Enterprise-Suche: Wenn das Wissen zu dir kommt

Büroangestellte verbringen in der Regel ein Drittel ihres Tages mit typischer Schreibtischarbeit – wenig wertvollen Aufgaben wie der Suche nach Informationen, dem Beantworten wiederkehrender E-Mails und Nachrichten sowie dem Sortieren von Unterlagen. Solche alltäglichen Aktivitäten beeinträchtigen unsere Produktivität und unsere kognitive Funktion.

Hier kommt die Enterprise-Suche ins Spiel – und zusammen mit agentenbasierten Fähigkeiten wird sie leistungsfähiger denn je. Lass uns einen Blick darauf werfen, worum es bei der Enterprise-Suche geht und wie Slack die Enterprise-Suche von einer einfachen Wissensabfrage zu einer neuen Ära der Wissensvermittlung weiterentwickelt.

Was ist die Enterprise-Suche?

Stell dir die Enterprise-Suche als digitale:n Bibliothekar:in für alle Unternehmensdaten und -kenntnisse vor. Sie hilft dir, Informationen aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Ansicht zu finden und verwendet dafür eine von zwei Methoden: entweder die Abfrage deiner Quellen in Echtzeit oder die Indexierung von Daten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen, einheitlichen System.

Die Enterprise-Suche ermöglicht es Mitarbeitenden, das zu finden, was sie benötigen, ohne mehrere Anwendungen öffnen und durchsuchen oder ihre Kolleg:innen fragen zu müssen. Dies hilft nicht nur, Informationssilos abzubauen und die Produktivität zu steigern, sondern erleichtert und beschleunigt auch den Zugriff auf Wissen.

Warum ist die Enterprise-Suche wichtig?

Wenn Informationen in verschiedenen, nicht verbundenen Systemen verstreut sind, verschwenden Mitarbeitende wertvolle Zeit mit der Suche nach dem, was sie benötigen, und haben weniger Zeit, ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Diese Ineffizienz führt zu verzögerten Entscheidungen, einem geringerem Selbstvertrauen der Mitarbeitenden und verminderter Produktivität, was sich auf den Unternehmensgewinn auswirkt.

Die Enterprise-Suche wird immer wichtiger, da die Anzahl der in Unternehmen verwendeten Anwendungen weiter zunimmt. Die Optimierung des Wissensaustauschs und die Unterstützung der Produktivität sind wichtige Vorteile der Enterprise-Suche.

Wie Enterprise Search Zusammenarbeit und Innovation fördert

Neben der Vereinfachung des Wissensaustauschs und der Steigerung der Produktivität hat die Enterprise-Suche auch das Potenzial, die Zusammenarbeit zu verändern. Die traditionelle Suche ist oft eine einsame Aktivität, aber Arbeit findet nicht isoliert statt. Die Enterprise-Suche innerhalb eines kollaborativen Betriebssystems für die Arbeit wie Slack ermöglicht es Teams, gemeinsam Informationen zu finden, Entdeckungen sofort über Teams und Abteilungen hinweg zu teilen und auf kollektivem Wissen aufzubauen, um ein effektives Wissensmanagementsystem zu etablieren. Das kann einen Kreislauf schaffen, in dem sich Ideen schneller entwickeln und Innovationen beschleunigen.

Wie funktioniert die Enterprise-Suche?

Enterprise-Such-Systeme funktionieren, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, indexieren und abrufen. Und so funktioniert’s:

Komponenten und Funktionen eines Enterprise-Such-Systems

Ein Enterprise-Such-System stützt sich auf mehrere wichtige Komponenten, die zusammenarbeiten, um Informationen effizient für Benutzer:innen zu sammeln, zu verarbeiten und bereitzustellen:

• Inhaltsbewusstsein: Ein Enterprise-Such-System vernetzt sich mit Datenquellen in deiner gesamten Organisation. Dies kann Kollaborations- und Cloud-basierte Dateispeicherplattformen, E-Mail-Server, Customer-Relationship-Management (CRM), Code-Repositorys, spezielle Geschäftsanwendungen und mehr umfassen.
• Inhaltsverarbeitung: Sobald es verbunden ist, analysiert das System die Inhalte und extrahiert bedeutsame Informationen und Metadaten. Dies kann Textextraktion umfassen, um Beziehungen zwischen Informationsquellen herzustellen, sowie Sprach- oder Sprechererkennung, beispielsweise aus einem Meeting-Transkript.
• Indexierung: Verarbeitete Informationen werden dann in durchsuchbare Indizes organisiert, um einen schnellen Abruf zu ermöglichen. Moderne Indexierung geht in einigen Fällen über einfaches Keyword-Matching hinaus, um die Bedeutung von Inhalten zu erfassen.
• Abfrageverarbeitung: Wenn jemand sucht, analysiert das System die Anfrage, um genau zu verstehen, wonach gesucht wird. Fortschrittliche Systeme verwenden die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um umgangssprachliche Fragen zu interpretieren, anstatt sich nur auf Keyword-Matching zu verlassen, was die Ergebnisse in der Regel genauer macht.
• Abgleich und Ranking: Schließlich identifiziert das System relevante Inhalte und ordnet die Ergebnisse basierend auf Faktoren wie Relevanz, Aktualität, Nutzungsberechtigungen und sogar Personalisierung anhand der Rolle oder Suchhistorie der Benutzer:innen.

