Collaboration
Slack sur Slack

Adapter nos méthodes de travail en cas de fermeture des bureaux

Par l’équipe Slack4 mars 2020

Cliquez ici pour accéder à des ressources rapides concernant le télétravail avec Slack.

Ce n’est une surprise pour personne, chez Slack, nous utilisons activement Slack. Très activement, pour tout vous dire. Tous les jours, nous utilisons Slack pour connecter des bureaux dans le monde entier, de New York à Munich, en passant par Pune et Tokyo. Notre produit est au cœur de la gestion de notre activité. 

Actuellement, comme tout le monde, nous pensons à la santé de nos collaborateurs et de leurs familles et communautés, ce qui induit des changements dans notre façon de travailler ensemble afin de réduire la propagation de l’infection. Comme dans de nombreuses autres entreprises, certaines de nos équipes collaborent à distance au lieu de se trouver dans le même bureau. On nous demande souvent comment nous utilisons Slack chez Slack, voilà donc l’occasion de partager ce que nous avons appris sur le télétravail et son impact sur notre utilisation de notre produit.

Voici quelques habitudes et astuces Slack, dont la plupart sont simples à adopter, grâce auxquelles le travail en équipe à distance fonctionne pour nos collaborateurs. Et, si vous avez besoin d’autres informations sur le télétravail dans Slack, des conseils, des articles et des témoignages sont disponibles dans notre bibliothèque de ressources

Le passage au télétravail peut bouleverser le fonctionnement des organisations. Nous sommes là pour vous aider. À la fin de cet article, vous trouverez des informations concernant les webinaires et les consultations individuelles mis en place pour vous accompagner dans votre propre transition vers le télétravail.

1. Créez un canal d’annonces

Chez Slack, tous les bureaux disposent d’un canal d’annonces, c’est-à-dire un canal configuré en lecture seule pour la plupart des employés, mais que les administrateurs, les responsables de bureau et des communications internes peuvent utiliser pour publier des informations importantes. Dans le contexte actuel, ces canaux deviennent vitaux et obligatoires ; les informations concernent de moins en moins le menu du déjeuner pour se concentrer davantage sur la fermeture des bureaux, proposer des conseils en matière de voyage et de services et des liens expliquant ce que nous avons mis en place pour nos collaborateurs, leurs familles et leurs communautés. 

Découvrez comment gérer les autorisations de publication sur les canaux.

2. Utilisez des statuts personnalisés

Au siège de Slack, nous utilisons des statuts personnalisés (avec des émojis) pour que les utilisateurs sachent rapidement si nous sommes en congés, dans les transports, en réunion ou, justement, en télétravail. Lorsque tout le monde travaille à distance, bien sûr, l’utilisation de ces statuts est discutable et nous devons trouver une alternative. Nos collaborateurs ne peuvent plus savoir à quel moment nous quittons le bureau, c’est pourquoi nous avons défini un statut personnalisé pour que tout le monde sache que nous sommes partis, que nous sommes hors ligne ou au téléphone et que notre réponse peut se faire un peu attendre. Bonus : vous pouvez configurer ces statuts pour qu’ils expirent automatiquement. Par exemple, vous pouvez demander à faire disparaître le statut « en pause déjeuner » au bout d’une heure. 

Découvrez comment définir votre disponibilité et votre statut sur Slack.

3. Migrez les réunions vers les canaux

Non seulement la migration des réunions vers les canaux représente une bonne pratique de télétravail, mais c’est également une solution efficace pour savoir quelles réunions vous pouvez éviter. Pour organiser une réunion hebdomadaire sur les statuts, nous définissons un jour et une heure spécifiques avant lesquels tout le monde doit publier son statut dans un canal consacré à ce projet. Des questions peuvent suivre dans le fil de discussion (si elles ne concernent que ces personnes) ou dans la chaîne (si elles concernent tout le monde/la plupart des personnes). Tout le monde peut savoir ce sur quoi les autres travaillent et, surtout, nous obtenons des comptes rendus de réunion automatiques.

Contenu associé : Twitter organise une réunion générale virtuelle avec un public international en utilisant Slack et Google MeetVerdict de Jack Dorsey, PDG : « Aucun problème. » Le responsable RH de Twitter explique au journaliste que l’expérience change déjà les perspectives. 

En savoir plus sur les réunions qui fonctionnent (ou pas) dans Slack.

4. Ne négligez pas les messages directs

Les messages directs jouent également un rôle important. Chez Slack, nous effectuons la majorité de notre travail dans des canaux, mais en personne, nous nous interpellons souvent les uns les autres lorsque nécessaire. Quand nous ne pouvons pas résoudre un problème physiquement, nous nous transmettons le travail non terminé dans un message direct pour obtenir des commentaires et des idées. D’ailleurs, nous avons beaucoup utilisé cette méthode pour rédiger cet article de blog. Nous travaillons énormément dans Google Docs et Slack nous facilite le partage des travaux en cours ; il nous suffit de copier-coller le lien dans Slack, qui nous demande ensuite d’ajuster les autorisations d’affichage si nos interlocuteurs n’ont pas les autorisations nécessaires pour le document en question.  

