Slack para a área jurídica: três formas de reduzir tarefas e melhorar a comunicação

O Slack pode ajudar sua equipe a eliminar os obstáculos à colaboração e agilizar o trabalho, ao mesmo tempo que promove a conformidade. Com o Slack, a equipe jurídica pode reduzir as longas trocas de e-mail e as reuniões e ter mais tempo para se concentrar nas tarefas mais importantes.

• 70%

  dos funcionários dizem que ter menos reuniões aumentaria a produtividade

Colabore e mantenha a organização 

Saiba como usar o Slack para compartilhar conhecimento com seus colegas e com clientes e advogados externos. 

Canais

As equipes jurídicas podem trabalhar com mais eficiência e manter o foco de conversas importantes por meio dos canais. Os canais permitem que essas equipes transfiram conversas de pilhas de e-mails para um único lugar. 

Exemplos de canais: 

• #equipe-jurídica-interna, onde todo o departamento compartilha atualizações e informações relevantes.
• #caso, canais usados para colaborar em estratégias, compartilhar arquivos de maneira segura e discutir detalhes de um determinado caso em tempo real. 
• #integração-jurídica, canais usados para compartilhar informações organizacionais e da empresa com novos membros da equipe. 
• #projeto, canais que são voltados para projetos multifuncionais ou baseados em equipe, cuja finalidade é manter toda a comunicação sobre um projeto em um único lugar.
• #notícias-setor-jurídico, canais usados para compartilhar informações importantes sobre o setor. 
• #social e #entretenimento, canais onde membros da equipe podem criar conexões compartilhando interesses e hobbies fora do trabalho. 

Como usar os canais: 

Dê nomes previsíveis aos canais, para que eles sejam fáceis de encontrar quando você precisar. Por exemplo, é possível organizar os canais por equipe (#equipe-jurídica-interna) ou por função (#aprovações).

• Adicione aos favoritos os canais usados com frequência, para que você nunca os perca de vista. Você também pode criar seções personalizadas para vincular canais e MDs relevantes.
• Elabore uma descrição para cada novo canal. Assim, todos os membros da equipe saberão a finalidade de cada um deles. As descrições dos canais podem ter até 250 caracteres. 
• Fixe documentos importantes nos canais, como contratos ou memorandos jurídicos, para facilitar o acesso depois. 
• Arquive ou exclua canais que não são mais necessários. Os canais arquivados podem ser desarquivados posteriormente, mas a exclusão de canais é permanente. 

Use canais públicos para aumentar a transparência e fornecer informações como mensagens gerais sobre conformidade ou políticas da empresa. Use canais privados no caso de conversas confidenciais, como comunicações privadas sobre contratos ou discussões relativas a fusão e aquisição.

Saiba como criar um canal. 

Trabalho com advogados externos ou clientes 

A colaboração com advogados externos, clientes e parceiros é fundamental para ter uma representação jurídica eficaz. Use o Slack Connect para permitir uma comunicação em tempo real com as partes interessadas externas. Assim, você consegue melhorar o engajamento dos clientes, agilizar a documentação e reduzir falhas na comunicação. 

Com o Slack Connect, é possível ter até 250 organizações externas em um único canal do Slack. Ao configurar um canal do Slack Connect com uma organização externa, considere nomear o canal incluindo o nome das duas empresas (por exemplo: #comunicações-jurídicas-roberto-e-carlos). Use o Slack Connect para: 

• Coordenar o gerenciamento de casos e manter os advogados externos a par dos problemas 
• Compartilhar briefings de projetos com parceiros externos
• Incluir especialistas em projetos e casos diferentes 
• Proporcionar aos clientes atualizações periódicas, esclarecer dúvidas e manter a organização dos documentos externos 

Saiba mais sobre como enviar convites para o Slack Connect. 

Automatize tarefas de rotina 

Saiba como ajudar sua equipe a se concentrar em tarefas jurídicas que agregam valor automatizando processos rotineiros e monótonos. 

Criador de fluxo de trabalho

O Criador de fluxo de trabalho é uma ferramenta sem código que permite automatizar processos rotineiros no Slack. Use o Criador de fluxo de trabalho para personalizar fluxos de trabalho da sua equipe jurídica. Por exemplo:

• Crie um fluxo de trabalho de solicitação que inclua um breve formulário de coleta. Quando um departamento precisa de aprovação ou assistência jurídica, basta que seja preenchido um breve formulário com as informações necessárias. Assim, o fluxo de trabalho posta a solicitação automaticamente em um canal de #ajuda-jurídica. Isso garante que, toda vez que for feita uma nova solicitação, as informações necessárias estarão disponíveis no canal e sua equipe poderá começar a trabalhar rapidamente.  
• Configure palavras-chave para receber uma notificação quando pessoas de outras equipes mencionarem palavras como “jurídico” ou “contrato”, caso se esqueçam de usar o canal #ajuda-jurídica. As palavras-chave se aplicam a todos os canais dos quais você participa. 
• Crie um fluxo de trabalho para economizar tempo em atualizações sobre o andamento de projetos. Basta incluir as informações de status em um formulário, e o fluxo de trabalho as compartilha com um canal designado. Dessa forma, sua equipe pode entender como os projetos jurídicos estão progredindo e concluí-los mais rápido. 
• Ajude os novos membros da equipe a ficar por dentro de tudo criando um fluxo de trabalho de integração. Depois que um novo membro entrar em um determinado canal, ele receberá uma mensagem de boas-vindas contendo a finalidade do canal e as funções e as responsabilidades dos participantes. 
• Crie um fluxo de trabalho acionado por emoji que encaminhe os colegas para as perguntas frequentes de forma automática quando eles usarem um emoji, como “?”. Isso os ajudará a encontrar as informações necessárias com maior rapidez, sem diminuir a eficiência do fluxo de trabalho. 

