet de la méthode Kanban utilisée dans l’industrie. Cette approche est idéale pour apporter aux équipes plus de flexibilité et d’efficacité dans les processus.

Les avantages de la méthode Kanban

En décidant d’appliquer la méthode Kanban à sa gestion de projet, une entreprise peut bénéficier des nombreux atouts de cette nouvelle organisation du travail.

Une amélioration de la collaboration

En premier lieu, la mise en œuvre de l’approche Kanban est idéale pour assurer un meilleur partage de l’information. En ayant accès à tout moment aux informations essentielles, chaque acteur du projet suit efficacement son avancement. Cette transparence favorise le travail d’équipe, car chacun sait ce qu’il doit faire, ce que font les autres et comment toutes ces actions s’intègrent au sein du processus d’ensemble.

Une réduction des délais

Étant donné que cette méthode de gestion de projet permet d’optimiser la quantité de travail, d’améliorer les flux de travail et de gagner du temps, on observe généralement une réduction des délais. Les produits et services sont livrés plus rapidement aux clients, ce qui a pour effet d’améliorer significativement la satisfaction client.

Une agilité accrue pour l’entreprise

L’une des forces de cette approche est de s’adapter à des secteurs très variés, à des tailles d’entreprises différentes ainsi qu’à des besoins très divers. Cette souplesse d’usage est idéale pour intégrer un certain degré de flexibilité au sein de l’entreprise. En fonction des besoins, la méthode Kanban pourra ainsi être adaptée ou utilisée de manière conjointe avec d’autres méthodes de travail.

Une amélioration continue

Enfin, cette méthode de travail est conçue pour optimiser en permanence les processus. Par conséquent, les équipes de développement de produits ou de services intègrent à terme cette vision. Les collaborateurs et les chefs de projet vont alors s’engager plus facilement dans une surveillance et une amélioration constantes de leurs actions. Une meilleure communication interne et une identification rapide des problèmes ou des goulots d’étranglement vont notamment favoriser une augmentation de la performance.

Comment la méthode Kanban facilite la gestion des tâches ?

Dans le cadre de la gestion de projet, adopter la méthode Kanban est idéal pour gérer les tâches plus efficacement.

Une meilleure visualisation

La méthode Kanban offre une visibilité sur le projet, et ce, pour toutes les parties prenantes. Ainsi, les collaborateurs peuvent aisément voir comment avancent les différentes tâches en cours. En mettant en évidence le workflow, le système Kanban donne une autonomie aux membres de l’équipe et augmente leur sens des responsabilités. En parallèle, il permet au chef de projet d’identifier rapidement les problèmes et les goulots d’étranglement qui pourraient survenir.

Une limitation des tâches

Sur un tableau Kanban, le nombre de tâches est limité. Pour cette raison, il permet de restreindre efficacement les tâches à visualiser et à considérer. Il faut qu’une tâche soit réalisée pour qu’une nouvelle prenne sa place sur le tableau de suivi. De cette manière, les collaborateurs se focalisent sur un nombre limité d’éléments et le chef de projet évite la surcharge de travail.

Une identification des leviers d’optimisation

Enfin, la méthode agile Kanban est parfaite pour identifier des axes d’amélioration. D’une part, la communication fluide entre les membres du groupe favorise l’identification rapide des points de blocage et des difficultés. D’autre part, la représentation visuelle des tâches à accomplir permet d’identifier les goulots d’étranglement et les différents problèmes de fonctionnement.

Comment créer un tableau Kanban ?

Pour concevoir un tableau dans le cadre de votre management de projet, il est nécessaire de suivre quelques étapes simples, mais incontournables.

Identifier les tâches à réaliser

La première chose à faire est de recenser les différentes tâches et activités à réaliser. Il ne faut pas hésiter à découper les processus en autant de tâches que nécessaire. La création de sous-tâches est fortement conseillée pour améliorer l’efficacité du projet.

Créer un tableau Kanban

Ensuite, vous devez créer un tableau. Celui-ci va être utilisé pour représenter visuellement les tâches et suivre leur avancement tout au long du projet. Que le tableau soit physique ou numérique, il est nécessaire de concevoir trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Chacune des tâches doit être représentée par une étiquette. Si vous utilisez un tableau physique, ces étiquettes peuvent être des Post-its.

Attribuer les tâches aux collaborateurs

Une fois que les tâches sont placées sur le tableau, vous devez les attribuer à différents collaborateurs et fixer des échéances pour chaque tâche. Il est conseillé d’ajouter des commentaires pour faciliter la compréhension des éléments à réaliser.

Suivre les progrès de l’équipe

Au fur et à mesure que les tâches sont effectuées, les étiquettes doivent être déplacées d’une colonne à l’autre. C’est ce mouvement qui assure une visualisation optimale du flux de travail. Bien entendu, le tableau peut être modifié en fonction de l’évolution du projet. De nouvelles cartes peuvent ainsi être ajoutées.

En mettant en place ce tableau Kanban, n’oubliez pas de toujours privilégier la communication entre les membres de l’équipe. Organisez des réunions régulières pour échanger autour du tableau et faciliter la prise de décision. Ce suivi de projet est aussi nécessaire pour identifier les blocages et les difficultés afin de proposer des solutions dans les meilleurs délais et ainsi livrer le produit ou le service dans les temps.

Quelle est la différence entre la méthode Kanban et la méthode Scrum ?

La méthode Kanban et la méthode Scrum sont toutes deux des méthodes dites agiles. Elles favorisent le travail en équipe, la flexibilité et la performance. Toutefois, d’importantes différences distinguent ces deux méthodes de travail éprouvées.

La méthode Kanban, comme nous l’avons vu précédemment, est une méthode de visualisation des tâches. Grâce à elle, il est possible de mettre en place des flux de travail continus et efficaces. L’amélioration continue, la focalisation sur une seule tâche et une grande tolérance aux changements sont des éléments importants de cette approche.

La méthode Scrum, quant à elle, est très structurée. Elle est organisée autour de cycles de travail itératifs appelés sprints. De plus, des rôles clairs se distinguent dans le cadre de cette méthode, tels que le Scrum Master et le Product Owner.

Si le but de la méthode Kanban est avant tout d’optimiser le flux de travail, l’approche Scrum vise, elle, à créer de la valeur en se reposant sur un développement itératif. Toutefois, il est vrai qu’elles ne s’opposent pas totalement. Elles peuvent même être complémentaires si un tableau Kanban est utilisé pour suivre l’avancement des tâches lors d’un sprint de la méthode Scrum.

Favorisez le travail collaboratif

En faisant appel à la méthode Kanban, vous favorisez le travail d’équipe en permettant à chacun de visualiser avec précision l’avancement des tâches. Les membres du groupe peuvent échanger, identifier les problèmes et les résoudre de manière individuelle ou collective. Son usage est idéal pour respecter les délais, optimiser le flux de travail et améliorer l’implication des collaborateurs.

De manière plus générale, elle permet à votre entreprise de gagner en efficacité, en agilité et peut s’accompagner d’une transformation de votre mode de travail pour aller vers une vision plus agile et collaborative.