Slack für Führungskräfte und ihre Assistent:innen: 11 Möglichkeiten, die Kommunikation zu verbessern und Aufgaben zu optimieren

Führungskräfte und Assistent:innen der Geschäftsleitung haben viel zu tun: Sie müssen die Mitarbeitenden motiviert halten, ihre Strategie effektiv kommunizieren, an unzähligen Meetings teilnehmen und die unternehmensübergreifende Abstimmung vorantreiben. Slack kann helfen. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du mit Slack die Kommunikation verbessern, die Zusammenarbeit optimieren und Routineaufgaben automatisieren kannst, um die Produktivität zu maximieren und das Unternehmenswachstum voranzutreiben.

Kontextwechsel reduzieren

Die Führung eines Unternehmens umfasst zahlreiche variierende Aufgaben. Führungskräfte und ihre Assistent:innen müssen ständig zwischen der Leitung von Teams, der Organisation von Meetings, der Koordination von Reisen und der Entwicklung von Strategien wechseln. In der Realität jedoch können die meisten Menschen Multitasking nur begrenzt effektiv ausführen. Mit Slack gibt es jedoch verschiedene Ansätze, um den Wechsel zwischen Kontexten zu minimieren und die Produktivität zu steigern.

Meetings übersichtlicher gestalten

Slack bietet über 2.600 Apps, die die Arbeit auf der Plattform deutlich vereinfachen. Hier zeigen wir dir einige unserer App-Integrationen, die dich dabei unterstützen können, das Management von Meetings zu verbessern und zu vereinfachen:

• Google Kalender: Verliere nie wieder den Überblick über deine Meetings und verpasse keine Termine. Jeden Morgen erhältst du eine Benachrichtigung mit einer Übersicht der Meetings für den Tag sowie Erinnerungsbenachrichtigungen 10 Minuten und 1 Minute vor Beginn eines Meetings. Zudem kannst du mit nur einem Klick an einem Zoom-Anruf teilnehmen.
• Outlook: Integriere E-Mail-Inhalte nahtlos in Slack-Channels oder Direktnachrichten und sorge so für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams. Erhalte Benachrichtigungen über neue E-Mails, leite sie mühelos an relevante Channels weiter und koordiniere Antworten mühelos für Office 365 Business-Abonnent:innen.
• Fellow: Verbessere die Effizienz von Meetings, indem du Slack-Nachrichten in Tagesordnungspunkte umwandelst, Erinnerungen einstellst und Übersichten automatisierst. Mit täglichen Erinnerungen und Workflow-Schritten zur Automatisierung können Führungskräfte die Vorbereitung von Meetings optimieren und sinnvolle Teaminteraktionen direkt in Slack pflegen.
• Doodle: Vereinfache die Planung von Meetings mit Zeitvorschlägen, Einladungen zur Teilnahme und einfacher Terminauswahl.

Manchmal ist ein Meeting nicht erforderlich. Spare Zeit und optimiere die Kommunikation mit automatisierten Workflows. Statt formelle Besprechungen anzusetzen, geben Teammitglieder kontinuierlich Feedback, indem sie auf eine Nachricht mit einem bestimmten Emoji reagieren. Anschließend erhalten sie eine Anleitung, wie sie ihr Feedback in einem einfachen Formular weitergeben können.

Erstelle einen Workflow, um die folgenden Aufgaben zu automatisieren:

• Meetinganfragen und -planung
• Einstellen einer Erinnerung zum Senden von Team- oder Organisations-Updates
• Erfassen von Feedback oder Informationen von Team-Mitgliedern

Reise buchen, verwalten und nachverfolgen

Die Teilnahme an Konferenzen zum Aufbau von Kundenbeziehungen erfordert viele Reisen. Mit diesen hilfreichen Integrationen können Assistent:innen der Geschäftsführung alles verwalten und im Auge behalten:

• Eddy Travels: Nutze die Leistungsfähigkeit eines KI-Reiseassistenten, um die Suche nach Flügen und Hotels zu vereinfachen, oder hole dir Hilfe bei allem anderen, was du benötigst. Chatte einzeln oder füge den:die Assistent:in einem Channel hinzu, um gemeinsam an Reisevorbereitungen zu arbeiten.
• Kayak for Business: Koordiniere alle Reisebuchungen direkt in Slack. Einzelpersonen oder Teams können Reisepläne senden und Benachrichtigungen über Aktualisierungen der Reisepläne erhalten.
• Concur: Die Budgetverfolgung auf Reisen wird zum Kinderspiel. Lege Budgets fest, lade Belege hoch und exportiere Spesenabrechnungen in Slack.

Den Überblick über die Veranstaltungsplanung behalten

Grove verändert die Eventplanung. Von der abteilungsübergreifenden Verwaltung von Veranstaltungen bis hin zur nahtlosen Integration in Kalender – Grove verbessert den Prozess. Die Event-Datenbank vereinfacht das Suchen und Sortieren, während spezielle Event-Seiten die Teilnahme fördern. Das Teilen von Veranstaltungen über Slack oder E-Mail ist mühelos, und integrierte Tools wie Umfragen und Anmeldeformulare verbessern die Interaktion.