Wenn du beispielsweise Slack als dein Betriebssystem für die Arbeit verwendest, kannst du die Enterprise-Suche nutzen, um in Echtzeit Antworten zu finden, indem du deine Geschäftssysteme, Unterhaltungen, hochgeladene Dateien und Inhalte durchsuchst, die in Channels, Threads und Canvases geteilt wurden. Dies ermöglicht es dir, sofort auf Organisationswissen zuzugreifen und deinen Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten, ohne deinen Workspace verlassen zu müssen.

Verschiedene Arten der Enterprise-Suche

Das Verständnis der Variationen im Zusammenhang mit der Enterprise-Suche hilft Organisationen, den richtigen Ansatz für ihre Bedürfnisse zu wählen. Lass uns verschiedene Arten betrachten:

• Interne Suche:Diese Grundform konzentriert sich auf die Suche innerhalb einer einzelnen Anwendung oder eines Systems. Obwohl im Umfang begrenzt, funktioniert sie gut für spezialisierte Anwendungen, bei denen Tiefe wichtiger ist als Breite.
• Föderierte Suche: Anstatt einen zentralen Index zu erstellen, sendet die föderierte Suche gleichzeitig Anfragen an mehrere Systeme und führt die Ergebnisse zusammen. Dieser Ansatz bietet Echtzeitzugriff auf Informationen, kann jedoch langsamer sein als vorab indizierte Lösungen.
• KI-gestützte Suche: Diese jüngste Entwicklung nutzt KI, um den Kontext zu interpretieren, Nutzungsbedürfnisse vorherzusagen und relevantere Ergebnisse zu liefern. Beispielsweise kann das KI-gestützte Such-Tool von Slack Fragen in natürlicher Sprache verstehen, aus dem Verhalten der Benutzer:innen lernen und sogar Zusammenfassungen von Suchergebnissen erstellen.
• Cloud-basierte Suche: Diese Lösungen werden in der Cloud und nicht auf Unternehmensservern gehostet und bieten Skalierbarkeit, reduzierten Wartungsaufwand und einfachere Integration mit anderen Cloud-Diensten.
• Indizierte Suche: Bei dieser Methode wird ein Index aller Inhalte in einem bestimmten Datensatz oder Repository erstellt. Die Indizierung ermöglicht es Benutzer:innen, schnell und einfach relevante Informationen basierend auf ihrer Anfrage zu finden.
• Isolierte Suche: eparate Suchtools für verschiedene Systeme, obwohl nicht optimal, werden immer noch von vielen Organisationen verwendet. Dieser Ansatz erfordert, dass Benutzer:innen wissen, welches Tool für welche Information zu verwenden ist. Das kann beim Auffinden von Wissen eine echte Herausforderung sein.

 

Wie KI die Enterprise-Suche transformiert

KI hat die Enterprise-Suche grundlegend verändert und hilft dir, Verbindungen zwischen Informationen zu finden, die manuell schwer zu entdecken sind.

Bei der traditionellen Suche mussten Benutzer:innen genau wissen, wonach sie suchen und wo sie es finden können. Selbst mit den richtigen Keywords erforderten die Ergebnisse oft sorgfältiges Filtern, um wirklich relevante Informationen zu finden. Benutzer:innen mussten diesen Prozess häufig auf verschiedenen Plattformen wiederholen und die Informationen selbst zusammensetzen.

