Slack para el equipo de asuntos legales: tres formas de reducir tareas y mejorar la comunicación

Slack puede ayudar a tu equipo a derribar las barreras de la colaboración y agilizar el trabajo, todo ello cumpliendo las normativas. Con Slack, tu equipo de asuntos legales puede prescindir de los largos hilos de correo electrónico y las reuniones para dedicar ese tiempo al trabajo importante.

• 70 %

  Trabajadores que afirman que podrían aumentar su productividad si tuvieran menos reuniones

Colabora y mantenlo todo organizado 

Descubre cómo usar Slack para compartir información tanto de forma interna como con asesores y clientes externos. 

Canales

Los equipos de asuntos legales pueden aumentar su eficiencia y mantener el eje de las conversaciones importantes gracias a los canales. Estos les permiten transferir las conversaciones de las saturadas cadenas de correo electrónico a una ubicación centralizada. 

Ejemplos de canales: 

• #equipo-legal-interno, para que todo tu departamento comparta actualizaciones e información relevante.
• #caso, para colaborar en estrategias, compartir archivos de forma segura y hablar sobre información de casos específicos en tiempo real. 
• #incorporación-legal, para compartir información organizativa y de la empresa con nuevos miembros del equipo. 
• #proyecto, para centrarse en proyectos interdisciplinares o de un equipo y almacenar toda la información sobre estos en un mismo lugar.
• #sector-legal-novedades, para compartir información clave del sector. 
• #eventos-sociales y #entretenimiento, para que los miembros del equipo puedan relacionarse compartiendo sus intereses y aficiones al margen del trabajo. 

Cómo usar los canales: 

Pon nombres predecibles a los canales para que sean más fáciles de encontrar cuando lo necesites. Por ejemplo, puedes organizar canales por equipos (#equipo-legal-interno) o por funciones (#aprobaciones).

• Añade a favoritos los canales que más uses para no perderlos nunca de vista. También puedes crear secciones personalizadas para vincular canales y mensajes directos relevantes.
• Escribe una descripción para cada canal nuevo para que todos los miembros del equipo sepan para qué es el espacio. Las descripciones de canales pueden tener hasta 250 caracteres. 
• Fija a los canales documentos importantes, como contratos o informes legales, para acceder a ellos fácilmente. 
• Archiva o elimina los canales que ya no necesites. Puedes desarchivar los canales archivados más adelante, pero, si los eliminas, no podrás volver a restaurarlos. 

Utiliza los canales abiertos para aumentar la transparencia y proporcionar información, como mensajes de cumplimiento normativo general o políticas de la empresa. Utiliza los canales cerrados para mantener conversaciones confidenciales, como, por ejemplo, sobre contratos o fusiones y adquisiciones.

Descubre cómo crear un canal. 

Trabajar con asesores o clientes externos 

Colaborar con clientes, socios y asesores externos es fundamental para que haya una buena representación legal. Utiliza Slack Connect para comunicarte en tiempo real con tus partes involucradas externas. De este modo, mejorarás la interacción con tus clientes, optimizarás la documentación y reducirás los errores que se deben a la falta de comunicación. 

Gracias a Slack Connect, puedes tener hasta 250 organizaciones externas en un mismo canal de Slack. Cuando configures un canal en Slack Connect con una organización externa, plantéate la posibilidad de ponerle el nombre de ambas empresas (por ejemplo, #tom-y-jones-comunicaciones-legales). Utiliza Slack Connect para lo siguiente: 

• Coordinar la gestión de casos y mantener a los asesores externos al tanto de todo. 
• Compartir resúmenes de proyectos con socios externos.
• Incorporar a expertos en la materia a distintos proyectos o casos. 
• Enviar a los clientes actualizaciones oportunas, solucionar problemas y mantener organizados los documentos externos. 

Obtén más información sobre cómo enviar invitaciones de Slack Connect. 

Automatiza las tareas rutinarias 

Descubre cómo ayudar a tu equipo a centrarse en tareas jurídicas que aporten valor automatizando procesos rutinarios y tediosos. 

Creador de flujos de trabajo

El creador de flujos de trabajo es una herramienta sin código que te permite automatizar procesos rutinarios en Slack. Utilízalo para personalizar flujos de trabajo para tu equipo de asuntos legales, por ejemplo:

• Crea un flujo de trabajo de solicitud que incluya un breve formulario de recepción. Cuando un departamento requiera ayuda o la aprobación del equipo de asuntos legales, podrá rellenar un breve formulario con la información necesaria y el flujo de trabajo publicará la solicitud automáticamente en el canal #ayuda-legal. De esta forma, te aseguras de que cuando entre una nueva solicitud, la información necesaria esté ahí y tu equipo pueda ponerse manos a la obra rápidamente.  
• Configura palabras clave para recibir avisos cada vez que alguien de otro equipo mencione palabras como “legal” o “contrato” por si se olvida de usar el canal #ayuda-legal. Las palabras clave se aplicarán a cualquier canal del que formes parte. 
• Crea un flujo de trabajo para ahorrar tiempo a la hora de actualizar sobre el estado de los proyectos. Solo tendrás que introducir la información del estado en un formulario y el flujo de trabajo se encargará de compartirla con el canal designado. De esta forma, tu equipo podrá conocer el progreso de los proyectos legales y terminarlos en menos tiempo. 
• Pon al día a nuevos miembros del equipo para que empiecen a trabajar cuanto antes creando un flujo de trabajo de incorporación. En cuanto un nuevo miembro del equipo se una a un canal concreto, recibirá un mensaje de bienvenida que le explicará para qué es el canal y cuáles son los roles y las responsabilidades. 
• Crea un flujo de trabajo activado por emojis que envíe automáticamente a tus compañeros de equipo a las preguntas frecuentes cuando usen un emoji, por ejemplo, un “?”. Esto les ayudará a encontrar la información que necesitan más deprisa sin retrasar el flujo de trabajo. 

