법무팀을 위한 Slack: 작업을 줄이고 커뮤니케이션을 개선하는 3가지 방법

Slack을 사용하면 규정 준수를 촉진하면서 팀의 협업 방해물을 제거하고 팀 작업을 가속화할 수 있습니다. Slack을 통해 법무팀의 긴 이메일 스레드를 간소화하고 미팅 횟수를 줄인다면 법무팀은 중요한 업무에 더 집중할 수 있습니다.

• 70%

  미팅이 줄어야 생산성이 향상된다고 응답한 작업자의 비율

협업 및 체계적인 상태 유지 

Slack을 사용해 내외부의 자문위원과 고객과 지식을 공유하는 방법을 알아봅니다. 

채널

법무팀은 채널을 사용해 보다 효율적으로 업무를 수행하고 중요한 대화가 주제에서 벗어나지 않도록 할 수 있습니다. 채널을 이용하면 법무팀은 수많은 이메일을 처리하지 않고 한 곳을 중심으로 삼아 대화를 진행할 수 있습니다. 

채널 예시: 

• #법무-팀-내부: 전체 부서의 업데이트 및 관련 정보 공유
• #사례 채널: 전략에 대한 협업, 파일 안전 공유, 특정 사례에 대한 세부정보 실시간 논의 
• #법무-온보딩 채널: 새로운 팀 멤버와 조직 및 회사 정보 공유 
• #프로젝트 채널: 부서 간 협업 또는 팀 기반 프로젝트를 중점으로 하여 프로젝트의 모든 커뮤니케이션을 한 곳에서 진행
• #법무-산업 뉴스 채널: 주요 산업 인사이트 공유 
• #소셜 및 #재미 채널: 팀 멤버의 업무 외적 관심사 및 취미 공유를 통한 관계 구축 

채널 사용 방법: 

필요할 때 채널을 쉽게 찾을 수 있도록 직관적으로 채널 이름을 지정합니다. 예를 들어 팀별(#법무-팀-내부) 또는 기능별(#승인)로 채널을 구성할 수 있습니다.

• 자주 사용하는 채널을 즐겨찾기에 추가해 놓치지 않도록 합니다. 또한 사용자 지정 섹션을 만들어 관련 채널과 DM을 함께 링크할 수 있습니다.
• 어떤 채널인지 팀 멤버 모두가 알 수 있도록 새로운 각 채널의 채널 설명을 작성합니다. 채널 설명은 최대 250자를 작성할 수 있습니다. 
• 계약서나 법무 관련 참고 사항을 채널에 고정해 쉽게 액세스할 수 있게 합니다. 
• 더 이상 사용하지 않는 채널을 보관 또는 삭제합니다. 채널을 보관하면 나중에 보관 취소할 수 있지만 채널을 삭제하면 영구적으로 삭제됩니다. 

공개 채널을 사용해 투명성을 향상하고 일반 규정 준수 메시지 또는 회사 정책 등의 정보를 제공하세요. 비공개 채널은 계약 또는 합병 및 인수 논의에 대한 사적 커뮤니케이션을 포함한 기밀 대화에 사용하세요.

채널을 생성하는 방법을 알아보세요. 

외부 자문위원 또는 고객과의 협력 

외부 자문위원, 고객, 파트너와의 협력은 효과적인 법정대리에 매우 중요한 요소입니다. Slack Connect를 사용해 외부 이해 관계자와의 실시간 커뮤니케이션을 지원하세요. 고객 참여도를 높이고 문서화를 간소화하고 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있습니다. 

Slack Connect를 사용하면 단일 Slack 채널에서 최대 250개의 외부 조직을 만날 수 있습니다. 외부 조직이 포함된 Slack Connect 채널을 설정할 때는 두 회사 이름으로 채널 이름을 지정하는 것을 고려해 보세요(예: #tom-and-jones-법무-커뮤니케이션). Slack Connect를 사용하여 수행할 수 있는 작업은 다음과 같습니다. 

