Slack pour les cadres et les dirigeants : 11 moyens d’améliorer la communication et de rationaliser les tâches

Les cadres et les assistants de direction ont beaucoup à faire : maintenir l’implication des employés, communiquer efficacement leur stratégie, assister à d’innombrables réunions et favoriser la coordination inter-organisationnelle. Slack peut les aider. Dans ce guide, apprenez à utiliser Slack pour améliorer la communication, rationaliser la collaboration et automatiser les tâches de routine afin de maximiser la productivité et de stimuler la croissance de l’entreprise.

Évitez la perte de contexte

Lorsque l’on dirige une entreprise, tous ses secteurs sont en constante évolution. Entre la gestion des équipes, la programmation des réunions, la coordination des déplacements et l’élaboration des politiques, les cadres et leurs assistants peuvent être amenés à changer constamment de contexte. En réalité, la plupart des employés ne peuvent pas faire du multitâche de manière très efficace. Avec Slack, il existe plusieurs façons de réduire les changements de contexte et d’augmenter la productivité.

Rendre les réunions plus faciles à gérer

Slack propose plus de 2 600 applications pour faciliter le travail dans Slack. Pour améliorer et simplifier la gestion des réunions, voici quelques-unes de nos intégrations d’applications qui peuvent vous aider :

• Agenda Google : gardez une trace de vos réunions et n’en manquez aucune. Recevez chaque matin une notification résumant la liste de vos réunions de la journée, ainsi qu’une notification 10 minutes et une minute avant le début d’une réunion. De plus, rejoignez un appel Zoom d’un simple clic.
• Outlook : intégrez en toute transparence le contenu des e-mails dans les canaux Slack ou les messages directs, afin de garantir une communication et une collaboration efficaces au sein des équipes. Recevez des notifications pour les e-mails entrants, transférez-les vers les canaux pertinents en toute simplicité et coordonnez les réponses sans effort pour les abonnés d’Office 365 Business.
• Fellow : améliorez l’efficacité des réunions en permettant aux utilisateurs de convertir les messages Slack en points de l’ordre du jour, de définir des rappels et d’automatiser les récaps. Avec des rappels quotidiens et des étapes du flux de travail pour l’automatisation, les cadres peuvent rationaliser la préparation des réunions et maintenir des interactions d’équipe significatives directement dans Slack.
• Doodle : simplifiez la planification des réunions grâce à des suggestions d’horaires, des invitations à participer et une sélection aisée des dates.

Parfois, la réunion est superflue. Gagnez du temps tout en rationalisant la communication grâce à des flux de travail automatisés. Au lieu de planifier des réunions formelles, les membres de l’équipe fournissent un retour d’information continu en réagissant à un message à l’aide d’un émoji spécifique. Ils recevront ensuite des instructions pour partager leurs commentaires dans un formulaire simple.

Créer un flux de travail pour automatiser les tâches suivantes :

• Demandes de réunion et programmation
• Fixer un rappel pour envoyer des mises à jour à l’équipe ou à l’organisation
• Recueillir des commentaires ou des informations auprès des membres de l’équipe

Réserver, gérer et suivre les déplacements

Participer à des conférences pour nouer des relations avec des clients nécessite de nombreux déplacements. Les assistants exécutifs peuvent gérer et suivre tous ces déplacements grâce à ces intégrations utiles :

• Eddy Travels : utilisez la puissance d’un assistant IA de voyage pour simplifier la recherche de vols et d’hôtels ou obtenir de l’aide pour tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Discutez individuellement ou ajoutez-le à un canal pour collaborer sur les préparatifs de voyage.
• Kayak for Business : coordonnez toutes les réservations de voyage directement dans Slack. Les individus ou les équipes peuvent envoyer des itinéraires de voyage et recevoir des notifications sur les mises à jour d’itinéraires.
• Concur : facilitez le suivi de votre budget lorsque vous êtes en voyage. Définissez des budgets, téléchargez des reçus et exportez des notes de frais dans Slack.

Suivi de la planification des événements

Grove change la donne en matière de planification d’événements. Qu’il s’agisse de gérer des événements au sein de différents services ou de s’intégrer de manière transparente à des calendriers, Grove améliore le processus. Sa base de données d’événements simplifie la recherche et le tri, tandis que les pages dédiées aux événements stimulent la participation. Le partage d’événements via Slack ou par e-mail se fait sans effort, et les outils intégrés tels que les sondages et les formulaires pour les participants améliorent l’interaction.