 

Echa un vistazo a los flujos de trabajo prediseñados para descubrir aún más formas de optimizar los procesos.  

Seguimiento de las aprobaciones

Crea un canal denominado #aprobaciones-legales para que todas las aprobaciones estén en el mismo lugar. 

Los emojis pueden ayudar a agilizar el proceso de revisión y aprobación de los materiales legales. Utiliza emojis y reacciones emoji para dar rápidamente tu visto bueno y terminar los proyectos.

Por ejemplo, envía el emoji de los ojos cuando hayas visto un documento y una marca de verificación cuando lo hayas aprobado. Puedes usar los emojis del círculo rojo, azul o blanco para indicar la urgencia de las tareas. 

Optimización del proceso de eDiscovery

Exporta mensajes y archivos de tus espacios de trabajo con la Discovery API de Slack. Los datos se exportarán en formato JSON. Puedes usar una aplicación eDiscovery de terceros para almacenar tus datos. 

Aquí te mostramos un resumen de cómo funcionan las aplicaciones eDiscovery:

• Generalmente, tienen acceso de solo lectura a los datos de los mensajes y archivos de Slack.
• Los datos no se pueden poner en cuarentena, eliminar ni etiquetar dentro de Slack.
• Los datos se recogen y archivan en un almacén de datos. 

Puedes aplicar una retención legal a un miembro de Slack. Al crear una retención legal, los mensajes y archivos enviados por todos los miembros de una conversación se guardarán incluso si estos modifican o eliminan el contenido. 

Encontrar información más rápido

Los equipos de asuntos legales necesitan acceder rápidamente a información importante, ya sean contratos, informes legales o intercambios de correspondencia. Utiliza la función Buscar de Slack para examinar rápidamente grandes cantidades de información y encontrar lo que necesites. 

• Añade comillas para buscar una frase específica, por ejemplo: “informe legal”.
• Añade “de:” delante de un nombre de Slack para buscar información compartida por una persona específica, por ejemplo: informe legal de:@Ruth.
• Añade un guion delante de una palabra para omitir resultados que la contengan, por ejemplo: -informe legal, que encontrará resultados que contengan la palabra “legal”, pero no la palabra “informe”.

Cuando hayas encontrado el archivo que necesites, puedes guardarlo para más tarde colocando el cursor sobre el archivo, haciendo clic en el icono “Más acciones” y seleccionando “Guardar para más tarde”.

Comunícate con todos los equipos

Descubre cómo Slack puede ayudar a tu equipo a colaborar desde cualquier parte. 

Recopilar ideas para patentes 

Envía las mejores ideas para patentes a un canal con el Reacji Channeler. Gracias a él, los miembros del equipo podrán reaccionar con un “reacji de una bombilla” a ideas para patentes para que se añadan automáticamente al canal #ideas-patente. 

Ahorrar tiempo con comunicaciones asíncronas 

Con los clips, puedes grabar mensajes de vídeo o audio y compartirlos con los miembros de tu equipo para que les echen un vistazo cuando puedan. Los clips son una forma asíncrona de hablar sobre aspectos clave de un contrato o resumen legal sin tener que saturar las agendas con reuniones. 

Utiliza los canvas, ubicados en la parte superior derecha de todos los canales de Slack, para asegurarte de que todos los miembros del equipo estén al tanto de lo que se necesita para una campaña. Con los canvas, puedes vincular el cronograma de un proyecto, enviar actualizaciones y hablar sobre ideas sin salir de Slack. Usa la herramienta de la casilla de verificación para hacer listas de tareas e ir marcándolas a medida que las vayas terminando.

Colaboración en los productos

Slack cuenta con más de 2600 integraciones de aplicaciones para que puedas utilizar las que tus equipos usan a diario directamente ahí. 

Utiliza la integración de Google Drive o una aplicación similar para colaborar en documentos o resúmenes legales.  Recibe notificaciones en Slack si alguien de tu equipo añade un comentario a un documento compartido. Esto te ayudará a hacer tu trabajo más rápido.

 Entre los ejemplos de aplicaciones se incluyen los siguientes:

• Utiliza DocuSign para generar y firmar documentos y contratos legales directamente en Slack. 
• Vincula tu calendario de Google o de Outlook a Slack para estar siempre al tanto de los próximos eventos o reuniones. 
• Gracias a OneDrive, podrás compartir archivos y mostrar la vista previa de los documentos sin salir de Slack. 

Hacer anuncios 

Utiliza el canal “#anuncios” para hacer anuncios al equipo de asuntos legales o comunicarte con otros equipos. Los canales de anuncios también pueden usarse para lo siguiente:

• Hacer que todo el mundo cumpla las políticas de la empresa.
• Notificar infracciones de datos o seguridad y proporcionar buenas prácticas. 
• Anunciar grandes logros.
• Enviar novedades de la empresa o el departamento. 
• Proporcionar información detallada sobre los próximos eventos. 

¿Quieres más información? 

Slack puede ayudar a tu equipo de asuntos legales a aumentar la eficiencia y optimizar las tareas con funciones como las juntas, el creador de flujos de trabajo y Slack Connect, entre otras. Descubre más formas de facilitar el trabajo diario a tu equipo de asuntos legales accediendo a nuestro Centro de Ayuda o viendo un webinario.