Modello sulle specifiche tecniche

Come mantieni il tuo team allineato su un progetto altamente tecnico? Ci sono così tanti dettagli, requisiti, tempistiche, obiettivi e vincoli da considerare che diventa rapidamente travolgente. Qualsiasi passo falso lungo il percorso aumenta il rischio di disallineamento e ritardi ed è per questo che hai bisogno di un modello di documento sulle specifiche tecniche. 

Questo modello sulle specifiche tecniche funziona come unica fonte di verità per il tuo team. Quando definisci tutte le informazioni rilevanti sui tuoi progetti tecnici in una posizione centralizzata, il tuo team può lavorare in modo efficiente attraverso compiti complessi e rimanere sulla strada giusta. Inoltre, i modelli per le specifiche tecniche semplificano la condivisione di tutte le informazioni relative a un determinato progetto e sono un luogo di riferimento per le parti interessate ogni volta che devono comprendere gli obiettivi del tuo team.

Non lasciare che i tuoi progetti tecnici risentano di cattiva comunicazione e confusione. Pianifica in anticipo e imposta il tuo documento sulle specifiche tecniche prima che il progetto entri nella fase di sviluppo.

Cos’è un documento sulle specifiche tecniche?

Il tuo modello di documento sulle specifiche tecniche sarà una risorsa primaria per il tuo team mentre lavora sul progetto, quindi dovrebbe includere tutto ciò di cui ha bisogno per avere successo. In particolare:

• Tutti i requisiti del progetto tecnico (sia funzionali che non funzionali)
• L'ambito del progetto
• Le scadenze del team e la cronologia dei rilasci
• Gli standard di sviluppo
• Gli obiettivi e le finalità aziendali
• L’impatto previsto per gli utenti finali
• I compiti e le responsabilità individuali
• Il budget del progetto e l’allocazione delle risorse
• Le simulazioni visive e l’architettura del design

A seconda del progetto, potresti aggiungere o rimuovere degli elementi dal tuo modello di documento di specifiche tecniche. 

Perché le aziende dovrebbero utilizzare una specifica tecnica?

I progetti tecnici sono alcuni dei lavori più complessi che il tuo team può svolgere. È questo che rende i documenti sulle specifiche tecniche, conosciuti anche come fogli sulle specifiche tecniche, così preziosi. Un documento di specifiche tecniche ben elaborato guida il tuo team attraverso il progetto senza intoppi e migliora le capacità di collaborare in maniera efficace.

Fornisce chiarezza e scopo al tuo team

Il tuo documento delle specifiche tecniche delinea tutti gli aspetti funzionali e non funzionali di un determinato progetto per il tuo team. Documentare queste informazioni in un modello centralizzato riduce il potenziale di incomprensioni e confusione, rendendo facile unire il tuo team con un obiettivo e una tempistica condivisi.

Delinea obiettivi e finalità aziendali specifici

Le specifiche tecniche sono la parte più dettagliata del progetto, quindi a volte è facile concentrarsi troppo sui dettagli. Tuttavia, il tuo team deve anche capire l’impatto che il suo lavoro ha sull'azienda. Usa il foglio sulle specifiche tecniche di Slack e un canvas per delineare l'ambito del progetto e il potenziale impatto sull'azienda.

Semplifica la documentazione e la pianificazione del progetto 

Lavorare su progetti tecnici complessi richiede molte conoscenze condivise e pianificazione. La condivisione di documenti è il primo passo per dare alle parti interessate di tutta la tua azienda la panoramica strategica di cui hanno bisogno per andare avanti con uno scopo condiviso. Quando rendi queste informazioni visibili a tutti, la condivisione di file e la gestione del progetto diventano significativamente più facili, rendendo il tuo team più efficiente.

Riduce i rischi e potenziali ritardi 

Creare un'unica fonte di verità per i tuoi progetti tecnici ti aiuta a identificare potenziali ostacoli e ritardi prima che abbiano un impatto sul team o sui clienti. Può aiutare a dare a tutti un percorso chiaro da seguire e la consapevolezza che il loro lavoro, costruito in collaborazione, ha un singolo obiettivo.

Promuove collaborazione ed efficienza

Quando ogni membro del tuo team capisce come il loro lavoro ha un impatto sugli altri, è semplice dare priorità ai compiti. Accelera le tempistiche di sviluppo. Invece di aspettare che gli altri completino il loro lavoro, hai il vantaggio di una collaborazione fluida e di uno slancio durante ogni progetto tecnico.

I vantaggi del nostro modello sulle specifiche tecniche

Creare il tuo documento sulle specifiche tecniche può richiedere tempo. Quindi abbiamo creato un modello per le specifiche tecniche così da ottimizzare il processo e rendere facile compilare ciò di cui hai bisogno.

Semplifica i progetti tecnici

Il nostro modello sulle specifiche tecniche è la tua soluzione di riferimento per strutturare e chiarire i dettagli dei tuoi progetti tecnici. Questo modello completo garantisce una perfetta sintonia tra tutte le parti interessate, ottimizzando la gestione dei progetti. Centralizzando le informazioni chiave, migliora la collaborazione e riduce il rischio di incomprensioni, offrendo un modo per ottimizzare il tuo processo di sviluppo.

