Plantilla de seguimiento de comentarios

Las empresas de éxito necesitan intercambiar comentarios, ya que fomentan la innovación continua, el compromiso de los empleados y la satisfacción de los clientes. Esta información es muy valiosa para la organización, pero a menudo se pierde entre bandejas de entrada abarrotadas y agendas repletas de reuniones. Además, los métodos para recabar comentarios varían de un equipo a otro, lo que se traduce en sistemas inconexos y aislados.

La plantilla de seguimiento de comentarios de Slack simplifica este proceso. En lugar de utilizar callejones sin salida para enviar y recibir comentarios, un sistema de seguimiento centraliza los comentarios entrantes, agiliza su clasificación y los transforma en acciones gracias a una plantilla y a automatizaciones nativas de Slack.

Cómo utilizar la plantilla de seguimiento de comentarios de Slack

El seguimiento de comentarios mantiene la información organizada para evitar que se superponga o que se pierdan respuestas. A continuación, te explicamos cómo configurarlo en Slack:

• Añade la plantilla a tu espacio de trabajo. Haz clic en “Usar plantilla” para crear el canal #comentarios e iniciar el flujo de trabajo.

• Configura un formulario de recepción para recopilar comentarios de manera sistemática. Incluye la fuente, el área del producto, el nombre del revisor, los tipos de categoría y la prioridad. Añade un campo opcional para incluir capturas de pantalla.

• Envía automáticamente las respuestas a un panel de clasificación. Configura un panel en el formato que prefieras, Kanban u hoja de cálculo. Utiliza el creador de flujos de trabajo para etiquetar y asignar elementos en función de palabras clave. 

• Clasifica y asigna propietarios durante la revisión diaria o semanal. Actualiza periódicamente el seguimiento. Utiliza estados con emoji o códigos de colores para realizar un seguimiento y actualizar el progreso de un solo vistazo.

• Convierte los comentarios de máxima prioridad en tareas o tickets. Crea integraciones o utiliza listas de tareas de Slack para derivar los elementos que requieran atención inmediata.

• Elabora informes y analiza las tendencias con regularidad. Exporta archivos CSV o utiliza paneles para analizar los datos recopilados y detectar problemas recurrentes.

• Haz un seguimiento con informes. Envía agradecimientos automáticos a las personas que rellenen el formulario. Envía también mensajes de actualización para que los colaboradores comprueben el impacto.

¿Qué es el seguimiento de comentarios?

El seguimiento de comentarios es un sistema para recopilar comentarios de diferentes fuentes. Estas fuentes pueden ser un canal de Slack determinado, encuestas o formularios. Puedes solicitar comentarios a tus compañeros de equipo, gestores, partes interesadas de otras áreas, colaboradores externos o clientes.

El seguimiento de comentarios mantiene esta información organizada en un lugar centralizado, lo que facilita la revisión de los comentarios, la identificación de patrones, la asignación de tareas de seguimiento y el control de los cambios. El seguimiento de comentarios ayuda a priorizar y detectar problemas que podrían pasarse por alto en sistemas desorganizados.

Estos son los campos que suelen incluir la mayoría de las plantillas de seguimiento de comentarios:

• Nombre. ¿Quién proporciona el comentario?
• Correo electrónico. Información de contacto para facilitar el seguimiento.
• Fecha. ¿Cuándo se envió?
• Detalles del comentario. Una descripción de uno o dos párrafos del comentario.
• Tipo de comentario. ¿El comentario es positivo, neutro o negativo?
• Prioridad. Indica la urgencia de la solicitud. Clasifícala según su gravedad: alta, media o baja.
• Persona asignada. ¿Quién procesará la información del comentario y la enviará a los canales adecuados?
• Estado. ¿El equipo interno ha abordado este tema?
• Capturas de pantalla. Proporcionar apoyo visual puede ayudar a aclarar el comentario.

Esta lista no es exhaustiva. Puedes adaptar la plantilla de seguimiento de comentarios de Slack a tus necesidades introduciendo campos personalizados.

Ventajas de utilizar la plantilla de seguimiento de comentarios

Una plantilla de seguimiento de comentarios te ayuda a reunir todas las respuestas en un solo lugar. No obstante, las ventajas van más allá de la organización.

Historial centralizado

Recopilar comentarios es un buen comienzo, pero no sirve de nada si esa información se almacena en hojas de cálculo que no se utilizan nunca. 

El seguimiento y la gestión de los comentarios en Slack permite enviar la información a una plantilla organizada y centralizada. Al tener todos los comentarios en un solo lugar, los empleados pueden evaluar, clasificar y resolver cualquier problema de manera eficiente.

Respuesta más rápida

El uso de la plantilla de seguimiento de comentarios facilita la organización de la información, lo que ayuda al equipo a resolver los problemas con mayor rapidez. Además, el seguimiento de comentarios para equipos contribuye a aumentar la transparencia de los posibles obstáculos y problemas, ya que ofrece visibilidad a todas las partes interesadas.

Cuando todo el mundo está coordinado, los problemas se abordan de forma más eficiente y eficaz. Con esta plantilla, puedes asignar tareas de seguimiento a los miembros del equipo sin salir de Slack e integrar así la clasificación directamente en el flujo de trabajo.  

Mejora de la toma de decisiones

Una mayor transparencia permite tomar mejores decisiones en todos los equipos. Al organizar todos los datos de los comentarios en una ubicación centralizada, se puede ofrecer una visión general más clara a todos los participantes.

