Damit es einem globalen Unternehmen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen auf der ganzen Welt gelingt, effizient zu arbeiten, ist schnelles und kreatives Denken gefragt. Neue Tools und Plattformen können zwar – insbesondere mit externen Partnerunternehmen wie Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern sowie Anbietern – die Remote-Kommunikation beschleunigen, sie können aber auch ernsthafte Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Einem aktuellen Citrix-Bericht zufolge haben 54 % der IT-Führungskräfte festgestellt, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit Beginn der Corona-Pandemie vermehrt nicht autorisierte Tools und Software für die Zusammenarbeit installiert haben.
Auch Cyber-Bedrohungen sind auf dem Vormarsch. Untersuchungen zeigen, dass 90 % der Datenschutzverletzungen durch Phishing-E-Mails verursacht werden, was laut FBI-Berichten Unternehmen jedes Jahr Verluste in Höhe von 12 Milliarden US-Dollar beschert. Allerdings hat Spotify, der wohl beliebteste Streaming-Dienst für Musik, Playlists und Podcasts, einen besseren und sichereren Weg gefunden, um mit seinen externen Partnerunternehmen zusammenzuarbeiten: Das Unternehmen, das Slack als sein digitales Büro nutzt, arbeitet mit ihnen in Slack Connect zusammen.
Slack Connect wurde entwickelt, um E-Mails zu ersetzen, und macht die Zusammenarbeit mit externen Organisationen schneller, produktiver und sicherer. Slack Connect verlagert Unterhaltungen aus unübersichtlichen, isolierten E-Mail-Threads an einen zentralen digitalen Ort, auf den die richtigen Teammitglieder und Partnerunternehmen leicht zugreifen können. Und alle Sicherheitsfunktionen für Unternehmen und Compliance-Standards von Slack werden auch in Slack Connect angewandt. Außerdem können Administratorinnen und Administratoren detaillierte Kontrollmechanismen festlegen, um die Daten ihrer Organisation zu schützen.
Jennifer Knode, Senior Engineering Manager in Spotifys Abteilung „Digital Workplace“, arbeitet im Zentrum des starken Partnernetzwerks des Unternehmens. Ihre Aufgabe ist es, die Kommunikationstools zu bewerten, zu implementieren und zu verwalten, mit denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im digitalen Büro miteinander vernetzt bleiben, darunter auch Slack Connect. Hier erklärt Knode, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Spotify Slack Connect nutzen, um sich mit Partnerunternehmen abzustimmen, damit ihre Arbeit schnell vorankommt.
Mit Slack Connect stellt Spotify Sicherheit in den Vordergrund
Mit über 172 Millionen Abonnements in 184 Ländern und Regionen verfügt Spotify über globale Reichweite. Wie jedes weltweit tätige Unternehmen ist auch Spotify auf seine Partnerschaften mit internationalen Anbietern angewiesen. Slack Connect hilft Spotify, die Sicherheit seiner Kommunikation und seiner Daten in seinen 14 internationalen Niederlassungen und bei seinen externen Partnerunternehmen zu gewährleisten.
„In fast jedem Meeting besprechen wir neue Anbieter oder stellen sie vor“, sagt Knode. „Wenn ein Anbieter Slack verwendet, ist das eine große Erleichterung, da wir so E-Mails und die Formalitäten überspringen können.“
Als Bestandteil der Sicherheitsrichtlinien verlangt Spotify von externen Partnerunternehmen die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor die Arbeit in Slack beginnt. Mit Slack Connect haben Administratorinnen und Administratoren die Kontrolle über die Daten ihrer Organisation und überwachen den externen Zugriff. Und im Gegensatz zu E-Mails, bei denen die Gefahr von Spam und Phishing besteht, erhalten Projekt-Teams in Channels nur Nachrichten und Dateien von verifizierten Mitgliedern. Außerdem gelten alle Sicherheitsfunktionen und Compliance-Standards von Slack auf Unternehmensebene auch für Slack Connect. Dazu gehören Aufbewahrungseinstellungen, der Schutz vor Datenverlust, eDiscovery und Slack Enterprise Key Management.
„Nach der Vertraulichkeitsvereinbarung setzen wir auf Offenheit“, sagt Knode. „Zu wissen, dass unsere Daten geschützt sind, zu wissen, dass wir eine Verbindung jederzeit abbrechen können und unsere Gespräche dennoch geschützt bleiben, gibt uns ein gutes Gefühl.“
In Slack Connect ist das Anpassen und Verwalten von Einstellungen für Administratorinnen und Administratoren ganz einfach. Spotify hat beispielsweise Direktnachrichten in Slack Connect deaktiviert. „Die Anzahl an Slack Connect-Channels, die wir eingerichtet haben, hat dazu geführt, dass wir DMs eigentlich nicht mehr brauchen“, sagt Knode. „Mit den Personen, mit denen ich in Channels vernetzt bin, möchte ich auch vernetzt sein. Außerdem muss ich durch Slack Connect keine E-Mails mehr schreiben – das finde ich toll.“
„Zu wissen, dass unsere Daten geschützt sind, zu wissen, dass wir eine Verbindung jederzeit abbrechen können und unsere Gespräche dennoch geschützt bleiben, gibt uns ein gutes Gefühl.“
Einfachere Abwicklung von Fusionen und Übernahmen
Der Stern von Spotify strahlt immer heller. In nur wenigen Jahren hat das Unternehmen renommierte Marken wie Gimlet Media und The Ringer übernommen, und es plant, noch weiter zu expandieren.
