Äber Taylor Rose
Eine der am schnellsten wachsenden Anwaltskanzleien Großbritanniens, die Technologie einsetzt, um die Erbringung von Rechtsdienstleistungen neu zu denken
Als Teil der AIIC Group ist Taylor Rose eine multidisziplinäre Anwaltskanzlei, die fest angestellte Jurist:innen mit einem Netzwerk aus Fachberater:innen verbindet und Mandant:innen so Zugang zu erfahrener Rechtsexpertise mit mehr Flexibilität, Transparenz und Verlässlichkeit bietet. Um dieses Modell voranzutreiben, investiert die Kanzlei in Technologie, ersetzt veraltete Tools von Grund auf und vernetzt mehr als 1.700 Benutzer:innen auf einer einzigen Plattform.
Die Herausforderung
Fragmentierte Tools und wachsende Anforderungen haben das Unternehmen ausgebremst
Taylor Rose ist in über 20 Büros in ganz Großbritannien tätig und umfasst funktionsübergreifende Teams, die schnell handeln müssen, um konsistente und proaktive Rechtsdienstleistungen zu erbringen. Doch die eingesetzten Tools waren weder auf Geschwindigkeit noch auf Flexibilität ausgelegt.
„Vor Slack haben wir Microsoft Teams für die Kommunikation genutzt, aber alles war fragmentiert“, so Jason King, Head of Platform bei Taylor Rose. „Die Arbeit war kaum dokumentiert, und das Projektmanagement hat sich auf manuelle Gantt-Diagramme gestützt, die in Teams-Ordnern gespeichert wurden.“
Informationen waren über E-Mails, SharePoint, Excel und Legacy-Systeme verteilt. Die Teams hatten keinen zentralen Ort, um den Fortschritt zu verfolgen, Antworten zu finden oder sich funktionsübergreifend abzustimmen. Die IT- und Rechtssupport-Teams versanken in E-Mail-Anfragen und kamen gar nicht mehr hinterher.
Als Taylor Rose eine umfassendere Strategie zur digitalen Transformation auf Basis von Salesforce entwickelte, lag die Antwort auf der Hand. Das Unternehmen brauchte einen zentralen Ort, an dem alles und alle miteinander vernetzt sind. Dieser Ort war Slack.
„Mir schreiben immer wieder Mitarbeitende und sagen: ‘Slackbot ist genial. Er spart mir so viel Zeit. Das ist einfach toll.’ Ich höre immer wieder gerne, dass Slack ein echter Gamechanger ist.“
Wie Slack die Arbeit bei Taylor Rose verbessert
Eine zentrale, skalierbare Plattform für die unternehmensweite Kommunikation und Koordination
Der Abschied von Microsoft Teams
Auch wenn Taylor Rose Teams weiterhin für externe Anrufe nutzt, ist die gesamte interne Zusammenarbeit und Kommunikation vollständig zu Slack Enterprise Plus gewechselt – der KI-Plattform für die Arbeit, die über 2.000 Benutzer:innen der AIIC Group vernetzt. Die positiven Auswirkungen ließen nicht lange auf sich warten.
Das E-Mail-Aufkommen sank. Die Arbeit wurde transparent. Entscheidungen wurden dokumentiert. Als King Slack live auf der Unternehmenskonferenz vorführte, stieg die Nutzung an einem einzigen Tag um 85 %. Sobald die Leute es sahen, nutzten sie es.
„Strategisch gesehen war der Wechsel zu Slack sinnvoll, weil wir alles in Salesforce zentralisiert haben und Slack bereits perfekt in dieses integrierte Ökosystem passt.“
Alles sofort finden – mit Slackbot und der Enterprise-Suche
Als Taylor Rose ein Upgrade auf Slack Enterprise Plus vornahm, nahm die Nutzung von Slackbot rasant zu. Innerhalb weniger Wochen stieg die Nutzung um das 233-fache – von 60 auf mehr als 14.000 Nutzungen pro Monat. Am ersten Tag, an dem neue KI-Funktionen veröffentlicht wurden, schnellte die Nutzung um mehr als 300 % in die Höhe.
Der Grund ist einfach: Slackbot spart allen Zeit. Mitarbeitende nennen ihn inzwischen „Search My Brain“ (auf Deutsch: Durchsuche mein Gehirn). Wenn sich jemand nicht mehr erinnern kann, wo etwas abgelegt wurde – eine Slack-Nachricht, eine E-Mail, ein Jira-Update oder eine Salesforce-Notiz – fragt er einfach Slackbot. Ein paar Eingaben, und die Information taucht auf. Kein lästiges Suchen in fünf verschiedenen Anwendungen mehr. Was Slackbot so effektiv macht, ist sein Kontext: Er greift auf die gesamten vernetzten Tools, Unterhaltungen und Daten von Taylor Rose zurück – an einem zentralen Ort.
