Acerca de esta plantilla
Los negocios exitosos se nutren con comentarios. Estos inspiran la innovación continua, la participación de los empleados y la satisfacción del cliente. Esta información es oro organizativo, pero suele pasar a segundo plano debido a las bandejas de entrada llenas y los días ocupados con reuniones. Además, los métodos de envío de comentarios difieren entre equipos, lo que crea sistemas inconexos y aislados.
La plantilla del rastreador de comentarios de Slack simplifica el proceso de envío de comentarios. En lugar de utilizar vías sin futuro para los comentarios, un rastreador de comentarios centraliza los comentarios entrantes, acelera la clasificación y convierte los comentarios en acciones con una plantilla y automatizaciones nativas de Slack.
Cómo utilizar la plantilla del rastreador de comentarios de Slack
El rastreador de comentarios mantiene la información organizada para evitar las respuestas duplicadas o faltantes. A continuación, te explicamos cómo configurarlo en Slack:
- Agrega la plantilla a tu espacio de trabajo. Haz clic en «Usar plantilla» para crear un canal de #comentarios e iniciar el flujo de trabajo.
- Configura un formulario de ingreso para registrar los comentarios de forma uniforme. Incluye la fuente, el área del producto, el nombre del revisor, los tipos de categoría y la prioridad. Agrega un campo opcional para las capturas de pantalla.
- Dirige automáticamente los envíos a un tablero de clasificación. Configura un tablero en el formato que elijas, Kanban u hoja de cálculo. Utiliza el Generador de flujos de trabajo para etiquetar y asignar elementos en función de palabras clave.
- Clasifica y asigna propietarios durante la revisión diaria/semanal. Actualiza tu rastreador de forma regular. Usa estados de emoji o colores para rastrear y actualizar el progreso en un instante.
- Convierte los comentarios de prioridad alta en tareas o tickets. Crea integraciones o utiliza las listas de tareas de Slack para escalar elementos que necesitan atención inmediata.
- Informa y analiza tendencias de forma regular. Exporta CSV o utiliza paneles de control para analizar los datos que recopilas e identificar problemas recurrentes.
- Da seguimiento a los informes. Envía mensajes de agradecimiento automatizados a las personas que rellenen el formulario. Da seguimiento con mensajes de actualización para que los colaboradores vean el impacto.
¿Qué es un rastreador de comentarios?
Un rastreador de comentarios es un sistema para recopilar comentarios a partir de varias fuentes diferentes. Estas fuentes podrían incluir un canal de Slack designado, encuestas o formularios. Puedes solicitar comentarios de compañeros de equipo, administración, grupos de interés multidisciplinarios, colaboradores externos o clientes.
Un rastreador de comentarios mantiene esa información organizada en un lugar centralizado, lo que facilita la revisión de comentarios, la identificación de patrones, la asignación de tareas de seguimiento y el control de los cambios. Los rastreadores de comentarios ayudan a priorizar y abordar problemas que podrían pasarse por alto en sistemas desorganizados.
A continuación, enumeramos los campos frecuentes que incluyen la mayoría de los rastreadores de comentarios:
- Nombre. ¿Quién brinda los comentarios?
- Correo electrónico. Información de contacto para facilitar el seguimiento.
- Fecha. ¿Cuándo se envió esto?
- Detalles de los comentarios. Una descripción de una o dos oraciones acerca de los comentarios.
- Tipos de comentarios. ¿Estos comentarios son positivos, neutrales o negativos?
- Prioridad. ¿Esta solicitud es urgente? Calificación por gravedad alta, media o baja.
- Persona asignada. ¿Quién procesará la información de los comentarios y la enviará a los canales adecuados?
- Estado. ¿El equipo interno ya abordó este elemento?
- Capturas de pantalla. Brindar una ayuda visual opcional puede ayudar a visibilizar los comentarios.
Esta lista no es exhaustiva. Puedes personalizar la plantilla del rastreador de comentarios de Slack para cumplir con tus necesidades al introducir campos personalizados.
Beneficios de usar un rastreador de comentarios
Un rastreador de comentarios te ayuda a colocar las respuestas en un único lugar. Pero hay más beneficios además de lograr un orden.
Historial centralizado
Recopilar comentarios es un buen inicio, pero si esa información se almacena en hojas de cálculo que nunca salen a la luz, no será de ayuda.
Cuando rastreas y administras comentarios en Slack, la entrada se canaliza en una plantilla organizada y centralizada. Con todos los comentarios en un único lugar, los empleados pueden evaluar, seleccionar y resolver cualquier problema de forma eficiente.
Respuesta más rápida
Utilizar un rastreador de comentarios organiza la información, lo que ayuda a tu equipo a abordar problemas más rápido. Un rastreador de comentarios para equipos ayuda a aumentar la transparencia con respecto a posibles obstáculos y problemas, lo que ofrece visibilidad a todos los grupos de interés necesarios.
Cuando todos están sincronizados, los problemas se abordan de forma más eficiente y efectiva. Con esta plantilla puedes asignar tareas de seguimiento a los miembros del equipo sin salir de Slack, lo que genera un proceso de clasificación directamente en tu flujo de trabajo.
Mejor toma de decisiones
La transparencia potenciada brinda una mejor toma de decisiones entre los equipos. Al organizar todos tus datos de comentarios en una única ubicación centralizada, se vuelve más fácil para todos los involucrados ver el panorama general.
