Modello di onboarding per i dipendenti

Come usare questo modello su Slack (istruzioni dettagliate)

L’onboarding dei nuovi dipendenti richiede tempo, organizzazione e un approccio ben strutturato. Il modello di onboarding per i dipendenti di Slack semplifica tutto con un framework digitale standardizzato che puoi personalizzare con attività, risorse, contatti e altre informazioni importanti. Ecco come iniziare.

• Fai clic su “Usa modello” per aggiungere il modello al tuo sistema operativo Slack. Seleziona il modello di onboarding per i dipendenti dalla libreria e fai clic sul pulsante “Usa modello” in basso a sinistra.

• Aggiungi attività e scadenze. Aggiungi un elenco di attività che il nuovo dipendente dovrà completare nella prima settimana. Usa un formato con elenco di controllo per monitorare facilmente i progressi.

• Aggiungi riunioni ed eventi. Aggiungi sessioni di onboarding e riunioni obbligatorie, come l’orientamento, i documenti delle risorse umane, la configurazione IT, le presentazioni del team e le riunioni con i manager. Includi date, orari e sessioni ricorrenti.

• Assegna esperti di onboarding. Usa @ per taggare i membri del team e connetterti velocemente. Fai clic sul nome visualizzato per aggiungere la scheda profilo del membro del team.

• Crea workflow per aggiungere i nuovi dipendenti ai canali Slack più pertinenti. Aggiungi i nuovi dipendenti ai canali Slack più rilevanti (team, progetti e spazi sociali) con un solo click, grazie a un workflow che automatizza inviti ai canali e promemoria.

• Condividi risorse sulla cultura aziendale. Incorpora link e video su cultura e valori aziendali, così i neoassunti potranno accedervi facilmente in un unico luogo. Puoi copiare e incollare nel modello qualsiasi link da Slack, YouTube o dal sito web della tua azienda per creare una scheda.

Cos’è un modello di onboarding?

Un modello di onboarding è un framework standardizzato che aiuta le organizzazioni ad accogliere e integrare i nuovi dipendenti. Organizza le attività e le risorse essenziali per i neoassunti durante i primi giorni, settimane e mesi di lavoro. Invece di creare un elenco di controllo per ogni neoassunto, i manager possono usare il modello come una guida all’onboarding dei dipendenti per tenere traccia di assegnazioni, scadenze e attività programmate, in modo che nulla venga trascurato.

Ecco i principali motivi per cui le aziende usano modelli di onboarding personalizzabili: 

• Coerenza. I modelli assicurano che ogni neoassunto abbia un’esperienza di onboarding eccellente, a prescindere dal reparto, dal responsabile o dalla data di inizio. Così viene tutelata la cultura aziendale e ci si assicura che non vengano persi passaggi critici.
• Conformità. Un elenco di controllo standard per l’onboarding dei dipendenti aiuta i team delle risorse umane e i manager a monitorare la documentazione necessaria, le conferme sulle policy e la formazione obbligatoria. Garantire il completamento di queste attività può ridurre i rischi legali e preparare l’organizzazione a eventuali audit.
• Soddisfazione dei dipendenti. Un processo di onboarding ben organizzato aiuta i neoassunti a sentirsi accolti, preparati e sicuri nei loro nuovi ruoli. Usare un modello di onboarding permette loro di connettersi coi membri del team, accedere facilmente alle risorse necessarie e trovare risposta alle loro domande.

Cosa includere in un modello di onboarding per i dipendenti

Un modello di onboarding completo include tutto il necessario per far sentire i neoassunti a proprio agio, connessi e produttivi. Ecco gli elementi essenziali da inserire.

Attività per la prima settimana

Comincia da un elenco di controllo delle azioni principali per garantire ai neoassunti un avvio di successo. Queste comprendono:

• Orientamento
• Documentazione
• Informazioni sui benefit per i dipendenti
• Setup dell’account e dell’attrezzatura
• Revisioni delle policy
• Formazione sulla conformità
• Esperti di onboarding o mentori

Per ogni attività, aggiungi le scadenze e un referente che possa monitorare i progressi e rispondere alle domande.

Riunioni a cui partecipare

Elenca le sessioni e le riunioni di formazione obbligatorie, come l’orientamento con le risorse umane, le presentazioni del team, le riunioni con i manager e i principali collaboratori e qualsiasi formazione di reparto. Specifica bene quali riunioni sono obbligatorie e quali facoltative, includendo link al calendario o istruzioni per la pianificazione.

Esperti di onboarding

Affida a ogni neoassunto un mentore o un referente che possa rispondere alle domande e offrire supporto durante le prime settimane. Specifica il loro nome, il ruolo e come possono essere d’aiuto. Per esempio, un membro del team può aiutare con le domande sulla cultura aziendale e le presentazioni, mentre un referente IT è a disposizione per offrire assistenza tecnica.

Canali in cui entrare

Elenca i canali Slack in cui i neoassunti dovrebbero entrare subito. Categorizzali in diversi gruppi, come canali del team principale, spazi per progetti specifici di cui avranno bisogno per lavorare, canali di annunci a livello aziendale e canali sociali o dedicati all’integrazione culturale.

