Modèle de suivi du feedback

Les entreprises prospères fonctionnent grâce au feedback. Celui-ci favorise l'innovation continue, l'engagement des collaborateurs et la satisfaction client. Tous ces commentaires sont une vraie mine d’or pour l’entreprise, malheureusement peu exploitée. En effet, le feedback finit souvent enfoui dans des boîtes mail saturées et des journées où les réunions se succèdent. De plus, les méthodes de collecte des commentaires diffèrent d'une équipe à l'autre, créant des systèmes déconnectés et compartimentés.

Le modèle de suivi du feedback Slack simplifie le processus de collecte. Au lieu d'utiliser des canaux de feedback inexploités, un outil de suivi centralise le feedback entrant, accélère le tri et transforme les commentaires en actions grâce à un modèle natif Slack et des automatisations.

Comment utiliser le modèle de suivi du feedback Slack

Le système de suivi du feedback maintient les insights organisés pour éviter les doublons ou les réponses manquées. Voici comment le configurer dans Slack :

• Ajoutez le modèle à votre espace de travail.Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour créer un canal #commentaires et lancer le flux de travail.

• Configurez un formulaire de saisie pour capturer le feedback de manière uniforme.Incluez la source, la zone produit, le nom de l’évaluateur, les types de catégorie et la priorité. Ajoutez un champ optionnel pour les captures d’écran.

• Dirigez automatiquement les commentaires vers un tableau de tri.Configurez un tableau dans le format de votre choix, Kanban ou tableur. Utilisez le Générateur de flux de travail pour étiqueter et assigner les éléments selon des mots-clés.

• Triez et assignez les responsables lors des vérifications quotidiennes/hebdomadaires.Mettez régulièrement à jour votre outil de suivi. Utilisez des statuts émojis ou un code couleur pour suivre et mettre à jour l'avancement en un coup d’œil.

• Transformez les commentaires prioritaires en tâches ou tickets. Créez des intégrations ou utilisez les listes de tâches Slack pour faire remonter les éléments qui nécessitent une attention immédiate.

• Établissez des rapports et analysez régulièrement les tendances. Exportez des fichiers CSV ou utilisez des tableaux de bord pour analyser les données collectées et identifier les problèmes récurrents.

• Assurez un suivi avec des rapports. Envoyez des messages de remerciement automatisés aux personnes qui remplissent le formulaire. Effectuez un suivi avec des messages de mise à jour pour que les contributeurs voient les résultats.

Qu'est-ce qu'un outil de suivi du feedback ?

Un outil de suivi du feedback est un système permettant de collecter des commentaires provenant de différentes sources. Ces sources peuvent inclure un canal Slack dédié, des enquêtes ou des formulaires. Vous pouvez solliciter des commentaires de la part de collègues, de la direction, de parties prenantes transversales, de collaborateurs externes ou de clients.

Un outil de suivi du feedback garde ces informations organisées dans un endroit centralisé. Cela permet de consulter facilement les commentaires, d'identifier des problèmes récurrents, d’attribuer des tâches de suivi et de suivre les modifications. Les outils de suivi du feedback aident à prioriser et à faire remonter les problèmes qui pourraient passer inaperçus dans des systèmes désorganisés.

Voici les champs courants que la plupart des outils de suivi des commentaires incluent :

• Nom. Qui fait le commentaire ?
• E-mail. Informations de contact pour faciliter le suivi.
• Date. Quand a-t-il été soumis ?
• Détails du commentaire. Une description en une ou deux phrases du commentaire.
• Type de commentaire. Ce commentaire est-il positif, neutre ou négatif ?
• Priorité. Cette demande est-elle urgente ? Évaluez par gravité : élevée, moyenne ou faible.
• Responsable. Qui va traiter les informations du commentaire et les diriger vers les canaux appropriés ?
• Statut. Cet élément a-t-il été traité par l’équipe interne ?
• Captures d’écran. Fournir une aide visuelle facultative peut aider à clarifier le commentaire.

Cette liste n'est pas exhaustive. Vous pouvez adapter le modèle de suivi de commentaires Slack à vos besoins en saisissant des champs personnalisés.

Avantages de l'utilisation d'un outil de suivi de commentaires

Un outil de suivi de commentaires vous aide à centraliser les réponses. Mais les avantages vont au-delà d’une bonne organisation.

Historique centralisé

Collecter le feedback est un bon début, mais si ces informations sont stockées dans des fichiers qui ne sont jamais ouverts, cela n'aide personne.

Lorsque vous suivez et gérez le feedback dans Slack, les informations sont canalisées vers un modèle organisé et centralisé. Avec tous les commentaires au même endroit, les collaborateurs peuvent efficacement évaluer, trier et résoudre tous les problèmes.

Réponse plus rapide

L'utilisation d'un suivi de commentaires organise les informations, ce qui aide votre équipe à traiter les problèmes plus rapidement. Un suivi du feedback pour les équipes aide à accroître la transparence autour des obstacles potentiels et des problèmes, offrant ainsi une visibilité à toutes les parties prenantes nécessaires.

Lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde, les problèmes sont traités plus efficacement. En utilisant ce modèle, vous pouvez assigner des tâches de suivi aux membres de l’équipe sans quitter Slack, intégrant ainsi le tri directement dans votre flux de travail.