Möglich wird das durch die Enterprise-Suche. Slackbot ist die dialogbasierte KI, mit der Mitarbeitende interagieren – Fragen stellen, Aktionen auslösen, Dinge erledigen –, die Enterprise-Suche ist das verbindende Element im Hintergrund. Sie bündelt Informationen aus Slack, E-Mails, Salesforce, Jira, SharePoint und Outlook in einer einheitlichen Ebene. Gemeinsam machen beide Funktionen fragmentiertes Unternehmenswissen sofort zugänglich.
Diese Intelligenz kommt auch bei den mehr als 500 in SharePoint gespeicherten Unternehmensrichtlinien zum Einsatz. Anstatt lange Dokumente zu durchforsten, stellen Mitarbeitende einfach eine Frage. King hat das live auf der Unternehmensführungskonferenz vorgeführt und Slackbot gefragt, ob er die Unternehmensrichtlinie für die Vertretung bestimmter Kund:innen sofort aufrufen könne – eine geschäftskritische Frage, die sonst manuelle Recherche erfordert hätte. Die Antwort kam innerhalb von Sekunden.
„Eine Richtlinie zu suchen hat früher bis zu 30 Minuten gedauert – ich musste mich in ein separates Tool einloggen, den richtigen Dokumententitel suchen und dann lange Texte durchlesen, um den relevanten Abschnitt zu finden“, sagt King. „Jetzt genügt eine einzige Eingabe.“
Wissen in konkrete Handlungen umwandeln
Slackbot beschränkt sich nicht darauf, Informationen zu finden – er hilft Teams auch, auf dieser Grundlage zu handeln. Mitarbeitende können direkt in Slack abfragen, welche Jira-Aufgaben ihnen zugewiesen sind, was fällig ist und was noch aussteht.
In der Rechtsabteilung geht der Prozess noch weiter. In einer einzigen Unterhaltung kann eine Honorarkraft Slackbot bitten, den Status einer Angelegenheit aufzurufen, aktuelle Zahlungen anzuzeigen, nächste Schritte zu kennzeichnen und ein Kund:innen-Update zu entwerfen. Was früher 20 Minuten dauerte, dauert jetzt fünf.
Als die Nutzung von Slackbot zunahm, haben Teams im ganzen Unternehmen begonnen, ihn in ihre täglichen Arbeitsabläufe einzubinden. Das Vertriebsteam zum Beispiel hat ihn zu einem zentralen Bestandteil seines Workflows gemacht, um schnelle Übersichten über E-Mails von Kund:innen zu erhalten, Antworten aus Support-Gruppen aufzurufen und Antworten an Kund:innen schneller zu entwerfen, damit Mitarbeitende mehr Zeit für Telefonate aufwenden können. Vertriebsführungskräfte nutzen ihn, um die Teamleistung und -kapazität zu überprüfen, Bedenken zu kennzeichnen und Vorschläge zu erhalten, wie die Arbeit effektiver gestaltet werden kann.
„Was früher stundenlange manuelle Recherche erfordert hat, ist jetzt ein schneller, dialogbasierter Prozess. Ich bin wirklich beeindruckt, wie viel Zeit mir das spart“, freut sich Lee Adams, Commercial Director bei Taylor Rose.
Was bringt die Zukunft?
Rund-um-die-Uhr-Support überall im Unternehmen
Taylor Rose erkundet nun, wie Agentforce das Aufgebaute weiter ausbauen kann. Intern entwickeln das Unternehmen einen rund um die Uhr verfügbaren Concierge-Service, der in Slack eingebettet ist, damit die hybride Belegschaft des Unternehmens jederzeit Antworten auf Fragen zu HR, Finanzen und Schulungen erhalten kann. Extern erkundet das Unternehmen als größte Kanzlei für Immobilienrecht Großbritanniens, wie intelligente Sprachtechnologie die Kundenkommunikation verbessern kann, um Verzögerungen zu reduzieren, Kund:innen besser informiert zu halten und Transaktionen von Anfang bis Ende reibungsloser abzuwickeln.
Das Leitprinzip des Unternehmens: keine isolierten Tools, keine fragmentierten Daten. Alles wird über Slack zugänglich gemacht und an einem zentralen Ort zusammengeführt.
Für Taylor Rose ist Slack schon lange keine reine Messaging-App mehr. In Slack arbeiten Mitarbeitende, Systeme und KI Hand in Hand. Und das ist erst der Anfang.
