關於此範本
您即將進入季度末，這段期間通常需要應對優先事項衝突、資源有限、責任不明確，以及整體跨團隊協作缺乏一致性的混亂情況。
為了應對這種混亂局面並推動季度取得成功，您需要退一步。是時候讓團隊圍繞實際業務影響重新對齊，並建立一個統一框架，讓團隊能用來規劃與執行專案。
透明的溝通、明確的責任分工以及強化的協作工具是成功的關鍵。這也是您需要季度規劃範本的原因。
什麼是季度規劃？
季度規劃將公司的年度路線圖拆分成四個更易管理的時間段，讓團隊更容易識別優先事項、適應變動情況，並在朝向公司策略目標的過程中有效迭代。一份好的季度計劃會明確指出未來三個月需要完成的專案，以對長期目標產生短期影響。
我們季度業務計劃範本的優勢
季度規劃需要與許多不同的人合作，而他們通常有許多不同且互相競爭的優先事項。開放的溝通與有效的協作至關重要，但並非總是容易實現。我們的季度行動計劃範本透過提供所需的可見性，幫助團隊簡化策略與執行，克服這個障礙。
簡化您的季度規劃
這個季度規劃範本旨在簡化季度規劃流程。它透過提供結構化的方法，幫助團隊專注於執行與成果。此範本的功能專為提升可見性與協作而設計，能確保所有專案都與季度及年度策略目標保持一致。透過在整個季度中使用這個工具，團隊能有效追蹤目標進度，並保持專注於推動業務發展。
確定具影響力要素的優先順序
有效的規劃需要清楚瞭解每個專案對業務的潛在影響。此計劃範本讓團隊能依據專案對推動業務目標的潛力來組織與設定優先順序。它也能提高資源分配的效率，將精力集中在最需要的地方。透過專注於關鍵領域，例如季度目標，團隊能做出明智決策，以在每個季度取得更佳成果。
瞭解工作量
雖然某個專案看起來可能有利，但瞭解其所需投入的工作量至關重要。此範本包含專門欄位，用於收集團隊成員關於所需資源與工作量程度的意見。此功能不僅有助於評估每個專案的利弊，還能在季度規劃會議中提供清晰資訊，確保團隊內的一致性。
全面的進度追蹤
在整個季度中持續監控進度至關重要，而這個季度規劃範本讓每個階段的進度追蹤變得更簡單。透過持續關注季度目標與重點領域，團隊能即時對齊下一步行動並應對挑戰。借助專案狀態、優先順序與責任分配等詳細追蹤功能，此範本能有效推動重要任務與優先事項的進展。此資源可以輕鬆搭配行動計劃範本使用，確保責任分工明確與為下一季度甚至下一次季度規劃會議提供清晰洞察。
季度行動計劃應包含哪些內容？
對於「我的季度計劃應該包含什麼？」的最佳答案是：任何能幫助團隊有效對齊策略優先事項、分配資源並追蹤進度的內容。您的專案管理方法會決定季度規劃範本的多個組成部分，但以下四個是基礎要素。
1. 成功指標
有許多不同的指標與方法可用來衡量成功。目標與關鍵成果 (OKR) 以及關鍵績效指標 (KPI) 是兩種最常用的方法。確保在季度計劃中明確列出您的成功指標，並方便存取，讓團隊在規劃與追蹤進度時保持一致。
2. 所有權
負責人對於追蹤進度至關重要，因為它能強化責任分工，並在專案啟動後簡化溝通。「負責人」應該是您的季度規劃範本中最先設置的欄位之一，但您也可以使用多個「人員」欄位來定義其他重要角色。(例如，如果您使用 RACI 方法，您可能會有欄位來定義誰是負責人、問責人、諮詢人和知情人的欄位。)
3. 預估工作量
在規劃與設定季度專案優先順序時，其中一個最重要的資料是專案所需投入的時間與資源量。Agile 專案經理使用案例點數系統，但無論使用哪種方法，都要確保工作量與/或資源的估算在季度業務計劃範本中置於首要位置且清晰呈現。
4. 時程
最後但同樣重要的是，您的範本必須包含專案時程的詳細資訊。幾個關鍵欄位包括：
- 開始和結束日期
- 里程碑 (事件和/或交付項目)
- 依存關係 (針對其他任務和專案)
如果您的團隊採用敏捷方法，還應包含排定的衝刺。
季度工作計劃範本的 4 個最佳做法
現在您已經設計好一份頂尖的季度規劃範本，是時候開始使用它了。您的範本將成為季度規劃的核心中心，接下來，您需要邀請負責使用範本的團隊成員。溝通是成功的關鍵，以下是四個至關重要的溝通最佳做法，請務必遵循。
1. 儘早接洽利害關係人
不要等到規劃進行到一半才與高層及跨部門利害關係人互動。這是一項團隊合作，因此要公開溝通、主動邀請回饋 (而不僅僅是接受)，並積極傾聽持不同觀點的人。將關鍵利害關係人加入季度規劃範本，以集中管理他們的回饋，並建立專用的 Slack 頻道，讓所有利害關係人能更方便且透明地協作。
2. 明確定義成功
花時間討論並明確定義每個季度計劃專案的「成功」標準。盡可能具體，並確保所有關鍵利害關係人對成功定義感到認同，並願意承諾達成。這些額外的前期工作量將在季度結束時為您省去許多麻煩。在您的季度規劃範本中加入文字欄位，清楚說明「完成」的定義，確保這一點始終清楚可見。
3. 在每個層級鼓勵透明度
透明度能帶來責任感，並產生可能忽略的重要洞察。讓負責實際執行工作的團隊成員也能看到資訊，而不僅限於策略性利害關係人。他們能對專案所需的工作量與資源提供更現實的意見。這種對齊將使一切在開始執行計劃時運作更加順暢。
4. 按季度規劃，定期溝通
一個季度的時間很長。即便您已有里程碑，利害關係人的洞察，但協作價值不僅存在於規劃階段。定期與眾多利害關係人開會並不現實，但以專案為基礎的 Slack 頻道能讓所有人對進度保持一致，並在遇到阻礙時隨時提供協助。您甚至可以將關鍵討論的訊息連結加入季度工作計劃範本中，以便快速參考。分享的專案任務清單也有助於實施更具策略性的溝通。
