Slack para ejecutivos y sus asistentes: 11 formas de mejorar la comunicación y agilizar las tareas

Los ejecutivos y asistentes ejecutivos tienen mucho trabajo: mantener la implicación del personal, comunicar eficazmente la estrategia, asistir a innumerables reuniones y lograr la coordinación entre todas las organizaciones. Slack puede ser de gran utilidad para todo esto. En esta guía, aprenderás a utilizar Slack para mejorar la comunicación, agilizar la colaboración y automatizar las tareas rutinarias a fin de maximizar la productividad e impulsar el crecimiento de la empresa.

Reducción del cambio de contexto

Dirigir una empresa es una tarea compleja. Entre la gestión de los equipos, la programación de las reuniones, la coordinación de los viajes y la elaboración de políticas, los ejecutivos y los asistentes ejecutivos tienen que cambiar constantemente de contexto. Lo cierto es que la mayoría de las personas no pueden realizar varias tareas a la vez de forma muy eficaz. Con Slack, hay varias formas de reducir el cambio de contexto y aumentar la productividad.

Reuniones más sencillas

Slack cuenta con más de 2600 aplicaciones entre las que elegir, para que trabajar en la plataforma sea coser y cantar. Aquí tienes algunas de nuestras integraciones de aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar y simplificar la gestión de las reuniones:

• Google Calendar: lleva un registro de tus reuniones y no te olvides nunca por error de la fecha de alguna de ellas. Recibe una notificación cada mañana con un resumen de la lista de tus reuniones del día, así como con una notificación 10 minutos y un minuto antes de que comience cada una. Además, puedes unirte a las llamadas de Zoom con un solo clic.
• Outlook: integra a la perfección el contenido del correo electrónico en los canales o mensajes directos de Slack, para garantizar una comunicación y una colaboración eficientes en los equipos. Recibe notificaciones sobre nuevos correos electrónicos, reenvíalos a los canales pertinentes con facilidad y coordina las respuestas sin esfuerzo para los usuarios empresariales de Office 365.
• Fellow: mejora la eficiencia de las reuniones permitiendo a los usuarios convertir los mensajes de Slack en elementos de la agenda, establecer recordatorios y automatizar los resúmenes. Con recordatorios diarios y pasos de flujo de trabajo para la automatización, los ejecutivos pueden agilizar la preparación de las reuniones y mantener interacciones significativas con el equipo directamente desde Slack.
• Doodle: simplifica la programación de las reuniones con sugerencias de horarios, invitaciones de disponibilidad de participación y una selección sencilla de fechas.

En algunas ocasiones, puede que no haga falta mantener una reunión. Gana tiempo mientras agilizas la comunicación con flujos de trabajo automatizados. En lugar de programar reuniones formales, los miembros del equipo pueden dar su opinión reaccionando a un mensaje con un emoji específico. A continuación, recibirán instrucciones para compartir sus comentarios en un sencillo formulario.

Crea un flujo de trabajo para automatizar las siguientes tareas:

• Solicitudes y programación de reuniones
• Establecimiento de recordatorios para enviar actualizaciones del equipo o de la organización
• Recopilación de comentarios o información de los miembros del equipo

Reserva, gestión y seguimiento de los viajes

Asistir a conferencias para desarrollar la relación con los clientes requiere viajar mucho. Con estas útiles integraciones, los asistentes ejecutivos podrán gestionarlo y hacer un seguimiento de todo:

• Eddy Travels: utiliza las capacidades de un asistente de viajes con inteligencia artificial para simplificar la búsqueda de vuelos y hoteles o para obtener ayuda con cualquier otra cosa que necesites. Chatea individualmente o añádelo a un canal para colaborar en la organización de los viajes.
• Kayak Business: coordina todas las reservas de viajes directamente en Slack. Tanto personas individuales como equipos pueden enviar itinerarios de viaje y recibir notificaciones de actualizaciones de itinerarios.
• Concur: facilita el seguimiento del presupuesto durante un viaje. Fija el presupuesto, carga recibos y exporta informes de gastos desde Slack.