Equipado con acceso transparente a los comentarios de empleados y clientes, tu equipo puede identificar y abordar los problemas que surjan, lo que potencia la productividad general de los empleados.
Detección y análisis de tendencias
Recopilar datos de comentarios te permite ver tendencias y patrones a medida que surgen. Esto ayuda a tu equipo de manera proactiva a abordar los comentarios, con una respuesta medida e intencional en lugar de reaccionar apresuradamente a una crisis que se estuvo generando durante un periodo de tiempo.
Por ejemplo, si más de una persona envía en sus comentarios acerca de que un botón no funciona, es probable que no sea una falla aislada, sino un problema técnico más grande que necesita abordarse.
Atención al cliente mejorada
Con frecuencia, los comentarios de clientes se pierden entre el montón. La respuesta demorada a las preocupaciones de los clientes puede afectar de forma negativa la satisfacción del cliente, además de tu ganancia.
En lugar de dirigir los comentarios de los clientes a una cuenta de correo electrónico con una bandeja de entrada llena, un rastreador de comentarios ofrece flexibilidad y agilidad. Compartir comentarios en tiempo real mejora la experiencia del cliente de forma global. Cuando los clientes se sienten escuchados y apoyados, tienen una impresión más favorable de tu empresa y es más probable que vuelvan o recomienden tus servicios a otros.
Experiencia mejorada de los empleados
Los comentarios de los empleados son una herramienta potente. En definitiva, una fuerza laboral que participa es una fuerza laboral productiva. Recopila, supervisa y aborda los comentarios de los empleados con un rastreador para garantizar que se escuche la opinión de todos. Los comentarios de los empleados pueden ser anónimos o no, y cubren una variedad de temas, incluyendo los comentarios acerca de productos, la satisfacción laboral, el liderazgo, la moral y los bocadillos disponibles en la cocina.
Aborda los comentarios de los empleados de manera oportuna y confiable. Una respuesta demorada podría conducir a la insatisfacción de los empleados y a la falta de interés en el trabajo.
Prácticas recomendadas para utilizar un rastreador de comentarios
Recopilar y organizar comentarios potencia la moral de los empleados, mejora el rendimiento, fortalece el soporte al cliente y fomenta la formación profesional. Cuando solicitas comentarios específicos y rastreas la información ingresada en un rastreador centralizado, consigues un proceso superpotenciado, como si agregaras un motor de cohete a una bicicleta. A continuación, enumeramos algunas prácticas recomendadas:
- Estandariza categorías. Aunque recopiles comentarios sobre una amplia variedad de temas, es recomendable estandarizar las categorías y los campos en tu formulario para filtrar y dirigir los envíos a las personas adecuadas.
- Acelera el proceso de clasificación. A medida que entran los comentarios, establece un sistema infalible de clasificación. Por ejemplo, podrías asignar a un único propietario o revisor a diferentes categorías de comentarios para evitar las respuestas duplicadas o faltantes.
- Mantén la organización. Si bien un rastreador de comentarios es una herramienta organizativa, no conservará el orden si no se mantiene. Archiva los comentarios de temas resueltos de forma regular para que el rastreador continúe siendo práctico y se centre en la información actual.
- Fomenta la participación de los miembros del equipo. Es probable que varias personas compartan la misma experiencia que se expresó en un comentario en particular. Anima a los miembros del equipo a agregar un emoji que indique que están de acuerdo o a comentar sobre los elementos rastreados para abordar los comentarios importantes.
Ejemplos y casos de uso del rastreador de comentarios
Debido a que los comentarios son una parte integral de varios aspectos de la empresa, los rastreadores de comentarios tienen varios usos internos y externos. Algunos de esos usos son los siguientes:
- Solicitudes de funciones de productos. Crea un canal específico de Slack con un enlace a un formulario. Luego, etiqueta las solicitudes por prioridad o categoría para una revisión más rápida del producto.
- Respuestas de soporte al cliente. Recopila comentarios de clientes de tickets o chats directamente en un rastreador para el análisis de patrones y la optimización de respuestas.
- Encuestas frecuentes para empleados. Automatiza las encuestas periódicas en Slack para captar información acerca del ánimo de los empleados y datos de participación en tiempo real. Todo se almacena en tu rastreador.
- Comentarios de programas beta. Utiliza un formulario estructurado para recopilar entradas de pruebas y enviar problemas automáticamente al desarrollador o al propietario del producto correctos.
Ideas de integraciones y automatización para el rastreador de comentarios
Si tu día a día ya involucra solicitar, rastrear y analizar comentarios, no hay necesidad de reinventar la rueda. La plantilla del rastreador de comentarios de Slack te permite rastrear y administrar comentarios en Slack. Además, puedes usar Slack Marketplace para integrar tu plataforma tecnológica en tu flujo de trabajo.
A continuación, te mostraremos cómo puedes utilizar el Generador de flujos de trabajo con IA y las integraciones de Slack junto con tu rastreador de comentarios:
- Generador de flujos de trabajo. Automatiza el envío, la clasificación y los pasos de seguimiento directamente en Slack.
- Formularios y encuestas. Integra Tally Forms, Typeform o Polly para registrar los comentarios sin inconvenientes.
- Recordatorios de Slack. Programa recordatorios para revisar, actualizar o cerrar elementos de comentarios.
Integraciones de herramientas. Convierte comentarios prácticos en tickets rastreables o tareas en Jira Cloud o Asana.
