エグゼクティブと EA の Slack 活用 : コミュニケーションを強化し、タスクを効率化する 11 の方法

エグゼクティブやエグゼクティブアシスタントには、従業員のエンゲージメント維持、戦略の効果的な伝達、数え切れないほどの会議への出席、組織間の連携促進など、やるべきことが山積みです。そんな時に、Slack が役立ちます。Slack を使用したコミュニケーションの強化、コラボレーションの効率化、日常的なタスクの自動化による生産性の最大化、会社の成長の促進方法をこちらのガイドでご紹介します。

コンテキストの切り替えを減らす

会社経営には、不確定要素がたくさんあります。チームの管理、会議スケジュールの設定、出張の手配、ポリシーの策定など、エグゼクティブやそのアシスタントは常にコンテキストの切り替えを迫られます。実際のところ、ほとんどの人はマルチタスクを効果的に行えません。Slack を使用すれば、いくつかの方法でコンテキストの切り替えを減らし、生産性を高めることができます。

会議を管理しやすくする

Slack に用意されているアプリは 2,600 個を超え、Slack での仕事を簡単にしてくれます。会議の管理を改善し、簡素化するために役立つアプリのインテグレーションをいくつかご紹介します。

• Google カレンダー : 会議の予定を把握し、開催日時をうっかり忘れないようにしましょう。その日に予定されている会議の一覧をまとめた通知が毎朝届きます。また、会議開始の 10 分前と 1 分前にも通知が届きます。さらに、ワンクリックで Zoom 通話に参加できます。
• Outlook : メールの内容を Slack のチャンネルやダイレクトメッセージにシームレスに統合すれば、チーム内での効率的なコミュニケーションとコラボレーションを実現できます。Office 365 Business の契約者は、新着メールの通知を受け取り、関連するチャンネルに簡単に転送し、返信内容を手軽に調整できます。
• Fellow : ユーザーが Slack メッセージをアジェンダ項目に変換したり、リマインダーを設定したり、まとめを自動化したりできるようにすることで、会議の効率を向上させることができます。エグゼクティブは毎日届くリマインダーと自動化向けのワークフローステップを使って会議の準備を効率化し、チームとの有意義な交流を Slack 内で直接維持できます。
• Doodle : 時間の提案、参加の打診、簡単な日付選択により、会議のスケジュール設定をシンプルに行えます。

時には会議が必要ないこともあります。自動化されたワークフローでコミュニケーションを効率化して時間を取り戻しましょう。正式な会議のスケジュールを設定する代わりに、チームメンバーには特定の絵文字を使ってメッセージに反応することで継続的なフィードバックを送ってもらいます。メンバーにはシンプルなフォームでさらにフィードバックを共有するための指示が届きます。

ワークフローを作成して、次のタスクを自動化できます。

• 会議のリクエストとスケジュール設定
• チームまたは社内の最新情報を送るためのリマインダー設定
• チームメンバーからのフィードバックや情報の収集

出張を予約、管理、追跡する

顧客との関係作りのために会議に出席するには、多くの出張が必要です。エグゼクティブアシスタントは、次のような便利なインテグレーションを使ってすべての出張を管理し、追跡できます。

• Eddy Travels : AI 出張アシスタントの力を活用してフライトやホテルの検索をシンプル化し、ほかに必要となるさまざまなこともサポートしてもらえます。個別にチャットしたり、チャンネルに追加して共同で出張の予定を調整したりできます。
• Kayak for Business : 出張の予約すべてを Slack で直接調整できます。個人でもチームでも、出張の旅程を送信し、旅程の更新に関する通知を受け取ることができます。
• Concur : 出張中の予算管理を簡単に行えます。予算を設定し、領収書をアップロードし、Slack 内で経費報告書をエクスポートできます。

イベントプランニングの状況を把握する

Grove でイベントプランニングが大きく変わります。さまざまな部門にまたがるイベントの管理から、カレンダーとのシームレスな統合まで、Grove によってプロセスを改善できます。Grove のイベントデータベースでは検索や並べ替えを簡単に実行でき、専用イベントページを使って参加を促進することもできます。イベント情報は Slack やメールで簡単に共有でき、アンケートや出席者フォームなどの組み込みツールを使うことで、やり取りを強化できます。