Seguimiento de la planificación de eventos

Grove transforma la planificación de eventos. Mejora todo el proceso, desde la gestión de eventos en varios departamentos hasta la integración total con calendarios. Su base de datos de eventos simplifica la búsqueda y la clasificación, mientras que las páginas específicas de eventos impulsan la participación. Compartir eventos a través de Slack o correo electrónico no supone ningún esfuerzo, y las herramientas integradas, como las encuestas y los formularios para los asistentes, mejoran la interacción.

Una plantilla de inicio de preparación de eventos en Slack crea un canal con un canvas previamente formateado, una lista para el seguimiento de tareas y una notificación del estado de los elementos para que puedas centrarte en la planificación del evento, en lugar de perder tiempo creando documentos de planificación.

Mejora de la comunicación y la colaboración

La comunicación y la colaboración son cruciales para impulsar el éxito en el lugar de trabajo. Descubre las funciones exclusivas de Slack que ayudan a agilizar el trabajo y lograr resultados extraordinarios.

Creación de una cultura de empresa positiva

En el estudio Future Forum Pulse, se destacó la importancia de ofrecer un ambiente de trabajo flexible al personal. Puedes promover una cultura de empresa positiva utilizando las funciones de Slack, que favorecen esta flexibilidad en el lugar de trabajo.

• Actualizaciones de estado: permite a los miembros del equipo compartir fácilmente su ubicación de trabajo, ya sea desde casa o desde una zona horaria diferente, a través de formularios automatizados en los canales de Slack.
• Recordatorio para hacer descansos: establece recordatorios automatizados para animar al personal a tomarse un merecido descanso.
• Programación de horas de consulta: permite a tu equipo hacer preguntas en cualquier momento mediante un formulario, sin necesidad de acudir a la oficina.

Canales

Cuando los ejecutivos comunican regularmente los objetivos de toda la empresa e interactúan con los empleados de toda la organización, se consigue una mayor coordinación. Los canales de Slack son una forma estupenda de hacerlo y de superar las barreras existentes entre el equipo directivo y los equipos generales.

Ejemplos de canales:

• Canal #global para comunicar las políticas y los objetivos de toda la empresa a todos los equipos, sin importar su ubicación.
• Canal #responsables-de-departamento para que cada división, departamento o función se comunique con los responsables, prevea las necesidades de contratación y se mantenga coordinado con los objetivos trimestrales.
• Canales internos de #fusión o #adquisición para debatir de forma segura y discreta posibles oportunidades de fusión y planes de crecimiento empresarial. Puedes hacer que este canal sea privado si se van a mantener conversaciones confidenciales.
• Canal #nuevas-negociaciones para colaborar y elaborar estrategias sobre grandes negociaciones.
• Canal #partes-interesadas para tratar oportunidades de crecimiento y objetivos financieros.
• Canal #pregúntame-cualquier cosa para promover la transparencia y brindar a los empleados la oportunidad de hacer preguntas de todo tipo mientras interactúan con los altos directivos.

Organiza los canales por equipos (#equipo-de-marketing), proyectos y cuentas (#cuenta-wiremax), regiones (#operaciones-asia) y funciones (#notificaciones-proveedores o #anuncios-globales) para centrar las conversaciones en torno a un tema concreto. Añade a favoritos los canales que se utilicen con más frecuencia para que queden fijados en la parte superior de la barra lateral y sea más fácil dar con ellos. Para mantener la barra lateral organizada, puedes crear secciones y agrupar canales similares en ellas. Por ejemplo, crea una sección para los responsables de equipo (como #responsables-de-marketing), mensajes directos, canales de equipo y proyectos.

La comunicación del equipo directivo

Para fomentar una cultura de comunicación abierta y confianza dentro de la organización, los ejecutivos deben dar prioridad al conocimiento sobre la jerarquía fomentando el planteamiento de preguntas en todo el equipo e implementando las estrategias de comunicación adecuadas. A continuación, tienes algunos consejos útiles para la comunicación con el equipo directivo:

• Comunicación en tiempo real: establece canales como #pregúntame-cualquier cosa para plantear preguntas y recibir respuestas de forma directa. Al fomentar el diálogo abierto, estos canales proporcionan una plataforma óptima para una comunicación transparente, fortalecen las conexiones e impulsan la colaboración. Además, puedes preparar mensajes con anticipación utilizando la función de envío programado de anuncios de Slack.
• Obtención de comentarios: recibir comentarios de tu equipo puede ayudar a demostrar su compromiso con la colaboración y la mejora. Puedes utilizar Teamspective para obtener información y comentarios valiosos de los empleados. Realiza encuestas rápidas, recibe comentarios de exhaustivos y haz mucho más en Slack.
• Generación de confianza a través de la participación: la participación es muestra de accesibilidad y fortalece las conexiones del equipo, además de fomentar la transparencia y la colaboración. Participa en canales informales y juntas de Slack para charlas improvisadas, sesiones de lluvia de ideas y momentos para generar confianza y camaradería, incluso desde lejos.

Slack Connect

Utiliza Slack Connect para comunicarte y compartir archivos sin problemas con socios externos. Invita a tus socios a mensajes directos o canales para una colaboración más rápida. Los canales de Slack Connect funciona igual que los canales con tu equipo interno, solo que pueden unirse personas de hasta 250 empresas diferentes.

También puedes compartir un mensaje utilizando una de estas plantillas para dar la bienvenida a los socios a los canales compartidos y establecer las prácticas recomendadas para que la comunicación sea eficaz.

Uso compartido de archivos

Con Slack, los ejecutivos pueden gestionar con confianza sus necesidades de comunicación y, al mismo tiempo, garantizar la seguridad y la integridad de los documentos compartidos. Al integrarse perfectamente con los programas elegidos para compartir documentos, Slack permite el acceso directo a archivos y su uso compartido desde cualquier dispositivo. Con su funcionalidad intuitiva de arrastrar y soltar, permite a los usuarios cargar archivos rápidamente para aumentar la productividad.

Principales soluciones para compartir archivos:

• Google Drive: cifrado estándar del sector e integración perfecta con Gmail, Docs y Slack.
• Box: prioriza la seguridad con cifrado de extremo a extremo, prevención de pérdida de datos y certificaciones de cumplimiento normativo.
• Dropbox: admite varios formatos de archivos, trabajo sin conexión e integración con Slack para una mayor colaboración.
• OneDrive y SharePoint: las soluciones de Microsoft ofrecen familiaridad a los usuarios de Microsoft 365, con la integración en Slack.

Obtén más información sobre el uso compartido y seguro de archivos e integra el servicio que prefieras en Slack.
Una de nuestras armas secretas de automatización es el creador de flujos de trabajo de Slack, una herramienta sin código que te permite optimizar procesos, eliminar errores manuales, reducir el cambio de contexto y centrarte en la innovación y el crecimiento.

Solicitud de formularios de recepción

Optimiza las solicitudes de toda la empresa con flujos de trabajo para estandarizar el proceso de admisión.

Crea formularios de solicitud para:

• Aprobaciones de presupuesto para departamentos o proyectos
• Informes legales
• Apoyo al equipo de relaciones públicas
• Problemas operativos
• Asuntos de los empleados, como contratación o quejas

Asegúrate de añadir formularios relevantes en el canvas (una herramienta de comunicación y uso compartido de archivos asincrónicos) de cada canal para facilitar el acceso. Los canvas también se puede utilizar para:

• Organiza la información que tu equipo necesita periódicamente. Añade recursos que se utilicen con frecuencia para que los compañeros de equipo puedan encontrarlos sin tener que buscar por toda la conversación.
• Toma notas y coordínate en las tareas clave con tus compañeros de equipo. Organiza las prioridades y colabora en elementos de acción en el canvas en conversaciones de mensajes directos.

Actualizaciones periódicas

¿Necesitas saber cómo va la fusión en tus equipos internos o el progreso del objetivo de ingresos del año? Con las actualizaciones periódicas es mucho más fácil mantenerse al día. Estas actualizaciones pueden incluir informes de estado semanales sobre proyectos o entregas, actualizaciones importantes, de negocio o generales del equipo sobre tareas y prioridades en curso, y mucho más.

Las actualizaciones periódicas envían automáticamente un mensaje a los usuarios relevantes, recopilan las respuestas y rellenan sus respuestas en el canvas de un canal.

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