Cvent veranstaltet Weltklasse-Events mithilfe von Slack

Wenn du große Konferenzen und Firmen-Events veranstaltest, steht viel auf dem Spiel. Und wenn du das Rückgrat dieser Events bist, sogar noch viel mehr. Cvent, der branchenführende Technologieanbieter für Meetings, Events und Gastgewerbe, nimmt diese Verantwortung ernst. So ernst sogar, dass 80 % der Fortune-100-Unternehmen sowie mehr als 27.000 weitere globale Organisationen bei der Planung, Vermarktung und Durchführung ihrer Events auf die Software von Cvent vertrauen.

Dieser Erfolg hat ein Zeitalter des rasanten Wachstums eingeläutet. Cvent, das seinen Hauptsitz in Tysons, Virginia, hat, ist auf über 4.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 22 Standorten weltweit angewachsen, wobei ein Großteil dieses Wachstums in den letzten fünf Jahren erfolgte. Natürlich bringt das Wachstum neue Herausforderungen mit sich. Als der CIO von Cvent, Pradeep Mannakkara, 2016 an Bord kam, setzte er sich dafür ein, die interne Arbeitsweise des Unternehmens zu vereinfachen und zu optimieren.

„Wir haben uns gefragt: ‚Wie können moderne Unternehmen in diesem Umfeld wirklich gedeihen? Wie können unsere Mitarbeitenden produktiver, zufriedener und engagierter mit unserer Technologie und der Kultur sein, die sie mit sich bringt?‘“, sagt Mannakkara. Seine Antwort? Slack.

Zum damaligen Zeitpunkt verwendete Cvent eine Kombination aus verschiedenen Tools, die von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich waren. Das Unternehmen experimentierte anfangs mit verschiedenen Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich solcher, die zusammen mit anderer Software geliefert wurden, aber „die Akzeptanz war einfach nicht da“, sagt der CIO.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlangten nach einer gemeinsamen, unternehmensweiten Plattform. Tatsächlich hatten viele gesehen, dass die technischen Projekt-Teams des Unternehmens Slack verwendeten, und nun fragten sie namentlich danach. „Nachdem wir die Entscheidung getroffen hatten, Slack im gesamten Unternehmen einzuführen, gingen wir davon aus, dass es Monate dauern würde, bis wir eine flächendeckende, aktive Nutzung verzeichnen würden“, sagt Mannakkara. „Stattdessen erreichten wir innerhalb der ersten Wochen eine Akzeptanzquote von über 90 %.“

Und das Beste: Die Mitarbeitenden benutzten Slack mit großer Freude. In einer kürzlich durchgeführten NPS-Umfrage zur Zufriedenheit der Benutzerinnen und Benutzer bewerteten Mitarbeitende Slack mit einem Score von 65. Der Durchschnitt für Software-Lösungen und Apps liegt bei ungefähr 30; Scores über 50 gelten als hervorragend.

Das rasche Wachstum von Cvent hat eine Reihe von Übernahmen, wie Social Tables und Wedding Spot, mit sich gebracht. Um neue Unternehmen nahtlos zu integrieren, setzt Cvent auf Slack Connect: eine sichere Kommunikationsumgebung, die es mehreren Unternehmen ermöglicht, in denselben Channels zu arbeiten. Mit Slack Connect hat Cvent neue Wege der Zusammenarbeit eröffnet, selbst, während das Unternehmen weiter wächst.

Heute senden die Mitarbeitenden des Unternehmens täglich über 250.000 Slack-Nachrichten, die es ihnen ermöglichen, miteinander in Kontakt zu treten und wie nie zuvor zusammenzuarbeiten. „Es gibt bestimmte Produkte, zu denen wir uns alle irgendwie hingezogen fühlen, die wir lieben“, so Mannakkara. „Und Slack hat diesen Zauber, der die Leute magisch anzieht.“

Schnelle Skalierung der Entwicklung mit Release Bot

Da das Produktangebot von Cvent immer umfangreicher wurde, mussten die Entwicklerinnen und Entwickler des Unternehmens ihren Veröffentlichungszeitplan beschleunigen: zunächst von vierteljährlichen Veröffentlichungen auf monatliche und dann auf wöchentliche. Um den Umfang und die Geschwindigkeit dieser Bereitstellungen zu unterstützen, brauchten sie ein neues Tool. Mit Slack haben die Entwicklerinnen und Entwickler von Cvent den Bereitstellungsprozess optimiert und neue Versionen schneller herausgebracht, während andere Projekt-Teams, wie z. B. Kundenerfolg und Marketing, auf dem Laufenden gehalten werden.