Un modèle de démarrage de préparation d’événement dans Slack crée un canal avec un canevas préconçu, une liste pour le suivi des tâches et une notification de l’état des éléments pour vous permettre de vous concentrer sur la planification de l’événement, plutôt que de passer du temps à créer des documents de planification.

Améliorer la communication et la collaboration

La communication et la collaboration sont essentielles à la réussite professionnelle. Découvrez les fonctionnalités uniques de Slack qui permettent de rationaliser le travail et d’obtenir des résultats remarquables.

Créer une culture d’entreprise saine

L’étude Future Forum Pulse a mis en évidence l’importance d’un environnement de travail flexible pour les employés. Vous pouvez promouvoir une culture d’entreprise saine en utilisant les fonctionnalités de Slack qui favorisent cette flexibilité sur le lieu de travail.

• Mises à jour du statut : permettez aux membres de l’équipe de partager facilement leur lieu de travail, qu’il s’agisse de leur domicile ou d’un autre fuseau horaire, via des formulaires automatisés dans les canaux Slack.
• Rappel de pauses : définissez des rappels automatisés pour encourager les employés à prendre une pause bien méritée.
• Planifiez des heures de bureau : permettez aux membres de votre équipe de poser des questions à tout moment à l’aide d’un formulaire, où qu’ils soient.

Canaux

Lorsque les dirigeants communiquent régulièrement les objectifs de l’entreprise et s’engagent avec les employés dans toute l’organisation, ils renforcent la coordination. Les canaux Slack constituent un excellent moyen d’y parvenir et de surmonter les barrières perçues entre les dirigeants et les équipes.

Exemples de canaux :

• Le canal #global permet de communiquer les politiques et les objectifs de l’entreprise à toutes les équipes, où qu’elles se trouvent.
• Le canal #responsables-département pour chaque service, département ou fonction afin de communiquer avec les dirigeants, de prévoir les besoins en recrutement et de rester en phase avec les objectifs trimestriels.
• Les canaux internes #fusion ou #acquisition permettent de discuter discrètement et en toute sécurité des possibilités de fusion et des plans de croissance de l’entreprise. Vous pouvez rendre ce canal privé pour les conversations qui ne doivent pas être ouvertes à tous.
• Le canal #nouv-opportunités pour collaborer et élaborer des stratégies sur les affaires majeures.
• Le canal #actionnaires pour discuter des opportunités de croissance et des objectifs financiers.
• Le canal #questions pour promouvoir la transparence et à donner aux employés la possibilité de poser toutes sortes de questions tout en s’engageant auprès de la direction.

Organisez les canaux par équipe (#équipe-marketing), projets et comptes (#cpt-wiremax), région (#opérations-asie) et fonction (#notifications-fournisseurs ou #annonces-globales) pour cibler les conversations. Ajoutez aux favoris les canaux fréquemment utilisés afin qu’ils soient épinglés en haut de votre barre latérale pour y accéder facilement. Pour organiser votre barre latérale, créez des sections pour regrouper les canaux similaires . Par exemple, créez une section pour les chefs d’équipe (comme #responsables-marketing), les messages directs, les canaux d’équipe et les projets.

Améliorer la communication descendante au sein de l’entreprise

Lorsque les dirigeants donnent la priorité au savoir plutôt qu’à la hiérarchie en encourageant les questions au sein de l’équipe et en mettant en œuvre les bonnes stratégies de communication, ils peuvent favoriser une culture de communication ouverte et de confiance au sein de leur organisation. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Permettre une communication en temps réel : mettez en place des canaux tels que Questions pour permettre les questions-réponses directes. Encourageant un dialogue ouvert, ils offrent une plateforme de communication transparente, renforcent les liens et favorisent la collaboration. De plus, vous pouvez préparer des messages à l’avance en utilisant la fonction d’envoi programmé de Slack pour les annonces.
• Obtenir un retour d’information : être à l’écoute de votre équipe peut vous aider à démontrer votre engagement en faveur de la collaboration et de l’amélioration. Pour ce faire, vous pouvez utiliser Teamspective pour obtenir des commentaires et des informations utiles sur les employés. Réalisez des sondages rapides, recevez des commentaires à 360 degrés, et plus encore dans Slack.
• Favoriser la confiance par la participation : la participation montre l’accessibilité et renforce les liens au sein de l’équipe, favorisant l’ouverture et la collaboration. Participez aux canaux informels et aux appels d’équipe Slack pour des discussions impromptues, des sessions de réflexion et des moments de confiance et de camaraderie, même à distance.

