Slack para legal: tres formas de reducir las tareas y mejorar la comunicación

Gracias a Slack, tu equipo puede derribar las barreras de la colaboración y acelerar el trabajo, al tiempo que impulsa el cumplimiento normativo. Con Slack, tu equipo legal puede olvidarse de los interminables intercambios de correos electrónicos y de las reuniones, y disponer de más tiempo para centrarse en el trabajo que importa.

• 70 %

  de los trabajadores afirma que una disminución del número de reuniones aumentaría la productividad

Colabora y organízate 

Descubre cómo usar Slack para compartir el conocimiento, tanto internamente como con asesores y clientes externos. 

Canales

Los equipos de legal pueden trabajar de forma más eficiente y mantener el enfoque en las conversaciones importantes utilizando los canales. Los canales permiten a los equipos legales desplazar las conversaciones de las largas cadenas de correo electrónico a una ubicación central. 

Ejemplos de canales: 

• #equipo-legal-interno: para que todo tu departamento comparta actualizaciones e información relevante.
• #caso: canales para colaborar en estrategias, compartir archivos de forma segura y comentar detalles específicos de los casos en tiempo real. 
• #incorporación-al-equipo-legal: canales para compartir información organizativa y de la empresa con los nuevos miembros del equipo. 
• #proyecto: canales para centrarse en proyectos multidisciplinarios o de equipo y mantener toda la comunicación acerca del proyecto en un solo lugar.
• #noticias-del-sector-legal: canales para compartir información clave del sector. 
• #social y #diversión: canales en los que los miembros del equipo pueden crear conexiones compartiendo sus intereses y aficiones fuera del trabajo. 

Cómo utilizar los canales:

Nombra los canales con patrones predecibles para que sea fácil encontrarlos cuando los necesites. Por ejemplo, puedes organizar los canales por equipo (#equipo-legal-interno), o por función (#aprobaciones).

• Agrega a favoritos los canales de uso frecuente para no perderlos nunca de vista. También puedes crear secciones personalizadas para enlazar los canales con los mensajes directos pertinentes.
• Escribe una descripción del canal para cada canal nuevo, de modo que todos los miembros del equipo sepan para qué sirve ese espacio. Las descripciones del canal pueden tener una extensión máxima de 250 caracteres. 
• Fija los documentos importantes como contratos o memorandos legales a los canales para poder acceder fácilmente a ellos. 
• Archiva o elimina los canales que ya no sean necesarios. Los canales archivados pueden desarchivarse más tarde, pero la eliminación de un canal es permanente. 

Utiliza los canales públicos para mejorar la transparencia y proporcionar información como mensajes generales sobre cumplimiento normativo o políticas de la empresa. Utiliza los canales privados para conversaciones confidenciales, como comunicaciones privadas sobre contratos o conversaciones sobre fusiones y adquisiciones.

Descubre cómo crear un canal. 

Trabajar con asesores o clientes externos 

La colaboración con asesores, clientes y socios externos es fundamental para una representación legal eficaz. Utiliza Slack Connect para permitir la comunicación en tiempo real con tus grupos de interés externos. Mejorarás el compromiso con el cliente, agilizarás la documentación y reducirás los errores de comunicación. 

Con Slack Connect, puedes tener hasta 250 organizaciones externas en un canal de Slack. Cuando configures un canal de Slack Connect con una organización externa, considera la posibilidad de designar el canal con los nombres de ambas empresas (por ejemplo, #comunicaciones-legales-de-tomás-y-juan). Usa Slack Connect para lo siguiente: 

• Coordinar la gestión de los casos y mantener a los asesores externos al corriente de los problemas 
• Compartir los informes de los proyectos con los socios externos
• Agregar a expertos en la materia en diferentes proyectos o casos 
• Proporcionar a los clientes actualizaciones de manera oportuna, resolver dudas y mantener organizados los documentos externos 

Obtén más información acerca de cómo enviar invitaciones de Slack Connect. 

Automatiza las tareas rutinarias 

Aprende cómo ayudar a tu equipo a centrarse en las tareas legales que aportan mayor valor mediante la automatización de los procesos rutinarios y tediosos. 

Generador de flujos de trabajo

El Generador de flujos de trabajo es una herramienta sin código que te permite automatizar procesos rutinarios dentro de Slack. Utiliza el Generador de flujos de trabajo para personalizar flujos de trabajo para tu equipo legal, como por ejemplo:

• Crea un flujo de trabajo de solicitud que incluya un breve formulario de admisión. Cuando cualquier departamento necesite aprobación o asistencia legal, puede rellenar un formulario breve con la información necesaria y el flujo de trabajo publicará automáticamente la solicitud en un canal de #ayuda-legal. Esto asegurará que cuando llegue una nueva solicitud, la información necesaria esté allí y tu equipo pueda comenzar de inmediato.  
• Configura palabras clave para estar al tanto cuando personas de otros equipos mencionen palabras como “legal” o “contrato” en caso de que se olviden de utilizar el canal de #ayuda-legal . Las palabras clave se aplicarán a cualquier canal en el que estés. 
• Crea un flujo de trabajo para ahorrar tiempo en las actualizaciones del estado del proyecto. Simplemente introduce la información de estado en un formulario y el flujo de trabajo compartirá la información con un canal designado. De esta manera, tu equipo puede entender cómo progresan los proyectos legales y completarlos de una forma más rápida. 
• Activa a los nuevos miembros del equipo creando un flujo de trabajo de incorporación. Tan pronto como un nuevo miembro del equipo se una a un canal específico, recibirá un mensaje de bienvenida que le indicará para qué sirve el canal y cuáles son sus funciones y responsabilidades. 
• Crea un flujo de trabajo activado por emoji que dirija automáticamente a los compañeros de equipo a las preguntas frecuentes cuando utilicen un emoji, como un “?”. Esto les ayudará a encontrar la información que necesiten con mayor rapidez y sin ralentizar el flujo de trabajo. 