Die KI-gestützte Enterprise-Suche transformiert diese Erfahrung auf mehrere Arten:

• NLP: Statt präziser Keywords versteht die KI-Suche umgangssprachliche Fragen. Du kannst fragen: „Wie ist der Status der vierteljährlichen Budgetüberprüfung?" anstatt zu raten, welche Keywords in relevanten Dokumenten vorkommen könnten.
• Absichtserkennung: KI kann erkennen, was du erreichen möchtest, und zwar über die Wörter hinaus, die du für die Suche verwendet hast. Sie kann in der Regel unterscheiden, ob jemand ein Thema recherchiert oder nach einer bestimmten Datei sucht, selbst wenn ähnliche Begriffe verwendet werden.
• Kontextbewusstsein: Maschinelles Lernen ermöglicht es der KI, Suchergebnisse zu personalisieren. Im Laufe der Zeit kann sie deine Rolle, deine kürzliche Arbeit und relevante Bedürfnisse in die Suchergebnisse einbeziehen und dadurch deren Qualität und Genauigkeit drastisch verbessern.
• Synthese und Zusammenfassung: Vielleicht am wichtigsten ist, dass KI Informationen aus mehreren Quellen zu einfachen, zusammenhängenden Antworten kombinieren kann. Anstatt eine Liste von zu lesenden Dokumenten bereitzustellen, kann sie relevante Punkte extrahieren, kombinieren und zusammenfassen, um deine Frage direkt zu beantworten.

Wenn du zum Beispiel in Slack nach dem Status eines Projekts fragst, könnte die KI-gestützte Suche Informationen aus kürzlichen Channel-Nachrichten, geteilten Dokumenten und Benachrichtigungen, die in einer Drittanbieter-App verfolgt werden, sammeln, um ein umfassendes Update zu liefern – und das alles, ohne dass du jedes System separat aufrufen musst.

Außerdem fördern neue KI-Fortschritte – wie autonome KI-Agenten – innovative KI-Anwendungsfälle bei der Arbeit, die über die einfache Informationsabfrage hinausgehen und aktiv Entscheidungsfindung, Problemlösung und Aufgabenausführung unterstützen.

Bewährte Methoden für die Implementierung der Enterprise-Suche

Die Implementierung einer effektiven Enterprise-Suche erfordert sorgfältige Planung und kontinuierliche Optimierung. Hier sind einige bewährte Methoden, die du berücksichtigen solltest:

Bewerte deine geschäftlichen Anforderungen für eine maßgeschneiderte Lösung

Um die spezifischen Suchherausforderungen und -ziele deiner Organisation zu verstehen:

• Identifiziere wichtige Anwendungsfälle: Bestimme die wichtigsten Bereiche, in denen eine verbesserte Suche Mehrwert liefern würde. Konzentriere dich auf häufig durchgeführte Suchen oder solche mit erheblichen geschäftlichen Auswirkungen. Zum Beispiel könnte ein:e Vertriebsmitarbeitende:r fragen: „Was ist mit dem Fiktion-Account passiert?", oder ein:e Projektmanager:in könnte fragen: „Welche Pull Requests wurden letzte Woche ausgeliefert?".
• Überprüfe bestehende Informationsquellen: Erstelle eine Wissenslandkarte der Organisation, um Integrationen basierend auf Wichtigkeit, Relevanz und Nutzungshäufigkeit zu priorisieren.
• Verstehe das Nutzungsverhalten: Lerne, wie verschiedene Teams nach Informationen suchen. Vertriebsteams benötigen möglicherweise häufig Zugriff auf kundenzentrierte Daten, während Entwicklungsteams Code-Repositorys und Dokumentation priorisieren.
• Definiere Erfolgskennzahlen: Lege klare KPIs basierend auf den spezifischen Anwendungsfällen deiner Organisation fest. Verfolge Metriken wie Erfolgsquoten der Suche (Vergleich von Benutzer:innen mit und ohne Enterprise-Suche), Klickraten auf Suchergebnisse und erfolgreiche Suchsitzungen. Für KI-gestützte Suchen überwache auch Indikatoren für die Kompetenz der Benutzer:innen, wie die Anzahl und Qualität der Fragen, die Benutzer:innen in die Suchleiste eingeben, und wie sich das Suchverhalten im Laufe der Zeit entwickelt.

Optimiere für langfristigen Erfolg

Es bedarf kontinuierlicher Verbesserungen, um die Enterprise-Suche effektiv zu gestalten. Hier sind einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass dein System seinen Wert langfristig behält:

• Analysiere Suchprotokolle: Überprüfe regelmäßig, wonach Benutzer:innen suchen und ob sie relevante Ergebnisse finden. Suche nach Mustern bei erfolglosen Suchen, um Wissenslücken zu identifizieren.
• Verfeinere die Relevanz: Passe die Rangfolge der Ergebnisse basierend auf Nutzungsfeedback und -verhalten an. Berücksichtige Faktoren wie Aktualität, Benutzungsrolle und vorherige Interaktionen.
• Erweitere Konnektoren: Integriere neue Datenquellen basierend auf Nutzungsbedürfnissen und organisatorischen Prioritäten, während sich dein Unternehmen weiterentwickelt.
• Biete Nutzungsschulungen an: Hilf Mitarbeitenden, effektive Suchfähigkeiten zu entwickeln und zu verstehen, wie sie Anfragen formulieren können, die bessere Ergebnisse liefern.
• Setze die richtigen Erwartungen: Die Führungsebene kann die Akzeptanz fördern, indem sie Teams ermutigt, die Enterprise-Suche als erste Ressource zu nutzen, bevor sie Kolleg:innen fragen. Diese kulturelle Veränderung kann dazu beitragen, den Wert deiner Investition zu maximieren.

