Plantilla de incorporación de empleados

Cómo usar esta plantilla en Slack (paso a paso)

Incorporar nuevos empleados requiere tiempo, organización y un enfoque bien planificado. La plantilla de incorporación de empleados de Slack simplifica este proceso con un marco digital estandarizado para nuevas contrataciones que puedes personalizar con tareas, recursos, contactos y otra información importante. Descubre cómo puedes comenzar.

• Haz clic en «Usar plantilla» para agregar esta plantilla a tu sistema operativo de Slack. Selecciona la plantilla de incorporación de empleados desde la biblioteca y haz clic en el botón «Usar plantilla» en la esquina inferior izquierda.

• Agrega tareas y fechas límite. Incluye una lista de tareas que la nueva persona debería completar durante su primera semana. Usa un formato de lista de verificación para facilitar el seguimiento del progreso.

• Completa reuniones y eventos. Agrega las sesiones de incorporación y reuniones obligatorias, como orientación, trámites de RR. HH., formularios de ingreso, configuración de TI, presentaciones con el equipo y reuniones individuales con líderes. Incluye fechas, horas y sesiones periódicas.

• Asigna compañeros de incorporación. Usa @ para etiquetar directamente a los colegas y facilitar la conexión. Haz clic en el nombre de Slack para agregar la tarjeta de perfil de ese miembro del equipo.

• Configura flujos de trabajo para agregar al nuevo empleado a los canales de Slack correspondientes. Para agregar a la nueva persona a todos los canales de Slack relevantes (de equipo, proyecto e informales), crea un flujo de trabajo automatizado que gestione invitaciones y recordatorios.

• Comparte recursos sobre la cultura de la empresa. Incorpora enlaces y videos acerca de la cultura y los valores de tu empresa, para que las nuevas contrataciones puedan acceder fácilmente a todo en un solo lugar. Puedes copiar y pegar cualquier enlace de Slack, YouTube o tu sitio web corporativo en la plantilla para crear una tarjeta.

¿Qué es una plantilla de incorporación?

Una plantilla de incorporación es un marco estandarizado que ayuda a las organizaciones a recibir e integrar a nuevos empleados. Organiza las tareas y recursos esenciales que una nueva contratación necesita durante sus primeros días, semanas y meses en el trabajo. En lugar de crear una lista de verificación para cada persona, los gerentes pueden usar la plantilla como una guía de incorporación de empleados para asignar tareas, establecer fechas límite y programar actividades, lo que garantiza que nada se pase por alto.

Principales razones por las que las empresas usan plantillas de incorporación personalizables: 

• Coherencia. Las plantillas aseguran que cada nueva contratación reciba la misma experiencia de incorporación de calidad, sin importar el departamento, el gerente o la fecha de inicio. Esto preserva la cultura organizacional y garantiza que no se omitan pasos importantes.
• Cumplimiento. Una lista estándar de incorporación de empleados ayuda a los equipos de RR. HH. y a los gerentes a realizar un seguimiento del papeleo necesario, las políticas firmadas y las capacitaciones obligatorias. Completar estas tareas reduce los riesgos legales y mantiene a la organización preparada para auditorías.
• Satisfacción de empleados. Un proceso de incorporación bien organizado ayuda a que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, preparados y seguros en su nuevo rol. Usar una plantilla de incorporación les permite conectarse con el equipo, acceder fácilmente a los recursos clave y encontrar respuestas rápidamente.

Qué incluir en una plantilla de incorporación de empleados

Una plantilla completa incluye todo lo que una nueva persona necesita para sentirse orientada, conectada y productiva. Estos son los elementos esenciales que debe contener:

Tareas de la primera semana

Comienza con una lista de verificación de acciones clave necesarias para preparar al nuevo empleado para el éxito. Esto incluye:

• Orientación.
• Documentos.
• Información sobre beneficios para empleados.
• Configuración de equipos y cuentas.
• Revisión de políticas.
• Capacitación obligatoria.
• Asignación de colega o mentor de incorporación.

Para cada tarea, incluye las fechas límite y una persona de contacto que pueda hacer seguimiento y responder preguntas.

Reuniones que a las que se debe asistir

Enumera las sesiones y reuniones obligatorias, como la orientación de RR. HH., presentaciones del equipo, reuniones individuales con su gerente y colaboradores clave, y cualquier capacitación específica del departamento. Indica claramente cuáles son obligatorias y cuáles opcionales, e incluye enlaces de calendario o instrucciones para programarlas.

Compañeros de incorporación.

Asigna a cada nueva persona un mentor o contacto de apoyo que pueda responder preguntas y brindar orientación durante las primeras semanas. Incluye sus nombres, roles y la forma en que pueden ayudar. Por ejemplo, un colega puede resolver dudas sobre la cultura o presentaciones, mientras que alguien de TI puede asistir con soporte técnico.