Eine Vorlage für die Eventvorbereitung in Slack erstellt einen Channel mit einem vorformatierten Canvas, einer Liste zur Aufgabenverfolgung und einer Benachrichtigung über den Status der Elemente, damit du dich auf die Planung der Veranstaltung konzentrieren kannst, anstatt Zeit mit der Erstellung von Planungsdokumenten zu verbringen.

Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern

Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg am Arbeitsplatz. Entdecke die einzigartigen Funktionen von Slack, die dabei helfen, die Arbeit zu optimieren und bemerkenswerte Ergebnisse zu erzielen.

Schaffe eine gesunde Unternehmenskultur

Die Future Forum Pulse-Studie hat die Bedeutung einer flexiblen Arbeitsumgebung für Mitarbeitende hervorgehoben. Du kannst eine gesunde Unternehmenskultur fördern, indem du die Funktionen von Slack nutzt, die diese Flexibilität am Arbeitsplatz unterstützen.

• Status-Updates: Ermögliche es Teammitgliedern, ihren Arbeitsort über automatische Formulare in Slack-Channels mitzuteilen, egal, ob sie von zu Hause aus oder in einer anderen Zeitzone arbeiten.
• Erinnerung daran, Pausen zu machen: Stelle automatische Erinnerungen ein, um die Beschäftigten zu ermutigen, eine wohlverdiente Pause zu machen.
• Lege Sprechzeiten fest: Erlaube deinem Team, jederzeit über ein Formular Fragen zu stellen. Kein Büro erforderlich.

Channels

Wenn Führungskräfte regelmäßig unternehmensweite Ziele kommunizieren und sich mit den Mitarbeitenden in der gesamten Organisation austauschen, fördert dies die Abstimmung. Slack-Channels sind eine gute Möglichkeit, dies zu tun und vermeintliche Barrieren zwischen der Führungsebene und den Teams zu überwinden.

Beispiele für Channels:

• Channel #global zur Kommunikation von Richtlinien und unternehmensweiten Zielen an alle Teams, unabhängig von ihrem Standort
• Channel #abteilungsleitende für jeden Bereich, jede Abteilung oder Funktion, um mit den Führungskräften zu kommunizieren, den Einstellungsbedarf zu prognostizieren und die vierteljährlichen Ziele im Auge zu behalten
• Interne Channels wie #fusion oder #übernahme, um sicher und diskret mögliche Fusionsgelegenheiten und Pläne für das Unternehmenswachstum zu besprechen. Du kannst diesen Channel für Unterhaltungen, die nicht für jeden zugänglich sein sollen, als „Geschlossen“ festlegen
• Channel #neue-geschäfte zur Zusammenarbeit und Strategieentwicklung bei wichtigen Geschäften
• Channel #stakeholder zur Besprechung von Wachstumschancen und finanziellen Zielen
• Channel #fragerunde um die Transparenz zu fördern und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Fragen aller Art zu stellen, während sie mit den Führungskräften interagieren

Organisiere Channels nach Team (#marketing-team), Projekten und Accounts (#acct-wiremax), Region (#betriebsabläufe-asien) und Funktion (#anbieter-benachrichtigungen oder #globale-ankündigungen), um Gespräche fokussiert zu führen. Markiere häufig genutzte Channels, damit sie ganz oben in deiner Seitenleiste gepinnt und leicht zu finden sind. Für Übersichtlichkeit in deiner Seitenleiste kannst du ähnliche Channels in Ordnern zusammenfassen. Erstelle zum Beispiel einen Bereich für Team-Führungskräfte (wie #marketing-führungskräfte), Direktnachrichten, Team-Channels und Projekte.

Führungskommunikation von morgen: So gelingt sie

Wenn Führungskräfte Wissen über Hierarchie stellen, indem sie teamweite Fragen ermutigen und die richtigen Kommunikationsstrategien anwenden, können sie eine Kultur der offenen Kommunikation und des Vertrauens in ihrer Organisation fördern. Hier sind einige Tipps, die dabei helfen:

• Ermögliche Kommunikation in Echtzeit: Richte Channels wie „Fragerunde“ für direkte Fragen und Antworten ein. Fragerunden ermutigen zu einem offenen Dialog und bieten eine Plattform für transparente Kommunikation, stärken Verbindungen und fördern die Zusammenarbeit. Außerdem kannst du Nachrichten im Voraus vorbereiten, indem du die Funktion für den geplanten Nachrichtenversand von Slack für Ankündigungen nutzt.
• Hol dir Feedback: Wenn du Feedback von deinem Team einholst, kannst du dein Engagement für Zusammenarbeit und Verbesserung zeigen. Zu diesem Zweck kannst du Teamspective nutzen, um Mitarbeiter-Feedback und Einblicke zu erhalten. Führe schnelle Pulsumfragen durch, erhalte 360-Grad-Feedback und vieles mehr in Slack.
• Baue Vertrauen durch Beteiligung auf: Die Beteiligung zeigt Zugänglichkeit und stärkt die Verbindungen im Team, was Offenheit und Zusammenarbeit fördert. Beteilige dich in informellen Channels und in Slack Huddles für spontane Chats, Brainstorming-Sitzungen und Momente, in denen du Vertrauen und Zusammenhalt aufbaust, selbst aus der Ferne.