Eine angemessene Governance und Sicherheitsprotokolle sind entscheidend, besonders bei KI. Organisationen benötigen klare Richtlinien darüber, welche Informationen auffindbar sein sollten und wer darauf Zugriff haben sollte. Ohne diese Richtlinien können selbst die fortschrittlichsten Suchsysteme unbeabsichtigt Sicherheits- oder Compliance-Risiken verursachen.

Das Organisationswissen für dich arbeiten lassen

Die Enterprise-Suche hat sich von einer einfachen Annehmlichkeit zu einer unverzichtbaren Funktion entwickelt. Da das Informationsvolumen, das Mitarbeitende täglich verarbeiten müssen, weiter wächst und die Anzahl der verwendeten Anwendungen zunimmt, wirkt sich die Fähigkeit, Organisationswissen schnell zu finden und zu nutzen, direkt auf Produktivität und Innovation aus.

Fortschritte in der KI-gestützten Suche machen enorme Mengen an Organisationswissen zugänglich, kontextbezogen und umsetzbar. Durch die Nutzung eines kollaborativen Betriebssystems für die Arbeit wie Slack mit integrierter Enterprise-Suche musst du nicht auf Antworten warten – sie kommen zu dir.

Die Enterprise-Suche ist für alle Kund:innen mit Slack AI-Lizenzen im Enterprise Grid-Plan verfügbar. Um eine Lizenz zu erhalten, kontaktiere bitte unser Vertriebsteam.

Häufig gestellte Fragen zur Enterprise-Suche

Wie unterscheidet sich die Enterprise-Suche von der Websuche?

Während sowohl die Enterprise-Suche als auch die Websuche Benutzer:innen dabei helfen, Informationen zu finden, hat die Enterprise-Suche mehrere einzigartige Merkmale:

• Umfang: Die Websuche durchsucht öffentliche Internetinhalte, während sich die Enterprise-Suche auf private Organisationsdaten konzentriert.
• Sicherheit: Die Enterprise-Suche muss komplexe Berechtigungsstrukturen und Compliance-Anforderungen befolgen, die für öffentliche Webinhalte nicht gelten.
• Personalisierung: Die Enterprise-Suche kann auf spezifische organisatorische Bedürfnisse, Rollen und Workflows zugeschnitten werden, was bei der allgemeinen Websuche nicht möglich ist.
• Inhaltstypen: Die Enterprise-Suche behandelt oft spezielle Dokumentformate, Datensätze und proprietäre Informationen, die von der Websuche nicht erfasst werden.

Was ist der Unterschied zwischen der Enterprise-Suche und der Website-Suche?

Die Website-Suche beschränkt sich auf das Finden von Inhalten innerhalb einer bestimmten Website oder Anwendung, während die Enterprise-Suche mehrere Systeme in einer Organisation umfasst. Die Website-Suche hilft typischerweise externen Benutzer:innen (wie Kund:innen) bei der Navigation durch öffentliche Inhalte, während die Enterprise-Suche internen Wissensarbeitenden den Zugang zu privaten organisatorischen Informationen ermöglicht.

Wie würdest du die Enterprise-Suche optimieren?

Die effektivsten Enterprise-Such-Implementierungen kombinieren leistungsfähige Technologie mit durchdachtem Nutzungserfahrungs-Design und organisatorischem Change-Management. Die Optimierung sollte sich sowohl auf technische als auch auf menschliche Faktoren konzentrieren:

Technische Optimierung:

• Stelle eine umfassende Indexierung aller relevanten Inhaltsquellen sicher
• Optimiere Relevanzalgorithmen basierend auf Nutzungsverhalten und Feedback
• Implementiere angemessene Sicherheitsfilter und Berechtigungshandhabung
• Integriere NLP für ein besseres Verständnis von Suchanfragen

Nutzungszentrierte Optimierung:

• Stelle klare, intuitive Suchoberflächen bereit
• Schule Benutzer:innen in effektiven Suchtechniken
• Etabliere Governance zur Aufrechterhaltung der Inhaltsqualität.
• Analysiere regelmäßig Suchmuster, um Opportunities zur Verbesserung zu identifizieren