Slack のイベント準備スターターテンプレートを使用すれば、事前に書式設定済みの canvas、タスク追跡用のリスト、アイテムのステータス通知を含むチャンネルを作成できます。これにより、プランニングドキュメントの作成に長時間を費やすのではなく、イベントの計画に集中できるようになります。

コミュニケーションとコラボレーションを改善する

職場での成功にはコミュニケーションとコラボレーションが不可欠です。業務を効率化し、すばらしい成果を達成するのに役立つ Slack 独自の機能についてご紹介します。

健全な企業文化を作る

「Future Forum Pulse」の調査では、従業員にとっては柔軟な働き方が重要であることが強調されました。Slack の機能を活用して職場の柔軟性を高めることで、健全な企業文化を促進できます。

• ステータスの更新 : チームのメンバーが Slack チャンネルの自動フォームを使用して、自宅からでも別のタイムゾーンからでも、自分がどこで仕事しているかを簡単に共有できるようにします。
• 休憩のリマインダー : 自動リマインダーを設定して、従業員が適切な休憩を取るように促します。
• オフィスアワーの設定 : チームがいつでもフォームで質問できるようにします。オフィスは必要ありません。

チャンネル

エグゼクティブが全社的な目標を定期的に発信し、組織全体の従業員と関わることで、全員の方向性がそろいます。Slack チャンネルは、このような取り組みを実現し、エグゼクティブと一般社員の間にある壁を取り払うための優れた手段です。

チャンネルの例 :

• #グローバルチャンネルで、場所に関係なくすべてのチームにポリシーや会社の目標を伝達できます
• #部門リーダーチャンネルで、それぞれの部署、部門のリーダーとコミュニケーションを取り、採用ニーズを予測し、四半期の目標について方向性を統一できます
• #合併や#買収の社内チャンネルで、合併の可能性やビジネスの成長計画について安全かつ慎重に話し合うことができます。全員に公開すべきではない会話をする場合は、このチャンネルをプライベートに設定できます
• #新規案件チャンネルで大型案件について協力し、戦略を立てられます
• #ステークホルダーチャンネルで、成長の機会や財務目標について話し合うことができます
• #なんでも聞こうチャンネルで透明性を高め、従業員が経営陣と交流して質問する機会を設けることができます

焦点を絞った会話を進めるには、チャンネルをチーム（例 : #マーケティングチーム）、プロジェクトや取引先（例 : #取引先-wiremax）、地域（例 : #運用-アジア）、部門（例 : #ベンダー-通知や#全社通知）で整理しましょう。よく使うチャンネルにはスターをつけてサイドバーの上部にピン留めすれば、簡単に見つけられます。サイドバーを整理しておくため、類似のチャンネルをまとめておくセクションを作りましょう。例えば、チームリーダー用（例 : #マーケティングリーダー）、ダイレクトメッセージ用、チームチャンネル用、プロジェクト用のセクションを作成できます。

エグゼクティブによる適切なコミュニケーションを実現する

エグゼクティブは、チーム全体に質問することを奨励し、適切なコミュニケーション戦略を実施することで、上下関係よりもナレッジを優先していることを示せます。これにより、組織内にオープンなコミュニケーションと信頼の文化を育むことができます。役立つ Tip をいくつかご紹介します。

• リアルタイムのコミュニケーションを可能にする : エグゼクティブに直接質問できるよう、「なんでも聞こう（Ask Me Anything、AMA）」のようなチャンネルを確立します。オープンな対話を促進する AMA は、透明性のあるコミュニケーションのプラットフォームを提供し、つながりを強化し、コラボレーションを促進します。さらに、Slack の予約送信機能を使用して、アナウンス用のメッセージを事前に準備できます。
• フィードバックを得る : チームにフィードバックを求めることは、コラボレーションと改善に対する真剣さを示すものとなります。Teamspective を使用すると、従業員からの有意義なフィードバックとインサイトが得られます。Slack 内で簡単なパルスサーベイを実施したり、全方位的なフィードバックを受け取ったり、ほかにもさまざまなことができます。
• コミュニケーションに参加して信頼を築く : 実際に参加することで、エグゼクティブは近づきやすい存在となり、チームのつながりが強化され、オープンな雰囲気とコラボレーションが促進されます。打ち解けた雰囲気のチャンネルや Slack ハドルミーティングに参加して、気軽なおしゃべりやブレーンストーミングに加われば、遠く離れていても信頼と友情を築く時間を持つことができます。