Bei Fusionen und Übernahmen gibt es eine ganze Reihe von Punkten, die Organisationen abarbeiten müssen: Gespräche zwischen Anwältinnen, Anwälten und wichtigen Beteiligten im gesamten Unternehmen, der Abgleich der Geschäftsbücher und Recherchen im Vorfeld der Transaktion. Über Slack Connect kommuniziert Spotify mit verschiedenen Partnerorganisationen in Channels. Alle an der Due-Diligence-Prüfung beteiligten Parteien können dabei auf sichere Weise kommunizieren und Dateien austauschen. Wenn die Beteiligten dem Channel beitreten, können sie einfach nach oben scrollen, um bereits freigegebene Dokumente und Gespräche zu sehen – ganz ohne lästige Telefonate oder E-Mails.
Slack Connect beseitigt außerdem die allseits bekannten Kommunikationssilos, die große, wachsende Organisationen belasten. Mit Slack als zentraler Anlaufstelle für die Kommunikation fördert Spotify eine inklusivere Arbeitsumgebung für diejenigen, die durch Fusionen und Übernahmen zum Unternehmen stoßen. „Wir können die Unternehmenskultur und die Kommunikationsnormen schützen und gleichzeitig [neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter] in der größeren Spotify-Organisation willkommen heißen“, sagt Knode.
Ein produktiverer Arbeitstag für Administratorinnen und Administratoren sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Einführung von Slack Connect hat den Slack-Administratorinnen und -Administratoren von Spotify viel Zeit und Kosten gespart, erklärt Knode. Bevor Spotify damit begonnen hat, Channels extern zu teilen, erstellten die Administratorinnen und Administratoren für alle externen Partnerunternehmen individuelle Channel-Gast-Accounts. Dabei mussten individuelle Berechtigungseinstellungen und Zugriffsenddaten verwaltet werden – und das bei Tausenden von Gast-Accounts.
Mit Slack Connect arbeitet Spotify jetzt mit seinen langjährigen Partnerunternehmen einfach über sichere Channels zusammen. Slack verifiziert die Authentizität von Organisationen, indem das Unternehmen prüft, ob es sich um zahlende Kundinnen und Kunden von Slack handelt, und sowohl Benutzerinnen und Benutzer als auch Administratorinnen und Administratoren sehen einen visuellen Hinweis auf den Verifizierungsstatus, bevor sie eine Slack Connect-Einladung annehmen oder genehmigen. Statt jedes Mal einer Administratorin oder einem Administrator Bescheid zu geben, wenn ein Gast Zugriff auf einen neuen Channel benötigt, können alle Mitglieder eines Slack Connect-Channels neue Teammitglieder schnell hinzufügen.
Administratorinnen und Administratoren können außerdem:
- Das Slack Connect-Dashboard überwachen, um einen Überblick über alle Verbindungen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie externen Partnerunternehmen zu haben. Sehen, wer die Verbindung initiiert und wer sie genehmigt hat, um spätere Audits zu erleichtern.
- Den Zugriff verwalten, Berechtigungen zuweisen und detaillierte Kontrollen zum Schutz der Kommunikation festlegen.
- Anfragen für vertrauenswürdige Partnerunternehmen auch automatisch vorab genehmigen.
„Slack Connect hat sich positiv auf den Administrationsaufwand ausgewirkt“, sagt Knode. „Es gibt viele Fälle, in denen man einen Gast-Account verwenden kann, aber für dauerhafte Verbindungen sind Channels sinnvoll. Alle bei Spotify sind befugt, einen Slack Connect-Channel anzufordern.“
Und das Beste: Slack Connect ist einfach zu verwenden, da es die Art und Weise nachahmt, wie Projekt-Teams bei Spotify bereits intern zusammenarbeiten. „Slack Connect ist eine natürliche Erweiterung der Art und Weise, wie wir Slack schon immer genutzt haben“, sagt Knode. „Dank Slack Connect können mein Projekt-Team und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Spotify genauer bestimmen, wie sie sich mit den Personen, mit denen sie täglich zusammenarbeiten, vernetzen und wie sie mit ihnen kommunizieren wollen.“