Documentazione completa a portata di mano 

Il modello sulle specifiche tecniche serve come centro di controllo per documentare tutti i dettagli del progetto. Include diverse sezioni: riepilogo, requisiti tecnici, metriche, rischi e cronologia del progetto. Inoltre, è abbastanza flessibile da poter essere adattato alle esigenze specifiche del tuo progetto. Questo approccio strutturato assicura che ogni aspetto del progetto sia ben documentato e facilmente accessibile, fornendo una roadmap chiara per il team e passaggi successivi efficaci. Che tu stia lavorando con requisiti funzionali o non funzionali, questo modello fornisce la chiarezza necessaria per scrivere un documento sulle specifiche dettagliato e organizzato.

Gestione dei file efficiente

Una gestione efficace dei file è vitale per qualsiasi progetto tecnico. Questo modello facilita l'organizzazione e la condivisione di tutti i documenti importanti. Che si tratti di file di progettazione, diagrammi dell'architettura di sistema, frammenti di codice o report di conformità, tutto è categorizzato in maniera ordinata e disponibile. Questo non solo fa risparmiare tempo ma assicura anche che tutti stiano lavorando con le informazioni più aggiornate, minimizzando errori e ritardi. La capacità di gestire la documentazione dei requisiti e supportare il controllo delle versioni lo rende uno strumento essenziale per gestire progetti complessi.

Collaborazione e trasparenza migliorate

Utilizzando questo modello, promuovi una cultura di trasparenza e collaborazione. Tutti i membri del team hanno accesso alle stesse informazioni aggiornate, per garantire coerenza e allineamento nelle attività. Questo ambiente collaborativo favorisce un processo decisionale più efficace, una più rapida risoluzione dei problemi e, in definitiva, un esito più positivo dei progetti. Grazie alla documentazione chiara e alla gestione efficiente dei file, i tuoi progetti tecnici sono impostati per il successo fin dall'inizio. Il modello è progettato per rispondere alle esigenze di utenti diversi, inclusi project manager, team di sviluppo e altre parti interessate coinvolte nel processo.

5 procedure ottimali per sviluppare il tuo foglio sulle specifiche tecniche

Come puoi avere la certezza di progettare un modello di specifiche tecniche efficace? Ecco alcuni suggerimenti per scrivere specifiche tecniche che aiutino il tuo team a lavorare insieme con successo.

1. Sii preciso e stabilisci obiettivi chiari

La precisione è fondamentale quando scrivi un documento sulle specifiche tecniche. I progetti tecnici sono così complessi che non dovresti tralasciare nulla nei fogli sulle specifiche. Chiarire gli obiettivi generali del progetto, le metriche che stai cercando di influenzare e i singoli passaggi necessari per completare il progetto aiuta il team a collaborare in maniera più efficace, anche durante il corso del processo di sviluppo.

2. Conosci il tuo pubblico e le sue esigenze

I fogli sulle specifiche tecniche devono comunicare informazioni molto specifiche al tuo team. A seconda del progetto, le persone che utilizzano il tuo foglio potrebbero avere diversi livelli di competenza. Prima di creare il documento sulle specifiche tecniche, assicurati di capire chi lo utilizzerà e come comunicare al meglio le informazioni. Adattare il messaggio e le informazioni delle tue specifiche tecniche a un pubblico specifico garantisce una comunicazione fluida e riduce il potenziale di confusione.

3. Crea standard per la documentazione

C’è molto che deve accadere nel corso dei tuoi progetti tecnici perché siano di successo. Tutto quel lavoro deve essere documentato in maniera corretta, ma sappiamo tutti che la documentazione può facilmente rimanere indietro quando sei nel bel mezzo dello sviluppo di un software nuovo ed entusiasmante. Ecco perché dare al tuo team standard e linee guida chiare per documentare il loro lavoro è così importante. Quegli standard alleggeriranno qualsiasi difficoltà dovuta ad aspettative poco chiare e renderanno la documentazione del loro lavoro futuro semplice e meno dispendiosa in termini di tempo.

4. Definisci l'ambito e la tempistica del progetto

Più complesso è un progetto, maggiore è il potenziale per l'espansione dell'ambito e i ritardi. Ecco perché il tuo team ha bisogno di avere delle protezioni per i progetti tecnici. Lasciare qualcosa di aperto porterà al disallineamento e aumenterà il rischio di ritardi che possono mandare fuori strada l'intero progetto. Mantenere un controllo rigoroso sull'ambito generale e sulle scadenze mitiga in maniera proattiva questo rischio.

5. Usa i modelli per costruire processi ripetibili

Il modello di scheda sulle specifiche tecniche di Slack è un ottimo modo per semplificare il processo di creazione dei tuoi primi documenti sulle specifiche. Mentre il team lavora su ogni nuovo progetto, con i suoi diversi requisiti e obiettivi, considera la possibilità di costruire modelli aggiuntivi che si adattino alle esigenze specifiche di quei progetti. Creare una libreria di modelli assicura che tu possa avviare in maniera rapida una nuova scheda delle specifiche tecniche per ogni nuovo progetto consentendo al tuo team di iniziare a lavorare il prima possibile.