Plantilla de administración de contacto con clientes

Es probable que tu administración de relaciones con clientes se reparta en una mezcla caótica de hojas de cálculo de Google, la bandeja de entrada del correo electrónico y una decena de conversaciones de mensajes privados de Slack. Funcionaba bastante bien con unos pocos clientes, pero ahora comienza a fallar. Las conversaciones importantes se pierden. Los seguimientos no se realizan. 

Esta plantilla de administración de contacto con clientes brinda estructura a los procesos de ventas sin la complejidad que implica una plataforma completa de administración de relaciones con clientes. Es un marco sencillo y prediseñado para organizar y administrar las relaciones con los clientes en el mismo lugar donde ya trabajas: Slack. Ya sea que quieras registrar actividades de promoción, asignar tareas de seguimiento o hacer un control de los estados de las negociaciones, esta plantilla de administración de contacto con clientes le brinda a tu equipo una fuente única de información dentro de Slack.

Esta plantilla de administración de contacto con clientes es particularmente eficiente precisamente porque se aloja dentro de Slack, lo que hace que sea sencillo colaborar con tus colegas y guardar toda la información en un lugar centralizado.

Cómo usar una plantilla de administración de contacto con clientes

Las plantillas de administración de contacto con clientes pueden usarse para:

• Registrar actividades de ventas: lleva un registro de las llamadas, los correos electrónicos, las reuniones y las notas de cada contacto o cuenta.
• Controlar los seguimientos y el avance de las negociaciones: visualiza la posición de cada prospecto dentro de la canalización y determina las negociaciones que requieren atención.
• Asignar representantes a los prospectos: designa una persona de contacto para cada cliente o cliente potencial.
• Hacer un seguimiento de la participación de los clientes a lo largo del tiempo: registra interacciones, respuestas e hitos de las negociaciones para tener un panorama completo del ciclo de vida de la relación con los clientes.

Cada equipo puede usar una plantilla de administración de contacto con clientes de forma que se adapte a sus necesidades. Un representante de ventas de una pequeña empresa podría usar la plantilla para organizar prospectos entrantes de varias fuentes, asignar cada uno a un colega para avanzar en la canalización y controlar los avances. Un líder de soporte al cliente podría registrar clientes de prioridad alta, controlar problemas activos y crear un ciclo de comentarios para extraer problemas o solicitudes de funciones que se repitan. Los equipos pequeños de marketing pueden usar una plantilla de administración de contacto con clientes para gestionar el alcance a los influencers o a los contactos de prensa, y registrar quiénes responden y qué relaciones deben mejorarse.

¿Por qué es conveniente usar una plantilla de administración de contacto con clientes?

Las plantillas de administración de contacto con clientes y administración de relaciones con clientes son un método eficaz para organizar las relaciones con los clientes. Ya sea que estés por empezar de cero o tengas mucha información reunida, una plantilla de administración de contacto con clientes puede ayudarte a indexar tus contactos, controlar los seguimientos y monitorear tus avances en un solo lugar. Puede ayudarte a establecer objetivos para el equipo y a administrar el tiempo sin tener que usar una plataforma.

Para muchos administradores en solitario y pequeñas empresas, las plantillas ofrecen suficiente estructura para hacer un seguimiento de las actividades de ventas, clientes y marketing. A continuación, enumeramos algunos de los principales beneficios de usar una plantilla de administración de contacto con clientes:

• No es necesario un software nuevo: si tu equipo ya colabora dentro de Slack, solo es necesario que agregue esta plantilla al sistema operativo de trabajo que ya conocen.
• Uso sencillo para empresas pequeñas: simple para que cualquier persona pueda usarla sin necesidad de recibir capacitación o soporte de TI.
• Campos personalizables: agrega columnas que coincidan exactamente con tus procesos, como de nombres, etapas, fechas de seguimiento o valores de negociaciones.
• Seguimiento visual: ordena por estado o etapa para obtener una lectura rápida de lo que está en movimiento y lo que no. Algunas plantillas incluyen una conversión gráfica de datos para que obtengas un panorama completo con un solo vistazo.
• Recordatorios de seguimiento: muchas plantillas de administración de contacto con clientes incluyen una línea de tiempo y un panel con los pasos siguientes para que sea menos probable que se omitan tareas.

Cómo usar esta plantilla de administración de contacto con clientes

Esta plantilla de administración de contacto con clientes de Slack está diseñada para ayudarte a organizar las relaciones con los clientes y clientes potenciales directamente dentro de Slack. Luego de agregar esta plantilla a tu espacio de trabajo de Slack, solo debes completar los nombres de los contactos junto con sus empresas, los estados de las negociaciones, los próximos pasos y la última vez que se contactó a cada uno. 

A partir de eso, es sencillo comenzar a realizar un seguimiento de las actividades con esos contactos y compartir tu plantilla con los miembros del equipo correspondientes. Tener toda tu información en una única fuente ayudará a que los miembros del equipo estén al día y sincronizados, y a garantizar que los clientes reciban la atención que merecen.

Prácticas recomendadas para el uso eficaz de las plantillas de administración de contacto con clientes

¿Quieres aprovechar bien esta plantilla? Sigue leyendo.

Tu nueva plantilla de administración de contacto con clientes tiene un aspecto sencillo y mucho potencial. No la desperdicies. Adoptar los siguientes tres hábitos marcará la diferencia entre que sea una herramienta que te ayude a crecer y una que termine abandonada pasado un mes.

• Siempre elige un responsable. Si un prospecto no tiene un nombre junto a él, simplemente no existe. Es una regla sencilla que garantiza que nada quede en el olvido solo porque todos estaban ocupados.
• No modifiques el formato. Todo lo incluido en esta plantilla ya tiene un formato. Recomendamos no cambiarlo. La consistencia es lo que le da su potencia a una hoja sencilla de datos.
• Realiza una organización de 15 minutos todos los meses. Al igual que tu escritorio, la canalización debe ordenarse para quitar los elementos innecesarios. Una vez al mes, archiva tus triunfos y derrotas. Esto te ayudará a ver las partes que están en juego.