5. Ébauchez vos idées et chargez-les dans Slack

Écrire sur un tableau blanc... avec un marqueur indélébile : une très mauvaise idée dans la vraie vie mais parfaite à distance. Et lorsque nous utilisons du papier. En effet, le plus invétéré des penseurs visuels peut avoir du mal à se détacher de cette habitude lorsqu’il travaille en dehors du bureau. Nous rédigeons l’idée sur un bout de papier puis prenons une photo sur notre téléphone pour la télécharger directement sur une chaîne dans Slack et alimenter ainsi la conversation. Avec le temps, nous avons constaté que l’utilisation de diapositives pour communiquer une idée visuellement peut prendre trop de temps, notamment à cause du choix des polices, de la largeur des zones de texte et de l’alignement des flèches. Et, quand il s’agit simplement de faire comprendre une idée, un papier et un stylo (et un appareil photo) suffisent. 

En savoir plus sur l’ajout de fichiers sur Slack.

6. Communiquez en face à face, où que vous soyez

La communication écrite peut être difficile, notamment dans des situations plus délicates ou nuancées. Parfois, il suffit de voir le visage de chacun et de parler, haut et fort. Pour passer un appel rapide, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’appel vidéo et vocal intégrée de Slack. Nous avons également intégré de nombreux services vidéo et vocaux populaires que vous pouvez définir par défaut lorsque vous cliquez sur l’icône Appeler de Slack. Nous utilisons activement Zoom pour les réunions plus grandes et nous nous appuyons fortement sur la commande /zoom pour organiser des réunions impromptues. Toutefois, vous trouverez une fonctionnalité similaire pour les autres fournisseurs intégrés.

En savoir plus sur les applis audio, vidéo et de partage d’écran dans Slack

7. Partagez des canaux avec des fournisseurs, partenaires et clients

Lorsqu’il est impossible de voyager pour se réunir à plusieurs, il est toutefois possible de collaborer sur Slack. Comme l’indique son nom, une chaîne partagée existe à la fois sur notre espace de travail et celui de nos collaborateurs et nous permet d’utiliser Slack pour communiquer au-delà des frontières de l’entreprise. Actuellement, nous utilisons très souvent des canaux partagés pour poursuivre nos affaires avec les partenaires, les consommateurs et les fournisseurs malgré l’annulation de nos projets de voyage.

Consultez notre guide d’utilisation des canaux partagés

8. Dites-le avec des émojis

Quand nous ne pouvons pas dire « merci », « bien joué » ou « beau travail » en personne, nous utilisons des réactions émoji à la place. Peu après la publication de cet article de blog, l’un de nos collaborateurs publiera un message dans une chaîne pour en informer l’entreprise. Viendront ensuite des tas de :tada:, :100: et autres émojis personnalisés de félicitations. Le perroquet festif pourrait même faire son apparition. Tout le monde aime voir son travail reconnu ! Une réaction émoji, un principe très réel à nos yeux, constitue une façon simple et rapide de communiquer avec le reste de votre équipe.

En savoir plus sur l’utilisation des réactions émoji dans Slack.

9. Ressources supplémentaires

Encore une fois, d’autres conseils et suggestions sont disponibles sur la page Slack pour le télétravail de notre bibliothèque de ressources. Certains sont simples et faciles à mettre en place, comme les exemples ci-dessus. D’autres sont plus vastes et destinés à vous aider à réfléchir à la base dont vous avez besoin pour un personnel réparti. Si vous souhaitez nous faire part d’une stratégie ou d’un conseil importants en matière de télétravail que nous n’avons pas abordés, nous serions ravis de les connaître. Contactez-nous à l’adresse feedback@slack.com.

Enfin, nous savons qu’une liste de conseils et d’articles ne convient pas toujours. Que vous utilisiez Slack pour la première fois ou que votre équipe regorge d’experts, nous voulons vous accompagner dans votre transition inattendue vers un personnel réparti. Si vous souhaitez recevoir notre aide :

  • Nous allons organiser une série de webinaires axés sur le télétravail à partir de la semaine prochaine. Il s’agira de sessions en direct avec des questions-réponses. Cliquez ici pour en savoir plus et vous inscrire.
  • N’hésitez pas à nous appeler rapidement si vous souhaitez recevoir une aide personnalisée pour utiliser Slack avec votre équipe soudainement passée en télétravail. Cliquez ici pour programmer un créneau horaire.

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