Meilleure prise de décision

Une transparence renforcée favorise une meilleure prise de décision transversale. En organisant toutes les données du feedback dans un emplacement centralisé, vous facilitez une vision globale de la situation par toutes les personnes impliquées.

Avec un accès transparent aux commentaires des collaborateurs et des clients, votre équipe peut identifier et traiter les problèmes dès qu'ils surviennent, ce qui améliore la productivité globale des collaborateurs.

Détection et analyse des tendances

Collecter les données issues du feedback vous permet de voir les tendances et les problèmes récurrents au fur et à mesure. Cela aide votre équipe à traiter le feedback de manière proactive, en adoptant une réponse mesurée et intentionnelle plutôt qu'en réagissant à une crise qui se prépare.

Par exemple, si plusieurs personnes signalent qu'un bouton ne fonctionne pas, il ne s'agit probablement pas d'un dysfonctionnement ponctuel, mais d'un problème technique plus large qui doit être résolu.

Service client affiné

Trop souvent, les retours clients se perdent dans l’agitation. Un délai de réponse prolongé aux préoccupations des clients peut avoir un impact négatif sur leur satisfaction, et sur vos résultats financiers.

Au lieu d'orienter les retours clients vers un compte e-mail dont la boîte de réception est pleine, un suivi des retours offre flexibilité et agilité. Le partage des retours en temps réel améliore l'expérience client de manière globale. Lorsque les clients se sentent écoutés et soutenus, ils ont une meilleure opinion de votre entreprise et sont susceptibles de revenir ou de recommander vos services à d'autres.

Expérience collaborateur améliorée

Les retours des collaborateurs sont un outil puissant, car des équipes engagées sont des équipes productives. Collectez, surveillez et traitez les retours des collaborateurs à l'aide d'un système de suivi pour vous assurer que la voix de chacun soit entendue. Les retours des collaborateurs peuvent être anonymes ou non, couvrant une gamme de sujets, notamment les commentaires sur les produits, la satisfaction au travail, le leadership, le moral de chacun ou encore les snacks en libre service dans la cuisine.

Traitez les retours des collaborateurs de manière rapide et approfondie. Une réponse tardive peut entraîner une insatisfaction et un désengagement au travail.

Bonnes pratiques pour utiliser un suivi du feedback

Collecter et organiser le feedback améliore le moral des collaborateurs, renforce les performances, consolide le support client et encourage le développement professionnel. Lorsque vous demandez des retours spécifiques que vous suivez dans un système centralisé, c'est comme donner un coup de turbo à un processus : cela le dynamise considérablement. Voici quelques bonnes pratiques :

• Standardisez les catégories. Même si vous collectez des retours sur une gamme de sujets, vous devrez standardiser les catégories et les champs de votre formulaire pour filtrer et acheminer les soumissions vers les bonnes personnes.
• Accélérez le processus de tri. Lorsque les commentaires arrivent, établissez un système de tri solide. Par exemple, vous pourriez assigner un responsable ou un réviseur unique pour différentes catégories de commentaires afin d’éviter les doublons ou les réponses manquées.
• Restez organisé(e). Bien qu'un tracker de commentaires soit un outil d'organisation, il ne restera pas ordonné s'il n'est pas entretenu. Archivez régulièrement les commentaires résolus pour que votre tracker reste exploitable et centré sur les informations actuelles.
• Impliquez les membres de l’équipe. Si une personne fait un retour sur un point particulier, quelqu'un d'autre vit probablement la même chose. Encouragez les membres de l’équipe à voter pour ou commenter les éléments suivis afin de faire remonter les commentaires utiles.

Exemples et cas d'usage du suivi du feedback

Comme les commentaires sont essentiels à de nombreux aspects de l'activité, les suivis du feedback ont de multiples usages internes et externes. Voici quelques exemples :

• Demandes de fonctionnalités produit. Créez un canal Slack dédié lié à un formulaire. Puis classez les demandes par priorité ou catégorie pour une analyse produit plus rapide.
• Réponses du support client. Collectez le feedback client depuis les tickets ou les chats directement dans un suivi pour analyser les tendances et optimiser les réponses.
• Enquêtes de satisfaction des collaborateurs. Automatisez les enquêtes récurrentes dans Slack pour recueillir des données sur le moral et l’engagement collaborateur en temps réel, toutes stockées dans votre suivi.
• Feeback de la version bêta. Utilisez un formulaire structuré pour collecter les retours des testeurs et router automatiquement les problèmes vers le bon développeur ou propriétaire de produit.

Intégrations et idées d'automatisation du suivi de feedback

Si votre travail quotidien implique déjà de solliciter, suivre et analyser du feedback, inutile de réinventer la roue. Le modèle de suivi de feedback de Slack vous permet de suivre et gérer les commentaires dans Slack. De plus, vous pouvez utiliser Slack Marketplace pour intégrer votre pile technologique dans votre flux de travail.

Voici comment utiliser le Générateur de flux de travail IA de Slack et les intégrations avec votre outil de suivi du feedback :

• Générateur de flux de travail. Automatisez la soumission, le tri et les étapes de suivi directement dans Slack.
• Formulaires et enquêtes. Intégrez Tally Forms, Typeform ou Polly pour collecter les commentaires de manière transparente.
• Rappels Slack. Planifiez des rappels pour examiner, mettre à jour ou clôturer les éléments de commentaires.

Intégrations d'outils. Convertissez les commentaires exploitables en tickets ou tâches traçables dans Jira Cloud ou Asana.