Slack Connect

Mit Slack Connect kannst du nahtlos mit externen Partner:innen kommunizieren und Dateien teilen. Lade Partner:innen zu Direktnachrichten oder Channels ein, um eine schnelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ein Slack Connect-Channel funktioniert genauso wie ein Channel in deinem internen Team. Personen aus bis zu 250 verschiedenen Unternehmen können beitreten.

Du kannst auch eine Nachricht mithilfe einer dieser Vorlagen teilen, um Partner:innen in gemeinsamen Channels zu begrüßen und bewährte Methoden für eine effektive Kommunikation festzulegen.

Sicheres Teilen von Dateien

Mit Slack können Führungskräfte ihre Kommunikationsbedürfnisse sicher verwalten und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der geteilten Dokumente gewährleisten. Durch die nahtlose Integration mit ausgewählten Programmen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ermöglicht Slack den direkten Dateizugriff und die gemeinsame Nutzung von jedem Gerät aus. Mit der intuitiven Drag-and-Drop-Funktion können Benutzer:innen schnell Dateien hochladen und so ihre Produktivität steigern.

Die besten Lösungen für das Teilen von Dateien:

• Google Drive: Verschlüsselung nach Industriestandard und nahtlose Integration mit Gmail, Docs und Slack.
• Box: Sicherheit hat Vorrang mit End-to-End-Verschlüsselung, Schutz vor Datenverlust und Compliance-Zertifizierungen.
• Dropbox: Unterstützt verschiedene Dateiformate, Offline-Arbeit und Slack-Integration für eine bessere Zusammenarbeit.
• OneDrive und SharePoint: Microsofts Lösungen bieten Vertrautheit für Microsoft 365-Benutzer:innen, mit Integration in Slack.

Erfahre mehr über das sichere Teilen von Dateien und integriere deinen gewählten Dienst in Slack.
Eine unserer Automatisierungs-Geheimwaffen ist der Workflow-Builder von Slack, ein Tool ohne Code, mit dem du Prozesse optimieren, manuelle Fehler vermeiden, Kontextwechsel reduzieren und dich auf Innovation und Wachstum konzentrieren kannst.

Aufnahmeformulare anfordern

Optimiere Anfragen aus dem gesamten Unternehmen mit Workflows, um den Erfassungsprozess zu standardisieren.

Erstelle Antragsformulare für Folgendes:

• Budgetfreigaben für Abteilungen oder Projekte
• Rechtliche Briefings
• Unterstützung für Public Relations
• Betriebliche Fragen
• Mitarbeiterangelegenheiten, wie z. B. Einstellungen oder Beschwerden

Achte darauf, dass du die entsprechenden Formulare im Canvas – einem asynchronen Tool für das teilen von Dateien und die Kommunikation – des jeweiligen Channels einfügst, damit du schnell darauf zugreifen kannst. Ein Canvas kann auch für Folgendes verwendet werden:

• Organisieren der Informationen, die dein Team regelmäßig braucht. Hinzufügen häufig referenzierter Ressourcen, damit deine Teammitglieder sie finden können, ohne durch die Unterhaltung scrollen zu müssen.
• Festhalten von Notizen und Abstimmung mit Teammitgliedern über wichtige Aufgaben. Organisieren von Prioritäten und Zusammenarbeit an Aktionspunkten im Canvas über Direktnachrichtenunterhaltungen.

Wiederkehrende Updates

Möchtest du wissen, wie es um die Fusion deiner internen Teams steht? Wie sieht es mit dem Erreichen des Umsatzziels für das Jahr aus? Mit wiederkehrenden Updates kannst du dich leichter auf dem Laufenden halten. Diese Updates können wöchentliche Statusberichte über Projekte oder Leistungen, Aktualisierungen der wichtigsten Themen oder des Geschäftsverlaufs, allgemeine Team-Updates zu laufenden Aufgaben und Prioritäten und vieles mehr umfassen.

Wiederkehrende Updates senden automatisch eine Nachricht an relevante Benutzer:innen, sammeln deren Antworten und fügen diese in das Canvas eines Channels ein.

Möchtest du jetzt mehr erfahren?

Entdecke, wie Slack dich und dein Team mit neuen Kommunikationsmethoden und verbesserter Zusammenarbeit in die Lage versetzt, die Produktivität zu steigern, damit du dich mehr auf dein Geschäft konzentrieren kannst. Weitere Möglichkeiten, wie du das Beste aus Slack herausholen kannst, findest du in unserem Support-Center. Alternativ kannst du auch unser Support-Team kontaktieren.