Slack コネクト

Slack コネクトを使用すると、外部パートナーとのコミュニケーションやファイル共有をシームレスに行えます。パートナーをダイレクトメッセージやチャンネルに招待すれば、迅速なコラボレーションが実現します。Slack コネクトチャンネルは、社内チームとのチャンネルと同じように機能し、最大 250 社からの参加者を受け入れることができます。

また、これらのテンプレートのいずれかを使用してメッセージを伝え、共有されたチャンネルにパートナーを歓迎し、効果的なコミュニケーションのためのベストプラクティスを確立することもできます。

安全なファイル共有

Slack を使用することで、エグゼクティブは共有されたドキュメントのセキュリティと整合性を確保しつつ、安心してコミュニケーションのニーズを管理できます。選択したドキュメント共有プログラムとシームレスに統合すれば、あらゆるデバイスから Slack で直接ファイルにアクセスして共有できるようになります。直感的なドラッグアンドドロップ機能により、ユーザーはファイルをすばやくアップロードでき、生産性が向上します。

主なファイル共有ソリューション :

• Google ドライブ : 業界標準の暗号化を備え、Gmail、ドキュメント、Slack とシームレスに統合できます。
• Box : エンドツーエンドの暗号化、データ損失防止、コンプライアンス認定によりセキュリティを優先できます。
• Dropbox : さまざまなファイル形式、オフライン業務、Slack インテグレーションに対応し、コラボレーションを強化します。
• OneDrive と SharePoint : Microsoft 365 ユーザーには親しみやすい Microsoft のソリューション。Slack への統合が可能です。

安全なファイル共有についてもっと詳しく知り、選択したサービスを Slack に統合しましょう。
自動化の秘密兵器の 1 つが、Slack のワークフロービルダーです。コーディング不要のこのツールを使えば、業務プロセスを効率化し、手作業によるミスを排除し、ツールの頻繁な切り替えを減らすことができるので、本当に重要なイノベーションと成長に集中できるようになります。

リクエスト収集フォーム

社内全体からのリクエストの処理をワークフローで効率化し、収集プロセスを標準化します。

次のような目的のリクエストフォームを作成できます。

• 部署またはプロジェクトの予算承認
• 法務ブリーフィング
• 広報業務のサポート
• 運用関連の問題
• 人材採用や苦情といった従業員関連の問題

すぐにアクセスできるように、適切な各チャンネルの canvas（非同期のファイル共有およびコミュニケーションツール）には必ず関連フォームを追加しましょう。canvas は次のような目的にも使えます。

• チームが日常的に必要とする情報を整理する。よく参照するリソースを追加しておくと、チームメンバーは会話をスクロールしなくてもそのリソースを見つけられます。
• メモを取り、重要なタスクについてチームメンバーと認識を統一する。ダイレクトメッセージの会話内の canvas でアクションアイテムの優先順位を整理して、共同で対応できます。

定期的な更新

合併が社内のチームでどのように進行しているかを把握する必要がありますか？今年度の収益目標の達成状況はどうでしょうか？定期的な更新を利用すれば、最新情報を容易に把握できます。利用方法として、プロジェクトや成果物に関する週次の状況報告、重要案件やビジネスの最新情報、チームで進行中のタスクや優先事項に関する最新情報全般などが考えられます。

定期的な更新機能は、関連するユーザーへ自動的にメッセージを送り、回答を収集し、それらの回答をチャンネルの canvas に入力します。

もっと詳しく知りたいですか？

Slack によって新しいコミュニケーション方法を導入し、コラボレーションを強化することで、あなたとチームの生産性がどのように向上し、ビジネスにもっと集中できるようになるかをご覧ください。Slack を最大限に活用するためのその他の方法については、ヘルプセンターをご覧いただくか、サポートチームにお問い合わせください。