Slack Connect

Utilisez Slack Connect pour communiquer et partager des fichiers en toute transparence avec des partenaires externes. Invitez vos partenaires dans des messages directs ou des canaux pour collaborer rapidement. Un canal Slack Connect fonctionne de la même manière qu’un canal avec votre équipe interne. Des personnes issues de 250 entreprises différentes au maximum peuvent y participer.

Vous pouvez également partager un message en utilisant l’un de ces modèles pour accueillir les partenaires dans les canaux partagés et définir les meilleures pratiques pour une communication efficace.

Partage sécurisé de fichiers

Avec Slack, les cadres peuvent gérer en toute confiance leurs besoins de communication tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des documents partagés. S’intégrant parfaitement aux programmes de partage de documents choisis, Slack permet d’accéder directement aux fichiers et de les partager depuis n’importe quel appareil. Grâce à sa fonctionnalité intuitive de glisser-déposer, il permet aux utilisateurs de télécharger rapidement des fichiers pour renforcer leur productivité.

Principales solutions de partage de fichiers :

• Google Drive : chiffrement conforme aux normes de l’industrie et intégration transparente avec Gmail, Docs et Slack.
• Box : priorité à la sécurité grâce au chiffrement de bout en bout, à la prévention de la perte de données et aux certifications de conformité.
• Dropbox : prend en charge différents formats de fichiers, le travail hors ligne et l’intégration de Slack pour une meilleure collaboration.
• OneDrive et SharePoint : les solutions de Microsoft sont familières aux utilisateurs de Microsoft 365 et s’intègrent à Slack.

Apprenez-en davantage sur le partage sécurisé de fichiers et l’intégration du service choisi dans Slack.
L’une de nos armes secrètes en matière d’automatisation est le générateur de flux de travail de Slack, un outil sans code qui vous permet de rationaliser les processus, d’éliminer les erreurs manuelles, de réduire les changements de contexte et de vous concentrer sur l’innovation et la croissance.

Formulaires de demande

Rationalisez les demandes émanant de l’ensemble de l’entreprise à l’aide de flux de travail afin de normaliser le processus de réception.

Créez un formulaire de demande pour :

• L’approbation du budget pour les services ou les projets
• Les briefings juridiques
• La prise en charge des relations publiques
• Les questions opérationnelles
• Les questions relatives aux employés, telles que l’embauche ou les conflits

Veillez à ajouter les formulaires pertinents dans le canevas de chaque canal approprié (un outil de communication et de partage de fichiers asynchrone) pour un accès rapide. Les canevas peuvent également être utilisés pour :

• Organiser les informations dont votre équipe a régulièrement besoin. Ajoutez des ressources fréquemment référencées afin que les coéquipiers puissent les trouver sans avoir à faire défiler la conversation.
• Prendre des notes et s’aligner sur les tâches clés avec les coéquipiers. Gérez les priorités et collaborez sur les actions à entreprendre dans le canevas lors de conversations par messages directs.

Mises à jour récurrentes

Vous avez besoin de savoir comment se déroule la fusion pour vos équipes internes ? Qu’en est-il de l’atteinte de l’objectif annuel en matière de recettes ? Facilitez la communication grâce à des mises à jour récurrentes. Ces mises à jour peuvent inclure des rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement des projets ou des produits à livrer, des mises à jour sur l’actualité ou l’activité, des mises à jour générales sur les tâches et les priorités en cours, etc.

Les mises à jour récurrentes envoient automatiquement un message aux utilisateurs concernés, recueillent les réponses et les intègrent dans le canevas d’un canal.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Découvrez comment Slack vous permet, à vous et à votre équipe, de stimuler la productivité grâce à de nouvelles méthodes de communication et à une collaboration améliorée, afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur votre entreprise. Pour d’autres moyens de tirer le meilleur parti de Slack, consultez notre Centre d’assistance ou contactez notre Équipe d’assistance.