 

Confira os fluxos de trabalho predefinidos para encontrar outras formas de simplificar os processos.  

Acompanhe aprovações

Crie um canal de #aprovações-jurídicas para manter todas as aprovações em um único lugar. 

Os emojis podem ajudar a agilizar o processo de revisão e aprovação de materiais jurídicos. Use emojis e reações de emoji para indicar aprovação e concluir projetos de forma rápida.

Por exemplo, inclua o emoji de olhos após ver um documento e utilize uma marca de verificação depois de aprovar um documento. Você pode usar emojis de círculo na cor vermelha, azul ou branca para indicar o nível de urgência de uma tarefa. 

Simplifique o processo do eDiscovery

Exporte mensagens e arquivos dos seus workspaces com a API de descoberta do Slack. Os dados exportados estarão no formato JSON. Também é possível usar um app de eDiscovery de terceiros para armazenar seus dados. 

Veja abaixo uma visão geral de como os apps de eDiscovery funcionam:

• Normalmente, eles têm acesso somente de leitura aos dados de arquivos e às mensagens do Slack.
• Os dados não podem ser removidos, movidos para a quarentena nem fixados no Slack.
• Os dados são capturados e arquivados em um depósito de dados. 

Você pode impor retenções legais a um membro no Slack. Após serem criadas retenções legais, mensagens e arquivos enviados por todos os membros em uma conversa serão salvos, mesmo que os membros tenham editado ou excluído qualquer conteúdo. 

Encontre informações com mais agilidade

Desde contratos e memorandos jurídicos até trocas de correspondência, as equipes jurídicas precisam ter acesso a informações importantes rapidamente. Use o recurso de pesquisa do Slack para filtrar rapidamente grandes quantidades de informação e encontrar o que você necessita. 

• Adicione aspas para pesquisar uma expressão específica, como “memorando jurídico”.
• Adicione “de:” na frente de um nome exibido para pesquisar informações compartilhadas por uma pessoa específica. Exemplo: memorando jurídico de:@Ruth
• Adicione um traço na frente de uma palavra para omitir resultados em que ela esteja incluída. Por exemplo, se escrever “jurídico -memorando”, você verá resultados sobre conteúdo “jurídico” que não tenham a palavra “memorando”.

Depois de encontrar o arquivo de que precisa, você pode salvá-lo para mais tarde. Para isso, passe o cursor do mouse sobre o arquivo, clique no ícone “Mais ações” e selecione “Salvar para mais tarde”.

Comunicação entre as equipes

Descubra como o Slack pode ajudar sua equipe a colaborar em qualquer lugar. 

Reúna ideias para patentes 

Inclua as ideias promissoras para patentes em um único canal usando o Reacji Channeler. Com ele, os membros da equipe podem reagir a ideias para patentes com uma “reacji de lâmpada” para que elas sejam adicionadas automaticamente a um canal de #ideias-patentes. 

Economize tempo com a comunicação assíncrona 

Com os clipes, é possível gravar mensagens de áudio e vídeo e compartilhá-las com a equipe, para que ela possa conferi-las quando for mais conveniente. Os clipes são uma maneira assíncrona de comunicar aspectos importantes de um briefing jurídico ou um contrato, sem ter que congestionar os calendários com reuniões. 

Use o canvas, que fica no canto superior direito de cada canal do Slack, para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados em relação às necessidades de uma campanha. Com o canvas, você pode vincular o cronograma de um projeto, comunicar atualizações e discutir ideias, sem sair do Slack. Use a ferramenta da caixa de seleção para listar tarefas e marcar como concluídas à medida que são realizadas.

Colaboração em materiais de marketing

O Slack possui mais de 2.600 integrações com apps, possibilitando a utilização dos apps que fazem parte do dia a dia da sua equipe diretamente no Slack. 

Use a integração com o Google Drive ou um app semelhante para colaborar em documentos ou briefings jurídicos.  Receba notificações no Slack se um colega de trabalho adicionar um comentário a um documento compartilhado. Isso ajudará você a trabalhar mais rapidamente.

 Entre os exemplos de apps, estão:

• Use o Docusign para gerar e assinar documentos jurídicos e contratos diretamente no Slack. 
• Vincule o Google Agenda ou o Calendário do Outlook ao Slack, para ficar sempre a par dos próximos eventos e reuniões. 
• Com o OneDrive, é possível compartilhar arquivos e visualizar documentos sem sair do Slack. 

Faça comunicados 

Use canais de “#comunicado” para fazer comunicados à equipe jurídica ou conversar com outras equipes. Os canais de comunicado também podem ser usados para:

• Manter todos alinhados às políticas da empresa
• Avisar sobre falhas de segurança ou violações de dados e fornecer práticas recomendadas 
• Anunciar grandes conquistas
• Compartilhar notícias sobre a empresa ou os departamentos 
• Dar detalhes sobre os próximos eventos

Quer saber mais? 

O Slack pode ajudar sua equipe jurídica a melhorar a eficiência e simplificar as tarefas com recursos como os círculos, o Criador de fluxo de trabalho, o Slack Connect e muito mais. Descubra outras formas de facilitar o trabalho diário da sua equipe jurídica acessando nossa Central de Ajuda ou assistindo a um webinar.