• 사례 관리 조율 및 외부 자문위원의 문제에 대한 최신 정보 파악 지원 
• 외부 파트너와의 프로젝트 요약 공유
• 다양한 프로젝트 또는 사례 관련 주제 전문가의 참여 
• 고객에게 업데이트를 적시 제공 및 우려 해소, 외부 문서를 체계적인 상태로 유지

Slack Connect 초대를 보내는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

일상 업무의 자동화 

일상적이고 따분한 프로세스를 자동화해 팀이 가치 기반 법무 작업에 집중하는 방법을 알아봅니다. 

워크플로 빌더

워크플로 빌더는 Slack 내의 일상적 프로세스를 자동화하는 노코드 도구입니다. 워크플로 빌더를 사용하면 법무팀의 워크플로를 사용자 지정할 수 있으며, 예는 다음과 같습니다.

• 짧은 접수 양식이 포함된 요청 워크플로를 생성합니다. 부서에 법적 승인 또는 지원이 필요할 경우 해당 부서는 필요한 정보가 포함된 간단한 양식을 작성할 수 있으며 워크플로는 해당 요청을 #지원-법무 채널에 자동 포스트합니다. 이렇게 하면 새 요청이 들어왔을 때 필요한 정보가 확보되어 있으므로 팀이 빠르게 시작할 수 있습니다.  
• 키워드를 설정하면 다른 팀의 사용자가 #지원-법무 채널을 사용하는 것을 잊고 “법무” 또는 “계약” 등의 단어를 언급하는 경우 알림을 받을 수 있습니다. 키워드는 자신이 포함된 모든 채널에 적용됩니다. 
• 워크플로를 만들어 프로젝트 상태 업데이트에 소요되는 시간을 단축합니다. 양식에 상태 정보를 입력만 하면 워크플로를 통해 정보가 지정된 채널로 공유됩니다. 이렇게 하면 팀이 법무 프로젝트의 진행 방식을 파악하여 더욱 신속하게 완료할 수 있습니다. 
• 온보딩 워크플로를 구축해 새로운 팀 멤버가 빠르게 적응해 제 속도를 되찾게 합니다. 특정 채널에 새로운 팀 멤버가 참여하면 즉시 환영 메시지를 받게 되며, 메시지에는 채널의 용도와 역할 및 책임이 안내되어 있습니다. 
• 팀원이 “?”와 같은 이모티콘을 사용할 경우 팀원을 FAQ로 자동 이동하게 만드는 이모티콘 트리거 워크플로를 만듭니다. 이렇게 하면 업무 속도를 늦추지 않고도 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 

 

사전 구축된 워크플로를 확인해 프로세스를 간소화할 수 있는 더 많은 방법을 찾아보세요.  

승인 추적

#법무-승인 채널을 만들면 모든 승인을 한 장소에서 관리할 수 있습니다. 

이모티콘을 이용하면 법무 자료의 검토 및 승인 프로세스의 속도를 높일 수 있습니다. 이모티콘과 이모티콘 반응을 사용해 신속하게 승인 여부를 표시하고 프로젝트를 완료하세요.

예를 들어 문서를 검토할 때는 눈 이모티콘을 표시하고 승인을 완료할 때는 확인 표시 이모티콘을 사용할 수 있습니다. 빨간색, 파란색 또는 흰색 동그라미 이모티콘을 사용해 작업의 긴급도를 표시할 수 있습니다. 

eDiscovery 프로세스 간소화

Slack의 Discovery API를 이용해 워크스페이스에서 메시지와 파일을 내보내세요. 내보낸 데이터는 JSON 형식이 됩니다. 또한 타사 eDiscovery 앱을 사용해 데이터를 저장할 수도 있습니다. 

eDiscovery 앱 작동 방식에 대한 개요는 다음과 같습니다.

• 일반적으로 Slack 메시지 및 파일 데이터에 대한 읽기 전용 액세스 권한이 있음
• Slack 내에서는 데이터를 격리 또는 제거하거나 태그를 지정할 수 없음
• 데이터는 데이터 웨어하우스 내에서 캡처 및 보관됨 

Slack의 멤버에게 법무 자료 보존을 적용할 수 있습니다. 법무 자료 보존을 생성하면 멤버가 콘텐츠를 편집 또는 삭제하더라도 대화의 모든 멤버에게 전송된 메시지와 파일이 저장됩니다.