Canales a los que unirse

Enumera los canales de Slack a los que la nueva persona deba unirse desde el comienzo. Clasifícalos en grupos como canales del equipo principal, espacios específicos de proyectos, canales de anuncios generales y canales informales o de cultura.

Recursos acerca de la cultura

Proporciona enlaces a recursos clave como el manual de la empresa, la guía de beneficios, la declaración de valores y misión, y documentos sobre el funcionamiento interno de la organización. Incluye información acerca de eventos sociales, grupos de afinidad y otras formas en las que los empleados pueden conectarse y crear comunidad.

Beneficios de usar una plantilla de incorporación de empleados

Las plantillas de incorporación simplifican el proceso tanto para los equipos de RR. HH. que gestionan múltiples contrataciones como para los gerentes que reciben a su primer integrante y los empleados que comienzan a desempeñar sus roles nuevos. Al ofrecer un plan de acción claro paso a paso, las plantillas de Slack te ayudan a: 

Brindar una experiencia coherente durante la primera semana

Cada nuevo empleado sigue el mismo proceso, recibe la misma información clave y sabe exactamente qué esperar durante esa primera semana. Incluso en diferentes departamentos o ubicaciones, la experiencia se mantiene uniforme, y los gerentes no corren el riesgo de omitir pasos críticos.

Mejorar la productividad y la retención

Cuando las nuevas contrataciones tienen un mapa de ruta claro, alcanzan la productividad más rápido. Saben a quién acudir, dónde encontrar recursos y cómo deben desempeñarse correctamente en su puesto. Este enfoque estructurado también les da confianza desde el primer día y puede ser una estrategia eficaz para retener talento. 

Reducir la carga administrativa

Las plantillas ahorran tiempo al centralizar todas las tareas en un solo lugar. En lugar de crear nuevas listas o buscar información, los gerentes pueden personalizar una plantilla estándar. Los equipos de RR. HH. pueden monitorear el progreso de varios empleados a la vez, identificar problemas rápidamente y garantizar el cumplimiento normativo.

Cinco prácticas recomendadas para la incorporación de empleados en Slack

Una plantilla de incorporación de empleados es un excelente punto de partida, pero debe complementarse con una estrategia eficaz. Para garantizar que aporte valor real, haz lo siguiente:

• Mantén la plantilla actualizada con los recursos vigentes. Una plantilla desactualizada puede generar confusión. Revísala cada trimestre para verificar que los enlaces funcionen, los nombres de los canales estén actualizados y la información de contacto sea correcta. Cuando la empresa actualice políticas, herramientas o estructuras, actualiza la plantilla de inmediato. 

• Motiva a gerentes y compañeros de incorporación a involucrarse desde el principio. Incluso la mejor plantilla no reemplaza la conexión humana. Pide a los gerentes que envíen un mensaje de bienvenida antes del primer día y que compartan información útil. Los colegas de incorporación deberían presentarse en la primera semana y programar encuentros periódicos en lugar de esperar a que el nuevo empleado haga preguntas.

• Usa Agentforce para apoyar a los nuevos integrantes. Entrena a los nuevos empleados para usar Agentforce en Slack como herramienta de soporte y seguimiento. Por ejemplo, pueden preguntar: «¿Cuáles son mis tareas de incorporación de la semana tres?» o «¿Qué necesito para completar la capacitación de ventas?». Agentforce también ayuda a entender temas complejos, como las diferencias entre productos, mediante respuestas detalladas y conversacionales.

• Equilibra estructura y flexibilidad según los roles y equipos. La coherencia es importante, pero tu plantilla debe permitir personalización según el rol, departamento o nivel de experiencia. Por ejemplo, una contratación sénior en ingeniería necesitará recursos distintos a los de un coordinador júnior de marketing. Crea una plantilla base con los elementos esenciales y agrega secciones específicas por rol o área que los gerentes puedan incluir o excluir fácilmente.

• Pide comentarios a los empleados. Incluye preguntas en las encuestas de participación acerca del proceso de incorporación para detectar problemas y mejorar la experiencia. Por ejemplo, pregunta si el proceso de incorporación fue claro y dinámico, si las nuevas contrataciones comprendieron sus responsabilidades y si se sintieron bienvenidas y parte del equipo. 

Introducción a la plantilla de incorporación de empleados de Slack

Un proceso de incorporación bien pensado sienta las bases para el éxito, la participación y la retención del talento. Cuando las nuevas contrataciones saben qué esperar, tienen acceso fácil a los recursos y se sienten conectadas con su equipo desde el inicio, están listas para triunfar. La plantilla de incorporación de empleados de Slack reúne todos estos elementos en un solo lugar. Centraliza tareas, recursos y conexiones para garantizar que no se omita nada y que cada persona se sienta incluida desde el primer día.

¿Tienes todo listo para transformar tu proceso de incorporación? Usa la plantilla de incorporación de empleados de Slack para empezar a crear mejores experiencias hoy mismo. [# /]