Al disponer de un acceso transparente a los comentarios tanto de los empleados como de los clientes, el equipo puede identificar y abordar los problemas a medida que surgen, lo que aumenta la productividad general del personal. 

Detección y análisis de tendencias

La recopilación de datos sobre los comentarios permite identificar tendencias y patrones a medida que surgen. Esto ayuda al equipo a abordar los comentarios de forma proactiva, con una respuesta medida y deliberada, en lugar de tener que reaccionar ante una crisis que se ha ido gestando.

Por ejemplo, si más de una persona envía comentarios indicando que un botón no funciona, es probable que no se trate de un fallo puntual, sino de un problema técnico más amplio que debe resolverse. 

Mejora del servicio de atención al cliente 

Los comentarios de los clientes se pierden con demasiada frecuencia debido al ajetreo del día a día. Responder tarde a las preocupaciones de los clientes puede afectar negativamente a su satisfacción y a tus beneficios. 

En lugar de dirigir los comentarios de los clientes a una cuenta de correo electrónico con la bandeja de entrada a rebosar, el seguimiento de comentarios ofrece flexibilidad y agilidad. Compartir los comentarios en tiempo real mejora la experiencia del cliente en todos los sentidos. Si los clientes sienten que se les escucha y ayuda, tendrán una opinión más favorable de tu empresa y será más probable que vuelvan o recomienden tus servicios a otras personas.

Mejora de la experiencia de los empleados

Los comentarios de los empleados son una herramienta muy valiosa. Al fin y al cabo, un personal implicado es un personal productivo. Recopila, supervisa y aborda los comentarios de los empleados utilizando un sistema de seguimiento para asegurarte de que se escuche la opinión de todo el mundo. Los comentarios de los empleados pueden ser anónimos o no, y abarcar una amplia variedad de temas, como opiniones sobre los productos, la satisfacción laboral, el liderazgo, la moral y la oferta de aperitivos en la cafetería.

Atiende los comentarios de los empleados de forma oportuna y resuelta. Si la respuesta tarda en llegar, los empleados pueden acabar insatisfechos y desmotivados.

Prácticas recomendadas para utilizar una plantilla de seguimiento de comentarios

Recopilar y organizar los comentarios levanta el ánimo de los empleados, mejora el rendimiento, refuerza la atención al cliente y fomenta el desarrollo profesional. Solicitar comentarios específicos y hacer un seguimiento de ellos en un sistema centralizado es como poner un motor de cohete a una bicicleta: impulsa enormemente el proceso. Estas son algunas prácticas recomendadas:

• Estandariza las categorías. Aunque recopiles comentarios sobre una amplia variedad de temas, conviene estandarizar las categorías y los campos del formulario para filtrarlos y enviarlos a las personas adecuadas.
• Agiliza el proceso de clasificación. A medida que se reciban los comentarios, establece un sistema de clasificación estricto. Por ejemplo, puedes asignar un único responsable o revisor para cada categoría de comentarios, a fin de evitar la duplicación o la pérdida de respuestas.
• Mantén el orden. Aunque el seguimiento de comentarios es una herramienta organizativa, el orden no durará si no se mantiene. Archiva regularmente los comentarios resueltos para que el seguimiento siga siendo útil y se centre en información actual.
• Involucra a los miembros del equipo. Si alguien hace un comentario, es probable que otra persona tenga la misma experiencia. Anima a los miembros del equipo a votar o comentar los elementos registrados para identificar los comentarios que puedan tener mayor impacto.

Ejemplos y casos de uso del seguimiento de comentarios

Los comentarios son fundamentales para muchos aspectos del negocio, por lo que el seguimiento de comentarios tienen numerosos usos internos y externos. Estos son algunos ejemplos:

• Solicitudes de funciones del producto. Crea un canal exclusivo de Slack vinculado a un formulario. A continuación, etiqueta las solicitudes por prioridad o categoría para agilizar la revisión del producto.
• Respuestas de atención al cliente. Recopila los comentarios de los clientes a partir de tickets o chats directamente con el sistema de seguimiento de comentarios para analizar patrones y optimizar las respuestas.
• Encuestas de opinión de los empleados. Automatiza las encuestas periódicas en Slack para recopilar datos en tiempo real sobre la motivación y el compromiso, que quedarán registrados en el sistema de seguimiento de comentarios.
• Comentarios sobre el programa beta. Utiliza un formulario estructurado para recopilar las opiniones de los evaluadores y enviar automáticamente los problemas al desarrollador o al responsable del producto adecuado.

Integraciones del seguimiento de comentarios e ideas de automatización

Si en tu día a día ya te dedicas a solicitar, supervisar y analizar comentarios, no hay necesidad de reinventar la rueda. La plantilla de seguimiento de comentarios de Slack te permite controlar y gestionar los comentarios en Slack. Además, puedes utilizar Slack Marketplace para integrar tu tecnología en el flujo de trabajo. 

A continuación, te explicamos cómo puedes utilizar el creador de flujos de trabajo con IA y las integraciones de Slack junto con el seguimiento de comentarios:

• Creador de flujos de trabajo. Automatiza los pasos de envío, clasificación y seguimiento directamente en Slack.
• Formularios y encuestas. Integra Tally Forms, Typeform o Polly para recopilar comentarios fácilmente.
• Recordatorios de Slack. Programa avisos para revisar, actualizar o cerrar elementos de comentarios.

Integraciones de herramientas. Convierte los comentarios procesables en tickets o tareas controlables en Jira Cloud o Asana.