더욱 신속하게 정보 찾기

계약에서 법적 참고 사항, 서신 교환에 이르기까지, 법무팀은 중요한 정보에 빠르게 액세스할 수 있어야 합니다. Slack의 검색 기능을 사용해 대량의 정보를 빠르게 조사하여 필요한 정보를 찾을 수 있습니다. 

• 따옴표를 추가해 특정 문구 검색(예: “법무 참고 사항”)
• 표시 이름 앞에 “from:”을 붙여 특정 사용자가 공유한 정보 검색(예: 법무 참고 사항 from:@찬수)
• 단어 앞에 대시를 추가해 해당 단어가 포함된 결과 제외(예: 법무-참고는 참고라는 단어가 포함되지 않은 법무에 대한 결과만 검색함)

필요한 파일을 찾았다면 나중에 이를 저장할 수 있습니다. 파일 위에 마우스 커서를 올리고 “추가 작업” 아이콘을 클릭하고 “나중을 위해 저장”을 선택하세요.

팀 전반의 커뮤니케이션

팀이 어디서든 함께 협업하는 데 Slack이 어떤 도움이 될 수 있을지 알아봅니다. 

특허를 위한 아이디어 수집 

Reacji Channeler를 사용해 유망한 특허 아이디어를 한 채널에 모아두세요. Reacji Channeler를 이용하면 팀 멤버가 특허 아이디어에 “전구 리액티콘”으로 반응하는 경우 #특허-아이디어 채널에 자동으로 추가되도록 할 수 있습니다. 

비동기식 커뮤니케이션으로 시간 단축

클립을 이용하면 비디오 또는 오디오 메시지를 녹화하고 팀과 공유할 수 있으며, 팀은 원하는 시간에 이를 검토할 수 있습니다. 클립은 미팅으로 일정을 어지럽히지 않고도 법무 요약 또는 계약의 핵심 사항을 전달할 수 있는 비동기식 방법입니다. 

모든 Slack 채널의 오른쪽 상단에 있는 캔버스를 사용해 모든 팀 멤버와 캠페인에 필요한 사항을 공유하세요. 캔버스를 이용하면 Slack을 나가지 않고도 프로젝트 타임라인을 링크하고, 업데이트를 전달하고, 아이디어 논의를 진행할 수 있습니다. 확인란 도구를 사용해 작업 리스트를 만들고 완료한 작업에는 체크 표시하세요.

결과물에 대한 협업

Slack은 2,600가지 이상의 앱 통합을 갖췄으므로 Slack에서 팀의 일상적인 앱을 바로 활용할 수 있습니다. 

Google Drive 통합 또는 유사한 앱을 사용해 문서 또는 법무 요약에 대해 협업하세요.  팀원이 공유 문서에 코멘트를 추가하면 Slack에서 알림을 받게 됩니다. 이를 통해 업무를 더 신속하게 완료할 수 있습니다.

 앱의 예시에는 다음이 포함됩니다.

• Docusign: 법무 문서 및 계약을 Slack 내에서 바로 생성 
• Google 또는 Outlook Calendar: Slack에 연결해 예정된 미팅 또는 이벤트를 상시 파악 
• OneDrive: Slack을 나가지 않고도 파일 공유, 문서 미리보기 가능 

공지 게시 

“#공지” 채널을 사용하면 법무팀은 공지를 게시하거나 다른 팀과 커뮤니케이션할 수 있습니다. 공지 채널은 다음과 같은 작업에도 사용할 수 있습니다.

• 모든 멤버의 회사 정책 숙지
• 보안 또는 데이터 침해 공지 및 모범 사례 소개 
• 중요 계약 성사 공지
• 회사 또는 부서 소식 공유 
• 예정된 이벤트에 대한 세부정보 제공 

더 자세히 알아보시겠습니까?

Slack은 허들, 워크플로 빌더, Slack Connect 등의 기능을 이용해 법무팀이 효율성을 향상하고 작업을 간소화하도록 도울 수 있습니다. 고객지원센터를 방문하거나 웨비나를 시청하면서 법무팀의 일상적인 작업을 더 쉽게 만들어주는 추가적인 방법들을 찾아보세요.