 

Consulta los flujos de trabajo predefinidos para encontrar aún más formas de agilizar los procesos.  

Haz un seguimiento de las aprobaciones

Crea un canal de #aprobaciones-de-legal para conservar todas las aprobaciones en un solo lugar. 

Los emojis pueden contribuir a acelerar el proceso de revisión y aprobación del material jurídico. Utiliza emojis y reacciones emoji para mostrar rápidamente tu aprobación y completar proyectos.

Por ejemplo, podrías colocar el emoji de los ojos cuando hayas visto un documento y una marca de verificación una vez aprobado el documento. Puedes utilizar emojis con círculos rojos, azules o blancos para indicar la urgencia de una tarea. 

Agiliza el proceso de eDiscovery

Exporta mensajes y archivos de tus espacios de trabajo con la Discovery API de Slack. Los datos se exportarán en formato JSON. También puedes utilizar una aplicación de eDiscovery de terceros para almacenar tus datos. 

Aquí te mostramos un resumen de cómo funcionan las aplicaciones de eDiscovery:

• Generalmente, tienen acceso de solo lectura a los datos de los mensajes y de los archivos de Slack.
• Los datos no se pueden poner en cuarentena, eliminar ni etiquetar dentro de Slack.
• Los datos se recopilan y archivan en un almacén de datos. 

Puedes poner una retención legal a un miembro en Slack. Cuando crees una retención legal, se guardarán los mensajes y archivos que envíen todos los miembros en una conversación, incluso si los miembros editan o eliminan cualquier contenido. 

Encuentra la información más rápido

Desde contratos a memorandos jurídicos, pasando por intercambios de correspondencia, los equipos legales necesitan acceder rápidamente a la información crítica. Utiliza la función de búsqueda de Slack para examinar rápidamente grandes cantidades de información y encontrar lo que necesitas. 

• Añade comillas para buscar una frase específica, por ejemplo: “nota legal”.
• Añade “de:” delante de un nombre de Slack para buscar información compartida por alguien específico, como: nota legal de:@Ruth.
• Añade un guión delante de una palabra para omitir los resultados que la contengan, por ejemplo: -nota legal encontrará los resultados del equipo legal que no contengan la palabra nota.

Una vez que hayas encontrado el archivo que necesitas, puedes guardarlo para más tarde. Para ello, pasa el mouse por encima del archivo, haz clic en el ícono “más acciones” y selecciona “guardar para más tarde”.

Comunícate con todos los equipos

Descubre cómo Slack puede hacer que tu equipo colabore desde cualquier lugar. 

Recolecta ideas para patentes 

Reasigna las ideas prometedoras para patentes en un canal utilizando el Reacji Channeler. Con el Reacji Channeler, los miembros del equipo pueden reaccionar con un “reacji de bombilla” a las ideas de patentes y se añadirán automáticamente a un canal #ideas-de-patentes. 

Ahorra tiempo con la comunicación asíncrona 

Con clips, puedes grabar mensajes de video o audio y compartirlos con tu equipo para que los revisen cuando les convenga. Los clips son una forma asíncrona de comunicar aspectos clave de un informe jurídico o un contrato sin tener que saturar los calendarios con reuniones. 

Utiliza canvas, situado en la parte superior derecha de cada canal de Slack, para asegurarte de que todos los miembros del equipo están de acuerdo acerca de lo que se necesita para una campaña. Con canvas, puedes vincular una línea de tiempo del proyecto, comunicar actualizaciones y discutir ideas sin salir de Slack. Utiliza la herramienta de casilla de comprobación para enumerar tareas y marcarlas sobre la marcha.

Colabora con las entregas

Slack cuenta con más de 2600 integraciones de aplicaciones para que puedas utilizar las aplicaciones diarias de tu equipo directamente en Slack. 

Utiliza la integración con Google Drive o una aplicación similar para colaborar en documentos o informes legales.  Recibe notificaciones en Slack cuando un compañero de equipo agrega un comentario a un documento compartido. Esto te ayuda a realizar tu trabajo más rápido.

 Algunos ejemplos de aplicaciones son los siguientes:

• Usa Docusign para generar y firmar documentos legales y contratos de forma directa en Slack. 
• Vincula tu calendario de Google o Outlook a Slack para estar siempre al tanto de las próximas reuniones o eventos. 
• Con OneDrive, puedes compartir archivos y obtener una vista previa de los documentos sin salir de Slack. 

Realizar anuncios 

Utiliza los canales “#anuncios” para realizar anuncios del equipo jurídico o para comunicarte con otros equipos. Los canales de anuncios también pueden utilizarse para lo siguiente:

• Mantener a todos alineados con las políticas de la empresa
• Notificar las vulneraciones de la seguridad o de los datos y proporcionar las mejores prácticas 
• Anunciar grandes logros
• Compartir noticias de la empresa o del departamento 
• Proporcionar detalles acerca de los próximos eventos 

¿Quieres obtener más información? 

Slack permite a tu equipo jurídico mejorar la eficiencia y agilizar las tareas con funciones como juntas, Generador de flujos de trabajo o Slack Connect, entre otras. Descubre más formas de facilitar el trabajo diario de tu equipo jurídico visitando nuestro Centro de ayuda o viendo un seminario web.