Risorse sulla cultura aziendale

Fornisci link alle risorse chiave, come il manuale aziendale, la guida ai benefit per i dipendenti, i valori e la mission dell’azienda e le informazioni sul suo funzionamento. Includi informazioni sugli eventi sociali, sui gruppi di risorse per i dipendenti e su altri modi in cui essi possono connettersi e costruire community all’interno dell’organizzazione.

Vantaggi dell’uso di un modello di onboarding per i dipendenti

I modelli di onboarding semplificano il processo di assunzione per tutti: dai team delle risorse umane che gestiscono molti nuovi assunti, ai manager che accolgono i primi membri del team, fino ai dipendenti che ricoprono un nuovo ruolo. Attraverso un piano d’azione dettagliato, i modelli di Slack ti aiuteranno a: 

Garantire un’esperienza positiva durante la prima settimana

Ogni neoassunto seguirà gli stessi processi, riceverà le stesse informazioni chiave e saprà esattamente cosa aspettarsi durante la prima settimana. I dipendenti di diversi reparti o sedi avranno comunque la stessa esperienza di onboarding, e i manager non dovranno preoccuparsi di saltare passaggi importanti.

Migliorare la produttività e la fidelizzazione

Se i neoassunti hanno una tabella di marcia chiara per le prime settimane, diventano produttivi più rapidamente. Sapranno a chi chiedere aiuto, dove trovare le risorse e cosa significa avere successo nel loro ruolo. Questo approccio strutturato aiuta i dipendenti a sentirsi sicuri e competenti sin dal primo giorno, e può quindi diventare una strategia efficace di fidelizzazione degli stessi. 

Ridurre il carico amministrativo

I modelli fanno risparmiare tempo concentrando tutte le attività di onboarding in un unico luogo. Invece di creare nuovi elenchi di controllo o cercare informazioni per ogni nuovo assunto, i manager possono semplicemente personalizzare un modello standard. I team delle risorse umane possono monitorare i progressi di più nuovi assunti allo stesso tempo, individuare rapidamente problemi e garantire il rispetto degli standard di conformità.

Cinque procedure consigliate per l’onboarding dei dipendenti su Slack

Un modello di onboarding per i dipendenti è un buon punto di partenza, ma deve essere accompagnato da una strategia di onboarding efficace. Ecco come sfruttarlo al meglio.

• Aggiorna il modello con le risorse più recenti. Un modello obsoleto può generare confusione. Revisiona il modello di onboarding ogni trimestre per assicurarti che tutti i link funzionino, i nomi dei canali siano aggiornati e le informazioni di contatto siano corrette. Quando l’azienda aggiorna le policy, introduce nuovi strumenti o si ristruttura, aggiorna immediatamente il modello. 

• Incoraggia i manager o gli esperti di onboarding a partecipare sin da subito. Persino i migliori modelli di onboarding non possono sostituire le connessioni umane. Incoraggia i manager a contattare i nuovi assunti prima del primo giorno con un messaggio di benvenuto e informazioni utili per prepararsi. Gli esperti di onboarding dovrebbero presentarsi all’inizio della prima settimana e organizzare check-in regolari, invece di aspettare che i neoassunti facciano domande.

• Usa Agentforce per offrire supporto ai nuovi membri del team. Forma i nuovi dipendenti sull’uso di Agentforce in Slack per supportarli e favorire la concentrazione sulle attività. Per esempio, potranno fare domande come: “Quali sono le mie attività di onboarding della terza settimana?” oppure “Cosa devo fare per completare la formazione ready-to-sell?” Agentforce aiuta i nuovi dipendenti anche a capire argomenti complessi, come le differenze tra i prodotti, attraverso risposte dettagliate e conversazionali.

• Crea un equilibrio tra struttura e flessibilità per diversi ruoli e team. La coerenza è importante, ma un modello dovrebbe consentire personalizzazioni in base al ruolo, al reparto e all’esperienza del dipendente. Ad esempio, un tecnico di livello senior ha bisogno di risorse diverse rispetto a un coordinatore marketing junior. Crea un modello di base che includa gli elementi essenziali, e aggiungi poi sezioni specifiche per ruolo o reparto che i manager possano facilmente includere o escludere.

• Chiedi feedback ai dipendenti. Includi sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti nel processo di onboarding, così da individuare problemi e migliorare l’esperienza. Per esempio, chiedi loro se il processo di onboarding era chiaro e coinvolgente, se i neoassunti si sentono a proprio agio con il loro ruolo e responsabilità e se si sono sentiti accolti come parte del team.

Inizia a utilizzare il modello di onboarding per i dipendenti di Slack

Un processo di onboarding attento getta le basi per il successo, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti. Quando i neoassunti sanno cosa aspettarsi, hanno facile accesso alle risorse e si sentono parte del team fin dall’inizio, sono nelle condizioni ideali per avere successo. Il modello di onboarding per i dipendenti di Slack riunisce tutti questi elementi in un unico luogo. Questo modello raggruppa risorse e connessioni, garantendo che nulla venga tralasciato e che ogni neoassunto si senta parte del team.

Pronto a trasformare il tuo processo di onboarding? Usa il modello di onboarding per i dipendenti di Slack per iniziare a creare esperienze migliori già da oggi. [# /]