Um diesen Prozess zu unterstützen, haben die Entwicklerinnen und Entwickler für Website-Zuverlässigkeit von Cvent den Release Bot entwickelt, eine Integration, die es Entwicklerinnen und Entwicklern ermöglicht, neue Versionen aus Slack heraus zu starten. Der Bot stellt sicher, dass jede neue Iteration den bewährten Methoden von Cvent folgt und andere Stakeholder mithilfe von Slack-Channels, digitalen Bereichen, in denen Kolleginnen und Kollegen Updates, Tools und Dateien austauschen können, informiert.

„Mit Release Bot können wir in Echtzeit sicherstellen, dass Projekt-Teams in verschiedenen Zeitzonen und Büros korrekt kommunizieren und nichts tun, was sich negativ auf unsere Kundinnen und Kunden auswirkt“, sagt Cvent CTO und Mitbegründer David Quattrone.

Mit Release Bot hat das Engineering-Team von Cvent sein Veröffentlichungs-Volumen im vergangenen Jahr verdoppelt. Heute veröffentlicht das Team jeden Monat Hunderte Male, mehrmals pro Tag. „Die Möglichkeit, neue Versionen ohne manuelles Eingreifen zu implementieren, mit Software-Tools, die neue Software einsetzen, war für uns ein echter Gewinn“, sagt Quattrone.

Natürlich wären diese neuen Versionen ohne die intensive Zusammenarbeit der 90 Entwickler-Teams von Cvent noch nicht einmal in der Pipeline. Diese geografisch verteilten Gruppen bleiben unabhängig von ihrer geografischen Entfernung mit Slack und der Zoom-Integration verbunden, die es ihnen ermöglicht, innerhalb von wenigen Sekunden Anrufe aus Slack heraus zu starten.

„Dinge, die für uns früher sehr schwierig waren, über verschiedene Zeitzonen hinweg zu tun, haben sich einfach verflüchtigt“, sagt Quattrone. „Meine Team-Mitglieder können jetzt unabhängig von ihrem Aufenthaltsort miteinander arbeiten: Sie können mit ihren Mobilgeräten ganz einfach auf Slack zugreifen, egal ob sie unterwegs oder zu Hause sind. Wenn sich solche Situationen ergeben, können sie schnell zusammenarbeiten und Fehler beheben, ohne ihre Computer hochfahren zu müssen“.

Quattrone veranstaltet außerdem regelmäßig AMAs (kurz für „ask me anything“) über Slack, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Cvent die Möglichkeit zu geben, sich über neue Produktlinien und die allgemeine Technologiestrategie des Unternehmens zu erkundigen. Dieses offene Forum schafft einen Ort für offene Gespräche, die in der Richtlinie der offenen Tür von Cvent gefördert werden, und hilft dem Unternehmen, seine einzigartige Kultur zu skalieren.

„Da Cvent auf verschiedene Standorte und Büros angewachsen ist, ist es schwieriger geworden, dafür zu sorgen, dass die Kultur der Offenheit, Innovation und Zusammenarbeit in der gesamten Organisation fortgesetzt wird“, so Quattrone. „Slack war entscheidend dafür, dass wir das zulassen.“

Den Verkaufszyklus mit Channels optimieren

Mit der wachsenden Vertriebsorganisation von Cvent, die sich über 13 Zeitzonen und mehrere Länder weltweit erstreckt, wurde die Aufrechterhaltung einer effektiven, einheitlichen Kommunikation sowohl innerhalb der Abteilung als auch mit anderen Projekt-Teams zu einem entscheidenden Anliegen.

„Vor Slack mussten wir uns bei der Kommunikation im Team vollständig auf E-Mails verlassen“, sagt Franci Hirsch, VP für Vertriebsentwicklung bei Cvent. „Und das ist schwierig, wenn man es mit vielen Zeitzonen und vielen verschiedenen Menschen zu tun hat. E-Mail-Posteingänge sind schnell überflutet.“

Nachdem das Unternehmen Slack eingeführt hatte, bemerkte sie dort eine dramatische Veränderung. „Mit Slack konnten wir Lücken überbrücken und die Kommunikation in einer großen und expandierenden Organisation in Fluss bringen“, sagt sie. „Es bringt Interessengruppen auf eine Wellenlänge, um sicherzustellen, dass wir mit unseren Kundinnen und Kunden präzise und effizient kommunizieren.“

Hirsch und ihre Vertriebskolleginnen und -kollegen nutzen Slack-Channels für einen Großteil ihrer Tätigkeiten, einschließlich:

• Personalentwicklung: Die beiden Schulungsprogramme von Cvent, Ignite (Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) und Accelerate (kontinuierliche Mitarbeiterschulung), nutzen offene Slack-Channels, damit die Schulungsteilnehmenden vor und nach den Sitzungen Fragen stellen und die Führungskräfte Schwerpunktbereiche identifizieren können.
• Erfolge feiern: Das Vertriebs-Team teilt seine täglichen Erfolge im Channel #sales-successes (#vertriebs-abschlüsse). Andere Teammitglieder und Führungskräfte gratulieren den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern öffentlich und sorgen so für mehr Engagement und fördern eine Erfolgskultur im gesamten Unternehmen.
• Verwalten der Vertriebszyklen: Cvent richtet neue Channels für wichtige Geschäftsabschlüsse ein, so dass sich alle Beteiligten über die Strategie verständigen und die Vertriebsleiterinnen und -leiter den Status eines Abschlusses verfolgen und mögliche Probleme angehen können.
• Antworten schnell erhalten: Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter können Fragen in den Channels anderer Abteilungen stellen, um schnelle Antworten zu erhalten, oft noch während sie mit einem potentiellen Kunden bzw. einer potentiellen Kundin telefonieren. Anstatt stunden- oder tagelang zu warten, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun quasi sofort reagieren.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Slack Informationen demokratisiert und es dem Vertriebsteam ermöglicht, schneller Fortschritte zu machen und Geschäfte rascher abzuschließen. „Mit Slack ermutigen wir alle, direkt die richtigen Channels zu nutzen, um ihre Fragen beantworten zu lassen“, so Hirsch. „Anstatt auf E-Mails warten zu müssen, die sehr lange brauchen können, haben wir jetzt sofort Zugriff auf alle Informationen, die wir brauchen.“

Koordination wichtiger Events in Slack

Cvent ist mehr als ein Event-Software-Unternehmen, das hinter den Kulissen bleibt. Das Unternehmen ist auch Veranstalter von Cvent CONNECT, der weltweit größten Anwenderkonferenz für Veranstaltungstechnik. Mit über 5.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern pro Jahr ist der Druck groß, ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Rachel Andrews, Director of Meetings and Events bei Cvent, ist sich dessen vollends bewusst. Für ihr 40-köpfiges Team ist Cvent CONNECT eine globale, allumfassende Situation.

Doch trotz einer hochkarätigen Plattform, profunder Veranstaltungsexpertise und monatelanger Planung erwies es sich als problematisch, alle auf einen Nenner zu bringen. Ein typisches Beispiel: Die Koordination am Veranstaltungstag für Cvent CONNECT erforderte von Andrews, die Kommunikation zwischen sieben verschiedenen Plattformen zu jonglieren, die von WhatsApp über Telefonanrufe bis hin zu Funkkopfhörern reichten. „Wir sind von mehreren Kommunikationsformen zu einer einzigen übergegangen: Slack. Bei einer Veranstaltung mit mehr als 5.000 Teilnehmenden kein Headset benutzen zu müssen, hat alles verändert“, sagt sie.

Heute verlässt sich das Event-Team von Cvent auf Slack, um die Kommunikation für CONNECT sowie für 1.200 kleinere Events im Laufe des Jahres zu verwalten. Bei jedem von ihnen spielt Slack eine Schlüsselrolle in jeder Phase der Event-Realisierung.

• Vorab-Eventplanung: Globale Event-E-Mails, die einst die Posteingänge verstopften, werden jetzt in Slack-Channels zusammengefasst, in denen die Interessengruppen schnell die benötigten Antworten finden können.
• Event-Logistik: Statt Handfunkgeräte vor Ort nutzen zu müssen, arbeitet Andrews jetzt über die mobile App von Slack mit den über 600 Event-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern von Cvent zusammen, sodass alles von Nachfragen bis hin zu Sofort-Eskalationen ein Kinderspiel ist.
• Event-Nachbereitung: Mithilfe von Slack teilt Andrews' Team Event-Kennzahlen und sammelt Feedback aus der gesamten Organisation. Dieser Input wird dann zur Information und zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen verwendet.

Vom Bereitstellen von Produkt-Updates bis hin zum Ausrichten von Weltklasse-Events hat sich Cvent für Slack als das Tool für Zusammenarbeit entschieden. Durch die weltweite Vernetzung der Cvent-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter hat Slack es dem Unternehmen ermöglicht, schneller zu skalieren, schneller zu innovieren und seinen Kundinnen und Kunden einen besseren Support zu bieten – all das hilft seinen mehr als 300.000 Nutzerinnen und Nutzern, wirklich unvergessliche Event-Erlebnisse zu schaffen.